Affaire
Cette fonction permet de gérer des éléments souvent dénommés sous des vocables différents : Affaires, Projets, Opportunités…
Ces derniers traduisent tous la même notion. Leur objectif est de gérer les caractéristiques et les étapes d'un cycle de vente.
Pré-requis
Codes activité
Les codes activités suivants (classés par type) peuvent avoir une influence sur le comportement de la fonction :
Fonctionnel
CCN :
Concessions
CSL :
Consolidation
DEB :
Déclaration d'échange de biens
FCT :
Gestion de l'affacturage
FUP :
Gestion relances et impayés
LND :
Gestion des prêts
MUL :
Gestion tiers multi-société
PPT :
Gestion des prospects
Dimensionnement
ANA :
Nb d'axes analytiques
COM :
Catégories commission
REC :
Représentants client
SFI :
Nb maxi elts fact. saisis
STC :
Familles statistiques vente
STR :
Familles statistiques demandes
Localisation
KAG :
Localisation argentine
KFR :
Localisation française
KIT :
Localisation Italienne
Compteurs
Les compteurs utilisés pour numéroter les documents associés à cette fonction sont :
OPP : Affaires
La fonction d' affectation des compteurs permet de définir quel code de compteur est utilisé
Habilitations
Cette fonction est de type objet. Les opérations de création, modification, et suppression de fiche peuvent être activées ou désactivées pour un utilisateur donné. Des filtres par rôles peuvent également être mis en place sur cette fonction.
Les données étant rattachées à un site, un filtrage par site peut être activé.
Autres pré-requis
Tables diverses
Les tables diverses suivantes sont utilisées par la fonction. Elles doivent donc être renseignées :
Table diverse numéro 400 : Etape affaire
Table diverse numéro 418 : Concurrents
Table diverse numéro 419 : Motif étape avant vente
Table diverse numéro 420 : Motif étape après vente
Table diverse numéro 421 : Etapes après vente
Gestion de l'écran
Une affaire constitue également l'endroit privilégié pour la création et le suivi des devis.
En-tête
Présentation
Chrono
Ce champ est par défaut associé à un compteur à fonctionnement automatique. Par conséquent, l'utilisateur ne doit en principe pas se préoccuper de son contenu.
Site de vente
Ce champ mentionne le site sur lequel est géré de façon principale l'affaire en question.
Devise
Ce champ mentionne la devise utilisée pour tous les champs financiers de l'affaire. Un changement de code dans ce champ est instantanément répercuté sur les différents champs de l'affaire.
Dénomination
L'utilisateur doit saisir ici une brève description de la nature de l'affaire. La véritable description détaillée de toutes ses caractéristiques doit se faire via la fonction Commentaire du menu Fichier.
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Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Bloc numéro 2
Bloc numéro 1
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Ce champ mentionne le site sur lequel est gérée de façon principale l’affaire en question. |
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L'utilisateur doit saisir ici une brève description de la nature de l'affaire. La véritable description détaillée de toutes ses caractéristiques doit se faire via la fonction Commentaire du menu Fichier. Si l'affaire a été générée depuis une demande de service, un menu contextuel Demande de service permet de consulter les caractéristiques de la demande à financer. |
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Il est possible d’identifier une affaire sur la totalité des différents types de tiers. Un champ affiché en regard du tiers permet de connaître le type du tiers sélectionné. |
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Ce champ mentionne la devise utilisée pour tous les champs financiers de l’affaire. Un changement de code dans ce champ est instantanément répercuté sur les différents champs de l’affaire. |
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Ce champ permet d’identifier l’interlocuteur principal chez le tiers avec lequel la majorité des relations sont effectuées. Une affaire peut également être identifiée directement chez un interlocuteur. Dans ce cas, aucun tiers n’est mentionné. Plusieurs outils de sélection Interlocuteur sont disponibles depuis le champ Interlocuteur. Le premier menu contextuel dénommé « Sélection » permet de sélectionner un interlocuteur parmi ceux ayant une relation avec le tiers mentionné. Si aucun tiers n’est saisi, cette fonction ne renvoie rien. Le deuxième menu contextuel dénommé « Interlocuteurs » permet d’accéder directement à l’OBJet Interlocuteurs et d’y effectuer la sélection de son choix. Le troisième menu contextuel dénommé « Sélection interlocuteurs » permet de sélectionner un interlocuteur parmi la liste complète de tous les interlocuteurs saisis dans l’application. |
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Onglet Affaire
Présentation
Cet onglet délivre les principales caractéristiques de l'affaire.
Relations
Tiers
Il est possible d'identifier une affaire sur la totalité des différents types de tiers. Un champ affiché en regard du tiers permet de connaître le type du tiers sélectionné.
Interlocuteur
Ce champ permet d'identifier l'interlocuteur principal chez le tiers, avec lequel la majorité des relations sont effectuées. Une affaire peut également être identifiée directement chez un interlocuteur. Dans ce cas, aucun tiers n'est mentionné. Plusieurs outils de sélection Interlocuteur sont disponibles depuis le champ Interlocuteur.
- Le premier menu contextuel Sélection permet de sélectionner un interlocuteur parmi ceux ayant une relation avec le tiers mentionné. Si aucun tiers n'est saisi, cette fonction ne renvoie rien.
- Le deuxième menu contextuel Interlocuteurs permet d'accéder directement à l'objet Interlocuteurs et d'y effectuer la sélection de son choix.
- Le troisième menu contextuel Sélection interlocuteurs permet de sélectionner un interlocuteur parmi la liste complète de tous les interlocuteurs saisis dans l'application.
Représentant
Ce champ permet d'identifier le représentant principalement en charge de la gestion de cette affaire.
Qualification
Date de conclusion
Ce champ doit contenir la date à laquelle il est possible de conclure l'affaire.
Etape en cours … Depuis le
Ces champs inaccessibles à la saisie sont renseignés automatiquement à partir de l'alimentation des onglets "Etapes avant-vente" et "Etapes après-vente". Ils traduisent l'état actuel de l'affaire.
Nombre de devis
Ce champ inaccessible à la saisie affiche le nombre de devis déjà générés pour l'affaire. Celui-ci est alimenté au fur et à mesure de la création et de la suppression des devis relatifs à une affaire.
Eléments financiers
Montant estimé
Ce champ doit contenir le montant probable attendu de la commande du prospect/client.
Probabilité de lancement du projet
Ce champ représente le pourcentage de chances que le projet du prospect/client aboutisse réellement à une commande. Un champ Montant pondéré, affiché en regard, contient le montant estimé pondéré par la probabilité de lancement du projet.
Chance de réussite
Ce champ représente le pourcentage de chances que le prospect/client nous sélectionne pour la réalisation de son projet. Un champ Montant pondéré, affiché en regard, contient le montant estimé pondéré par la chance de réussite
Double pondération
Ce champ inaccessible à la saisie affiche une pondération du montant estimé pouvant résulter de deux méthodes de calcul différentes.
- Double pondération cumulée : Le montant affiché résulte du calcul suivant :
T = ME x (PLP / 100)
DPC = T x (CR / 100)
- Double pondération par moyenne : Le montant affiché résulte du calcul suivant :
T = (PLP + CR) / 2
DPM = ME x (T / 100)
DPC : Double pondération cumulée.
DPM : Double pondération par moyenne.
ME : Montant estimé.
PLP : Probabilité de lancement du projet.
CR : Chance de réussite.
T : TAMPON
Origine
Remarques sur l'origine d'une affaire :
Le champ liaison du bloc Origine affiche l'action à l'origine de la création de l'affaire. L'origine de l'affaire peut être multiple : manuelle, opération marketing...
Quelle que soit l'origine de l'affaire, il est toujours possible de déverrouiller a posteriori la zone à partir du menu contextuel disponible par clic-droit. Une fois le champ accessible en saisie, l'utilisateur peut modifier l'origine (sélection de valeurs à partir d'une liste contrôlée). Par exemple, le fait de rattacher une affaire à une campagne marketing a pour intérêt d'alimenter les statistiques de retours de cette campagne.
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Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Bloc numéro 5
Qualification
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Ce champ permet d’identifier le représentant principalement en charge de la gestion de cette affaire. |
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La catégorie permet de regrouper ou de distinguer les affaires à des fins statistiques ou d'identification. |
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Ce champ doit contenir la date à laquelle il est possible de conclure l’affaire. |
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Eléments financiers
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Ce champ doit contenir le montant probable attendu de la commande du prospect/client. |
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Ce champ représente le pourcentage de chances que le projet du prospect/client aboutissent réellement à une commande. Un champ « Montant pondéré » affiché en regard contient le montant estimé pondéré par la probabilité de lancement du projet. |
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Ce champ représente le pourcentage de chances que le prospect/client nous sélectionne pour la réalisation de son projet. Un champ « Montant pondéré » affiché en regard contient le montant estimé pondéré par la chance de réussite. |
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Bloc numéro 3
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Ce champ détermine le montant affiché dans le champs "Double pondération". Si ce champs est coché, le système effectue une double pondération par moyenne. Le montant affiché résulte du calcul suivant : T = (PLP + CR) / 2. DPM = ME x (T / 100). Signification des symboles : DPM : Double pondération par moyenne. ME : Montant estimé. PLP : Probabilité de lancement du projet. CR : Chance de réussite. T : TAMPON. |
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Ce champ détermine le montant affiché dans le champs "Double pondération". Si ce champs est coché, le système effectue une double pondération cumulée. Le montant affiché résulte du calcul suivant : T = ME x (PLP / 100). DPC = T x (CR / 100). Signification des symboles : DPC : Double pondération cumulée. ME : Montant estimé. PLP : Probabilité de lancement du projet. CR : Chance de réussite. T : TAMPON. |
Origine
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Ce champ affiche l'action à l'origine de la création de l'affaire. Si cette action est d'origine marketing, il est possible de lui associer une opération marketing afin d'alimenter les statistiques de retours de campagnes. Un menu contextuel Opérations marketing permet d'enregistrer l'association entre l'affaire et l'opération de son choix. |
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Onglet Concurrents
Présentation
L'onglet Concurrents permet de saisir la liste de tous les concurrents présents sur l'affaire.
Pour chacun d'eux, il est possible de saisir :
- Le prix pratiqué à prestation égale
- Les points forts et les points faibles
La partie basse de cet écran comporte des informations marketing.
Lorsque l'affaire découle manifestement d'une opération marketing, il est pertinent d'indiquer sur cet écran à la fois la campagne et l'opération marketing à l'origine de sa connaissance.
Ces informations alimenteront les états Crystal Report d'analyse des taux de retours des campagnes marketing. En ce qui concerne l'affaire, cela est particulièrement important pour calculer la rentabilité des campagnes marketing.
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Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Tableau Concurrents
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Ce champs permet de saisir la liste de tous les concurrents présents sur l’affaire. |
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Ce champs permet de saisir le prix accordé par le concurrent à qualité et prestations équivalentes. |
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Ce champs permet de décrire tous les atouts du concurrents vis à vis de l'affaire. |
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Ce champs permet de décrire tous les points faibles du concurrents vis à vis de l'affaire. |
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Onglet Etapes avant-vente
Présentation
Cet onglet décrit l'historique de l'évolution du cycle de vente d'une affaire. Chaque étape est constituée d'une date de début, d'une description de l'étape et d'un motif de fin d'étape.
Etape
Ce champ est toujours alimenté avec le nom de l'étape suivant immédiatement la dernière étape révolue. Dans le cas où toutes les étapes sont révolues, ce champ est alimenté avec le nom de la dernière étape révolue.
Le champ Motif de fin d'étape peut être saisi soit avec le texte de son choix, soit parmi la liste des motifs de fin d'étape. Chaque étape dispose d'une liste de motifs propres. Le champ Motif de fin d'étape ne peut être renseigné que sur des étapes révolues.
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Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Tableau
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Ce champ, libre de saisie, permet de renseigner une date de début ou de fin d'étape. |
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Ce champs permet d'indiquer la nouvelle étape dans laquelle est rentrée l'affaire. |
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Ce champs permet d'indiquer qu'une étape est arrivée à son terme. Si ce champs est coché, il est possible de saisir un motif de fin d'étape. |
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Le champ Motif de fin d'étape peut être saisi soit avec le texte de son choix, soit parmi la liste des motifs de fin d'étape. Chaque étape dispose d'une liste de motifs propres. Le champ Motif de fin d'étape ne peut être renseigné que sur des étapes révolues. |
Fermer
Onglet Etapes après-vente
Présentation
Cet onglet permet de décrire l'historique des différentes étapes de mise en œuvre d'un projet. Il est strictement informatif.
L'alimentation du champ Etape obéit au même comportement que celui des étapes avant-vente.
Le champ Motif de fin d'étape dispose du même comportement que celui des étapes avant-vente.
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Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Tableau
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Ce champs permet de renseigner une date de début d'étape. Il s'agit de la date à laquelle l'affaire est entrée dans la nouvelle étape à saisir. |
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Ce champs permet d'indiquer la nouvelle étape dans laquelle est rentrée l'affaire. |
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Ce champs permet d'indiquer qu'une étape est arrivée à son terme. Si ce champs est coché, il est possible de saisir un motif de fin d'étape après-vente. |
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Ce champs permet d'indiquer pour quelles raisons une étape après-vente est arrivée à son terme. |
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Onglet Affaires associées
Présentation
Dans le cas d'identification de projets d'extension ou de déploiement d'une affaire initiale, l'utilisateur dispose de deux méthodes différentes :
- Méthode 1 : Modifier l'affaire initiale et lui ajouter les nouvelles informations
- Méthode 2 : Créer une nouvelle affaire avec ses caractéristiques propres, puis associer cette nouvelle affaire à l'affaire initiale. Ceci peut être réalisé dans l'onglet "Affaires associées" de l'affaire initiale. Cette méthode est préconisée : elle permet de conserver l'historique des extensions successives apportées à l'affaire initiale.
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Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Tableau
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Dans le cas, d’identification de projets d’extension ou de déploiement d’une affaire initiale, l’utilisateur dispose de deux méthodes différentes. Méthode 1 : Modifier l’affaire initiale et lui ajouter les nouvelles informations. Méthode 2 : (Conseillée) Créer une nouvelle affaire avec ses caractéristiques propres. Associer cette nouvelle affaire à l’affaire initiale. Ce champs permet de réaliser la méthode 2. Le code de la nouvelle affaire peut être renseigné ici. Cette méthode permet de conserver l’historique des extensions successives apportées à l’affaire initiale. |
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Barre de menu
Fonctions / Création devis
Cette fonction permet d'assurer la gestion des devis relatifs à une affaire.
Un clic sur ce bouton ouvre l'objet Devis en utilisant la transaction de saisie de son choix.
La liste gauche de l'objet Devis comporte uniquement les devis déjà créés pour l'affaire.
Dans le cas où cette liste est vide, cela signifie que l'utilisateur va pouvoir créer le premier devis pour cette Affaire. Pour cela, il convient de cliquer sur le bouton "Nouveau" dans la barre d'outil. L'utilisation du bouton "Nouveau" va permettre une qualification automatique d'une grande majorité des champs constituant le devis. Le code de l'affaire, notamment, est automatiquement reporté. Seuls les champs Site d'expédition, Régime de taxe et éventuellement Condition de paiement méritent d'être renseignés pour assurer un déroulement correct de la saisie du devis. Ensuite, l'utilisateur peut procéder à la saisie des lignes.
Dans le cas où des devis ont déjà été créés pour cette affaire, il est possible de procéder soit à une création, soit à une duplication ou bien même à une simple consultation. La duplication est effectuée en sélectionnant le devis de son choix et en tapant un nouveau code de clé distinct. Le recalcul d'une clé correcte en conformité avec le paramétrage du compteur associé au devis sera effectué lors de la création du devis.
Planifier / Actions / Rendez-vous
Il est possible de planifier un Rendez-vous depuis la fonction des affaires.
Planifier / Actions / Appel
Il est possible de planifier un Appel depuis la fonction des affaires.
Planifier / Actions / Tâche
Il est possible de planifier une Tâche depuis la fonction des affaires.
Enregistrer / Actions / Rendez-vous
Il est possible d'enregistrer un Rendez-vous depuis la fonction des affaires.
Enregistrer / Actions / Appel
Il est possible d'enregistrer un Appel depuis la fonction des affaires.
Enregistrer / Actions / Tâche
Il est possible d'enregistrer une Tâche depuis la fonction des affaires.
Enregistrer / Actions / Demande de service
Il est possible d'enregistrer une Demande de service depuis la fonction des affaires.
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Cette affaire a déjà été saisie.
Ce message apparaît lorsque l'utilisateur essaie d'associer deux fois une même affaire à une affaire initiale.
Vous ne pouvez pas associer une affaire à elle-même.
Ce message apparaît lorsque l'utilisateur saisit le code de l'affaire en-cours dans le tableau des affaires associées.
Tables mises en oeuvre
Les tables suivantes sont mises en oeuvre par la fonction :
| Table |
Intitulé Table |
|---|---|
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AUTILIS [AUS] |
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BPARTNER [BPR] |
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BPCUSTOMER [BPC] |
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CMARKETING [CMG] |
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CONTACT [CNT] |
Contacts |
|
CONTACTCRM [AIN] |
|
|
MAILING [OMM] |
|
|
MEDIA [OMN] |
|
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OPPOR [OPP] |
Affaire |
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PHONING [OMP] |
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SALESREP [REP] |
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SERREQUEST [SRE] |
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SQUOTE [SQH] |
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TABCUR [TCU] |
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TRADESHOW [OMT] |