Pièces automatiques

Ce bouton permet de passer de l'écran d'en-tête à l'onglet des lignes.

Ce bouton permet de copier une pièce automatique vers un autre dossier.

Définition des lignes d'écriture (premier onglet)

La définition des caractéristiques de chaque ligne d'écriture se fait sur deux onglets dont l'affichage est déclenché par le bouton correspondant. On a alors la possibilité de sélectionner les différentes lignes à l'aide de la liste gauche, ou d'en créer de nouvelles. Ces lignes d'écritures sont caractérisées d'une part par un type et des conditions générales (sur le premier onglet), et d'autre part par une liste de formules permettant d'évaluer les différents champs des lignes (sur le deuxième onglet). On définit une fiche par ligne d'écriture ou par groupe de lignes d'écritures, en y paramétrant les champs suivants :

Type de ligne

Ce champ peut prendre trois valeurs :

• unique : on ne génère qu'une ligne d'écriture,
• répétitive : on génère de 1 à N lignes.
  Dans ce cas, les deux premières formules saisies dans le tableau sont des expressions de valeurs numériques définissant un indice de début et de fin. Lors de la génération de la pièce comptable, la variable indice variera entre ces deux valeurs par pas de 1, et une ligne sera générée pour chaque valeur possible. Il est alors possible d'utiliser la variable indice dans les expressions. Ceci permet de générer des écritures multiples quand on a des zones indicées dans une table pour stocker des montants (par exemple des pieds de facture).
• table liée : on parcourt une deuxième table (la table générale définie dans le même onglet), et on génère une ligne d'écriture pour chaque enregistrement parcouru. Le parcours se fait sur la clé principale de cette table, qui est forcément une clé en N parties (N>=2), dont N-1 parties sont données par des champs de la table déclenchante et la dernière varie. Typiquement, il s'agit d'une table de lignes (par exemple, des lignes de facture), dont l'index principal est le numéro de pièce suivi du numéro de ligne. On peut également définir dans ce cas une autre table, la table analytique, qui permet d'obtenir un niveau de détail supplémentaire lorsque des imputations analytiques éclatées existent pour une ligne de détail de la table générale. Dans ce cas, on parcourt cette table dans l'ordre de la clé principale, qui est en principe une clé de N parties (N>=3), et où les N-2 premières parties sont définies par la table déclenchante, la N-1ième partie est donnée par la table générale, et la Nième partie varie.

Condition

Il s'agit ici d'une à trois conditions logiques portant sur les valeurs des champs de la table principale, ainsi que de la table générale s'il s'agit d'une ligne de type table liée (en y incluant le cas échéant des constantes et des fonctions). Si ces conditions existent, elle doivent être vérifiées pour que la ligne soit générée. Dans le cas d'un paramétrage de ligne de type répétitive, ces conditions peuvent utiliser la variable indice.

Table générale / Table analytique

La définition de ces deux champs est faite ci-dessus dans la zone Type ligne.

Sections par défaut

Ce code permet d'affecter des sections par défaut différentes de celle qui auraient été définies dans les paramétrages permettant d'affecter des sections aux documents d'origine de la pièce. Son utilisation reste exceptionnelle dans ce cadre ; il convient en outre de noter que le paramétrage correspondant ne doit utiliser que des variables liées aux tables en ligne telles qu'elles sont définies dans la pièce automatique (aucun masque n'est en ligne dans le contexte d'exécution).

Condition détail lignes

Ce champ est susceptible de contenir une expression logique. Si cette expression existe, elle est évaluée et conditionne l'utilisation du critère de détail pour agréger ou éclater les lignes (ce critère ne sera utilisé que si la condition est vraie). Si l'expression n'existe pas, on utilise le critère de détail (on fait comme si l'expression existait et si son résultat était vrai).

Compensation débit / Crédit

Lorsque plusieurs lignes générées par un type de ligne répétitive ou table liée ont des caractéristiques identiques (on entend par cela le compte général, le site, le compte tiers, la nature, le code taxe, et la répartition analytique s'il s'agit d'écritures passées avec des clés de répartition), elles sont regroupées en une seule. Si les écritures diffèrent entre elles par les sections analytiques, on crée une répartition en montant de l'écriture analytique en regroupant en une seule ligne au niveau de la comptabilité générale. Cette case à cocher permet de préciser si le sens de l'écriture doit aussi être pris en compte lors de la génération. Si la case est cochée, des écritures de caractéristiques analogues et de sens différent sont regroupées (le montant total étant la somme algébrique des montants : si le total est nul, la ligne ne sera pas créée). Sinon, on aura une ligne d'écriture au débit et une autre ligne d'écriture au crédit.

Le tableau des liens

Ce tableau permet de définir des tables dont le contenu doit être en ligne pour la détermination des caractéristiques de la ligne d'écriture. On définit dans ce tableau à la fois le nom de la table et le champ qui donne la valeur de la clé principale. Seules les tables directement liées soit à la table principale de la pièce automatique, soit à la table générale (pour les lignes de type Table liée) peuvent être sélectionnées.

Le tableau des codes comptables

Ce tableau remplit deux fonctions :

 il permet de définir des liens entre la table des lignes et des tables annexes (par exemple les articles en ligne de facture), afin d'utiliser les champs des tables ainsi liées dans les expressions des champs de chaque ligne d'écriture.

 il permet également de déterminer les champs Compte général (s'il est incomplètement déterminé par une expression, ou si l'expression n'est pas définie) et Nature (si elle n'est pas définie). Ceci se fait par des applications successives de codes comptables (dans l'ordre de la déclaration du tableau).

Un code comptable est un code alphanumérique présent sur la plupart des fiches de base du progiciel, qui permet d'influer sur les écritures générées à partir d'informations en provenance de la fiche correspondante. La table des codes comptables est caractérisée à la fois par le type du code, qui représente la fiche sur laquelle un tel code peut être présent, et le code alphanumérique qui est censé être défini de façon parlante pour l'utilisateur (par exemple, FRANCE, EXPORT dans le cas de codes liés à des clients, SERVICES, PRODUITS dans le cas de codes liés à des articles).

Les types de codes comptables sont nombreux. On peut citer les types suivants : Article, Client, Fournisseur, Commercial, Acheteur, Pièce, Société, Site, Devise, Taxe, Pied, Escompte, Banque, Règlement, Immo…

A un type donné, on rattache un ensemble de lignes de définition caractérisées par un intitulé. Par exemple, Modificateur achat, Modificateur de vente, Modificateur d'immobilisation… dans le cas du type de code Article. Chacune de ces lignes permet de définir à la fois soit un compte général, soit une partie de compte général (les caractères non définis étant représentés par des x) et une nature analytique. Le paramétrage permettant de définir les lignes associées à un code comptable est défini dans une fonction dédiée.

Lors de la génération automatique de pièces, la détermination du compte général se fait par recherches successives des codes comptables dans l'ordre de déclaration, en cherchant à enseigner uniquement les portions de compte non encore déterminées. La nature analytique est recherchée successivement par parcours des codes comptables en s'arrêtant dès qu'une nature est définie.

Imaginons, par exemple, que pour une ligne de vente, le code comptable soit défini par l'expression "7xxxxxxx", et que dans le tableau des modificateurs, on trouve les éléments suivants :

Si l'article présent dans la ligne a pour code comptable SERVICE, et que dans la table des codes comptables on trouve Compte = "xx23xxx",

Si le commercial présent dans la ligne a pour code comptable EXPORT, et que dans la table des codes comptables on trouve Compte = "xx2x2",

Si le site présent dans la ligne a pour code comptable NORD, et que dans la table des codes comptables on trouve Compte = "xxxxxxx48",

Si la devise présente dans la pièce a pour code comptable EURO, et que dans la table des codes comptables on trouve Compte ="xxxxx45xx",

Alors le code comptable va être déterminé par 6 passes successives :

Si la nature n'avait pas été définie par une formule, on aurait recherché successivement la nature dans le code comptable article, puis dans le code comptable commercial, puis dans le code comptable site, et enfin dans le code comptable associé à la devise. A défaut, on aurait fini par prendre la nature par défaut du compte comptable.

 Cette façon de faire est très souple et permet d'utiliser des racines données de comptes avec des portions de compte dépendant du contexte. Mais il n'est pas obligatoire de définir les comptes de la sorte. Si par exemple on désire que le compte comptable de vente soit défini par 703 suivi des caractères 2 à 3 du champ TSICOD (famille statistique supposée être numérique) de la table article (d'abréviation ITM), on aurait défini pour le compte une formule du genre :

le lien vers la table article restant défini par une ligne de code comptable.

Liste des champs à remplir dans le tableau des codes comptables

On définit tout d'abord le type de code comptable, et le numéro de la ligne où l'on recherche le compte et la nature (on en saisit le numéro, et l'intitulé s'affiche, la fenêtre de sélection faisant apparaître directement l'intitulé).

On saisit ensuite une expression dont la valeur correspond à la clé de la table liée (article, client, fournisseur, etc.).

On saisit enfin une expression logique optionnelle. Si cette expression existe, le lien vers la table et l'application du code comptable ne sont faits que si le résultat de l'évaluation de l'expression renvoie un résultat égal à vrai .

Dans l'ensemble des expressions saisies ici, on peut utiliser des champs extraits des tables en ligne qui sont :

• la table principale défini dans l'écran d'en-tête,
• les tables qui sont liées à la table principale dans l'écran d'en-tête,
• les tables définies dans les rubriques table générale et table analytique si le type de ligne à générer est Table liée,
• les tables qui sont liées dans l'écran des lignes,
• l'appel à des fonctions dédiées, par la syntaxe func TRT.FONCT(arguments), où TRT est le nom du traitement et FONCT le nom de la fonction à appeler. Un certain nombre de fonctions particulièrement intéressantes pour le contexte des pièces automatiques ont été définies dans le traitement AFNC : ces fonctions sont définies dans le tableau qui suit.

Le tableau des formules associées aux champs des lignes d'écriture (deuxième ong

On définit dans ce tableau des formules de calcul permettant de définir l'ensemble des champs de chacune des lignes de la pièce comptable. Les formules de calcul présentes dans ce tableau doivent être du bon type (par exemple, les montants doivent être numériques, le code du compte alphanumérique).

Ces formules de calcul peuvent être simplement des constantes dans les cas les plus simples. Mais elles peuvent aussi être plus compliquées, et intégrer des champs extraits des tables suivantes précédemment décrites, auxquelles ont peut ajouter les tables définies par le tableau des codes comptables explicité ci-dessous.

En outre, on peut utiliser la variable indice si le type de ligne à générer est répétitive.

Enfin, il existe un ensemble de variables qui peuvent être utilisées par le biais de la syntaxe V_XXXXX : ces variables sont en réalité renseignées par l'appel d'un sous-programme défini dans la fonction de paramétrage des variables. L'appel du sous-programme en question de fait en lui passant, le cas échéant des paramètres. Un clic droit permet, par le choix Paramètres,de définir les valeurs de ces paramètres, en précisant une expression pouvant utiliser des constantes, des opérateurs, des fonctions, et l'ensemble des champs des tables en ligne. L'éditeur de formule est disponible via un clic droit pour permettre de faciliter la construction des formules complexes.

Les champs notables des lignes d'écritures sont les suivants :

• le compte à mouvementer, qui peut être donné de façon exhaustive par une formule, ou de façon incomplète (en laissant des caractères à compléter sous la forme de x), voire pas du tout. Lorsque le compte n'est pas déterminé complètement, le tableau des codes comptables défini ci-dessous est utilisé pour les définir,
• le code tiers (lorsque le compte précédemment donné est un collectif),
• le montant, qui sera positif sauf si on désire passer une écriture réellement négative, et la quantité, si on utilise les unités d'œuvre,
• le sens, qui vaut +1 si l'écriture doit être passée au débit du compte, et -1 si elle doit être passée au crédit,
• les différentes imputations analytiques,
• le site concerné à la ligne,
• les codes statistiques (au nombre de trois en standard),
• le critère de détail. Cette zone est particulièrement importante dans le cas des écritures liées aux règlements, car elle permet de définir si une ou plusieurs lignes d'écritures vont être générées. Le principe en est le suivant : on regroupe entre elles les lignes ayant, toutes choses égales par ailleurs (site, compte général et tiers le cas échéant) si elles ont des valeurs égales de critère de détail.
  A l'inverse, si la valeur est différente, on éclate des lignes que l'on aurait regroupé (il est à noter que le fait d'avoir des sections analytiques différentes n'est pas un critère d'éclatement si ce ne sont pas déjà des répartitions (le système créera alors une répartition au prorata des montants).
  Le tableau ci-dessous en donne des exemples dans les règlements :

• la Référence Libre : cette zone est exploitée dans le lettrage et peut servir de critère de lettrage par analogie. Elle peut être renseignée par n'importe quel champs,
• le libellé : deux fonctions permettent de récupérer l'intitulé d'une pièce automatique ou de ses lignes de pièces automatiques et de les utiliser dans le paramétrage de la pièce (libellé, description, etc.).

Le tableau des actions (troisième onglet) 

Ce tableau permet de définir, sur des événements techniques particuliers dans le processus de comptabilisation, des appels à des sous-programmes. Ces sous-programmes, identifiés par le nom de l'étiquette et le nom du traitement, sont fournis en standard. Il est donc conseillé de ne pas les modifier. Il est par contre possible, dans le cadre de certaines traitements spécifiques, d'écrire de nouveaux traitements associés à ces actions.

Les événements techniques existants sont les suivants :

Action avant création ligne

Elle permet de définir deux critères, CRITIMP et CRITMTC, en fonction de champs de la table principale d'abréviation TB0 ou de la table secondaire d'abréviation [TB1]). ? Ces critères permettent en particulier, dans la gestion des écritures liées aux règlements, de regrouper ou pas les lignes. Cette action est utilisée en standard avec les valeurs suivantes :

Action après création ligne

Elle est aussi utilisée dans la gestion des écritures liées aux règlements. Cette action est utilisée en standard avec les valeurs suivantes :

Action de lien

Elle permet d'appeler un sous-programme de lecture d'informations liées de façon non standard (elle se place au niveau de chaque ligne).