Saisie règlements
Cette fonction permet :
- d'enregistrer un règlement et de l'associer à une facture/commande,
- de visualiser tous les règlements enregistrés, par transaction de règlement,
- de générer une pièce comptable par règlement saisi, ou de connaître les étapes de regroupement/comptabilisation restant à effectuer,
- de visualiser l'ensemble des pièces comptables déjà générées au titre du règlement.
Pré-requis
Codes activité
Les codes activités suivants (classés par type) peuvent avoir une influence sur le comportement de la fonction :
Codes activités dépendants
Ces codes ne sont jamais saisis en gestion de dossier, car leur valeur est calculée :
CASIN (Interface trésorerie).
Fonctionnel
CHQMG :
Gestion des chéquiers
VII :
Virements internationaux
Dimensionnement
ANA :
Nb d'axes analytiques
PAY :
Nb lignes règlement
PYL :
Nb règlements/lot de saisie
Localisation
KAG :
Localisation argentine
KDE :
Localisation Allemande
KIT :
Localisation Italienne
KUK :
Localisation Royaume Uni
Paramètres généraux
Les paramètres généraux suivants ont une influence sur le comportement de la fonction :
Tronc commun
CTLPAZ (défini au niveau Utilisateur) : Contrôle bon à payer
NIVBONPAYE (défini au niveau Utilisateur) : Niveau bon à payer
TRSENDDAT (défini au niveau Utilisateur) : Date fin Comptabilité Tiers
TRSSTRDAT (défini au niveau Utilisateur) : Date début Comptabilité Tiers
Tiers
AMTVIR1 (défini au niveau Société) : Seuil 1 Balance des paiements
AMTVIR2 (défini au niveau Société) : Seuil 2 Balance des paiements
AMTVIR3 (défini au niveau Société) : Seuil 3 BdP contre valeur
BANKDEF (défini au niveau Utilisateur) : Banque par défaut
BPCORDTYP (défini au niveau Législation) : Pièce commande client
BPSORDTYP (défini au niveau Législation) : Pièce commande fournisseur
CAISDEF (défini au niveau Utilisateur) : Caisse par défaut
CHGRAT (défini au niveau Société) : Reval. cours compta règlement
CHGRATIPT (défini au niveau Société) : Cours d'acompte
DACVALDAT (défini au niveau Dossier) : Gestion date de valeur
DATDEP (défini au niveau Société) : Date pour le calcul d'escompte
DENCRG (défini au niveau Société) : Destination comptable agios
DENDEP (défini au niveau Société) : Destination comptable escompte
DENINSRCP (défini au niveau Société) : Dest. comptable acompte reçu
DENINSSEN (défini au niveau Société) : Dest. comptable acompte émis
DENSPG (défini au niveau Société) : Destination comptable dépense
DENTAK (défini au niveau Société) : Destination comptable recette
JOUPAY1 (défini au niveau Site) : Journal de banque
JOUPAY2 (défini au niveau Site) : Journal chq à encaisser
JOUPAY3 (défini au niveau Site) : Journal effets à recevoir
JOUPAY4 (défini au niveau Site) : Journal effets à payer achats
JOUPAY5 (défini au niveau Site) : Journal effets à payer immos
JOUPAY6 (défini au niveau Site) : Journal remise à encaissement
JOUPAY7 (défini au niveau Site) : Journal remise à l'escompte
PAYRNDCDA1 (défini au niveau Société) : Ecart arrondi Banque<=>Tiers
PAYRNDCDA2 (défini au niveau Société) : Ecart arrondi Compte<=>Tiers
PAYRNDMAX (défini au niveau Dossier) : Ecart d'arrondi maximum
PRCAMTCNV (défini au niveau Dossier) : % variation montant devise
PRCTOL (défini au niveau Dossier) : % écart sur montant toléré
SEVBPRENT (défini au niveau Site) : OD inter-tiers pour règlement
SEVFCYENT (défini au niveau Site) : OD inter-site pour règlement
Compteurs
Les compteurs utilisés pour numéroter les documents associés à cette fonction sont :
PY1 : Règlements
PY5 : Règlement-Bordereaux de remise
PY7 : Règlements-avis domiciliation
PYL : Lots de saisie règlements
La fonction d' affectation des compteurs permet de définir quel code de compteur est utilisé
Le complément peut être utilisé au niveau du compteur afin d'intégrer pour chaque transaction le code de la transaction utilisée (compteurs PY1, PY5, PY7 et PYL).
Interface comptabilité
Sections par défaut
L'affectation des sections par défaut se fait via les codes suivants :
(défini au niveau Société)
PAYMENTD (Toutes sociétés ) : Ligne règlement
Habilitations
Cette fonction est de type objet. Les opérations de création, modification, et suppression de fiche peuvent être activées ou désactivées pour un utilisateur donné. Des filtres par rôles peuvent également être mis en place sur cette fonction.
Les données étant rattachées à un site, un filtrage par site peut être activé.
Un filtrage par code d'accès est effectué grâce au champ nommé ACS. Si un code d'accès s'y trouve, les droits de visualisation et de modification sont accordés conformément aux droits de lecture et d'écriture associés au code pour l'utilisateur, via son profil fonction.
Les options suivantes peuvent être activées ou désactivées pour chaque utilisateur :
Annulation comptable
Validation
Transactions
Lot de saisie
Annulation chèque
Autres pré-requis
Tables diverses
Les tables diverses suivantes sont utilisées par la fonction. Elles doivent donc être renseignées :
Table diverse numéro 3 : Modes de règlement
Table diverse numéro 304 : Code édition
Table diverse numéro 306 : Codes interbancaires
Table diverse numéro 314 : Type de carte bancaire
Table diverse numéro 325 : Code groupement fichier
Table diverse numéro 309 : Motifs économiques
Table diverse numéro 313 : SEPA - Nature de paiement
Tables à renseigner
Les tables suivantes sont utilisées par la fonction. Leur contenu doit donc être éventuellement mis à jour :
| Table |
Intitulé Table |
|---|---|
|
GACCDENCOD [CDA] |
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GAUTACE [GAU] |
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GRPAUTACE [GRA] |
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FISCALYEAR [FIY] |
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PERIOD [PER] |
Périodes |
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GACCOUNT [GAC] |
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TABPAYTYP [TPY] |
Menus locaux
Les menus locaux paramétrables suivants sont utilisés par la fonction. Ils doivent donc être renseignés :
Menu local numéro 689 : Etat règlement
Menu local numéro 655 : Type de remise
Menu local numéro 646 : Type d'achat
Plans de comptes
Les comptes généraux, comptes de liaisons, comptes et sections analytiques doivent être définis.
Exercices et Périodes
La date de la pièce est contrôlée par rapport à la table des périodes et à la table des exercices : l'exercice et la période doivent être ouverts.
Transactions de saisie
Les transactions de saisies doivent être paramétrées. Par défaut les transactions livrées en standard séparent les transactions clients et fournisseurs permettant ainsi de définir :
- des écrans de saisies particuliers (de un à quatre onglets),
- des informations spécifiques liées au mode de règlement (exemple : un transaction de saisie de chèque affiche à l'écran la zone "numéro de chèque"; une transaction de saisie de virement affiche à l'écran les zones relatives au "RIB"),
- des étapes de comptabilisation différentes :
- mise en portefeuille,
- remise sur compte intermédiaire,
- remise en banque (étape obligatoire),
- dévalorisation de portefeuille.
Une transaction de saisie ouverte au SEPA porte uniquement sur des montants en euros.
Destinations comptables
Les destinations comptables doivent être paramétrées. Elles définissent les schémas de comptes à utiliser comme par exemple, une destination comptable de type Encaissement qui mouvemente un compte de banque et un compte de tiers.
Groupes de pièces automatiques et pièces automatiques
L'étape de comptabilisation au niveau de la transaction implique :
- de disposer d'un groupe de pièces automatiques de règlement. Un groupe de pièces automatiques comprend toutes les pièces automatiques susceptibles d'être générées à l'étape de comptabilisation. C'est également à ce niveau que sont définit les règles de lettrages entre règlements et factures.
- de disposer de pièces automatiques. Celles-ci permettent de comptabiliser le règlement en fonction du schéma de compte indiqué par la destination comptable et de l'étape de règlement.
Gestion de l'écran
La saisie du règlement se fait sur un à quatre onglets suivant le niveau de détail de saisie paramétré au niveau de la transaction de règlement.
Certaines informations à saisir varient donc suivant la transaction. Les champs communs sont ceux définis ci-dessous.
Il est important de noter qu'il n'est possible de saisir qu'un règlement à la fois, mais :
- le règlement peut comprendre plusieurs destinations (encaissement, différences de règlement, escomptes, frais, …) et être imputé sur plusieurs échéances,
- plusieurs règlements peuvent être regroupés dans un lot de saisie
En-tête
Présentation
Numéro de règlement
Le numéro du règlement est généré automatiquement grâce au compteur défini pour les transactions de règlements.
Lot de saisie
La création de chaque règlement entraîne la création d'une ligne dans "un lot de saisie" et :
- par défaut, le règlement sera porté sur le lot courant (zone 'lot de saisie' initialisée avec le numéro de lot courant)
- pour créer un nouveau lot, il faut substituer une étoile au numéro inscrit par défaut
- si la zone "lot de saisie" est vide, le règlement n'est associé à aucun lot
- il est possible alors de le porter sur un lot existant par sélection sur la zone d'en-tête "lot de saisie"
Les éléments du lot peuvent être visualisés en saisie de règlement dans l'onglet "lot de saisie " ; le fait de sélectionner un règlement du lot met à jour automatiquement l'onglet "règlement" pour permettre de visualiser celui qui est sélectionné.
Une borne sur "lots de saisie" est présente dans les différentes fonctions associées aux règlements :
mise en portefeuille, remise en banque, génération de bordereaux, etc.
Etat
L'état du règlement est généré automatiquement. Il prendra différentes valeurs (définies dans le menu local 689), en fonction du degré d'avancement de son traitement.
Exemple : Pour un règlement par chèque.
- Si le règlement a simplement été créé, le champ Etat prendra la valeur " Saisi ".
- Si le chèque a été enregistré en banque, le champ Etat prendra la valeur " En banque ".
Il permet donc de connaître le niveau d'avancement du traitement du règlement. Pour information les différentes étapes franchies par un règlement sont les suivantes:
Etat | Description |
1 | Saisie |
2 | Accepté |
3 | En portefeuille |
5 | Bordereau saisi |
6 | Bordereau sur fichier |
7 | Domiciliation saisie |
8 | Sur compte intermédiaire |
9 | En banque |
10 | Dévalorisation portefeuille |
11 | Impayé |
Fermer
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
|
Cette zone est l'identifiant unique d'un règlement. En création d'un nouveau règlement, le numéro n'est pas saisi. Il est attribué selon un compteur qui peut être différent pour les recettes et les dépenses. Par défaut, ce compteur est PY1. |
|
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|
Indiquez le lot de saisie auquel le règlement est rattaché. Ce lot de saisie doit avoir mêmes société et transaction que le règlement. Pour ne rattacher le règlement à aucun lot de saisie, laissez la zone vide. Pour attribuer le règlement à un nouveau lot de saisie, saisissez * dans la zone. Dans ce cas, il faut que le compteur des lots de saisie pour règlements soit défini. |
|
Indiquez l'intitulé du lot de saisie. |
Fermer
Onglet Général
Présentation
Les rubriques obligatoires et importantes sont soulignées :
Site
Le code du site de l'opération est initialisé par le site associé au code utilisateur. Il est modifiable à condition d'être choisi dans la liste des sites autorisés.
Société
Cette zone est affichée automatiquement après la saisie du site de l'opération. Elle correspond à la société dans laquelle se trouve le site.
Tiers, Collectif/Compte
Le choix de l'imputation du règlement se fait :
- Sur un Tiers : le code de collectif et le compte associés s'affichent par défaut.
- Sur un collectif : le compte qui lui est associé s'affiche par défaut, le Tiers reste à préciser.
- Sur un compte général.
Date Comptable
- Elle correspond à la date de saisie du règlement. Elle est initialisée par la date système (date du jour) et est modifiable. Elle est reprise comme date comptable lors de la première comptabilisation du règlement.
- Si la transaction de règlement est gérée par "date d'échéance", la date comptable pour la remise en banque est forcée à la date d'échéance du règlement.
Mode de règlement
Le mode de règlement correspond au mode de paiement utilisé pour le règlement (chèque, carte bleue, échange de marchandises… Les modes de règlements sont définis au niveau de la table diverse n°3). Si la transaction de règlement est paramétrée comme ayant plusieurs modes de règlements possibles, on peut sélectionner dans cette zone le mode de règlement à utiliser. Le premier mode de règlement attribué à la transaction apparaît par défaut.
Référence remise
On peut saisir une référence interne pour la remise appliquée au règlement.
Référence pièce (Référence)
On peut saisir une référence interne pour la pièce de règlement.
Libellé (libellé d'en - tête)
On peut saisir un libellé pour information. Ce libellé sera repris par défaut dans le libellé des lignes de saisie du règlement (si le champ " libellé ligne " a été sélectionné lors du paramétrage de la transaction de règlement)
Banque/Caisse
Il s'agit de la Banque/Caisse sur laquelle seront passées toutes les opérations de trésorerie. Cette banque/caisse est rattachée à un site (éventuellement à une société en particulier). A chaque banque est attaché un compte général (Cf. documentation Comptes en banque). La caisse a également un compte propre défini au niveau du paramétrage des comptes généraux.
C'est par rapport à cette zone que l'on détermine le compte de trésorerie à mouvementer : chaque banque / caisse dispose d'un jeu de journaux (banque, effet à payer/recevoir, remise intermédiaire etc…) qui permet de trouver le compte de trésorerie à mouvementer suivant l'étape de comptabilisation.
Si cette zone n'est pas renseignée, il faut passer par la fonction "Affectation banque " pour indiquer sur quelle(s) banque(s) le règlement est affecté (Cf. documentation Affectation Banques).
Devise
La devise dans laquelle le règlement est effectué est définie dans cette zone. Par défaut il s'agit de la devise du tiers. Quelques cas à souligner :
- La devise du règlement est différente de la devise de facture (lignes de règlement) : outre la comptabilisation principale (pièces automatiques PRINC ou STEPN), une pièce d'OD est générée via la pièce automatique PYODD.
- La devise de règlement est différente de la devise de la banque (la devise banque est paramétrée au niveau du compte général de trésorerie) : outre la comptabilisation principale (pièces automatiques PRINC ou STEPN), une pièce d'OD est générée via la pièce automatique PYODH ou PYDVN.
Montant Tiers
Cette zone représente le montant effectif du règlement.
- Ce montant est exprimé dans la devise du règlement (cf zone Devise). Pour information, la devise dans laquelle est exprimée ce montant est rappelé en incrustation à côté du champ.
- Il est important de saisir ce montant car les échéances sélectionnées sur le règlement disposeront alors d'un montant par défaut équivalent à celui de l'échéance, à concurrence du montant saisi dans cette zone.
C/T val. devise banque
- Cette zone représente le montant effectif du règlement exprimée en devise de tenue du compte en banque.
- Cette zone correspond à la contre-valeur de la zone "Montant Tiers" (saisie précédemment) exprimée en devise de banque. Si la contre-valeur saisie est différente de la contre-valeur trouvée par le progiciel, un message d'avertissement demande de confirmer la saisie et précise la contre-valeur trouvée (en fonction du type de cours en vigueur à la date comptable).
- Ce champ permet d'exprimer une contre valeur lorsque la devise du règlement est différente de la devise de tenue du compte en banque.
Sens
Cette zone indique si le règlement est une recette ou une dépense. Elle n'apparaît que si le sens n'est pas indiqué au niveau de la transaction de règlement.
Type de Chèque
Le type de chèque peut prendre les valeurs suivantes : Sur place, Hors place ou Etranger qui sont définies dans le menu local 654. Il est utilisé comme critère de regroupement en génération de bordereaux de remise si la banque est paramétrée avec remise de chèque 'HP/SP'.
N° de chèque
Le numéro de chèque permet une traçabilité du règlement. Il est repris comme référence dans la pièce comptable générée par le traitement de règlement (défini au niveau du paramétrage des pièces de règlement).
Etablissement payeur
Il s'agit de l'établissement émetteur du mode de règlement (banque, tiers…). Ces informations (numéro de chèque et établissement payeur) sont reprises dans l'impression des remises de chèques (état REMCHQ)
Date d'échéance
- Si la transaction de règlement est gérée par "date d'échéance", la date d'échéance est initialisée de différentes façons suivant que le règlement soit saisi (dans ce cas c'est l'utilisateur qui contrôle la valeur de cette date qui est par défaut initialisée à la date d'échéance) ou généré depuis la proposition automatique (la date d'échéance est alors initialisée à la date la plus proche des échéances qui constituent le règlement)
- Si la transaction de règlement est gérée par "date d'échéance", la date comptable pour la remise en banque est forcée à la date d'échéance du règlement. A l'étape du bordereau remise si la remise est escomptée il est possible de saisir une date de comptabilisation différente.
Date de valeur
Elle correspond à la date où la trésorerie sera disponible. Par défaut, il s'agit de la date d'échéance.
Type de remise
- Le type de remise (encaissement ou escompte) peut être précisé pour les traites.
- Si la transaction de règlement est gérée par "date d'échéance", il est considéré que la remise de traites se fait par défaut à échéance (type de remise à l'encaissement) et la date de remise en banque est donc la date d'échéance. Par exception, au niveau de la saisie du bordereau de remise, il est possible de remettre certaines traites à l'escompte. Dans ce cas, même si la transaction est gérée par date d'échéance, la saisie de la "date comptable" pour la remise en banque devient possible.
Date d'origine
Elle correspond à la date de création du règlement. Par défaut, il s'agit de la date système.
Référence tiré
On peut saisir dans ce champ, une référence interne pour le " tiré ", c'est à dire le débiteur.
RIB
On saisit dans cette zone le numéro du relevé d'identité bancaire du débiteur. Une partie du contenu de cette zone peut être initialisée et contrôlé.
Le RIB peut être initialisé à partir du code adresse de règlement.
Domiciliations (1 & 2)
On indique dans cette zone la domiciliation relative au RIB.
Domiciliations Banque du bénéficiaire (3 & 4) - Accessibles par clic droit
Ces zones permettent de gérer les banques intermédiaires dans le cadre des échanges commerciaux avec les pays non occidentaux. Elles sont accessibles depuis la zone RIB.
Domiciliations Banque intermédiaire (1, 2, 3 & 4) - Accessibles par clic droit
Ces zones permettent de gérer les banques intermédiaires dans le cadre des échanges commerciaux avec les pays non occidentaux. Elles sont accessibles depuis la zone RIB.
Zones supplémentaires
Motif économique
Le code motif économique est utilisé par la Banque de France dans le cadre de l’établissement de la Balance des paiements.
Il est nécessaire pour toute opération entrant dans le cadre suivant :
- transactions en euro vers une banque de l'Union européenne, y compris la France, pour les comptes de non-résidents et à partir de 50 000 euros,
- transactions en euro vers une banque située à l'extérieur de l'Union européenne et à partir de 12 500 euros,
- transactions en devise autre que l'euro vers une banque de l'Union européenne, y compris la France et à partir de 12 500 euros.
La qualité de résident/non-résident est définie au niveau Tiers.
Les seuils déclaratifs sont déterminés par les valeurs paramètres AMTVIR1, AMTVIR2 et AMTVIR3 dans le chapitre Tiers / Valeurs par défaut.
La saisie de ce code et son caractère obligatoire sont déterminés au niveau du paramétrage de la transaction de saisie de règlements.
Si la société à partir de laquelle on constitue le règlement a le statut de déclarant direct général à la balance des paiements, le code 060 ‘Déclarant direct général’ sera proposé (paramétrage fiche Société).
Dans le cas contraire, la valeur proposée sera celle définie au niveau du tiers (paramétrage fiche Tiers). Ce code est modifiable.
Cette valeur est reprise dans les fichiers bancaires (AFB160, AFB320, SEPA Credit Transfer).
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Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Bloc numéro 1
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Indiquez le site sur lequel remettre ou duquel émettre le règlement. Si le règlement est attribué à un lot de saisie, le site indiqué doit appartenir à la société du lot de saisie. Lorsque le règlement sera comptabilisé, l'écriture du compte de trésorerie sera passée sur le site indiqué ici. |
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Indiquez le tiers émetteur ou récepteur du règlement. Lorsque le règlement est à comptabiliser sur un compte général ( Loyer, EDF, etc ), laissez cette zone à vide et renseignez ensuite le compte général. |
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Indiquez le collectif associé au tiers du règlement. Par défaut, le collectif proposé est :
Le mode d'initialisation de la zone 'Collectif' dépend de la présence, ou non, de l'onglet "Tiers/Société" de la fiche Tiers. Absence d'onglet "Tiers/Société" dans la fiche TiersLorsque le code client/fournisseur est indiqué, le programme remonte dans l'onglet "Financières" de sa fiche et propose par défaut le compte collectif se trouvant en ligne 1 de son code comptable. Présence de l'onglet "Tiers/Société" dans la fiche TiersSur un document, le site et le code client/fournisseur sont les premières informations saisies. Sage X3 remonte sur la fiche Tiers et dans l'onglet "Tiers/Société "cherche si une ligne d'exception a été créée pour la société du site du mouvement et, le cas échéant, trouve le code comptable client/fournisseur. Le programme récupère le compte de la ligne 1 du code comptable. |
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Cette zone est saisissable uniquement lorsqu'aucun tiers et collectif n'ont été renseignés précédemment. Elle permet d'indiquer le compte général (Loyer, EDF, etc ) sur lequel doit être comptabilisé le règlement. |
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Le champ obligatoire Code adresse permet d'indiquer un code adresse de règlement.
Cette adresse permettra d'initialiser le champ RIB lorsqu'il est présent dans une transaction. |
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Bloc numéro 2
Bloc numéro 3
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Bloc numéro 5
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Fermer
Onglet Imputations
Présentation
Cet onglet est fusionné avec le premier onglet "Général", dans le cas ou le nombre d'informations demandées dans la transaction est restreint, permettant ainsi d'obtenir une saisie pleine page.
Les rubriques obligatoires et importantes sont soulignées:
Date de Banque (code activité KIT)
S'apparente à une gestion en date de valeur mais du côté des organismes financiers. Date légale pour toutes les impressions liées à une Banque. Dans certains pays, la "date comptable" est différente de la "date de banque" qui peut elle-même être différente de la "date de valeur".
Date de valeur
Elle correspond à la date où la trésorerie sera disponible. Par défaut, il s'agit de la date d'échéance.
Date de création
Elle correspond à la date de création du règlement. Par défaut, il s'agit de la date système.
N° Carte bancaire
Le numéro de carte bancaire permet une traçabilité du règlement. Il est repris comme référence dans la pièce comptable générée par le traitement de règlement (défini au niveau du paramétrage des Pièces de règlement).
Type de carte
Ce champ apparaît lorsque l'option " N° de carte bancaire " a été choisie lors du paramétrage des transactions de règlements. Les valeurs de ce champ sont définies dans la table diverse n° 314.
Date de Validité
Ce champ apparaît lorsque l'option " N° de carte bancaire " a été choisie lors du paramétrage des transactions de règlements. Il correspond à la date de validité inscrite sur la carte bancaire.
Autorisation carte
Il s'agit d'un code à usage interne, non géré en standard par Sage X3.
Type d'achat
Ce champ permet de préciser le type d'achat réglé (Immobilisations ou autres). Les valeurs de ce champ sont définies dans le menu local 646. En fonction du type d'achat choisi, la comptabilisation du règlement peut se faire sur un collectif différent.
Fermer
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Bloc numéro 1
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Indiquez la date comptable du règlement. C'est la date à laquelle la première comptabilisation du règlement est passée. Cette date doit correspondre à un période et un exerice ouvert pour la société indiquée dans le règlement. Aussi, tous les contrôles de validité par rapport aux dates des natures, sections, répartitions analytiques et conversion de montants dans différentes devises en gestion de règlements sont effectués par rapport à cette date. |
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Indiquez le mode de règlement. Cette zone fait référence à la table diverse 3. Le mode de règlement saisi doit être défini dans la transaction. Par défaut, le premier mode de règlement de la transaction est proposé. |
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Indiquez si le règlement est une recette ou une dépense. Cette zone n'est présente dans l'écran de saisie des règlements, lorsque la transaction de règlement est définie avec un sens de règlement "Indéterminé". |
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Cette zone peut être utilisée comme critère de regroupement des règlements lors de la géneration de bordereaux de remise. |
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Indiquez une référence. Cette information sert à la constitution des fichiers bancaires de prélevements et de virements, et à la sélection de règlements dans les fonctions de prorogations et d'impayés. Elle peut aussi être reportée dans les pièces comptables de comptabilisation des règlements via la formule "Référence pièce" des pièces automatiques. |
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Un code de motif de règlement est utilisé dans le cadre de la génération de fichiers bancaires au format SEPA Credit Transfer. Il correspond à la donnée 'Remittance information' des messages standards ISO 20022. |
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Indiquez l'intitulé du règlement. Cette information est reprise par défaut en intitulé des lignes de règlement, et de prorogations. Elle est aussi utilisée lors du paramétrage des fichiers bancaires. |
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Selon le paramétrage de la transaction de règlement, indiquez le compte de banque ou de caisse sur lequel le règlement doit être encaissé (recette) ou décaissé (dépense). Selon le paramétrage de la transaction, cette information est obligatoire ou facultative à la saisie de règlement. En cas de zone facultative, l'attribution d'une banque pour un règlement peut être effectué par la suite via les fonctions de saisie ou d'affectation de banques. |
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Indiquez la devise du règlement. |
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Indiquez le montant du règlement. Ce montant est exprimé dans la devise du règlement. |
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Si la banque est précisée et si les devises de banque et de règlement ne sont pas toutes deux de la zone Euro, cette zone est saisie et permet de forcer le montant du règlement en devise de banque. |
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Indiquez le type de chèque (Sur place, Hors Place, Etranger, Euro) correspondant au règlement. Cette zone est utilisée comme critère de regroupement des règlements lors de la génération des bordereaux de remise pour :
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Indiquez le numéro du chèque. Pour les dépenses associées aux transactions définies avec "Impression obligatoire" et code édition associé au code traitement CHE (Chèques émis), le numéro de chèque doit être obligatoirement renseigné avant comptabilisation en banque. Ceci peut être fait soit manuellement, soit par impression de chèques ou lettres-chèques. |
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Indiquez l'établissement payeur pour les chèques reçus. Cette information est reprise lors de l'impression des remises de chèques. |
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Indiquez la date d'échéance du règlement. C'est la date à partir de laquelle le montant est dû. Par défaut, la date d'échéance est initialisée à la date comptable du règlement. En particulier, pour les transactions avec "Gestion par date échéance" où la comptabilisation en banque n'est pas la première comptabilisation, la comptabilisation en banque est effectuée à la date d'échéance du règlement. |
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Indiquez le type de remise (Encaissement, Escompte) correspondant au règlement. Cette zone n'est saisie et utilisée que pour les transactions dont le code édition n'est pas associé à CHE ou CHR. Pour les autres transactions où le type de remise est saisissable, cette zone est utilisée comme critère de regroupement des règlements lors de la génération des bordereaux de remise. Le type de remise peut être aussi utilisée comme critère de sélection lors de la comptabilisation intermédiaire et de la comptabilisation en banque des bordereaux de remise. |
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Indiquez la date d'origine du chèque reçu. La date d'origine par défaut est la date du jour. |
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Indiquez la référence du tiré. Cette information sert à la constitution de fichiers de remise LCR et pour la sélection d'un règlement dans la fonction de rapprochement manuel. |
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Indiquez la date de valeur du règlement. C'est la date à partir de laquelle le montant du règlement remis en banque sera réellement disponible auprès de celle-ci sans frais suplémentaire. Par défaut, la date de valeur est initialisée à la date d'échéance. |
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Ce champ est lié à la table diverse 313. |
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Indiquez la date de création LCR. C'est la date à laquelle la LCR a été faite. La date de création LCR par défaut est la date du jour. Cette information est reprise dans le fichier transmis à la banque. |
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Indiquez les informations relatives au règlement par carte bancaire :
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Informations relatives à la Banque de France :
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Indiquez s'il s'agit du règlement d'un achat de marchandises/services ou d'immobilisations. Selon le cas, les comptes de TVA éventuellement mouvementés lors de la comptabilisation du règlement seront différents. Aussi, via la transaction de règlement et les pièces automatiques, il est possible de définir lors de la comptabilisation en portefeuille des schémas de comptabilisation différents selon le type d'achat. |
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Pas d'aide liée à ce champ. |
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Indiquez les informations bancaires du tiers ou du compte général d'entête de règlement :
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Bloc numéro 2
Bloc numéro 3
Bloc numéro 4
Fermer
Onglet numéro 3
Présentation
Ce tableau est fusionné avec le premier onglet "général", dans le cas ou le nombre d'informations demandées dans la transaction est restreint, permettant ainsi d'obtenir une saisie pleine page.
Destinations comptables
La destination comptable indique les schémas de comptes à utiliser (cf. documentation Destinations Comptables). C'est la destination comptable définie lors du paramétrage de la transaction de règlement qui s'affiche par défaut.
Exemple: une destination comptable de type Encaissement mouvemente un compte de banque et un compte de tiers.
Type de pièce et Pièce
- Ces champs ne sont saisissables que si la destination comptable saisie est "imputable" ("lettrable").
- Le fait de renseigner ces deux zones déclenche un lettrage entre le règlement en-cours de saisie et la pièce/facture duquel on le rapproche.
- Le type de pièce donné par défaut provient de la destination comptable. Le numéro de pièce correspond soit au numéro de facture, soit à une échéance de facture (cas d'une facture multi-échéances). Il peut également s'agir d'un type de pièce commande (Cf paramètres généraux BPSORDTYP et BPCORDTYP) et il conviendra alors de renseigner le numéro de commande; aucun lettrage n'est déclenché lorsqu'un règlement est rapproché d'une commande.
- Le type de pièce et la pièce peuvent être directement sélectionnés en utilisant l'un des deux tiroirs de gauche: "Echéances" ou "Echéances groupées"
Site
Il est possible de modifier le site à la ligne, et par là même d'effectuer des opérations inter sites dans une même société juridique. Les écritures de liaison sont générées automatiquement sur les comptes de liaison préalablement paramétrés (cf. documentation Comptes de liaison). Aucune pièce automatique particulière n'est nécessaire.
Par défaut, le site proposé est celui défini dans l'en-tête de la saisie de pièce.
Devise
- Si la ligne de règlement fait référence à une pièce/facture: il s'agit de la devise de la facture. Celle-ci n'est pas modifiable.
- Si la ligne de règlement ne fait pas référence à une pièce/facture: il s'agit de la devise d'entête de saisie, c'est à dire celle du "Montant en devise". Cette devise est dans ce cas modifiable. Cas d'emplois :
- Compte de banque tenu en EUR.
- Règlement en £ d'une facture en £.
- Frais bancaires en EUR.
- Si la transaction précise que le taux de change du règlement est le "cours facture" et que plusieurs factures disposant de taux différents sont sélectionnées au sein du même règlement, la pièce comptable indiquera quel est le cours théorique à la date du règlement, et laissera non renseignée la zone du cours réel utilisé.
Retenue (liée à la législation Italienne : code activité KIT et paramètre ITARTZ)
Cette colonne n'est jamais saisie et suivant le paramétrage du code Retenue elle peut être vide. Elle indique en négatif et en devise retenue le montant de retenue sur règlement imputé au(x) compte(x) Caisse/Etat pour la facture indiquée sur la ligne. Le montant Tiers est déduit de la retenue calculée et du montant saisi.
- Exemple: Facture FAC001 de 1055 EUR. Retenue de 10% au règlement.
Compte | Tiers | Débit | Crédit |
466 (coll. fournisseur) | AUTEUR01 |
| 1055 |
4456 (TVA 5,5%) |
| 55 |
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651 (droits) |
| 1000 |
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Saisie du règlement :
Destin. | Type | Facture | Site | Devise | Retenue | Montant | Mnt T |
ENC | FAC | FAC001 | 001 | EUR | -100 | 1055 | 955 |
Pièce de règlement :
Compte | Tiers | Débit | Crédit |
466 (coll. fournisseur) | AUTEUR01 | 1055 |
|
437 (Org. Collecteur) |
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| 100 |
512 (Banque) |
|
| 955 |
Montant
- Montant qui est réglé pour l'échéance précisée.
- Montant en devise de facture.
- Si la zone "Montant Tiers" a été renseignée, l'échéance sélectionnée propose par défaut dans cette zone le montant global de l'échéance à concurrence de ce qui à été saisi en entête de règlement.
Imputé Tiers
- Montant affecté au Tiers.
- Exprimé en devise de règlement.
- Cette colonne n'est mouvementée que pour les destinations comptables de type Banque/Tiers. La saisie d'un règlement ne peut être enregistrée que si le total des montants de cette colonne est égal au "Montant Tiers" en en-tête du règlement.
Libellé
On choisit au niveau du paramétrage des Transactions de règlement si un libellé peut être saisi à la ligne. Par défaut, il reprend le même intitulé qu'en en-tête.
Taxe
Lorsque la destination comptable à la ligne fait appel à un compte soumis à la TVA, la zone taxe est accessible à la saisie. Elle est initialisée avec le code taxe associé au compte. Suivant le contexte, il faut vérifier que ce code taxe correspond bien à la taxe réellement applicable, ou le modifier. Le code taxe définit le taux, le régime et les modalités de déductibilité applicables à l'opération.
Nature analytique
Au niveau des comptes généraux (cf. documentation Comptes généraux), on peut définir une nature liée automatiquement à un compte. Le champ nature, en saisie de pièce, n'est alors pas modifiable. Par contre, si un crible nature a été défini, il est possible de choisir, en saisie de pièce, une nature analytique différente, conforme au crible.
Si le compte associé à la destination comptable est suivi en analytique, alors la nature est saisissable.
Unités/Quantité
Lors du paramétrage d'une nature analytique, on définit s'il y a saisie d'unités d'œuvre. Le cas échéant, on lui alloue une unité, en précisant sa valeur par défaut (en devise de reporting). C'est cette unité qui apparaît lors de la saisie de pièce. La quantité est automatiquement calculée en divisant le montant HT (converti en devise reporting) par la valeur de l'unité d'œuvre. La quantité peut être modifiée.
Répartition
On définit ici les modalités de répartition du montant de la ligne sur les différentes sections de chaque axe.
Ces modalités sont définies de la façon suivante :
- La saisie d'une clé de répartition analytique configurée préalablement (cf. documentation Répartitions a priori)
- En montant. On peut alors répartir le montant en autant de sous-montants qu'il est nécessaire.
- En pourcentage. Un calcul est fait en fonction de la somme des coefficients utilisés pour la répartition.
Exemple : sur une base de 100, on lira un coefficient de 10 comme 10%. Mais sur une base de 50, un coefficient de 10 sera équivalent à 20%.
Pour ces deux derniers cas, on peut pré-initialiser la répartition avec une clé déjà existante. L'affichage final sera " $ ".
Axes analytiques
Si le montant comptable n'a pas été ventilé sur plusieurs sections en analytique, la zone " répartition " n'a pas à être renseignée. La saisie est réalisée directement dans les colonnes suivantes, sur la section concernée, pour chacun des axes.
L'initialisation des sections est réalisée par le biais des codes sections par défaut et plus particulièrement le code section par défaut PAYMENTD.
Total Imputé Tiers
Zone mise à jour en temps réel suite aux différents picking d'échéances.
Reste à imputer
Lorsque la zone d'entête "Montant Tiers" est renseignée, ce champs permet de connaître le montant progressif restant à imputer aux factures en temps réel.
Montant Banque
Montant passé sur le compte de banque. Celui-ci est déterminé à la création du règlement.
Fermer
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Tableau
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Indiquez la destination comptable de la ligne de règlement. Cette information détermine notamment comment la ligne de règlement sera comptabilisée ultérieurement. Une destination comptable par défaut peut être associée à chaque transaction de règlement. |
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Indiquez l'échéance à imputer sur la ligne de règlement en précisant son type et numéro de pièce. Ces informations permettent à la comptabilisation du règlement d'effectuer le lettrage entre le règlement et la facture réglée par exemple.
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Indiquez l'échéance à imputer sur la ligne de règlement en précisant son type et numéro de pièce. Ces informations permettent à la comptabilisation du règlement d'effectuer le lettrage entre le règlement et la facture réglée par exemple.
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Indiquez le site de la ligne de règlement. Ce site soit appartenir à la société du règlement. Lorsque le règlement sera comptabilisé, la comptabilisation de la ligne de règlement pour la contrepartie du compte de trésorerie (compte de tiers, compte de charge, compte de TVA) se fera sur le site ici indiqué. Par défaut, le site proposé est le site de l'échéance imputée ou le site d'entête de règlement. |
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Indiquez la devise dans laquelle le montant règlé correspondant à la ligne de règlement va être saisi. Par défaut, la devise proposée est :
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Indiquez le montant règlé correspondant à la ligne de règlement, exprimé dans la devise de ligne. Selon le montant saisi, le type et le sens de la destination comptable et le sens débiteur ou créditeur de l'échéance imputée, la colonne suivante "Montant imputé" indique la part du montant d'entête de règlement correspondant à la ligne. |
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Indiquez le montant règlé correspondant à la ligne de règlement, exprimé dans la devise de règlement. Seules les destinations comptables de type Banque <=>Tiers mouvementent la colonne "Montant imputé" exprimée en devise de règlement. Pour enregistrer la saisie d'un règlement, il faut que la somme des montants imputés du règlement soit égale au montant du règlement indiqué en entête. |
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Indiquez le code taxe à utiliser pour la comptabilisation de la ligne de règlement. Ce code n'est saisi que si :
Par défaut, le code taxe proposé est celui de l'échéance imputée sur la ligne de règlement, ou celui du compte déterminé comme indiqué plus haut. |
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Indiquez l'intitulé de la ligne de règlement. Cet intitulé est initialisé par le libellé d'entête de règlement, s'il est renseigné. |
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Pour les lignes de règlements associées à une nature analytique définie avec saisie d'unité d'oeuvre, indiquez en unité d'oeuvre la quantité correspondant au montant réglé. |
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Indiquer la répartition analytique sur laquelle comptabiliser la ligne de règlement. La répartition saisie doit être compatible avec la date comptable de règlement, le site et la nature analytique de la ligne de règlement. |
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Indiquer les sections analytiques sur lesquelles comptabiliser la ligne de règlement. Selon les paramètres du chapitre CPT et la nature analytique de la ligne de règlement, la saisie de cette zone peut être obligatoire, facultative ou interdite. La section saisie doit être compatible avec le site et la nature analytique de la ligne de règlement, et la date de règlement.
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Fonctions accessibles par clic droit sur le tableau
Consultation de comptes
Toujours accessible il permet de faire un zoom sur la consultation du compte client ou fournisseur ou tiers pour le collectif de règlement saisi.
Facture/Commande
Lorsqu'une échéance est imputée sur la ligne, ce tunnel permet de remonter au document d'origine: facture ou commande.
Relevé
Présente dans une fenêtre de sélection les échéances de facture portées sur relevé.
Fermer
Onglet Lot de saisie
Présentation
Cet onglet est présent si une gestion des "règlements par lot" est demandée au niveau de la transaction de règlement. La création de chaque règlement entraîne la création d'une ligne au sein d' "un lot de saisie". Cet onglet permet de récapituler en tableau les règlements constitutifs du lot.
- le fait de sélectionner un règlement du lot - en cochant la case prévue à cet effet dans la première colonne - met à jour automatiquement l'onglet "général" pour visualiser le détail du règlement.
- les informations majeures du règlement (numéro, date, site, Banque, mode de règlement, collectif, Tiers, devise, montant, état, n° de bordereau) sont rappelées.
Fermer
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
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Bloc numéro 2
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Bloc numéro 3
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Fermer
Fonctions accessibles par clic droit sur le tableau
Etats
Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :
LISREG : Liste des règlements
Mais ceci peut être modifié par paramétrage.
Boutons spécifiques
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Ce bouton permet de comptabiliser le règlement. Il est actif uniquement si toutes les données saisies dans le règlement sont complètes pour l'étape de comptabilisation en question. |
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Option liée à la législation Argentine (code activité KAR et paramètre ARGDSC). |
Barre de menu
Zoom / Pièce comptable
Ce zoom est toujours accessible dès que le règlement a été validé. Il présente toutes les pièces comptabilisées au titre du règlement.
Zoom / Transaction
Permet d'afficher le contenu du paramétrage de la transaction.
Options / Annulation comptable
Cette option permet d'extourner un règlement. L'ensemble des écritures qui lui sont associées sont alors contre passées. Quant au règlement, il revient à l'état Saisi.
Adresse / Adresse règlement
Cette option permet de consulter l'adresse complète du règlement.
Adresse / Adresse règlement
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Echéance en-cours de lettrage
L'échéance sélectionnée a déjà fait l'objet d'un lettrage dont le traitement n'a pas encore abouti. Ce lettrage est probablement "en attente" dans la "Tâche comptable". Vérifier que la tâche comptable soit active.
Attention code adresse règlement différent
Un contrôle permet de vérifier la cohérence entre l'adresse de règlement et celle de l'échéance.
Tables mises en oeuvre
Les tables suivantes sont mises en oeuvre par la fonction :
| Table |
Intitulé Table |
|---|---|
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ATABDIV [ADI] |
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AUTILIS [AUS] |
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BANK [BAN] |
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BID [BID] |
Relevé Identité Bancaire |
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BPARTNER [BPR] |
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BPCUSTOMER [BPC] |
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BPSUPPLIER [BPS] |
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CACCE [CCE] |
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CACCEDEF [CDE] |
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CADSP [DSP] |
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COMPANY [CPY] |
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FACILITY [FCY] |
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FISCALYEAR [FIY] |
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GACCCODE [CAC] |
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GACCDENCOD [CDA] |
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GACCDUDATE [DUD] |
Echéances |
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GACCENTRY [HAE] |
Pièces comptables |
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GACCOUNT [GAC] |
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PAYLOT [PYL] |
Lot de saisie |
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PAYMENTA [PYA] |
Lignes analytiques règlement |
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PAYMENTD [PYD] |
Lignes règlement |
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PAYMENTH [PYH] |
En-tête règlements |
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PERIOD [PER] |
Périodes |
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PORDER [POH] |
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SORDER [SOH] |
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TABCHANGE [TCH] |
Table des Cours des devises |
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TABCOUAFF [TCA] |
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TABCOUNTRY [TCY] |
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TABCUR [TCU] |
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TABPAYTYP [TPY] |
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TABUNIT [TUN] |
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TABVAT [TVT] |