Tâche

• Site (champ SALFCY)

Ce champ mentionne le site sur lequel est gérée de façon principale la tâche en question. Plusieurs paramètres interviennent dans le pré-chargement du site par défaut. Il peut s'agir du site rattaché au profil fonction de l'utilisateur courant ou du site rattaché au représentant en charge de l'action commerciale (paramètre CRMREPSIT, chapitre CRM, groupe REP).

• Chrono (champ TSKNUM)

Ce champ permet de stocker la clé unique de l'enregistrement. Cette clé est calculée par le compteur ACT. Par défaut, ce compteur se compose d'un numéro de séquence sur 15 caractères. Ce compteur est livré par défaut avec un fonctionnement automatique, mais son affectation peut être manuelle. Pour assurer un bon fonctionnement de l'objet Tâche, il est vivement conseillé de conserver ces caractéristiques standards. Le compteur ACT est partagé par les objets Tâches, Rendez-vous, Appels et Interventions. En effet, cela permet d'exploiter des fonctionnalités et des états Crystal Report travaillant sur une notion d'activité commerciale au sens large.

• Tiers (champ TSKCMP)

Il est possible d’identifier une tâche sur la totalité des différents types de tiers. Un champ affiché en regard du tiers permet de connaître le type du tiers sélectionné.

• champ TSKCMPCLA

Reprend la raison sociale décrite dans la fiche tiers.

• Personne (champ TSKCCN)

Ce champ permet d'identifier soit le contact par défaut du tiers mentionné (zone modifiable), soit l'interlocuteur pour lequel la tâche doit être effectuée dans le cas où aucun tiers n'est mentionné.

Plusieurs outils de sélection d'interlocuteurs sont disponibles depuis ce champ. Le premier menu contextuel "Sélection" permet de sélectionner un interlocuteur parmi une liste d'interlocuteurs et ce, quel que soit le code tiers mentionné en en-tête de la tâche. Le deuxième menu contextuel "Sélection contacts" permet de sélectionner un contact parmi la liste des interlocuteurs existants et rattachés au tiers saisi en en-tête. Si aucun contact n'est affecté au tiers, aucune liste de sélection de contacts n'est affichée. Le troisième menu contextuel "Sélection correspondants" permet de sélectionner un correspondant parmi la liste complète de tous les correspondants référencés dans l'application.

Pour rappel, la fonction de gestion des correspondants intervient dans le cadre de la fonction de synchronisation de Sage ERP X3 avec Outlook. Des contacts peuvent être définis dans Outlook indépendamment de Sage ERP X3. Cela implique qu'ils ne font pas partie du référentiel d'interlocuteurs. Lorsqu'une synchronisation de contacts Outlook est lancée, la table Correspondants permet de stocker provisoirement les informations issues de ces contacts Outlook puisqu'ils n'existent pas encore en tant qu'interlocuteurs dans la base de données. Par la suite, une fonction de génération des interlocuteurs, accessible à partir de la barre d'outils de la fonction GESCOR, permet cette association d'un correspondant à un interlocuteur.

Les conditions sine qua non, permettant la création automatique de correspondants et leur mise à jour suite à une synchronisation avec Outlook, sont l'activation des paramètres généraux de synchronisation (CRMSYNC, CRMSYNCLL, CRMSYNCCOR et CRMSYNCTSK, chapitre CRM, groupe SYN) et la mise en place des paramètres personnels, dédiés à un utilisateur en particulier (fonction GESSYP).

• champ TSKCCNCLA

Rappel l'identité complète de l'interlocuteur saisi en en-tête de tâche.

• Affaire (champ TSKPJT)

Ce champ permet d'identifier l'affaire pour laquelle la tâche doit être effectuée. Plusieurs outils de sélection d'une affaire sont disponibles depuis ce champ. Le premier menu contextuel "Affaires" permet d'accéder directement à l'objet Affaires et d'y effectuer la sélection de son choix. Le deuxième menu contextuel permet de sélectionner une affaire parmi la liste de toutes les affaires rattachées au tiers saisi en en-tête de tâche. Le troisième menu contextuel permet de sélectionner une affaire parmi la liste de toutes les affaires rattachées à l'interlocuteur saisi en en-tête de tâche.

• Correspondant (champ TSKCOR)

Il est possible de rattacher une tâche à un chrono correspondant. Ce chrono peut être sélectionné manuellement directement depuis la zone ou pré-chargé en fonction du chrono interlocuteur préalablement saisi en en-tête de la tâche.

Pour rappel, la fonction de gestion des correspondants intervient dans le cadre de la fonction de synchronisation de Sage ERP X3 avec Outlook. Des contacts peuvent être définis dans Outlook indépendamment de Sage ERP X3. Cela implique qu'ils ne font pas partie du référentiel d'interlocuteurs. Lorsqu'une synchronisation de contacts Outlook est lancée, la table Correspondants permet de stocker provisoirement les informations issues de ces contacts Outlook puisqu'ils n'existent pas encore en tant qu'interlocuteurs dans la base de données. Par la suite, une fonction de génération des interlocuteurs, accessible à partir de la barre d'outils de la fonction GESCOR, permet cette association d'un correspondant à un interlocuteur.

Les conditions sine qua non, permettant la création automatique de correspondants et leur mise à jour suite à une synchronisation avec Outlook, sont l'activation des paramètres généraux de synchronisation (CRMSYNC, CRMSYNCCLL, CRMSYNCCOR et CRMSYNCTSK, chapitre CRM, groupe SYN) et la mise en place des paramètres personnels, dédiés à un utilisateur en particulier (fonction GESSYP).

• Effectué (champ TSKDON)

Ce champ transforme le statut de la tâche de " A faire " en " Faite ". Cette modification a pour principale conséquence la disparition de la tâche du plan de travail du représentant.

Dans le cadre de la synchronisation des tâches Outlook avec Sage ERP X3, le statut évolue conjointement à la condition que les paramètres de synchronisation l'autorisent (paramètres CRMSYNC et CRMSYNCTSK, fonction GESSYP). Ainsi, une tâche cochée effectuée dans Sage ERP X3 implique en parallèle la modifiation de l'état de la tâche dans Outlook. Celle-ci apparaît comme terminée et est barrée du plan de travail des tâches Outlook du représentant.

• Début (champ TSKSTR)

Ce champ contient la date à partir de laquelle la tâche doit apparaître dans le plan de travail du représentant concerné. Ce champ est positionné par défaut à la date du jour lors de la création d'une nouvelle tâche.

Dans le cas d'une tâche générée à partir de la synchronisation d'une tâche Outlook, la date de début de la tâche X3 reprend la date de début de la tâche Outlook. La controverse et valable aussi. Toute modification de la date de début de la tâche se répercute dans un sens comme dans l'autre. Ceci à la condition que les paramètres de synchronisation le permettent (paramètres CRMSYNC et CRMSYNCTSK, fonction GESSYP).

• Echéance (champ TSKDAT)

Ce champ contient la date pour laquelle la tâche doit être effectuée. Lors de la création d'une nouvelle tâche, cette date est automatiquement définie à la date du jour +1.

Dans le cas d'une tâche générée à partir de la synchronisation d'une tâche Outlook, la date d'échéance de la tâche X3 reprend la date d'échéance de la tâche Outlook. La controverse et valable aussi. Toute modification de la date d'échéance de la tâche se répercute dans un sens comme dans l'autre. Ceci à la condition que les paramètres de synchronisation le permettent (paramètres CRMSYNC et CRMSYNCTSK, fonction GESSYP).

• Catégorie (champ TSKTYP)

La catégorie permet de regrouper les tâches à des fins statistiques ou d'identification. La saisie de la zone est facultative, mais les valeurs possibles sont définies dans la table diverse 431.

• Niveau de priorité (champ TSKPIOLEV)

Ce champ indique la priorité affectée à la tâche. La saisie de cette zone est facultative, mais les valeurs possibles sont contrôlées dans la table diverse 405.

• Tâche à effectuer par (champ TSKREP)

Ce champ contient le nom du représentant qui doit effectuer la tâche demandée.

Plusieurs paramètres interviennent dans l'alimentation de ce champ :

• Dans un premier temps, le système identifie si l'opérateur courant est associé à un code représentant. Il faut que l'utilisateur occupe une fonction commerciale (paramètre AUSCRMA, chapitre CRM, groupe COL, défini au niveau du code utilisateur) et qu'un code représentant soit renseigné (paramètre AUSCRMF, chapitre CRM, groupe COL, défini au niveau du code utilisateur).
• Dans un second temps, un code client peut être renseigné en en-tête de tâche. Un représentant peut avoir été affecté à ce dernier (onglet Commerciales et onglet Clients livrés de la fiche Client).
• Dans un troisième temps, deux paramètres définis au niveau dossier permettent de définir les règles d'affectation des représentants. Il s'agit des paramètres CRMDEFREP et CRMREPTSK du chapitre CRM, groupe REP.

• Signaler le retard au bout de (champ TSKDEL)

Ce champ permet de saisir le nombre de jours de retard au bout desquels le demandeur souhaite être informé dans son plan de travail de la non exécution de la tâche en temps et en heure.

• champ TSKDELX

• champ FULOBJ

Ce champ de type Clob permet de saisir la description de la tâche.

Dans le cadre d'une tâche issue de la synchronisation des tâches Outlook, la description est alimentée à partir de l'objet de la tâche Outlook d'origine.

• champ OBJICO

• Tâche créée le (champ CREDAT)

Date courante à laquelle l'action commerciale a été créée. Cette zone n'est pas modifiable.

• champ CREHOU

Heure courante à laquelle l'action commerciale a été créée. Cette zone n'est pas modifiable.

• champ TSKORITYP

• par (champ FULNAMUSR)

Il s'agit du code de l'opérateur courant à l'origine de la création de l'action commerciale. Cette zone n'est pas modifiable.

• Origine (champ TSKORIADI)

• N° de pièce / Ligne (champ TSKORIVCR)

Lorsque l'origine d'une tâche est une demande de service, une campagne marketing ou une opération marketing, cette zone affiche le numéro d'enregistrement plus exactement lié.

• champ TSKORIVCRL

Lorsque l'origine d'une tâche est une demande de service, une campagne marketing ou une opération marketing, le numéro de la pièce d'origine est non seulement affiché, mais un numéro de ligne dans l'enregistrement peut être éventuellement associé.

• champ TSKORIVCRD

• champ FULRPO

Ce champ de type clob permet de saisir un compte-rendu complet de la tâche lorsque celle-ci est estimée accomplie.

Dans le cadre d'une synchronisation de tâches Outlook avec Sage ERP X3, le détail saisi sur une tâche Outllook se répercute directement sur le compte-rendu de la tâche Sage ERP X3 miroir. La controverse est valable aussi.

• champ RPOICO

• Temps passé (champ HOUTIMSPG)

Lorsqu'une tâche est terminée, il est recommandé d'indiquer le temps consacré à sa réalisation.

Cela permet d'établir ultérieurement des statistiques d'occupation.

• champ HOUUOM

Ce champ exprime l'unité de temps dans laquelle est exprimée la tâche.

• champ MNTTIMSPG

Lorsqu'une tâche est terminée, il est recommandé d'indiquer le temps consacré à sa réalisation.

Cela permet d'établir ultérieurement des statistiques d'occupation.

• champ MNTUOM

Ce champ exprime l'unité de temps dans laquelle est exprimée la tâche.

• Niveau de satisfaction (champ TSKSAO)

Lorsqu'une action commerciale est achevée, il est recommandé d'enregistrer si cette dernière a permis d'atteindre l'objectif fixé. Ces informations permettront d'établir ultérieurement des statistiques aidant à l'amélioration progressive de l'efficacité des différentes équipes.