Factures tiers client
La fonction de saisie des factures tiers clients permet de gérer la facturation client en dehors du cycle commercial "type".
Dans ce contexte, vous ne gérez pas la commande, le bon de livraison avec la sortie de stock, etc. À l'émission de la facture, les données nécessaires à la comptabilité sont enregistrées.
Pour le suivi client (relevé d'échéances, relance, gestion des règlements, etc.), le traitement s'effectue indifféremment pour les factures issues du cycle complet ou de la saisie de factures tiers.
Dans ce document, le terme "facture" est, sauf exception, utilisé au sens générique : il peut s'agir d'une facture, d'un avoir, d'une note de débit ou d'une note de crédit.
Pré-requis
Codes activité
Les codes activités suivants (classés par type) peuvent avoir une influence sur le comportement de la fonction :
Codes activités dépendants
Ces codes ne sont jamais saisis en gestion de dossier, car leur valeur est calculée :
CASIN (Interface trésorerie), PTX (Taxes provinciales).
Fonctionnel
CCN :
Concessions
CSL :
Consolidation
DAS :
DAS2
DEB :
Déclaration d'échange de biens
DKS :
Signature numérique
ESD :
Déclaration Européenne de Services
FAS :
Dossier avec immos
FCT :
Gestion de l'affacturage
FUP :
Gestion relances et impayés
LND :
Gestion des prêts
PPT :
Gestion des prospects
S1099 :
1099 (USA)
SMI :
Migration Intégrale
SVC :
Charg et prod const. d'avance
WRH :
Gestion des dépôts
Dimensionnement
ANA :
Nb d'axes analytiques
NBCOA :
Nb de plans de compte
PFI :
Nb max éléments facturation
REC :
Représentants client
SFI :
Nb maxi elts fact. saisis
SIH :
Nb lignes factures vente
STC :
Familles statistiques vente
STS :
Familles statistiques achat
Localisation
KAG :
Localisation argentine
KDE :
Localisation Allemande
KFR :
Localisation française
KIT :
Localisation Italienne
KPO :
Localisation Portugaise
KRU :
Localisation russe
KUS :
Localisation USA
Paramètres généraux
Les paramètres généraux suivants ont une influence sur le comportement de la fonction :
Comptabilité
LETAUTCNO (défini au niveau Société) : Lettrage auto facture->avoir
Tronc commun
CTLPERINV (défini au niveau Société) : Contrôle date facture période
FRADGI (défini au niveau Société) : Règlementation DGI N° 13L-1-06
SIVNULL (défini au niveau Site) : Lignes à zéro interdites
TRSENDDAT (défini au niveau Utilisateur) : Date fin Comptabilité Tiers
TRSSTRDAT (défini au niveau Utilisateur) : Date début Comptabilité Tiers
Tiers
GAUKIK1 (défini au niveau Dossier) : Facture client : prestations
TYPINVCUS (défini au niveau Société) : Type facture client
WRNINVOICE (défini au niveau Site) : Avertissement no facture
Compteurs
Les compteurs utilisés pour numéroter les documents associés à cette fonction sont :
ASS : Assemblage
ASS : Assemblage
La fonction d' affectation des compteurs permet de définir quel code de compteur est utilisé
Interface comptabilité
Pièces automatiques
Les pièces automatiques suivantes sont utilisées dans les processus de comptabilisation liés à la fonction :
BPCIN : Facture client (tiers)
Habilitations
Cette fonction est de type objet. Les opérations de création, modification, et suppression de fiche peuvent être activées ou désactivées pour un utilisateur donné. Des filtres par rôles peuvent également être mis en place sur cette fonction.
Les données étant rattachées à un site, un filtrage par site peut être activé.
Les options suivantes peuvent être activées ou désactivées pour chaque utilisateur :
Validation des factures
Echéances
Autres pré-requis
Tables à renseigner
Les tables suivantes sont utilisées par la fonction. Leur contenu doit donc être éventuellement mis à jour :
| Table |
Intitulé Table |
|---|---|
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TABSIVTYP [TSV] |
Plans comptable et analytique
Les comptes généraux, comptes de liaisons, natures et sections analytiques doivent être définis.
Conformité DGI
Si l'utilisateur veut être conforme DGI, le paramètre CTLPERINV - Contrôle date facture période doit avoir pour valeur : Oui.
Dans ce cas :
- La création de la facture est interdite dès lors qu'il existe déjà au moins une pièce (facture, avoir, note de débit ou note de crédit de l'un des modules Ventes et Compta Tiers Client) dont la date est strictement supérieure à la date de fin de la période sur laquelle la pièce courante est saisie.
Gestion de l'écran
La comptabilisation des factures tiers clients implique de renseigner trois onglets contenant les caractéristiques de chacune des parties du corps de la facture.
En-tête
Présentation
Dans un premier temps, les informations comptables-clés de la facture doivent être saisies :
- le site,
- le type du facture qui détermine la catégorie du document (facture / avoir / note de débit / note de crédit), la pièce automatique ou le groupe de pièces automatiques, le journal et le type de pièce qui seront utilisés lors de la comptabilisation du document,
Reportez-vous à la documentation sur le type de facture client.
- le numéro de pièce (dans le cas où une plage manuelle est autorisée),
- la date de comptabilisation du document, par défaut celle d'entrée dans le dossier,
- le code d'identification du client et le collectif comptable d'enregistrement de la pièce.
Les onglets permettent de définir :
- l'en-tête de facture,
- les lignes de facture.
Une fois ces données renseignées, la facture peut être validée passée en comptabilité avec le bouton [Validation].
Options particulières
CODES STATISTIQUES
Il est possible d'associer des codes statistiques à chacune des lignes de facture (et donc d'écriture) à des fins statistiques. Un menu contextuel propose cette option une fois la ligne saisie.
PERIODE DE PRESTATION
Il est possible d'étaler le montant ligne (soit le montant HT) en comptabilité analytique ou générale suivant un calendrier particulier.
Cette fonctionnalité est accessible par clic droit une fois la ligne saisie. Pour être opérationnelle, cette fonctionnalité doit être activée (code activité KIT et paramètre général ITAPRE) et la pièce automatique KIK1 (Etalement des prestations Tiers Client) doit exister.
SCHEMA DE COMPTE
L'application d'un schéma de comptes peut être par défaut proposée après renseignement du Montant HT de la facture. Le schéma alors utilisé est celui défini dans la fiche du client, onglet Financières.
Un menu contextuel propose par ailleurs cette option en tout début de ligne de facture.
Le schéma de comptes permet de pré-définir l’ensemble des imputations comptables et analytiques d’un document, et de les pré-charger directement en saisie de factures ou de pièces. Reportez-vous à la documentation sur les schémas de comptes.
Quant aux montants, à partir des coefficients de ventilation définis dans le schéma, ils sont automatiquement calculés à partir du montant HT de la facture.
FACTURE => AVOIR
Il est possible de transformer une facture directement en avoir. Cette option est disponible via le menu Tool bar \ Fonction \Facture -> Avoir.
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Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Bloc numéro 1
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Ce site, obligatoirement
financier, détermine le site et la société pour la comptabilisation
des écritures. |
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Code type de facture référençant la catégorie de facture ainsi que le schéma d'écriture utilisé à la validation comptable de la facture. |
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Si le numéro est laissé à vide,
il sera attribué automatiquement lors de la
validation. |
Bloc numéro 2
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Cette date détermine la date
comptable de la pièce générée. |
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Pas d'aide liée à ce champ. |
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Code d'appel du compte collectif tiers initialisé par défaut à l'aide du code comptable du tiers facture. Le mode d'initialisation de la zone 'Collectif' dépend de la présence, ou non, de l'onglet "Tiers/Société" de la fiche Tiers. Absence d'onglet "Tiers/Société" dans la fiche TiersLorsque le code client/fournisseur est indiqué, le programme remonte dans l'onglet "Financières" de sa fiche et propose par défaut le compte collectif se trouvant en ligne 1 de son code comptable. Présence de l'onglet "Tiers/Société" dans la fiche TiersSur un document, le site et le code client/fournisseur sont les premières informations saisies. Sage X3 remonte sur la fiche Tiers et dans l'onglet "Tiers/Société "cherche si une ligne d'exception a été créée pour la société du site du mouvement et, le cas échéant, trouve le code comptable client/fournisseur. Le programme récupère le compte de la ligne 1 du code comptable. |
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Onglet En-tête
Présentation
Caractéristiques de la "facture"
Certaines des zones de l'en-tête visent à compléter l'identification de la facture :
- les montant HT et TTC :
la saisie est facultative. Lors de la saisie des montants dans les lignes de la facture, ces derniers sont affichés automatiquement dans les zones correspondantes en en-tête (un message d’avertissement apparaît lors de la création si les zones d’en-tête n’ont pas été renseignées : " Totaux différents de l’en-tête "). - le lien entre un avoir et la facture d'origine via le numéro de celle-ci, ou le lien entre l'avoir et le numéro de la demande d'avoir du client, etc.,
- l'analytique par défaut qui est alors appliqué aux règlements pour le compte du Tiers :
il est possible de définir des sections par défaut à l’en-tête de facture.
Caractéristiques de ses échéances
Les zones restantes permettent de caractériser les échéances de la facture par rapport à la gestion des règlements (identification du tiers payeur, des conditions de paiement), à la gestion des relevés d'échéances et au traitement de relance.
Une fois la facture totalement enregistrée, il est d'ailleurs possible, avec le bouton [Echéances], de visualiser les échéances constitutives de la facture et le stade de règlement auquel elles se trouvent.
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Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Bloc numéro 1
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Cette date est celle de la
facture originale. |
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Cette zone permet d'enregistrer
le numéro ou la référence de la facture originale. |
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Cette zone indique la devise de
facturation. Tous les montants sont saisis dans cette
devise. |
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Ce montant est seulement un montant de contrôle qui sera comparé au total des lignes lors de l'enregistrement. |
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Cette facture est la facture sur laquelle est imputé l'avoir. |
Bloc numéro 2
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Bloc numéro 3
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Si la facture doit être affacturée, indiquez le
code du factor qui se charge |
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Indique si les échéances généres
seront "à mettre sur relevé" ou non. |
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Indique si les échéances générées
seront "à relancer" ou non. |
Bloc numéro 5
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Ce tiers indique le tiers payeur
ou payé |
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Cette date est celle à partir de
laquelle sera calculé l'échéancier de règlement. |
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Ce champ indique les conditions
de règlements qui seront appliquées pour déterminer l'échéancier de
la facture. Celui-ci pourra être modifié manuellement
ensuite. |
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Code utilisé par défaut pour le tiers courant permettant d'identifier une série de taux d'escomptes et d'agios (jusqu'à 12) à appliquer à un règlement en fonction d'un nombre de jours d'avance ou de retard par rapport à la date d'échéance. |
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Les sections renseignées ici
serviront de valeurs par défaut pour les lignes de
facture. |
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Onglet Lignes
Présentation
Le tableau de ce second onglet permet de caractériser chacune des lignes de facture d'un point de vue comptable :
Nature
Si le compte est suivi en comptabilité analytique, il est nécessaire de définir sa nature. Au niveau des comptes généraux, on peut définir une nature liée automatiquement au compte. Le champ nature n’est alors pas modifiable. Reportez-vous à la documentation sur les comptes généraux.
Par contre, si un crible nature a été défini, il est possible de choisir une nature analytique différente, conforme au crible.
Axes analytiques
Si le montant comptable n’a pas été ventilé sur plusieurs sections en analytique, la zone " répartition " n’a pas à être renseignée. La saisie est réalisée directement dans les colonnes suivantes, sur la section concernée, pour chacun des axes.
Des sections par défaut peuvent être définies au niveau de la nature, mais celles définies par le traitement des sections par défaut sont prioritaires. Reportez-vous à la documentation sur les sections par défaut.
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Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
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Il s'agit du numéro de la ligne. |
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Le site de chaque ligne peut être différent du site d'en-tête. Dans ce cas, la pièce comptable générée sera équilibrée site par site en utilisant les comptes de liaisons inter-sites. |
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L'option Collectif est accessible uniquement si la case Auxiliarisation du plan de compte est cochée. En la cochant, vous précisez que ce compte sera associé à un tiers. |
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Sur certains champs des écrans, des codes d'accès ont été prévus. Ces codes permettent de restreindre l'accès aux données pour certains utilisateurs. Pour qu'un champ ayant un code d'accès soit accessible à un utilisateur, il faut que ce code soit présent dans ce tableau. En fonction des droits qui lui sont attribués il peut ensuite consulter ou modifier la zone. Ces codes d'accès sont également utilisés pour restreindre l'accès à certaines fonctions déclenchées par des boutons dans les écrans. Pour chaque code d'accès défini dans le tableau, il faut renseigner:
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Le choix de l’imputation comptable se fait :
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Lorsque le compte à la ligne est un compte soumis à TVA, le champ taxe est accessible à la saisie. Elle est initialisée avec le code taxe associé au compte ou avec le code taxe associé au régime. Suivant le contexte, il faut vérifier que ce code taxe correspond à la taxe réellement applicable, ou le modifier. |
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Pas d'aide liée à ce champ. |
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Actuellement, ce champ n'est pas utilisé. |
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Cette zone permet de saisir manuellement un commentaire à la ligne :
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La saisie d'unités d'oeuvre est définie lors du paramétrage d'un compte analytique. Une unité lui est associée, précisant sa valeur par défaut (en devise de reporting). |
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La quantité est automatiquement calculée en divisant le montant HT (converti en devise reporting) par la valeur de l’unité d’œuvre. |
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Ce champ permet de préciser les modalités de répartition du montant de la ligne sur les différentes sections de chaque axe.
Exemple :
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En fonction du paramétrage, les sections analytiques sont modifiables. Celles-ci étant initialisées conformément au paramétrage des sections par défaut. |
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Bloc numéro 2
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Bloc numéro 3
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Fonctions accessibles par clic droit sur le tableau
Consultation de comptes
Ce bouton permet d'accéder à la consultation de comptes, et par défaut sur le compte de la ligne courante.
Codes statistiques
Ce bouton permet d'associer des codes statistiques à chacune des lignes de facture (et donc d'écriture) à des fins statistiques.
Périodes de prestation
Ce bouton permet d'étaler le montant ligne (soit le montant HT) en comptabilité analytique et générale suivant un calendrier particulier. Pour être opérationnelle, cette fonctionnalité doit être activée (code activité KIT et paramètre général ITAPRE) et la pièce automatique KIK1 (Etalement des prestations Tiers Client) doit exister.
Schéma de comptes
Ce bouton permet d’appeler un schéma de compte à la ligne. Le schéma de compte permet de pré-définir l’ensemble des imputations comptables et analytiques d’une pièce, et de les pré-charger directement en saisie. Reportez-vous à la documentation sur les schémas de saisie.
Quant aux montants, à partir des coefficients de ventilation définis dans le schéma, ils sont automatiquement calculés à partir du montant HT de la facture.
Fermer
Etats
Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :
BPCINV : Facture tiers client
BPCINV2 : Facture tiers client
SIMFACCLI : Simulation factures clients
FACTRSC : Liste factures tiers clients
Mais ceci peut être modifié par paramétrage.
Boutons spécifiques
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Ce bouton permet de visualiser ou modifier les échéances associées à la facture tiers client courante. |
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Ce bouton permet de valider comptablement la facture tiers client courante afin de disposer de son écriture. |
Barre de menu
Zoom / Pièce comptable
Cette fonction permet d'accéder à la pièce comptable générée suite à la validation de la facture tiers client courante.
Zoom / Pièce analytique
Dans le cas où une facture tiers client prévoit un étalement des prestations (au niveau des lignes, clic droit puis 'Période de prestation renseignée'), les pièces analytiques générées à ce titre sont ici accessibles en visualisation (suivant la pièce automatique référencée dans le paramètre GAUKIK1).
Fonctions / Annulation comptable
Fonctions / Facture -> Avoir
Cette fonction permet de transformer une facture directement en avoir. Le progiciel demande alors de confirmer la "création d'une facture d'avoir" et propose ainsi:
En-tête
- Un "type de facture": le type de facture est initialisé par défaut au 1er type de facture "Avoir" rencontré dans la Table des types de facture.
- Un "N° de pièce" à blanc qui peut-être renseigné (cas ou une plage manuelle est réservée) ou qui sera attribué automatiquement à la création de la facture.
- Une alimentation automatique de la zone "Numéro de facture" avec le numéro de la facture d'origine.
- Les autres informations d'en-tête sont modifiables comme dans le cas d'une modification ou duplication de facture.
Ligne
- Un pré-chargement automatique des lignes avec les comptes généraux, les imputations de TVA et les imputations analytiques de la facture d'origine.
- Les informations de ligne sont modifiables comme dans le cas d'un modification ou duplication de facture.
- Il est également possible de supprimer complètement une ou plusieurs lignes.
Adresse / Adresse facture
Adresse / Adresse règlement
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
"XXX : Ce site n’est pas financier"
Le site sélectionné pour l'enregistrement de la facture n'est pas défini comme un site financier. Il ne peut donc pas recevoir d'écritures comptables.
"Période non ouverte"
La date de comptabilisation de la facture est incorrecte dans la mesure où elle n'est pas comprise dans les bornes de périodes ouvertes pour la société.
"Date incorrecte"
La date de comptabilisation de la facture est incorrecte car elle dépend d'un exercice non créé ou elle ne correspond pas à une date réelle. Ce même message apparaît aussi si les dates de début / fin pour la durée de la prestation (voir onglet Lignes) ne sont pas cohérentes.
": code paramètre inexistant"
Dès lors qu'un paramètre nécessaire à la génération de l'écriture comptable manque, ce message s'affiche.
Cela peut provenir, par exemple, du paramétrage du type de pièce (ex : facture client) qui est incomplet (manque du compteur de numéro de pièces).
"Tiers incompatible avec le collectif"
Le choix du collectif de comptabilisation de la facture est incorrect dans la mesure où il doit nécessairement être de type Client, plutôt que Fournisseur, Représentant ou…
De même, au niveau de la ligne de facture, le tiers et le collectif en ligne doivent être d'un type compatible.
"Collectif inexistant"
Le collectif retenu ne correspond pas à une donnée existante / référencée d'où ce message.
"Avoir sans numéro de facture"
Ce message avertit simplement que l'avoir en cours de saisie n'a pas été rattaché à une facture. Il n'est en effet pas obligatoire de lier un avoir à une facture, aucun lettrage n'étant alors généré lors de la validation de l'avoir.
"Facture en devise XXX"
Le choix de la facture qui est identifiée comme à l'origine de l'avoir est erroné dans la mesure où les caractéristiques de ces deux éléments doivent être identiques pour ce qui concerne la devise.
"Facture du client XXX"
L'avoir ne peut être rattaché à une facture dont le client facturé est différent.
"Facture sur le collectif XXX"
L'avoir ne peut être lié à une facture dont le collectif est différent du sien.
"Facture sur le site XXX"
Le site auquel la facture d'imputation de l'avoir est rattachée ne correspond pas au site de l'avoir.
"Facture non validée"
Le choix de la facture d'imputation de l'avoir n'est pas correct dans la mesure où celle-ci n'a pas été validée en comptabilité.
"Ligne n Section : Section obligatoire sur axe X"
L'analytique ayant été défini comme obligatoire pour l'axe X et le schéma de comptes appelé et exécuté ne contenant pas d'analytique pour cet axe, les lignes de facture sont préchargées sans analytique alors qu'elles doivent en contenir.
"XXX : Compte réservé au site XXX"
Le site de rattachement du compte n'est pas compatible avec le site de comptabilisation de la facture.
"Classe de compte interdite sur ce type de pièce"
Le compte sélectionné pour la comptabilisation de la ligne de facture doit nécessairement être d'un type autre que Hors-bilan, c'est-à-dire de type Produits, Charges ou Tiers, …
"Impossible de déterminer le compte collectif"
Dès lors que la ligne de facture porte sur un tiers, il est indispensable de définir le tiers auxiliaire et le compte collectif associé à mouvementer.
"XXX : Hors limite dates de validité"
Les dates de validité du compte/de la nature/de la clé de répartition/de la section sont incompatibles avec la date de comptabilisation de la facture.
"Taxe de type TVA"
Dans les deux zones Taxe 1 et Taxe 2 de l'écran de saisie de TVA à la ligne, les seuls codes taxes de type Taxe parafiscale ou Taxe spéciale sont utilisables.
"Cette taxe n'est pas de type TVA"
A contrario, dans la zone TVA de ce même écran de saisie, ainsi que dans la zone TVA de la ligne de facture, les seuls codes TVA de type TVA sont acceptés.
"XXX : Nature réservée au site XXX"
Le site de rattachement de la nature n'est pas compatible avec le site de comptabilisation de la facture.
"Répartition réservée au site XXX"
Le site de rattachement de la répartition analytique n'est pas compatible avec le site de comptabilisation de la facture.
"Total des ventilations incorrect"
La ventilation analytique en montant qui a été saisie ne peut être validée dans la mesure où le total des montants ventilés ne correspond pas au montant de la ligne de facture.
"Ligne de ventilation no 1 : YYY Section réservée au site XXX"
Le choix de la clé de répartition analytique ne convient pas dans la mesure où l'une des sections constitutive de celle-ci est rattachée à un site différent de celui de la facture.
"XXX : Interdit avec la nature"
La section analytique retenue n'est pas acceptée dans la mesure où la combinaison de cette section et de la nature analytique en ligne a été définie comme interdite.
"XXX : Interdit avec la section XXX"
La section analytique saisi n'est pas compatible avec l'autre section mentionnée. La combinaison de ces deux sections a été définie comme interdite.
"Section obligatoire sur axe X"
L'imputation sur l'axe analytique X ayant été définie comme obligatoire, la zone doit nécessairement être renseignée.
"Zone obligatoire"
Certaines zones doivent nécessairement être renseignées pour permettre la comptabilisation de la facture, à savoir : le site, le code du client, la devise de facturation, le tiers payeur.
"TTC inférieur au HT"
Ce message d'avertissement non bloquant signale simplement que le montant HT saisi dans l'en-tête de facture est inférieur au total TTC aussi renseigné. Ces deux montants restent modifiables tant que la validation comptable de la pièce n'a pas été effectuée.
Tables mises en oeuvre
Les tables suivantes sont mises en oeuvre par la fonction :
| Table |
Intitulé Table |
|---|---|
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ACCES [ACC] |
Accès par utilisateur |
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ATABDIV [ADI] |
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BID [BID] |
Relevé Identité Bancaire |
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BPADDRESS [BPA] |
Adresses |
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BPARTNER [BPR] |
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BPCINVLIG [SIL] |
Lignes factures tiers client |
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BPCINVLIGA [SIA] |
Ligne analytiques tiers |
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BPCUSTMVT [MVC] |
Mouvements clients |
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BPCUSTOMER [BPC] |
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BPSUPPLIER [BPS] |
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CAAUZ [CAZ] |
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CACCE [CCE] |
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CADSP [DSP] |
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COMPANY [CPY] |
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FACILITY [FCY] |
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FISCALYEAR [FIY] |
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GACCCODE [CAC] |
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GACCDUDATE [DUD] |
Echéances |
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GACCOUNT [GAC] |
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GAUTACE [GAU] |
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GAUTACED [GAD] |
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GAUTACEF [GAG] |
Formules pièces automatiques |
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GDIAACC [GDA] |
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GJOUCOA [JCO] |
Journaux - Plan de compte |
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GJOURNAL [JOU] |
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GTYPACCENT [GTE] |
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PERIOD [PER] |
Périodes |
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SINVOICE [SIH] |
Factures vente |
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TABCOUNTRY [TCY] |
|
|
TABCUR [TCU] |
|
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TABSIVTYP [TSV] |
|
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TABUNIT [TUN] |
|
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TABVAT [TVT] |