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Avant toutes opérations comptables, les exercices comptables doivent être créés et ouverts. Cette fonction permet de gérer, par société, le statut des exercices comptables, pour les différents types de référentiels manuels de la société.

La date de début du premier exercice comptable des différents référentiels est déterminée au niveau de la fiche Société.
Elle ne peut être antérieure à la date de début du premier exercice définie lors de la création du dossier. La date de fin est par défaut 12 mois plus tard, mais elle peut être modifiée directement dans la fonction de gestion des exercices.

Lors de la création d'une société juridique par défaut, deux exercices sont créés pour chacun des types de référentiels manuels du modèle de la société.

Pré-requis

Paramètres généraux

Les paramètres généraux suivants ont une influence sur le comportement de la fonction :

Immobilisation

  ACCPERCTL (défini au niveau Société) : Contrôle périodes comptabilité

Achats

  FARCLOPER (défini au niveau Société) : Contrôle FAR

Habilitations

Cette fonction est de type objet. Les opérations de création, modification, et suppression de fiche peuvent être activées ou désactivées pour un utilisateur donné. Des filtres par rôles peuvent également être mis en place sur cette fonction.

Gestion de l'écran

Ecran de saisie

Présentation

La gestion des exercices comptables se fait type de référentiel manuel par type de référentiel.
Les exercices d'une société et d'un type de référentiel se présentent sous la forme d’un tableau où chaque ligne représente un exercice.
La première étape consiste à sélectionner en liste gauche la société et le type de référentiel pour lesquels vous voulez créer ou ouvrir un nouvel exercice.

Il est possible de gérer les opérations suivantes :

Création d’un nouvel exercice

La création d'un ou plusieurs nouveaux exercices se fait via le bouton [Exercice]. Depuis l'écran affiché, un ou plusieurs exercices sont proposés en création pour le type de référentiel courant, ou les autres types de référentiels manuels de la société.

SEEINFO Seuls les types de référentiels de même date de début d'exercice sont proposés en création. Par défaut, un exercice est créé "Non-ouvert" ; avant de pouvoir y saisir tout document, il doit être "Ouvert" (bouton [Ouverture]).

Il est possible de nommer, par un intitulé long et un intitulé court, chacun des exercices du type de référentiel courant.

Ouverture d’un exercice

Le tableau des exercices dispose d'une colonne "Etat" où, pour chaque exercice, il est précisé si l'exercice est ouvert ou fermé.

Le tableau affiché permet d'ouvrir un ou plusieurs exercices du référentiel courant, et d'autres référentiels de la société pour peu qu'ils aient les mêmes bornes de dates.

Conformité DGI

Pour les sociétés de législation française, afin de répondre à la conformité DGI, il est impossible d'avoir plus deux exercices ouverts en même temps. La date de connexion au dossier permet de déterminer un exercice "courant" : celui ayant cette date. Une fois cet exercice courant déterminé, Sage ERP X3 vérifie que sont ouverts au plus :

  • l'exercice courant + l'exercice suivant,
  • l'exercice courant + l'exercice précédent.

    SEEREFERTTO Voir le Livre Blanc "Conformité DGI".
    Cette règle est applicable aux référentiels principaux généraux et IAS de la société.
Fermeture d’exercice

La gestion des exercices ne permet pas de clôturer directement un exercice d'un type de référentiel. En effet, pour qu’un exercice soit clôturé il faut que chacune des périodes du type de référentiel le composant soient également fermées. La clôture des exercices se fait donc par un traitement spécifique de fin d’exercice.

SEEREFERTTO Reportez-vous à la documentation sur la clôture période et la fin d’exercice.

Fermer

 

Champs

Les champs suivants sont présents dans cet onglet :

Bloc numéro 1

Sélectionnez la société du type de référentiel manuel dont les exercices sont à afficher.
  • Type de référentiel (champ LEDTYP)

 

Tableau

  • champ NO

 
  • Exercice (champ FIYNUM)

Saisissez le numéro de l'exercice pour la société et le type de référentiel. Ce numéro est attribué automatiquement lors de toute création de nouvel exercice.
  • Intitulé (champ DES)

Ce champ permet d’associer une désignation à la fiche.
Cette désignation peut être :

  • imprimée sur les états,
  • affichée lorsque le code de la fiche est saisi dans un écran,
  • utilisée en sélection.

Utilisé par défaut sur les éditions et les masques de saisie, l'intitulé est remplacé par l'intitulé court lorsque les contraintes d'affichage ou d'édition l'exigent.
  • Intitulé court (champ DESSHO)

 
  • Début (champ FIYSTR)

La date début d'exercice n'est pas directement modifiable.

  • Pour le premier exercice, elle est directement issue de la date début d'exercice définie dans la société.
  • Pour les exercices suivants, elle découle de la date fin d'exercice retenue pour l'exercice précédent.

La date fin d'exercice est modifiable sur le dernier exercice et sur les exercices non-ouverts ; les dates de début des exercices suivants se mettent à jour automatiquement.

Pour modifier le nombre et la durée des périodes d'un exercice, il convient d'utiliser la fonction Périodes, accessible par clic droit.

SEEWARNING Lorsque les immobilisations sont gérées et que le paramètre ACCPERCTL - Contrôle périodes comptabilité a pour valeur Oui, la modification du découpage exercice d'une société pour un type de référentiel marque les contextes d'amortissement (de la société) utilisant ce référentiel, comme étant désynchronisés. Toute action unitaire ou massive côté Immobilisations n'est alors plus autorisée pour cette société tant que le traitement de Synchronisation des contextes n'a pas été mis en oeuvre.
  • Fin (champ FIYEND)

 
  • Etat (champ FIYSTA)

Ce champ renseigne le statut de l'exercice :

  • 'Non ouvert' : aucun document ni écriture ne sont saisissables,
  • 'Ouvert' : toute saisie est autorisée,
  • 'Fermé' : l'exercice est clôturé, aucune saisie n'est possible.
  • Date clôture (champ CLODAT)

Ce champ indique la date effective à laquelle la période ou l'exercice ont été clôturés.
Dans le cas d'une société non française ou d'une société ne répondant pas à la conformité DGI (c'est-à-dire si le paramètre FRADGI/chapitre TC/groupe CPT a pour valeur 'non'), cette date est remise à zéro lors du lancement des traitements de ré-ouverture de périodes ou d'exercices.

Fermer

 

Fonctions accessibles par clic droit sur le tableau

Période

Ce bouton permet d'accéder, par tunnel, à la fonction de gestion des périodes.

 

Fermer

 

Boutons spécifiques

Ce bouton permet d'ouvrir une nouvelle fenêtre qui propose tous les exercices susceptibles d’être créés :

  • pour le référentiel courant,
  • mais aussi pour les autres types de référentiels (s'ils ont la même date de début d'exercice).

Chacune des lignes est par défaut positionnée à " non " sauf pour la première qui par défaut précise que l’exercice sera créée ("oui").

En se positionnant sur cette dernière zone, il est possible de modifier le statut de création "oui/non" et ainsi d’ouvrir plusieurs exercices par une même opération.

Ce bouton permet d'ouvrir une nouvelle fenêtre qui propose tous les exercices, déjà créés, susceptibles d’être ouverts.

De la même manière que pour le tableau de création des exercices, il est possible d’ouvrir plusieurs exercices par une même opération, pour un ou plusieurs types de référentiels.

Messages d'erreur

Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :

La période du … au … est ouverte

Il n'est plus possible de modifier la date d'un exercice dès lors qu'une période de l'exercice suivant est ouverte.

Pas plus d'un exercice ouvert antérieur ou postérieur à l'exercice en cours

Pour les sociétés de législation française et les sociétés de législation non française ayant opté pour la conformité DGI, il est interdit d'avoir plus de deux exercices ouverts en même temps. La date de connexion au dossier permet de déterminer un exercice "courant" : celui ayant cette date. Une fois cet exercice courant déterminé, Sage ERP X3 vérifie que sont ouverts au plus :

  • l'exercice courant + l'exercice suivant,
  • l'exercice courant + l'exercice précédent.

    Cette règle est applicable aux référentiels principaux généraux et IAS de la société.

Tables mises en oeuvre

Les tables suivantes sont mises en oeuvre par la fonction :

Table

Intitulé Table

COMPANY [CPY]

Société

FISCALYEAR [FIY]

Exercices

PERIOD [PER]

Périodes