Contrôle factures

• Site facturation (champ FCY)

Code du site de facturation, initialisé par défaut par le le site financier associé au site d'achat de l'opérateur. Ce site doit être un site comptable. Le site proposé est modifiable et peut être choisi dans la liste des sites autorisés pour l'opérateur. Ce champ doit être obligatoirement renseigné.

• Type facture (champ PIVTYP)

Le type de facture permet d'identifier la catégorie de la facture et de définir des catégories de factures différentes.
Exemple : Facture France et facture export.

Le type de facture est associé à un type de pièce sur lequel est défini un compteur (manuel ou automatique).  

• Numéro pièce (champ NUM)

Ce numéro de pièce permet d'identifier la facture de façon unique.
Il est généré automatiquement en fin de création de document selon le paramétrage de compteur indiqué sur le type de pièce associé au type de facture.

 Remarques :

• Lorsqu'aucun type de pièce n'est associé au type de facture, c'est le type de pièce défini sur la pièce automatique (y compris le compteur associé) qui sera exploité.
   
• Si aucun compteur n'est indiqué dans le type de pièce et si aucun numéro de pièce n'est précisé manuellement en saisie de facture, le programme attribuera un numéro de pièce en fonction du compteur paramétré dans la table d'affectation des compteurs.

• Date comptable (champ ACCDAT)

Cette date correspond à la date comptable de la transaction d'origine.
La date comptable permet de déterminer la période de comptabilisation des écritures comptables. Elle est initialisée par défaut à la date courante et peut être modifiée en fonction de la valeur du paramètre PIHACCDAT.
Cette date est soumise à un contrôle systématique afin de vérifier qu'elle appartient à une année fiscale ouverte et existante.
En cas de problème durant le contrôle, l'utilisateur devra saisir une nouvelle date, et ce, quelle que soit la valeur du paramètre.

Cette date correspond à la date de la pièce comptable. La date comptable permet de déterminer la période d'imputation pour les écritures comptables.

Par défaut, elle est initialisée à la date du jour et est modificable selon la valeur du paramètre PIHACCDAT - Modification date comptable (chapitre ACH).

Un contrôle est systématiquement effectué sur cette date afin de vérifier qu'elle appartient à un exercice existant et ouvert. 
En cas de problème lors du contrôle, la saisie d'une nouvelle date est demandée indépendamment de la valeur du paramètre.

 Remarques liées à la conformité DGI :

• La date saisie ne peut être inférieure à celle du document (facture, avoir ou facture complémentaire) porteur du numéro précédent. Ce contrôle est effectué lorsque le Contrôle de chronologie est activé sur le compteur utilisé par le type de pièce associé au type de facture renseigné.
• La saisie de factures, avoirs ou factures complémentaires peut être limitée, pour un utilisateur, à une plage de dates définies par les paramètres ACHSTRDAT - Date début Achats et ACHENDDAT - Date fin Achats, lorsqu'ils sont renseignés.
• La modification de la date est autorisée uniquement si la nouvelle date est sur la même période comptable. Ce contrôle est effectué lorsque le paramètre FRADGI - Réglementation DGI N° 13L-1-06 est positionné à Oui et que le composant période fait partie du compteur.
• Pour assurer la chronologie des évènements, un contrôle supplémentaire est ajouté en saisie ou en génération d'une facture ou d'un avoir (pièces issues des modules Négoce ou Tiers). Ce contrôle vérifie qu'il n'existe pas de pièce dont la date est supérieure à la date de fin de période de la pièce courante. Ce contrôle est soumis au paramètre CTLPERINV - Contrôle date facture période (chapitre TC), livré avec la valeur 'Oui' pour la législation Française et non modifiable.
  Il en est de même pour toute nouvelle société créée et rattachée à la législation Française.
• Dans les modules Négoce et Tiers, une pièce à l'origine d'une facture, d'un avoir ou d'une facture complémentaire ne peut pas avoir une date supérieure à la date de la facture, de l'avoir ou de la facture complémentaire.
  Par exemple, la date d'une facture figurant sur un avoir ne peut être supérieure à la date de l'avoir.
  De même, un bon de livraison figurant sur une facture ne peut avoir une date d'expédition supérieure à la date de facture.
  Pour vérifier cela, un contrôle est effectué. Les listes pickings et les fenêtres de sélection sont filtrées en conséquence. 
  Un point d'entrée permet de désactiver ce contrôle, en définissant un paramètre spécifique CTLDATORI (chapitre TC, groupe INV).

• Inter-sociétés (champ BETCPY2)

• Fournisseur (champ BPR)

Ce champ indique le fournisseur facturant émetteur de la facture.

• champ BPRSAC

Code d'appel du compte collectif tiers initialisé par défaut à l'aide du code comptable du tiers facture.

Le mode d'initialisation de la zone 'Collectif' dépend de la présence, ou non, de l'onglet "Tiers/Société" de la fiche Tiers.

Absence d'onglet "Tiers/Société" dans la fiche Tiers

Lorsque le code client/fournisseur est indiqué, le programme remonte dans l'onglet "Financières" de sa fiche et propose par défaut le compte collectif se trouvant en ligne 1 de son code comptable.

Présence de l'onglet "Tiers/Société" dans la fiche Tiers

Sur un document, le site et le code client/fournisseur sont les premières informations saisies. Sage X3 remonte sur la fiche Tiers et dans l'onglet "Tiers/Société "cherche si une ligne d'exception a été créée pour la société du site du mouvement et, le cas échéant, trouve le code comptable client/fournisseur. Le programme récupère le compte de la ligne 1 du code comptable.
En l'absence de ligne d'exception pour la société du site du mouvement, le programme remonte dans l'onglet "Financières" de la fiche du tiers pour y identifier son code.

• champ BPRNAM1

Ce champ indique la raison sociale du fournisseur facturant non modifiable.

• Bon à payer (champ PAZ)

Cette zone est initialisée par le niveau du bon à payer de l’utilisateur et est modifiable à condition de lui attribuer une valeur correspondant à un niveau inférieur.
La modification se fait uniquement qu’après création des lignes de la facture.

• champ LIBPAZ

Ce champ contient les éventuels motifs d’écarts constatés entre la facture du fournisseur et la facture calculée par le système.

• champ BPRDAT

Ce champ indique la date de la facture du fournisseur : la date inscrite sur la facture reçue de la part du fournisseur.

• champ TYPVCR

• champ CLSVCR

• champ SCUVCR

• champ SEQVCR

• No fact.fou (champ BPRVCR)

Ce champ reprend le numéro de facture figurant sur la facture du fournisseur.
Un contrôle est effectué afin de ne pas pouvoir saisir plusieurs fois le même numéro pour un même fournisseur facturant.

• Tiers payé (champ BPRPAY)

Cette zone est initialisée par le fournisseur payé provenant de la fiche fournisseur ou par le fournisseur payé présent sur le premier document sélectionné par picking.

• Devise (champ CUR)

Ce champ renseigne la devise dans laquelle les prix de la facture sont exprimés.
La devise proposée par défaut est celle de la fiche du tiers fournisseur. Mais elle peut petre ajustée par la devise présente sur le premier document sélectionné sur la facture.

• Type cours (champ CURTYP)

Cette zone est initialisée par le type de cours du fournisseur facturant.

• Cours (champ RAT1)

Il est possible de saisir directement un cours entre la devise du mouvement et la devise société. Les valeurs proposées sont celles issues du type de cours et de la date de facture.
Un bouton accessible par clic droit sur le cours permet de le réinitialiser. Les cours saisis seront directement utilisés lors de la validation de la facture en comptabilité.

• champ LABEL

• champ RAT2

• champ CURMLT

• Fact. origine (champ INVNUM)

Les codes incoterms, normalisés par la Chambre de Commerce Internationale, visent à uniformiser les termes commerciaux les plus utilisés dans le commerce international en définissant par un terme unique, interprétable d'une façon identique de par le monde, les obligations respectives du vendeur et de l'acheteur lors de l'établissement d'un contrat de vente.

Le code incoterm, contrôlé dans la table des Incoterms, est notamment utilisé dans la Déclaration d'Echanges de Biens et peut, également, être exploité dans la définition des tarifs.

Lors de la création d'une commande, d'une réception ou d'une facture, le code incoterm est initialisé par le code incoterm défini par défaut pour le fournisseur ou par le document d'origine.

Ce code incoterm peut être modifié. Dans le cas des commandes, des réceptions et factures, le code incoterm est unique pour l'ensemble du document. Lors de la transformation d'un document, le code incoterm est propagé sur le document fils.

 Le code et la ville Incoterm sont également accessibles via le menu Options / Informations douanières.

• Incoterm / Ville (champ EECICT2)

Les codes incoterms, normalisés par la Chambre de Commerce Internationale, visent à uniformiser les termes commerciaux les plus utilisés dans le commerce international en définissant par un terme unique, interprétable d'une façon identique de par le monde, les obligations respectives du vendeur et de l'acheteur lors de l'établissement d'un contrat de vente.

Le code incoterm, contrôlé dans la table des Incoterms, est notamment utilisé dans la Déclaration d'Echanges de Biens et peut, également, être exploité dans la définition des tarifs.

• champ ICTCTY2

Il s'agit de la ville associée à certains types d'incoterm. Par exemple : FOB Le Havre. Une fenêtre de sélection permet de choisir une ville répertoriée dans le système. Il est, malgré tout, possible de saisir une ville non répertoriée.

• Référence interne (champ INVREF)

Il s'agit de la référence interne de la facture fournisseur dans l’entreprise. Cette zone libre permet de saisir un numéro ou une indication identifiant la facture. Exemple : un numéro chrono attribué à la facture dès son arrivée dans l’entreprise.

• Départ échéance (champ STRDUDDAT)

Cette date sert de base de calcul pour les échéances. Un code au niveau du fournisseur permet d’indiquer si cette date est initialisée par la date de réception ou la date de facturation.
S'il s'agit d’une date initialisée par la date de réception, celle-ci sera initialisée après saisie des lignes en prenant la première réception dans le temps.

• champ DUDDAT1

Il s’agit de la date de première échéance de facture.

• Condition paiement (champ PTE)

Les conditions de paiement décrivent les règles de calcul des dates d'échéances en saisie de pièce (commandes, factures et avoirs). Les échéances calculées peuvent être multiples et multi modes de règlement.
Les conditions de paiement définissent :

• le mode de règlement,
• un pourcentage par rapport au total de la pièce (en cas d'échéances multiples),
• une règle de calcul d'échéance en mois, jours, etc.,
• un type de règlement (échéance, acompte, retenue à la source).

La date utilisée comme départ de calcul peut varier en fonction du contexte (date de facture ou date de réception). Elle reste modifiable en saisie.
Les conditions de paiement par défaut sont attachées au tiers et sont modifiables en saisie. La condition de paiement est initialisée par la condition de paiement du fournisseur facturant ou par la condition de paiement renseignée sur le premier document sélectionné.

• Escompte (champ DEP)

Le code de l‘escompte permet d'identifier une série de taux d'escomptes et d'agios à appliquer à un règlement en fonction d'un nombre de jours d'avance ou de retard par rapport à la date d'échéance.
Le code escompte est initialisé par le code escompte du fournisseur facturant.

• Régime taxe (champ VAC)

Il s'agit du régime de taxe de la facture. Le régime de taxe est initialisé par le régime de taxe du fournisseur facturant ou par le régime de taxe renseignée sur le premier document sélectionné.

• champ FIL1

• DAS2 (champ DAS2)

Cette zone est initialisée à "Oui" si le fournisseur sélectionné est un prestataire d’honoraire.

• Période prestation (champ STRDATSVC)

Renseignez les bornes de début et de fin de période de prestation.

 Pour plus d’informations sur la saisie des champs et leur exploitation, voir le paragraphe sur les Charges et Produits constatés d'avance au niveau des Achats.

• champ ENDDATSVC

• Formulaire 1099 (champ FRM1099)

Le type de formulaire 1099 indique si un fournisseur doit être déclaré à l’Internal Revenue Service (administration fiscale) pour les règlements réalisés. Les valeurs valides sont les suivantes : Aucun, Divers, Dividende ou Intérêt. Cette valeur est transmise par défaut du fournisseur à la facture, mais peut être modifiée.

• Case 1099 (champ BOX1099)

Numéro de case par défaut où les règlements doivent être imprimés sur le formulaire 1099. Les numéros de case varient selon le formulaire 1099 utilisé. Cette valeur est transmise par défaut du fournisseur à la facture, mais peut être modifiée. Il n’est pas possible de sélectionner les cases 1099 inactives.

• Mt soumis à 1099 (champ AMTSUBJ109)

Montant de la facture soumise à une déclaration 1099. Ce montant est calculé automatiquement à partir de la somme des montants HT de la facture pour les lignes de détail dont le champ 1099 a pour valeur Oui.

• No (champ INVDTA1)

Ce champ indique le numéro de l'élément de facturation identifiant le montant associé (frais, port, emballage, remise, etc.).
La liste des éléments de facturation est constituée par concaténation des listes du fournisseur facturant et de sa structure tarif.
D'autres éléments peuvent être ajoutés à cette liste:

• éléments saisis manuellement car présents uniquement sur la facture du fournisseur,
• éléments ajoutés selon les documents d’origine sélectionnés si ceux-ci disposent d’éléments habituellement inexploités par le fournisseur facturant.

 Seuls les éléments ajoutés manuellement à la liste initiale peuvent être supprimés.

• Elément fact. (champ INVDTALIB1)

Ce champ reprend l'intitulé court de l'élément de facturation.

• Montant (champ INVDTAAMT1)

Ce champ indique le montant des éléments de facturation mentionnés sur la facture du fournisseur.
Ces valeurs doivent être saisies manuellement pour ensuite être comparées par le montant des éléments de facturation calculés par le système.

• Axe (champ DIE)

Ce tableau permet de renseigner ou de visualiser les axes analytiques, en fonction du paramétrage de la transaction de saisie de contrôle de facture.

• Intitulé (champ NAMDIE)

Ce champ reprend l'intitulé de l'axe analytique.

• Section analytique (champ CCE)

En fonction du paramétrage, les sections analytiques sont modifiables. Celles-ci étant initialisées conformément au paramétrage des sections par défaut.

• Total HT lignes (champ TOTLINAMT1)

Ce champ indique le total HT des lignes de la facture qui est saisi à partir des informations de la facture reçue du fournisseur.
Ce montant sert au contrôle final de la facture en comparant le montant HT des lignes calculé par le système.

• Total des taxes (champ TOTTAXAMT1)

Ce champ indique le montant total des taxes qui est saisi à partir des informations de la facture reçue du fournisseur.
Ce montant saisi sert au contrôle final de la facture en comparant le montant des taxes calculées par le système.

• Total TTC facturé (champ TOTATIAMT1)

Le montant total TTC est le montant total calculé par le système à partir des éléments du système.

• Etat de la facture (champ STA)

Ce champ indique le statut de la facture :

• en attente (la facture n’est pas équilibrée),
• à valider (la facture est équilibrée),
• validée.

• Statut three-way match (champ TWMSTA)

Le champ Statut three-way match a les valeurs suivantes.

• Débloqué : un utilisateur autorisé à débloquer pourra dévérouiller le blocage.
• Bloqué : une ou plusieurs lignes sont bloquées (accompagné ou non d’un avertissement).
• Avertissement : un ou plusieurs avertissements, mais aucune ligne n'est bloquée.
• Abouti : le rapprochement a abouti.
• Non appliqué : aucun rapprochement n’est réalisé.

• champ FIL2

• champ DES

Ce champ permet d'enregistrer des commentaires dont la première ligne peut être reprise comme libellé d'écriture suivant le paramétrage de la pièce automatique (PIHI pour la facture achat ou SIHI pour la facture vente).
 La présence de ce champ dépend de la transaction de saisie utilisée.

• Numéro CAI (champ CAI)

• Date validité CAI (champ DATVLYCAI)

• Origine (champ TYPORI)

Cette zone permet d'indiquer le type de document qui est à l'origine de la ligne de facture. Dans le cas d'un préchargement elle est remplie automatiquement.
Les différentes valeurs permises dépendent du type de facture que l'on est en train de traiter. Une origine "Divers" permet de saisir une ligne liée à aucun document.
Cette zone n'est accessible qu'à la création d'une ligne.
Les valeurs possibles en fonction du type de facture sont les suivantes :

• Facture : Commande, Réception et Divers,
• Facture complémentaire : Facture et Divers,
• Avoir : Facture et Divers,
• Avoir sur retour : Retour et Divers.

• Numéro (champ NUMORI)

Il s'agit du numéro du document d'origine (commande, réception, retour, facture) correspondant à la ligne à facturer.
Dans le cas d'un préchargement ce champ est renseigné automatiquement.
Cette zone n'est accessible qu'à la création d'une ligne. Ce champ n'est jamais saisissable si l'origine est Divers. Si le type de facture est Avoir ce champ est renseigné automatiquement à partir du champ de l'onglet gestion 'Facture d'origine'.

• Ligne (champ LINORI)

Cette zone permet d'indiquer le numéro de ligne du document qui est à l'origine de la ligne de facture. Dans le cas d'un préchargement elle est remplie automatiquement.
Dans le cas d'une ligne de commande ouverte ce numéro ne peut être saisi directement.
Il faudra passer par le clic droit de la souris et le menu sélection afin de choisir la ligne concernée. Ce champ n'est accessible qu'à la création de la ligne.

• Article (champ ITMREF)

La saisie d'une référence article est obligatoire. A partir de ce champ, plusieurs possibilités vous sont offertes.
Vous pouvez  :

• saisir directement une référence article.
  Si le paramètre ITMFLG - Saisie réf. article/fournisseur (chapitre ACH, groupe REF) est actif, vous pouvez saisir indifféremment la référence interne de l'article ou la référence de l'article chez le fournisseur.
  L'existence de cette référence est contrôlée dans le fichier Articles.
  La référence affichée est toujours la référence interne de l'article qui doit obligatoirement exister dans la table Article et être actif et de type Article acheté. Si la valeur du paramètre filtre par acheteur BUYFLT est à oui l'article doit être géré par l'acheteur. Ce filtre est désactivé en contrôle facture.
   Dans le cas d’une ligne de type "Divers", le code article n’est pas obligatoire.
  
• utiliser le bouton contextuel pour :
• sélectionner un article dans le fichier,
• sélectionner un article dans la liste des articles du fournisseur,
• créer, selon vos habilitations, l'article dans le fichier,
• consulter et prendre en compte les réponses aux appels d'offre existants si la transaction utilisée le permet.
  L'activation du bouton contextuel après la saisie de la référence article permet de restreindre la liste aux appels d'offre concernant cet article spécifiquement. Si l'on choisit une réponse liée à un appel d'offre, la ligne de commande sera automatiquement chargée et les informations seront initialisées par les éléments de la demande d'origine et de la réponse faite par le fournisseur.
  La quantité commandée, l'unité, les désignations, le code affaire et les sections analytiques seront initialisées par la demande d'appel d'offre. Les prix et remises et la date de réception prévue seront initialisés par les informations enregistrées sur le réponse faite à l'appel d'offre par le fournisseur.

La saisie de l'article permet d'initialiser les champs Désignation qui sont modifiables.
Après la saisie de l'article, différents messages peuvent apparaître et ce, dans les cas suivants :

• l'article n'est pas référencé chez le fournisseur.
  Ce message peut être bloquant ou un simple avertissement selon le choix fait au niveau du paramétrage général ITMBPS - Référencement fournisseur (chapitre ACH, groupe REF).
• l'article est bloqué pour ce fournisseur.
  Ce message peut être bloquant ou un simple avertissement selon la valeur donnée au code blocage dans la fiche Article-fournisseur,
• l'article saisi fait déjà l'objet d'une commande ouverte, un message d'avertissement vous en informe,
• l'article ne peut pas être commandé directement mais doit faire l'objet préalable d'une demande d'achat.
  Ce message est bloquant,
• l'article saisi n'existe pas sur le site de réception choisi, un message d'avertissement vous le signale et vous donne la possibilité d'aller le créer si les habilitations utilisateur le permettent.

Pour les articles gérés en stock, il est possible de prendre en compte les suggestions issues du calcul des besoins ou celles issues du calcul de réapprovisionnement hors MRP ainsi que les demandes d'achat.

Pour les articles non gérés en stock, seules les éventuelles demandes d'achat peuvent être prises en compte.

Dans les cas des articles de sous-traitance, ce sont les ordres de sous-traitance générés par les lancements de fabrication qui suggèrent l'achat à effectuer. Pour commander un article de sous-traitance, des besoins doivent obligatoirement exister. Dans le cas contraire, un message d'erreur s'affiche lors de la saisie de la référence de l'article.

 L'ordre de fabrication est accessible par clic droit sur la ligne de l'article. Il faut que cette ligne de commande concerne un article de sous-traitance.

Lorsque qu'il existe des suggestions d'achats, des ordres de sous-traitance ou des demandes d'achat pour l'article saisi, une fenêtre s'ouvre automatiquement pour proposer la prise en compte des besoins. Si vous ne souhaitez pas prendre en compte les besoins il suffit de d'abandonner cette fenêtre pour revenir à la saisie de la ligne (sauf pour les articles de sous-traitance ou la sélection de besoins est obligatoire).

Si vous souhaitez prendre en compte les besoins, vous pouvez les sélectionner dans la fenêtre de prise en compte des besoins. Cette fenêtre rappel le code fournisseur et sa raison sociale et le code de l'article concerné avec sa désignation standard.

Vous pouvez saisir une date afin de limiter la proposition dans le temps. Cette date s'appliquera par défaut à la date de fin du besoin, mais on pourra l'appliquer à la date de début du besoin en fonction du bloc Sélection des besoins. Si aucune date n'est saisie, l'ensemble des suggestions et demandes d'achat ou ordre de sous-traitance sont proposés.

Vous pouvez ensuite saisir l'unité dans laquelle vont être exprimées les quantités de besoins. Par défaut c'est l'unité de stock qui est proposée et qui est modifiable à condition d'être choisie dans les unités suivantes : Unité d'achat, Unités de conditionnement, Unité de stock de l'article. Les lignes de besoins sont alors affichées avec pour chacune :

• les dates de début et de fin du besoin, le site et le code de l'acheteur,
• la quantité du besoin ainsi que la quantité prise en compte.
  La quantité prise en compte peut être initialisée par défaut de deux façons différentes :
• par la quantité du besoin lorsqu'aucun tiers n'est affecté au besoin ou lorsque le tiers spécifié sur la ligne de besoin est identique au fournisseur de la commande,
• à zéro lorsque le tiers spécifié sur la ligne de besoin est différent du fournisseur de la commande,
• différentes informations telles que le numéro et la ligne de la demande d'achat (si le besoin concerne une demande d'achat), le tiers, le type et le numéro d'ordre dans l'encours et l'origine du besoin (CBN, PDP, Achats ou Production ).
  Un ordre PO suivi d' un ~ correspond à un ordre inter-sociétés.

Après la saisie de l'unité, vous êtes automatiquement en mode saisie de la quantité prise, qui est la seule information saisissable dans cet écran. Si vous souhaitez trier la liste proposée par date de début des besoins (tri par défaut), par date de fin des besoins ou par site, vous devez sortir du mode saisie puis utiliser le bouton contextuel afin de choisir le tri souhaité. A ce stade, si la ligne de besoin est issue d'une demande d'achat, vous pouvez également accéder par tunnel à la demande d'achat pour consultation.

La quantité prise proposée est modifiable à condition de saisir une quantité inférieure ou égale à la quantité du besoin ce qui peut être le cas si vous souhaitez par exemple prendre en compte partiellement un besoin. Si vous souhaitez exclure une des lignes de besoins, il suffit de saisir une quantité nulle. Un bouton doit sur cette zone permet de sélectionner la quantité totale du besoin.

Pour les articles de sous-traitance, vous devez impérativement saisir la quantité souhaitée dans l'écran de prise en compte des besoins. En effet, la création d'une ligne de commande sur un article de sous-traitance ne peut se faire que par consommation des besoins de sous-traitance. Dans tous les cas, il est possible de commander une quantité supérieure au besoin exprimé par le service production. Il suffit pour se faire de modifier la quantité commandée une fois la ligne de commande générée.

Pour les articles gérés par contremarque directe, la quantité n'est pas modifiable.

En fin de prise en compte, si au moment de la saisie de l'article vous avez au préalable sélectionné une réponse d'appel d'offre, un contrôle supplémentaire est effectué et un message d'avertissement apparaît lorsque la quantité totale de besoins prise en compte est inférieure à celle mentionnée sur la réponse. Vous pouvez annuler ou continuer votre saisie. De plus, un autre message vous permet de décider si les lignes de commande doivent être ou non valorisées au prix saisi sur la réponse d'appel d'offre.

Après validation, les lignes de besoins prises en compte sont alors triées par  article, par site et par code affaire puis les lignes sont regroupées par site, par sections analytiques, par code affaire et par désignation pour les articles génériques. Les besoins de sous-traitance ne sont quant à eux jamais regroupés.

En utilisant un point d'entrée, il est possible de modifier la manière de regrouper ces ordres (Cf point d'entrée ECLBESOINS).

Pour les lignes de commandes générées à partir d'un besoin lié à une demande d'achat, il sera possible, après création de la ligne de commande, de visualiser par clic droit l'ensemble des lignes de demandes d'achat qui ont été consommées. Un écran de consultation apparaît et par tunnel il est possible d'accéder à chacune des demandes d'achat associées.

Remarque : lorsque les besoins pris en compte sur une ligne commande concernent plus d'une demande d'achat, il ne sera pas possible de diminuer la quantité de la ligne de commande (on pourra par contre l'augmenter). Lorsque les besoins concernent une seule demande d'achat et que la quantité est diminuée, cette diminution mettra à jour la quantité de l'en-cours sur la demande d'achat et la commande ainsi que les informations de consommation sur la demande d'achat. Elle mettra également à jour les pré-engagements si nécessaire.

Particularités liées à l'inter-sociétés : Sur une même commande d'achat inter-sites ou inter-sociétés, on ne pourra pas saisir des articles réceptionnés et non-réceptionnés. Le type de commande de vente étant différent dans ce cas. Si la commande d'achat ne contient que des articles non réceptionnés, le type de commande de vente utilisé sur la commande générée sera un type de commande à facturation directe.

Par ailleurs, les articles de sous-traitance ne seront pas admis sur ce type de commandes.

• Désignation (champ ITMDES)

Il s'agit de la désignation traduite dans la langue du fournisseur. Lorsque la facture est issue d'un autre document, la désignation traduite est héritée de la ligne d'origine.
Cette désignation sera imprimée sur le bon de facture.
 A partir de ce champ, il est possible d'accéder à la fiche article par tunnel.

• Désignation std (champ ITMDES1)

Il s'agit de la désignation saisie sur la fiche article. Cette désignation est transmise de la facture vente vers la facture d’achat dans le cas d’une facturation inter-sociétés. Lorsque la facture est issue d'un autre document, la désignation standard sera héritée de la ligne d'origine.
 A partir de ce champ, on a la possibilité d'accéder à la fiche article par tunnel.

• Unité (champ UOM)

Il s’agit de l’unité de facturation. Cette unité est alimentée par l’unité d’achat du fournisseur ou par l’unité d’achat du document d’origine.

• Qté facturée (champ QTYUOM)

C'est la quantité facturée exprimée par défaut en unité d'achat. La valeur d'initialisation de cette quantité dépend du paramètre PIHQTYAQR. Si la quantité saisie est inférieure à la quantité restant à facturer un choix sera proposé pour indiquer si la ligne doit faire l’objet d’une facturation partielle. Si la quantité saisie est supérieure un message s'avertissement sera affiché.

• Prix net (champ NETPRI)

Il s'agit du prix net unitaire de la ligne de document calculé à partir du prix brut impacté des éventuels frais et remises.
 Cette information est modifiable.

Lorsqu'il existe une différence entre le coût réception et le coût facture (si la ligne de facture est issue d'une ligne de réception) et que le paramètre PIHCPR- Régularisation prix facture a pour valeur "Avec coefficient d'approche", la valeur pouvant être impactée sur les stocks (si gestion des régularisations des valeurs de stock en entrée) sera déterminée en multipliant le montant net de la ligne de facture par le coefficient d'approche saisi sur la ligne de réception.

• Mt ligne HT (champ AMTNOTLIN)

Ce champ indique le montant HT ligne : si une quantité a été saisie sur la ligne, cette zone est le résultat de la multiplication du prix unitaire net par la quantité.
Ce montant peut être modifié pour corriger par exemple une différence d'arrondi. Après modification, le prix unitaire est réajusté dans le cas où une quantité est saisie.
En effet on peut saisir une ligne purement financière sans quantité et dans ce cas seul le montant HT de la ligne est accessible.

• 1099 (USA) (champ FLG1099)

Le flag 1099 permet d'indiquer si une ligne est soumise à une déclaration 1099. Si le fournisseur doit faire l'objet d'une déclaration 1099, la valeur par défaut de cette ligne sera alors positionnée à Oui. Si pour ce fournisseur, une ligne n'est pas soumise à une déclaration 1099, ce flag pourra alors être positionné à Non et la ligne ne sera pas intégrée dans le montant 1099 à déclarer.

• Affaire (champ PJT)

Il s'agit de la référence de l'affaire pour laquelle les informations sont saisies.

• champ LINACC1

Ces champs indiquent les comptes comptables d'achat. Les plans de comptes accessibles dépendent du modèle comptable associé à la société du mouvement. Si ces champs ne sont pas renseignés, les comptes seront déterminés automatiquement par le code comptable de l'article (en fonction du paramétrage de la pièce automatique).
 La présence de ce champ dépend de la transaction de saisie utilisée.
Ces comptes sont alimentés par défaut en fonction des comptes présents sur la ligne de document à l'origine de la ligne de facture.
 Si aucun code article n’est présent sur la ligne le compte principal doit obligatoirement être renseigné.

Lors de la saisie d'une facture directe avec une ligne de type Divers et sans code article, le compte est initialisé par le compte d'achat du fournisseur.
Le code taxe et le type d'achat sont initialisés dans ce cas en fonction des informations du compte utilisé (compte du référentiel général principal).

• champ LINACC2

• champ LINACC3

• champ LINACC4

• champ LINACC5

• champ LINACC6

• champ LINACC7

• champ LINACC8

• champ LINACC9

• champ LINACC10

• Type (champ LINPURTYP)

La présence de cette information dépend du paramétrage de la transaction.
Les différents types d'achats sont "Achats", "Immobilisations" et "Services". Lorsque la ligne de facture à pour origine une ligne de document, le type d'achat sera hérité de la ligne de ce document.
Dans le cas d'une ligne de facture diverse le type d'achat sera initialisé en fonction de l'imputation de taxe associé au compte général saisi précédemment.
Si la ligne de facture fait l'objet d'un avoir, le type d'achat sera transmis sur la ligne d’avoir.

• Répartition (champ LINDSP)

Il s'agit de la clé de répartition analytique de la ligne de facture.
Elle peut être renseignée directement sur la ligne. Dans ce cas, les éventuelles sections analytiques renseignées sont supprimées.

• champ CCE1

En fonction du paramétrage, les sections analytiques sont modifiables. Celles-ci étant initialisées conformément au paramétrage des sections par défaut.
Si la ligne de facture est issue d'une ligne de document, les axes analytiques sont alors alimentés par les sections analytiques présentes sur la ligne du document d’origine.
Si des axes analytiques ne sont pas renseignés dans le document d'origine, une tentative d'initialisation de ces axes analytiques sera faite en fonction du code Sections par défaut.
On pourra également dans le cadre d’une facturation inter-sociétés hériter des sections analytiques de la facture de vente en fonction du paramétrage du code section par défaut de la ligne de facture PID.
Si la ligne de facture fait l'objet d'un avoir, les sections analytiques renseignées sur la ligne de facture seront transférées sur la ligne de l’avoir.

• champ CCE2

• champ CCE3

• champ CCE4

• champ CCE5

• champ CCE6

• champ CCE7

• champ CCE8

• champ CCE9

• champ CCE10

• champ CCE11

• champ CCE12

• champ CCE13

• champ CCE14

• champ CCE15

• champ CCE16

• champ CCE17

• champ CCE18

• champ CCE19

• champ CCE20

• Taxe 1 (champ VAT1)

Ce champ permet de renseigner un premier code taxe à appliquer à l'article facturé.
Les codes taxes (TVA,  taxe parafiscale et/ou taxe spéciale, taxe provinciale) peuvent être modifiés à la ligne de facture si la transaction l'autorise.
Ils sont normalement initialisés en fonction des règles de détermination de taxe le plus souvent issues du croisement entre le régime de taxe du fournisseur et les niveaux de taxes de l'article saisi.
Si la ligne de facture à pour origine une ligne de document, les codes taxes seront alors hérités de la ligne de document.
Si la ligne de facture à pour origine une facture de ventes, alors les différents codes taxes seront réévalués en fonction du contexte et seront hérités du document achats d’origine.
Lors de la transformation d'une ligne de facture en ligne d’avoir, les codes taxes renseignés sur la ligne de facture sont transférés vers ce document. Le bouton contextuel permet de sélectionner un code taxe pour chaque niveau de taxe.

• Taxe 2 (champ VAT2)

Ce champ permet de renseigner un second code taxe à appliquer à l'article commandé sur la ligne. Il s’agit d’une taxe parafiscale ou spéciale.

• Taxe 3 (champ VAT3)

Ce champ permet de renseigner un troisième code taxe à appliquer à l'article commandé sur la ligne. Il s’agit d’une taxe parafiscale ou spéciale.

• Taxe entrée (champ TAXRCP)

Ce champ permet d'indiquer la taxe d'entrée à appliquer à l'article.
Cette taxe est issue du paramétrage de détermination de taxe ou saisie manuellement.
 Le code d'activité lié aux taxes provinciales doit être préalablement activé.

• Taxe sortie (champ TAXISS)

Ce champ permet d'indiquer la taxe de sortie à appliquer à l'article.
Cette taxe est issue du paramétrage de détermination de taxe ou saisie manuellement.
 Le code d'activité lié aux taxes provinciales doit être préalablement activé.

• Autre taxe 1 (champ TAXOTH1)

Ce champ permet d'indiquer une taxe supplémentaire à appliquer à l'article.
Cette taxe est issue du paramétrage de détermination de taxe ou saisie manuellement.
 Le code d'activité lié aux taxes provinciales doit être préalablement activé.

• Autre taxe 2 (champ TAXOTH2)

Ce champ permet d'indiquer une taxe supplémentaire à appliquer à l'article.
Cette taxe est issue du paramétrage de détermination de taxe ou saisie manuellement.
 Le code d'activité lié aux taxes provinciales doit être préalablement activé.

• Début prestation (champ STRDAT)

Renseignez les bornes de début et de fin de période de prestation.

 Pour plus d’informations sur la saisie des champs et leur exploitation, voir le paragraphe sur les Charges et Produits constatés d'avance au niveau des Achats.

• Fin prestation (champ ENDDAT)

• Nbre période (champ PERNBR)

Renseignez la périodicité (nombre de jours, semaines, décades, quinzaines ou mois).

• Type période (champ PERTYP)

• Dif.Qté (champ DIFQTY)

Cette information signale si une différence de quantité est constatée entre la ligne de facture saisie et issue du fournisseur et la ligne de document d’origine.

• Dif.Prix (champ DIFPRI)

Cette information signale si une différence de prix est constatée entre la ligne de facture saisie et issue du fournisseur et la ligne de document d’origine.

• Three-way match (champ MATTOL)

Ce champ affiche le code de tolérance de la ligne de commande. Ce champ est alimenté de la façon suivante :

• le programme recherche si un code de tolérance est renseigné dans la fiche article/fournisseur,
• si le programme ne trouve pas de valeur, une recherche est faite au niveau de la fiche article,
• enfin, le contrôle s'effectue au niveau de la fiche fournisseur,
• si aucun code n'est prévu : aucun code de tolérance n'est appliqué à la ligne.

Gestion du champ (dépend du paramétrage de la transaction de saisie)

• Si la transaction de saisie autorise la saisie du code de tolérance, le code peut être modifié tant que la commande n'est pas soldée.
• Si la transaction de saisie autorise l'affichage du code de tolérance, un code par défaut est attribué et ne peut être modifié.
• Si la transaction de saisie n'autorise pas l'affichage de la colonne, le code par défaut est invisible.

 Un code de tolérance peut être attribué par défaut quelle que soit la commande d'achat (de type contremarque, manuelle ou plan de travail).

• Statut three-way match (champ TWMSTA)

Le champ Statut three-way match a les valeurs suivantes.

• Débloqué : un utilisateur autorisé à débloquer pourra dévérouiller le blocage.
• Bloqué : une ou plusieurs lignes sont bloquées (accompagné ou non d’un avertissement).
• Avertissement : un ou plusieurs avertissements, mais aucune ligne n'est bloquée.
• Abouti : le rapprochement a abouti.
• Non appliqué : aucun rapprochement n’est réalisé.

• Total HT lignes (champ CUMLINAMT1)

Il s'agit du montant total hors taxes des lignes de la facture exprimé dans la devise de la facture.

• champ WCUR

• No (champ INVDTA)

Ce champ indique le numéro de l'élément de facturation identifiant le montant associé (frais, port, emballage, remise, etc.).
La liste des éléments de facturation est constituée par concaténation des listes du fournisseur facturant et de sa structure tarif.
D'autres éléments peuvent être ajoutés à cette liste :

• des éléments saisis manuellement car présents uniquement sur la facture du fournisseur,
• des éléments ajoutés en fonction des documents d’origine sélectionnés si ceux-ci disposent d’éléments qui ne sont pas habituellement exploités par le fournisseur facturant.

• Libellé (champ INVDTALIB)

Ce champ reprend l'intitulé court de l'élément de facturation.

• Mt saisi (champ INVDTAAMT)

Ce champ indique le montant des éléments de facturation mentionnés sur la facture du fournisseur.
Ces valeurs doivent être saisies manuellement pour ensuite être comparées par le montant des éléments de facturation calculés par le système.

• Mt pied cde (champ INVORDAMT)

Cette colonne indique le montant calculé provenant des différentes commandes concernées. Ce montant est calculé une fois les lignes de la facture saisies. 

S'il y a une différence entre la valeur calculée dans Sage ERP X3 et la valeur réellement facturée par le fournisseur, la valeur de la colonne 'Mt pied cde' doit être ajustée afin d'équilibrer le contrôle facture.

Lorsque la facture concerne des réceptions directes, cette colonne est alimentée par la valeur des éléments de facturation saisis sur la réception directe. Si une réception facturée concerne à la fois des lignes directes et des lignes issues de commandes, le delta des éléments de facturation entre la commande et la réception sont ajoutés dans cette colonne en fonction de la proratisation des lignes impactées.

• Mt pied rcp (champ RCPCPLAMT)

Cette colonne permet de visualiser les éléments de facturation issus des réceptions. Cette information est uniquement indicative lorsque des lignes de réception figurent sur la facture. Elle indique que des éléments de facturation ont été ajoutés ou modifiés sur la réception en regard des valeurs des éléments de facturation des commandes d’origine. Le montant de ces éléments de facturation ajoutés ou modifiés est affiché dans cette colonne.

• Mt lignes (champ INVLINAMT)

Ce champ indique le montant de l’élément de facturation lorsque celui-ci est calculé à partir des lignes de document.
 Dans le cas d’un élément de facturation de ce type, le champ 'Montant' n’est pas accessible.

• Ecart (champ INVDIFAMT)

Ce champ reprend l’écart constaté entre le montant de l’élément de facturation figurant sur la facture du fournisseur renseigné dans la colonne 'Mt saisi' et le montant de l’élément de facturation calculé par le système et renseigné dans la colonne 'Mt pied cde'.

• D/C (champ DEBCDT)

Ce champ indique le sens de l’élément de facturation :

• crédit dans le cas d’une remise,
• débit dans le cas d’un frais.

• Taxe (champ INVDTAVAT)

Ce champ indique le code taxe de l’élément de facturation.
Un élément de facturation dont la règle de calcul de la taxe est taux produit ou de type montant lignes ne présente pas de code taxe et interdit la modification de ce code taxe.
Cet élément de facturation peut figurer dans le tableau avec jusqu’à cinq codes taxes différents. Cela peut se produire si le même élément de facturation provient de différent documents d’origine avec des codes de taxe différents.

• champ ACC1

• champ ACC2

• champ ACC3

• champ ACC4

• champ ACC5

• champ ACC6

• champ ACC7

• champ ACC8

• champ ACC9

• champ ACC10

• Répartition (champ DSP)

Ce champ indique la clé de répartition analytique de l’élément de facturation.
Elle peut être modifiée directement sur la ligne.

• champ PFICCE1

En fonction du paramétrage, les sections analytiques sont modifiables puisqu'initialisées conformément au paramétrage.

• champ PFICCE2

• champ PFICCE3

• champ PFICCE4

• champ PFICCE5

• champ PFICCE6

• champ PFICCE7

• champ PFICCE8

• champ PFICCE9

• champ PFICCE10

• champ PFICCE11

• champ PFICCE12

• champ PFICCE13

• champ PFICCE14

• champ PFICCE15

• champ PFICCE16

• champ PFICCE17

• champ PFICCE18

• champ PFICCE19

• champ PFICCE20

• No (champ NOTAX)

• Libellé (champ LIBTAX)

Ce champ renseigne le libellé du code taxe présent sur les lignes de document ou dans le tableau des éléments de facturation.

• Base taxe (champ BASTAX)

Ce champ indique la base soumise à la taxe. Elle est constituée du montant HT des lignes de factures et/ou du montant des éléments de facturation.

• Montant taxe (champ AMTTAX)

C'est le montant de taxe calculé à partir des lignes et/ou des éléments de facturation. Ce montant est modifiable afin de corriger un éventuel écart d'erreur de calcul ou d'arrondi. La correction se répercute automatiquement sur tous les éléments concernés (lignes et/ou éléments de facture assujettis à cette taxe).

• Type (champ PURTYP)

La présence de cette information dépend du paramétrage de la transaction.
Les différents types d'achats sont "Achats", "Immobilisations" et "Services". Lorsque la ligne de facture à pour origine une ligne de document, le type d'achat sera hérité de la ligne de ce document.
Dans le cas d'une ligne de facture diverse le type d'achat sera initialisé en fonction de l'imputation de taxe associé au compte général saisi précédemment.
Si la ligne de facture fait l'objet d'un avoir, le type d'achat sera transmis sur la ligne d’avoir.

• HT saisi (champ TOTLINAMT)

Ce champ indique le total HT des lignes de la facture qui est saisi à partir des informations de la facture reçue du fournisseur.
Ce montant sert au contrôle final de la facture en comparant le montant HT des lignes calculé par le système.

• HT calculé (champ CLCLINAMT)

Il s'agit du montant total HT des lignes de la facture calculé par le système.

• Ecart HT (champ DIFLINAMT)

Ce champ indique l'écart constaté entre le montant HT des lignes de la facture calculé par le système et le montant total HT des lignes de la facture du fournisseur.

• champ FIL1

• champ CUR2

• Total taxes saisi (champ TOTTAXAMT)

Ce champ indique le montant total des taxes qui est saisi à partir des informations de la facture reçue du fournisseur.
Ce montant saisi sert au contrôle final de la facture en comparant le montant des taxes calculées par le système.

• Ecart taxes (champ DIFTAXAMT)

Ce champ indique l'écart constaté entre le montant des taxes provenant de la facture du fournisseur et le montant des taxes calculées par le système.

• Total TTC (champ AMTATI)

Ils s'agit du montant total TTC issu et saisi à partir de la facture du fournisseur.

• Ecart TTC (champ DIFAMTATI)

Ce champ indique l'écart constaté entre le montant TTC de la facture du fournisseur et le montant TTC calculé par le système.

• Incoterm (champ EECICT)

Les codes incoterms, normalisés par la Chambre de Commerce Internationale, visent à uniformiser les termes commerciaux les plus utilisés dans le commerce international en définissant par un terme unique, interprétable d'une façon identique de par le monde, les obligations respectives du vendeur et de l'acheteur lors de l'établissement d'un contrat de vente.

Le code incoterm, contrôlé dans la table des Incoterms, est notamment utilisé dans la Déclaration d'Echanges de Biens et peut, également, être exploité dans la définition des tarifs.

• Ville Incoterm (champ ICTCTY)

Il s'agit de la ville associée à certains types d'incoterm. Par exemple : FOB Le Havre. Une fenêtre de sélection permet de choisir une ville répertoriée dans le système. Il est, malgré tout, possible de saisir une ville non répertoriée.

• Transitaire (champ FFWNUM)

Le transitaire permet d'identifier un tiers mandaté par l'expéditeur ou le destinataire pour assurer la continuité du transport lorsqu'une marchandise doit suivre plusieurs transports successifs. Le transitaire est contrôlé dans la table des transporteurs.

Le transitaire et son adresse seront exploités dans la Déclaration d'échanges de biens pour déclarer des flux de marchandises entre l'adresse de l'expéditeur et l'adresse du transitaire ou entre l'adresse du transitaire et l'adresse du destinataire.

Ce peut être notamment le cas lorsque l'on expédie des marchandises à l'export, les formalités douanières étant réalisées par un transitaire dans un autre pays membre de l'union. Un dépôt de DEB devant être effectué pour le transfert de la marchandise dans cet autre pays membre de l'Union.

• Adresse transitaire (champ FFWADD)

Il s'agit du code adresse du transitaire. Il est initialisé avec l'adresse par défaut du tiers correspondant au transitaire. Cette adresse permet de déterminer si un dépôt de DEB pour ce flux est nécessaire.

• N° TVA intracommunautaire (champ EECNUM)

Il s'agit du numéro d'identification à la TVA du tiers. 

Ce numéro de TVA Européen doit être renseigné sur toutes les factures à destination ou en provenance de la Communauté Européenne. Il commence par deux lettres identifiant le pays du tiers puis par un numéro variable selon le pays.

En France, le numéro est constitué de FR, suivi de deux chiffres identifiant le centre des impôts du lieu d'exercice de l'entreprise, et suivi du numéro SIREN de la société.

Cette information doit obligatoirement être renseignée si le code SIREN est paramétré comme étant obligatoire pour le pays de la société.

• Lieu transport DEB (champ EECLOC)

Le lieu de transport est une information nécessaire à la Déclaration d'échanges de biens. Il se combine au code Incoterm pour déterminer les conditions de livraison reprenant les dispositions relatives au contrat de vente qui spécifient les obligations respectives du vendeur et de l'acheteur.

• Mode transport DEB (champ EECTRN)

Il s'agit du moyen de transport par lequel les marchandises sont présumées quitter le territoire national à l'expédition ou avoir pénétré sur le territoire national à l'introduction. Cette information est exploitée dans la Déclaration d'échanges de biens.

• Nature transaction (champ EECNAT)

Il s'agit de l'information économique sur l'opération réalisée. La nature de la transaction est exploitée dans la Déclaration d'échanges de biens.
Cette information est initialisée sur les flux physiques où elle peut être modifiée. Sur certains flux financiers (Factures et avoirs de ventes) on aura également accès à cette information.
L'initialisation de la nature de la transaction s'effectue selon le paramétrage effectué au niveau de la table de correspondance des Régimes et natures mouvement, table permettant d'associer, à chaque type de flux, un Régime CEE et une Nature transaction CEE, ce paramétrage pouvant être particularisé par législation, pays et groupe de sociétés.

• Régime CEE (champ EECSCH)

Le régime CEE ou statistique permet de caractériser la nature de l'opération intracommunautaire d'un point de vue fiscale ou statistique. Le régime CEE est exploité dans la Déclaration d'échanges de biens.
Cette information est initialisée sur les flux physiques où elle peut être modifiée. Sur certains flux financiers (Factures et avoirs de ventes) on aura également accès à cette information.
L'initialisation de la nature de la transaction s'effectue selon le paramétrage effectué au niveau de la table de correspondance des Régimes et natures mouvement, table permettant d'associer, à chaque type de flux, un Régime CEE et une Nature transaction CEE, ce paramétrage pouvant être particularisé par législation, pays et groupe de sociétés.