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Avant toute opération comptable, les exercices comptables et les périodes correspondants doivent être créés et ouverts.
Cette fonction permet de gérer, par société et type de référentiel manuel, le découpage et le statut des périodes comptables, ainsi que de clôturer les périodes ne devant plus être mouvementées.

La date de début de la première période comptable correspond à la date de début de l’exercice traité.
Elle ne peut être modifiée. Il en est de même pour la date de fin de la dernière période.

Pré-requis

Codes activité

Les codes activités suivants (classés par type) peuvent avoir une influence sur le comportement de la fonction :

  PER :  Nombre maxi de périodes

Paramètres généraux

Les paramètres généraux suivants ont une influence sur le comportement de la fonction :

Immobilisation

  ACCPERCTL (défini au niveau Société) : Contrôle périodes comptabilité

Achats

  FARCLOPER (défini au niveau Société) : Contrôle FAR

Comptabilité

  SVCCLOPER (défini au niveau Société) : Cont CCA/PCA en clôt. période

Stocks

  STOCLOPER (défini au niveau Société) : Contrôle période stock

Habilitations

Cette fonction est de type objet. Les opérations de création, modification, et suppression de fiche peuvent être activées ou désactivées pour un utilisateur donné. Des filtres par rôles peuvent également être mis en place sur cette fonction.

Gestion de l'écran

Ecran de saisie

Présentation

Les périodes comptables sont gérés sur un écran unique. Cet écran présente un tableau où chaque ligne correspond à une période pour la société et le type de référentiel courants.

Deux boutons sont accessibles depuis cet écran pour modifier le découpage des périodes :

  • le bouton [Ouverture] permet d'ouvrir une ou plusieurs périodes pour y saisir le document et l'écriture sur la période,
  • le bouton [Clôture] permet de clôturer la période.
    Simultanément à cette clôture, un ensemble de contrôles de cohérence est lancé.

SEEWARNING Remarques :

  • La dernière ligne du tableau ne peut jamais être supprimée.
  • Lorsque le module Immobilisations est géré et que le paramètre ACCPERCTL - Contrôle périodes comptabilité (chapitre AAS, groupe CPT) a pour valeur Oui, la modification du découpage périodique a pour effet de marquer les contextes d'amortissement de la société utilisant ce référentiel comme étant désynchronisés. Toute action métier unitaire ou massive portant sur les immobilisations est alors interdite tant que le traitement de Synchronisation des contextes n'a pas été mis en oeuvre.

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Champs

Les champs suivants sont présents dans cet onglet :

Bloc numéro 1

Ces champs permettent de sélectionner la société, le type de référentiel manuel et le numéro d'exercice correspondants aux périodes à afficher.
  • Type de référentiel (champ LEDTYP)

 
  • Exercice (champ FIYNUM)

 
  • champ DES

Ce champ permet d’associer une désignation à la fiche.
Cette désignation peut être :

  • imprimée sur les états,
  • affichée lorsque le code de la fiche est saisi dans un écran,
  • utilisée en sélection.

Utilisé par défaut sur les éditions et les masques de saisie, l'intitulé est remplacé par l'intitulé court lorsque les contraintes d'affichage ou d'édition l'exigent.
  • Début exercice (champ FIYSTR)

Ce champ, non accessible, indique à titre informatif les dates de début et de fin correspondant au numéro d'exercice sélectionné.
  • Fin exercice (champ FIYEND)

 
  • Etat exercice (champ FIYSTA)

Ce champ renseigne le statut de l'exercice :

  • 'Non ouvert' : aucun document ni écriture ne sont saisissables,
  • 'Ouvert' : toute saisie est autorisée,
  • 'Fermé' : l'exercice est clôturé, aucune saisie n'est possible.

Tableau

  • No (champ PERNUM)

Il s'agit du numéro de la période pour la société, et le type de référentiel et le numéro d'exercice.
Ce numéro est attribué automatiquement lors de la création d'une période.
  • Début période (champ PERSTR)

Ce champ, non accessible en mise à jour, permet de modifier la date de début de la période 'P'.
La date de fin de la période 'P-1' doit dans ce cas être modifiée (la date de début 'P' est recalculée automatiquement).
  • Fin période (champ PEREND)

Dans ce champ, seules peuvent être modifiées la date de fin des périodes non ouvertes et celle de la dernière période ouverte.
L'ajout de période s'effectue par insertion. Il faut cependant que la période précédant l'insertion ne soit pas ouverte.
  • Etat période (champ PERSTA)

Ce champ indique le statut de la période :

  • 'Non ouvert' : aucun document ni écriture ne sont saisissables,
  • 'Ouvert' : toute saisie est autorisée,
  • 'Fermé' : la période est clôturée, aucune saisie n'est possible.
  • Statut stock (champ PERSTOSTA)
  • Date clôture (champ CLODAT)

Ce champ indique la date effective à laquelle la période ou l'exercice ont été clôturés.
Dans le cas d'une société non française ou d'une société ne répondant pas à la conformité DGI (c'est-à-dire si le paramètre FRADGI/chapitre TC/groupe CPT a pour valeur 'non'), cette date est remise à zéro lors du lancement des traitements de ré-ouverture de périodes ou d'exercices.

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Etats

Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :

  CLOPER : Vérifications avant clôtures

Mais ceci peut être modifié par paramétrage.

Boutons spécifiques

Ce bouton ouvre une nouvelle fenêtre qui propose un ensemble de périodes susceptibles d'êtres ouvertes pour le type de référentiel courant ainsi que les autres types de référentiel de même découpage.

Dans un premier temps, dans le bloc Autres référentiels, l'ouverture est proposée pour les autres types de référentiels de mêmes structures.
Dans un second temps, dans le bloc des Périodes, le statut 'Oui/Non' de la colonne 'O/N' de ce tableau conditionne l’ouverture d’une période. Dès lors qu’une ligne est marquée à 'Non', toutes les suivantes le seront automatiquement.

Ce bouton permet d'accéder à une nouvelle fenêtre depuis laquelle un ensemble de périodes peut être fermé, pour le type de référentiel courant et, par ailleurs, les autres types de référentiel de même découpage période par exercice.
SEEWARNING Lorsqu'une période est fermée en comptabilité générale, elle peut être ré-ouverte exclusivement par le biais de l'utilitaire Ré-ouverture de période.

Contrôles bloquants à la fermeture de période
  • La période suivante est ouverte.
  • La date du jour est supérieure à la date de fin de période.
  • Vérification que toutes les écritures comptables ont le statut 'Définitif' (il ne peut plus avoir d’écritures provisoires ou de simulation sur la période à clôturer).
  • Vérification qu'il n'existe plus de pièces à extourner.
  • Vérification que les abonnements sont générés.
  • Vérification que les factures tiers, factures achat et vente sont comptabilisées et validées en statut 'Définitif'.
  • Vérification que les écritures lots sont comptabilisées et validées en statut 'Définitif'.
  • Vérification que les bordereaux et les règlements sont comptabilisés et validés en statuts 'Définitif'.
  • Vérification de l'existence des comptes et de la cohérence entre le collectif et le tiers.
Contrôles non-bloquants à la fermeture de période
  • Avertissement si le sens des soldes des comptes est différent du sens par défaut du compte.
  • Avertissement si un compte réservé à une devise comporte des écritures dans une devise différente.
Contrôles bloquants additionnels à la fermeture de la dernière période de l'exercice

SEEINFO L'état CLOPER effectue les mêmes contrôles que ceux réalisés lors de la demande de clôture d'une période mais il permet de les avoir d'un seul tenant (contrairement à la clôture réelle qui s'interrompt dès la première erreur détectée).

Contrôles en clôture liés à des paramètres

Certains contrôles effectués en clôture de période sont directement liés à des paramètres :

  • STOCLOPER - Contrôle période stock (chapitre STO, groupe ACC), pouvant être :
    • Non bloquant : aucun contrôle.
    • Bloquant par période : pour chaque période dont la clôture est demandée, s'il y a des mouvements non comptabilisés dans le journal des stocks (STOJOU) dont la date d'imputation (IPTDAT) appartient à la période en cours de clôture, un message bloquant s'affiche et la clôture de période n'est pas effectuée.
    • Bloquant par exercice : pour chaque période dont la clôture est demandée, s'il y a des mouvements non comptabilisés dans le journal des stocks (STOJOU) dont la date d'imputation (IPTDAT) appartient à la période en cours de clôture, un message bloquant s'affiche et la clôture de période n'est pas effectuée. Le contrôle n'est effectué qu'au moment de la clôture de la dernière période de l'exercice.

  •  FARCLOPER - Contrôle FAR (chapitre ACH, groupe INV), pouvant être :
    • Non bloquant : aucun contrôle.
    • Bloquant par période : pour chaque période dont la clôture est demandée, s'il y a des réceptions dont les factures à recevoir n'ont pas été comptabilisées, un message bloquant s'affiche et la clôture de période n'est pas effectuée.
    • Bloquant par exercice : pour chaque période dont la clôture est demandée, s'il y a des réceptions dont les factures à recevoir n'ont pas été comptabilisées, un message bloquant s'affiche et la clôture de période n'est pas effectuée. Le contrôle n'est effectué qu'au moment de la clôture de la dernière période de l'exercice.
  • SVCCLOPER - Contrôle CCA/PCA en clôture de période (chapitre CPT, groupe CLO), pouvant être :
    • Bloquant : pour chaque période dont la clôture est demandée, s'il y a des charges constatées d'avance et produits constatés d'avance non comptabilisés, un message bloquant s'affiche et la clôture de période n'est pas effectuée.
    • Non bloquant : pour chaque période dont la clôture est demandée, s'il y a des charges constatées d'avance et produits constatés d'avance non comptabilisés, un message bloquant s'affiche et la clôture de période n'est pas effectuée. Le contrôle n'est effectué qu'au moment de la clôture de la dernière période de l'exercice.
       
  • ACCPERCTL - Contrôle périodes comptabilité (chapitre AAS, groupe CPT) :
    • Oui : un certain nombre de contrôles est effectué afin de garantir une cohérence entre le découpage exercice/périodes côté Comptabilité et celui existant côté Immobilisations. 

      La clôture de la période n'est, dans ce cas, pas autorisée si cette période est, côté immobilisations, dans l'une des situations suivantes :
      - il s'agit de la période courante d'un contexte d'amortissement de la société, la période n'est donc pas clôturée,
      - il s'agit d'une période ouverte d'un contexte d'amortissement de la société et la comptabilisation de cette période est Réelle.
    • Non : aucun contrôle de cohérence portant sur le découpage exercice/périodes entre le module Comptabilité et le module Immobilisations n'est effectué.

Pour les sociétés de législation française, les paramètres sont livrés avec les valeurs suivantes :

  • STOCLOPER - Contrôle période stock : bloquant par période.
  • FARCLOPER - Contrôle FAR : bloquant par période.
  • SVCCLOPER - Cpntrôle CCA/PCA en clôture de période : bloquant.
  • ACCPERCTL - Contrôle périodes comptabilité : Oui (au niveau société) si le paramètre FRADGI - Réglementation DGI N° 13L-1-06 a pour valeur Oui.

Messages d'erreur

Il n'y a pas de message d'erreur autre que les messages d'erreur génériques.

Tables mises en oeuvre

Les tables suivantes sont mises en oeuvre par la fonction :

Table

Intitulé Table

COMPANY [CPY]

Société

FISCALYEAR [FIY]

Exercices

PERIOD [PER]

Périodes