Rendez-vous

• Site de vente (champ SALFCY)

Ce champ mentionne le site sur lequel est géré de façon principale le rendez-vous en question. Plusieurs paramètres interviennent dans le pré-chargement du site par défaut. Il peut s'agir du site rattaché au profil fonction de l'utilisateur courant ou du site rattaché au représentant en charge de l'action commerciale (paramètre CRMREPSIT, chapitre CRM, groupe REP).

• Chrono (champ APTNUM)

Ce champ permet de stocker la clé unique de l'enregistrement. Cette clé est calculée par le compteur ACT. Par défaut, ce compteur se compose d'un numéro de séquence sur 15 caractères. Ce compteur est livré par défaut avec un fonctionnement automatique, mais son affectation peut être manuelle. Pour assurer un bon fonctionnement de l'objet Tâche, il est vivement conseillé de conserver ces caractéristiques standards. Le compteur ACT est partagé par les objets Tâches, Rendez-vous, Appels et Interventions. En effet, cela permet d'exploiter des fonctionnalités et des états Crystal Report travaillant sur une notion d'activité commerciale au sens large.

• Tiers (champ APTCMP)

Il est possible d’identifier un rendez-vous sur la totalité des différents types de tiers. Un champ affiché en regard du tiers permet de connaître le type du tiers sélectionné.

• champ APTCMPCLA

Reprend la raison sociale décrite dans la fiche tiers.

• Affaire (champ APTPJT)

Ce champ permet d'identifier l'affaire pour laquelle le rendez-vous doit être effectué. Plusieurs outils de sélection d'une affaire sont disponibles depuis ce champ. Le premier menu contextuel "Affaires" permet d'accéder directement à l'objet Affaires et d'y effectuer la sélection de son choix. Le deuxième menu contextuel permet de sélectionner une affaire parmi la liste de toutes les affaires rattachées au tiers saisi en en-tête de rendez-vous. Le troisième menu contextuel permet de sélectionner une affaire parmi la liste de toutes les affaires rattachées à l'interlocuteur saisi en en-tête de rendez-vous.

• Effectué (champ APTDON)

Ce champ transforme le statut du rendez-vous de " A faire " en " Fait ". Cette modification a pour principale conséquence la disparition du rendez-vous du plan de travail du représentant.

• Début (champ APTDAT)

Ce champ compose la date précise de début du rendez-vous.

La durée du rendez-vous (exprimée en heures) se calcule automatiquement en fonction du début et de la fin du rendez-vous.

• champ APTHOU

Ce champ compose l'heure précise de début du rendez-vous. La durée du rendez-vous (exprimée en heures) se calcule automatiquement en fonction du début et de la fin du rendez-vous.

• Journée entière (champ FULDAY)

Ce champ apporte un petit automatisme pour la saisie des dates de début et de fin. Si l’utilisateur coche ce champ, les champs date et heure sont automatiquement qualifiés pour représenter un rendez-vous d’une journée entière ayant lieu à la date de début. La durée du rendez-vous est également recalculée sur la base de cette modification.

• Fin (champ APTDATEND)

Ce champ compose la date précise de fin du rendez-vous. La durée du rendez-vous (exprimée en heures) se calcule automatiquement en fonction du début et de la fin du rendez-vous.

• champ APTHOUEND

Ce champ compose l'heure précise de fin du rendez-vous. La durée du rendez-vous (exprimée en heures) se calcule automatiquement en fonction du début et de la fin du rendez-vous.

• Semaine (champ APTWEE)

Un rendez-vous peut être programmé avec une date floue. Lorsque l’utilisateur modifie le contenu de ce champ, les champs Date et Heure sont purgés. Il est alors possible de saisir une durée estimée pour le rendez-vous.

• Durée (champ APTDUR)

Si le rendez-vous est programmé à une date précise, ce champ indique automatiquement la durée du rendez-vous. Ce champ est alors inaccessible en modification.

Si le rendez-vous est programmé à une date floue, l'utilisateur est invité à saisir une durée prévue pour le rendez-vous.

• champ APTDURX

La durée du rendez-vous (exprimée en heures) se calcule automatiquement en fonction du début et de la fin du rendez-vous.

• Catégorie (champ APTTYP)

La catégorie permet de regrouper ou de distinguer les rendez-vous à des fins statistiques ou d'identification.

De plus, elle est le support à la gestion des absences.

En effet, certaines catégories de rendez-vous peuvent être associées au concept d'absence. (Maladie, Congé...)

• Personne à visiter (champ APTCCNNUM)

Ce champ permet d’identifier jusqu’à dix interlocuteurs pour un rendez-vous. Ces interlocuteurs peuvent être sélectionnés soit parmi les interlocuteurs associés au tiers soit parmi la totalité des interlocuteurs décrits dans l’application.

Sur chaque ligne du tableau des interlocuteurs, le champ Interlocuteur dispose des outils suivants :

Le premier menu contextuel dénommé « Sélection » permet de sélectionner un interlocuteur parmi ceux ayant une relation avec le tiers mentionné. Si aucun tiers n’est saisi, cette fonction ne renvoie rien.

Le deuxième menu contextuel dénommé « Interlocuteurs » permet d’accéder directement à l’OBJet Interlocuteurs et d’y effectuer la sélection de son choix.

Le troisième menu contextuel dénommé « Sélection interlocuteurs » permet de sélectionner un interlocuteur parmi la liste complète de tous les interlocuteurs saisis dans l’application.

• champ APTCCNCLA

Rappel l'identité complète de l'interlocuteur saisi dans le tableau des personnes à visiter lors du rendez-vous.

• Type relation (champ TYPCCN)

• Correspondant (champ APTCOR)

Il est possible de rattacher un rendez-vous à un chrono correspondant. Ce chrono peut être sélectionné manuellement directement depuis la zone ou pré-chargé en fonction du chrono interlocuteur préalablement saisi dans le tableau des personnes à visiter lors du rendez-vous.

Pour rappel, la fonction de gestion des correspondants intervient dans le cadre de la fonction de synchronisation de Sage ERP X3 avec Outlook. Des contacts peuvent être définis dans Outlook indépendamment de Sage ERP X3. Cela implique qu'ils ne font pas partie du référentiel d'interlocuteurs. Lorsqu'une synchronisation de contacts Outlook est lancée, la table Correspondants permet de stocker provisoirement les informations issues de ces contacts Outlook puisqu'ils n'existent pas encore en tant qu'interlocuteurs dans la base de données. Par la suite, une fonction de génération des interlocuteurs, accessible à partir de la barre d'outils de la fonction GESCOR, permet cette association d'un correspondant à un interlocuteur.

Les conditions sine qua non, permettant la création automatique de correspondants et leur mise à jour suite à une synchronisation avec Outlook, sont l'activation des paramètres généraux de synchronisation (CRMSYNC, CRMSYNCBAP et CRMSYNCCOR, chapitre CRM, groupe SYN) et la mise en place des paramètres personnels, dédiés à un utilisateur en particulier (fonction GESSYP).

• champ FULOBJ

Ce champ de type Clob permet de saisir l'objectif du rendez-vous.

Dans le cadre d'un rendez-vous issu de la synchronisation des rendez-vous Outlook, l'objectif est alimenté à partir de l'objet du rendez-vous Outlook d'origine.

• champ OBJICO

• Rendez-vous créé le (champ CREDAT)

Date courante à laquelle l'action commerciale a été créée. Cette zone n'est pas modifiable.

• champ CREHOU

Heure courante à laquelle l'action commerciale a été créée. Cette zone n'est pas modifiable.

• champ APTORITYP

• par (champ FULNAMUSR)

Il s'agit du code de l'opérateur courant à l'origine de la création de l'action commerciale. Cette zone n'est pas modifiable.

• Origine (champ APTORIADI)

• N° de pièce / Ligne (champ APTORIVCR)

Lorsque l'origine d'un rendez-vous est une campagne marketing ou une opération marketing, cette zone affiche le numéro d'enregistrement plus exactement lié.

• champ APTORIVCRL

Lorsque l'origine d'un rendez-vous est une campagne marketing ou une opération marketing, le numéro de la pièce d'origine est non seulement affiché, mais un numéro de ligne dans l'enregistrement peut être éventuellement associé.

• champ APTORIVCRD

• Organisateur (champ ATPREPMNA)

Code du représentant qui est considéré comme l'organisateur du rendez-vous et donc comme l'intervenant principal.

• Représentant (champ APTREPNUM)

Il est possible de déclarer jusqu’à dix intervenants sur un rendez-vous. Ces intervenants peuvent être sélectionnés parmi les représentants définis dans l’application.

• Fonction (champ APTREPSRV)

Fonction commerciale qu'occupe le représentant (paramètre AUSCRMA).

• Lieu (champ APTPLC)

Trois types d’adresse sont possibles :

Chez le client.

En nos locaux.

Autre.

Par défaut, le système renseigne cet onglet avec la mention « Chez le client ». Si un tiers est renseigné pour le rendez-vous, l’adresse affichée est l’adresse par défaut du tiers. Si aucun tiers n’est mentionné, l’adresse affichée est celle du premier interlocuteur mentionné sur la fiche rendez-vous.

L’utilisateur est libre de déclarer le rendez-vous « En nos locaux ». Dans ce cas, le système affiche l’adresse par défaut du premier représentant intervenant sur ce rendez-vous.

Si aucune de ces adresses ne correspond à la réalité, l’utilisateur peut sélectionner la mention « Autre ». L’écran est alors totalement purgé pour permettre à l’utilisateur de saisir la véritable adresse du rendez-vous.

• Description adresse (champ ATPADDCMT)

Cette zone libre permet de donner un court descriptif complémentaire de l'adresse du rendez-vous.

• Pays (champ APTCRY)

Il s'agit du code pays rattaché à l'adresse soit du tiers, soit du premier interlocuteur, soit du premier représentant de la liste des intervenants, dans le cas d'une affectation automatique d'adresse.

Cette zone est contrôlée en fonction de la table Pays.

• champ APTADD

Le lieu d'un rendez-vous qualifié automatiquement provient généralement d'une adresse par défaut. Si cette adresse ne correspond au véritable lieu de rencontre convenu, un menu contextuel Autres adresses permet de sélectionner une autre adresse.

• Code postal/ville (champ APTZIP)

Il s'agit du code postal rattaché à l'adresse soit du tiers, soit du premier interlocuteur, soit du premier représentant de la liste des intervenants, dans le cas d'une affectation automatique d'adresse.

Le code postal, dont le format de saisie est défini dans la table Pays, permet de déterminer la ville et la subdivision géographique si elle est définie pour le pays.
Quand le code postal est modifié, la ville correspondant au nouveau code est automatiquement affichée. Il en est de même pour la subdivision géographique si elle est présente pour le pays. 
Il est possible également de saisir directement le nom d'une ville. Si celle-ci est définie, le code postal associé est automatiquement affiché.

Le contrôle de cette information et son caractère obligatoire sont fonction du paramétrage effectué au niveau de la gestion du pays. Pour que le contrôle s'applique, il est également nécessaire que le paramètre POSCOD - Alerte si C Postal inexistant (chapitre SUP, groupe INT) soit positionné à "Oui".

Cas particuliers :

- pour ANDORRE, indiquez 99130
- pour MONACO, indiquez 99138
- pour les autres pays étrangers, indiquez le code INSEE du pays ou 99999 s'il est inconnu.

• champ APTCTY

La ville proposée automatiquement est celle associée au code postal indiqué précédemment. Il est possible également de saisir directement le nom d'une ville :
- si celle-ci est définie, le code postal associé est automatiquement affiché,
- si celle-ci n'existe pas et que le contrôle des codes postaux a été paramétré au niveau de la fiche Pays, un message d'avertissement apparait mais la poursuite de la saisie est autorisée. Pour que ce contrôle s'applique, il est également nécessaire que le paramètre CTY - Alerte si ville inexistante (chapitre SUP, groupe INT) soit positionné à "Oui",
- si celle-ci n'existe pas et que le code postal n'est pas renseigné, un message bloquant apparait lorsque le code postal est paramétré comme étant obligatoire pour le pays.

Remarques :

• Son format est défini au niveau du paramétrage de la fiche Pays.
• En fonction de ce paramétrage, la ville saisie pourra être automatiquement transformée en majuscule après sa saisie.
• Afin de faciliter les sélections sans tenir compte du format (caractères accentués/majuscules/minuscules), la fenêtre de sélection disponible sur ce champ propose une colonne dédiée à la recherche, dans laquelle les noms des villes sont affichés en majuscules. Le contrôle effectué est indépendant de la casse car il est effectué par rapport au nom de la ville stocké en majuscule.

Il s'agit du code de la ville rattachée à l'adresse soit du tiers, soit du premier interlocuteur, soit du premier représentant de la liste des intervenants, dans le cas d'une affectation automatique d'adresse.

• champ APTSAT

Il s'agit du code de la subdivision rattachée à l'adresse soit du tiers, soit du premier interlocuteur, soit du premier représentant de la liste des intervenants, dans le cas d'une affectation automatique d'adresse.
Il peut s'agir, par exemple, du Département pour la France, de l'Etat pour les Etats-Unis. L'intitulé de la subdivision ainsi que le contrôle ou non sur la saisie de cette information sont définis au niveau du paramétrage du Pays.
S'il est contrôlé, ce code est dépendant de la subdivision géographique correspondante.
Cette subdivision est alimentée automatiquement après saisie du code postal et de la ville, à partir du paramétrage effectué au niveau des Codes postaux.

• Téléphone (champ APTTEL)

Il s'agit du numéro de téléphone par défaut soit du tiers, soit du premier interlocuteur, soit du premier représentant de la liste des intervenants, dans le cas d'une affectation automatique d'adresse.

Le format de cette zone est contrôlée en fonction de la table Pays.

• Réservation (champ APTRER)

Il est possible de réserver plusieurs ressources pour un même rendez-vous. Une réservation doit être effectuée en utilisant le menu contextuel " Réservations de ressources " du champ " Réservation " (ou directement depuis le menu " Nouvelle réservation "). L'utilisateur aboutit directement dans l'objet des réservations de ressources. Il est possible de consulter dans la liste de gauche les dernières réservations effectuées. Pour créer une nouvelle réservation, il suffit de cliquer sur le bouton " Nouveau ". Une fiche réservation est alors automatiquement renseignée avec les informations suivantes : Les dates de réservations sont identiques aux dates de début et de fin du rendez-vous. Le nom de la personne qui a effectué la réservation est renseigné. La date de la réservation est renseignée. L'utilisateur est invité à sélectionner une ressource via le menu contextuel " Sélection " du champ " Ressources ". La catégorie de la ressources est renseignée automatiquement sur la fiche de la réservation. Un clique sur le bouton " Fin " permet de revenir à l'objet Rendez-vous. Pour valider la réservation, l'utilisateur doit impérativement soit tabuler sur le champ " Réservation ", soit valider la ligne du tableau des réservations.

• Ressource (champ RSSNUM)

• Réservé du (champ RERSTRDAT)

Date de début de la réservation de la ressource. A la création de la réservation, la date de début est initialisée en fonction de la date de début du rendez-vous.

• à (champ RERSTRHOU)

Heure de début de la réservation de la ressource.

• jusqu'au (champ RERENDDAT)

Date de fin de la réservation de la ressource. A la création de la réservation, la date de fin est initialisée en fonction de la date de fin du rendez-vous.

• à (champ RERENDHOU)

Heure de fin de la réservation de la ressource.

• Réservé par (champ RSSREP)

Nom du représentant ayant réservé la ressource.

• champ FULRPO

Ce champ de type clob permet de saisir un compte-rendu complet du rendez-vous lorsque celui-ci est estimé accompli.

Dans le cadre d'une synchronisation de tâches Outlook avec Sage ERP X3, le détail saisi sur un rendez-vous Outllook se répercute directement sur le compte-rendu du rendez-vous Sage ERP X3 miroir. La controverse est valable aussi.

• champ RPOICO

• Niveau de satisfaction (champ APTSAO)

Lorsqu'une action commerciale est achevée, il est recommandé d'enregistrer si cette dernière a permis d'atteindre l'objectif fixé. Ces informations permettront d'établir ultérieurement des statistiques aidant à l'amélioration progressive de l'efficacité des différentes équipes.