Paramétrage > Comptabilité > Interface comptabilité > Groupes pièces automatiques
 |
 |
Groupe pièces auto
Lorsqu’on veut créer automatiquement des écritures associées à un événement (par exemple, une facture client), on utilise des pièces automatiques. Elles décrivent la pièce comptable, en caractérisant à la fois les champs de l’en-tête et les différentes lignes d’écriture, en fonction du contexte générateur de l’écriture. Dans le cas d'une facture, on disposera de la ligne d'en-tête, des lignes de factures, mais aussi de tables liées.
Il s’agit de créer un ensemble de pièces, utilisables potentiellement dès qu'on veut valider ou comptabiliser un document. Ce paramétrage permet de générer un ensemble de pièces automatiques lors d’une étape de règlement, avec les conditions de lettrage associées. Une ligne de pièce automatique peut être lettrée avec une autre ligne de pièce automatique ou avec la ligne d'écriture d'origine (par exemple la facture d'origine).
On associe donc ces groupes de pièces automatiques à des transactions.
Il est possible de définir un groupe de pièces automatiques liées :
- à la comptabilisation en portefeuille,
- à la comptabilisation intermédiaire,
- à la comptabilisation en banque,
- à la dévalorisation de portefeuille.
Lors de la validation de la pièce, le logiciel va lire le groupe de pièces automatiques avant de lire les pièces automatiques du même code.
Les pièces automatiques ne comptabilisent pas à la création mais à la validation d'un règlement : le programme stocke les informations dans un fichier temporaire puis lance un traitement pour mettre à jour la balance.
Pré-requis
Il faut au préalable avoir créé les pièces automatiques correspondantes.
Codes activité
Les codes activités suivants (classés par type) peuvent avoir une influence sur le comportement de la fonction :
KRU :
Localisation russe
Habilitations
Cette fonction est de type objet. Les opérations de création, modification, et suppression de fiche peuvent être activées ou désactivées pour un utilisateur donné. Des filtres par rôles peuvent également être mis en place sur cette fonction.
Gestion de l'écran
Le paramétrage se fait en définissant une à dix pièces automatiques à créer. Ces pièces automatiques ne donneront pas forcément lieu à la génération d’écritures : des conditions placées en tête et à la ligne de chaque pièce permettent de dire si la pièce (ou la ligne) doit être créée, étant entendu qu’une pièce où toutes les lignes ne sont pas créées ne va pas être créée non plus.
Chaque ligne de chaque pièce automatique permet de créer potentiellement une ou plusieurs lignes d’écritures comptables (essentiellement selon le nombre de lignes d’imputations et aussi selon les critères de groupage).
Le bloc Lettrage sert uniquement pour la comptabilisation des règlements.
Dans le tableau Lettrage des pièces de groupe, il faut définir les conditions de lettrage suivantes :
1. Donner le code d’une des pièces automatiques définies au-dessus,
2. Donner le numéro de ligne correspondant à l’écriture ou aux écritures à lettrer,
3. a : Préciser un deuxième pointeur du même type vers une ligne d’une des pièces automatiques du groupe,
3. b : Ou cocher le champ Lettrage Factures. Cela signifie que l’on fait un ou plusieurs lettrages vers la ou les lignes correspondant aux écritures associées aux factures à imputer, selon les conditions de groupage. Il est à noter que ces lettrages se feront en reprenant, pour chaque facture imputée, la ligne ayant le même compte et le même collectif.
Le lettrage sera effectif si :
- le compte correspondant est lettrable (s’il ne l’est pas la ligne de lettrage sera ignorée),
- les lignes en question sont générées (sinon, la ligne de lettrage sera ignorée),
- la ligne correspondante au niveau de la pièce automatique comporte, dans l'onglet "Action", champ Action après création ligne, l'action appropriée APLIGFAC.
Ecran de saisie
Présentation
Remarques sur les lettrages induits dans les groupes de pièces
Si plusieurs lignes de lettrage issues d’une même ligne d’origine sont créées, l’ensemble sera lettré en un seul groupe. Ceci peut amener des groupes de lettrage avec beaucoup d’écritures, regroupant plusieurs factures et plusieurs règlements.
Exemple :
Soit un client C avec :
- soit une facture F10 avec deux échéances E11 et E12.
- soit une facture F20 avec deux échéances E21 et E22.
- soit une facture F30 avec deux échéances E31 et E32.
- Si le règlement R1 règle exactement les échéances E11, E12, et E21, on lettre ensemble les écritures passées sur le compte du tiers par les pièces liées à R1, F10, et F20. Mais ce lettrage sera minuscule (ie. non équilibré), puisque le solde de l’ensemble est égal à E22 (qui n’est pas réglé).
- Si on enregistre maintenant le règlement R2, qui règle exactement les échéances E22, E31, et E32, on va lettrer ensemble les écritures passées sur le compte du tiers C par les pièces liées à R2, F20, et F30. L’écriture liée à F2 étant déjà lettrée (en minuscule), on va réaliser un lettrage global. Ici, l’ensemble étant équilibré, le lettrage sera global. Mais si l’échéance E32 n’avait pas été soldée, on aurait à nouveau eu un ensemble d’écritures sur le compte tiers C non équilibré, et un 3ème règlement aurait été agrégé au groupe de lettrage.
Fermer
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Bloc numéro 1
|
Code du groupe de pièces auto. |
|
L'intitulé court remplace l'intitulé classique lorsque les contraintes d'affichage ou d'édition l'exigent. Par défaut, l'intitulé court, l'intitulé long ou l'en-tête de colonne d'une donnée est enregistré (en création/modification) dans la langue de connexion de l'utilisateur. Par l'intermédiaire de la fonction Traductions en ligne (clic droit à partir de cette zone), il est traduisible dans une autre langue. Dans la fenêtre de traduction en ligne de la zone active, ajoutez un nouveau code langue avec la traduction dans cette langue. Un utilisateur se connectant dans une des langues traduites disposera de l’intitulé court, de l'intitulé long ou de l'en-tête de colonne dans sa langue de connexion s'il est défini, sinon il sera disponible dans la langue par défaut du dossier. |
|
Il s'agit de l'intitulé du groupe de pièces. |
Pièces à enchaîner
|
Donner les codes des pièces automatiques à enchaîner pour constituer le groupe. |
Tableau Lettrage des pièces du groupe
|
Donner le code d'une des pièces automatiques (en cours : servant de base pour le document à lettrer ???) |
|
Donner le numéro de ligne correspondant à l'écriture ou aux écritures à lettrer. |
|
Préciser un second pointeur du même type vers une ligne d'une des pièces automatiques du groupe, si le lettrage facture n'est pas directement accessible. |
|
|
|
Cocher le champ Lettrage Factures, dans le cas où un deuxième pointeur n'a pas besoin d'être précisé. Les champs à cocher de la colonne lettrage facture sont directement accessibles quand il n'y a pas de correspondance pièce dans les colonnes 3 (Pièce) et 4 (Ligne) du tableau. |
Fermer
Boutons spécifiques
|
|
Les champs suivants sont présents dans la fenêtre ouverte par ce bouton : Bloc numéro 1
Bloc numéro 2
Fermer Ce bouton permet de recopier la définition de la fiche depuis ou vers un autre dossier. |