Factors
L’affacturage consiste à transférer tout ou une partie des créances/dettes clients à un organisme financier tiers : le factor. Celui ci prend alors en charge le recouvrement des créances qui lui ont été cédées et le risque de non paiement afférent. En échange, le factor règle le montant des factures, déduction faite de commissions et d’agios.
Il est important de noter que l’enregistrement des commissions et agios n’est pas automatisée. Lors de la saisie du règlement du factor, il sera nécessaire de créer deux lignes au moins : une pour le règlement de la totalité de la quittance, et une autre pour les commissions et agios (sous une destination comptable appropriée – cf. documentation Destinations comptables).
La fonction de l’affacturage telle qu’elle est gérée sous X3 s’articule en plusieurs étapes :
- l’identification des factors. Elle permet de rassembler toutes les informations relatives au factor comme : ses coordonnées, les spécificités du fichier magnétique qui lui sera envoyé, des informations comptables (compte du factor, collectif ou compte du client factorisé)…
- l’affectation de factor aux factures clients à traiter (cf. documentation Saisie factors)
- la création des quittances (cf. documentation Génération Quittances)
- la comptabilisation de ces quittances (cf. documentation Comptabilisation Quittances)
- la notification du règlement (cf. documentation Notification de règlement)
- Il est ensuite nécessaire d’enregistrer, sur un bordereau de règlement, le versement du montant quittancé par le factor. Mais cette étape suit le flux normal des règlements (cf. documentation Saisie des règlements).
Pré-requis
Codes activité
Les codes activités suivants (classés par type) peuvent avoir une influence sur le comportement de la fonction :
Fonctionnel
CSL :
Consolidation
DAS :
DAS2
ESD :
Déclaration Européenne de Services
FAS :
Dossier avec immos
FCT :
Gestion de l'affacturage
Dimensionnement
ANA :
Nb d'axes analytiques
NBCOA :
Nb de plans de compte
Localisation
KDE :
Localisation Allemande
KIT :
Localisation Italienne
Habilitations
Cette fonction est de type objet. Les opérations de création, modification, et suppression de fiche peuvent être activées ou désactivées pour un utilisateur donné. Des filtres par rôles peuvent également être mis en place sur cette fonction.
Gestion de l'écran
En-tête
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
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Code factor |
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Nom du factor |
Fermer
Onglet Coordonnées
Présentation
Coordonnées
On y trouve l’adresse ainsi que les coordonnées bancaires du factor.
Fermer
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Coordonnées
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Coordonnées du factor |
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Coordonnées du factor |
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Coordonnées du factor |
Bloc numéro 2
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RIB
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Fermer
Onglet Fichier
Présentation
Fichier
Code Vendeur
Il s’agit du code vendeur qui sera utilisé lors de l’impression des quittances.
Nom et extension de Fichier
Lors de la comptabilisation réelle de la quittance, un fichier magnétique est émis dans le sous-dossier " Bqe " dans l’arborescence du dossier en activité. Ces informations permettent de nommer la racine de ce fichier émis ainsi que d’en définir le format.
N° de quittance
Un compteur (cf. documentation Compteurs) doit être lié au factor afin de générer un numéro pour chaque quittance.
N° compte factor
Il s’agit du compte général lié au factor. Ce compte sera mouvementé lors de la comptabilisation de la quittance. C’est également sur ce compte que le règlement final émis par le factor à notre site de vente en règlement du transfert de créance devra être saisi.
Il s’agit d’un compte dédié au factor. Si ce compte général n’existe pas dans le plan comptable, il peut être nécessaire de le créer (cf. documentation Comptes Généraux).
Collectif ou compte client factorisé
Pour éviter que les opérations de comptabilisation de quittance et de notification de règlements soient passées sur un compte d’attente, il est possible de préciser ou un collectif, ou un compte de client factorisé. On pourra ainsi garder trâce sur le client de l’opération d’affacturage.
Le compte (ou le collectif) est un compte dédié pour l’en-cours client factorisé. S’il n’existe pas, il peut être nécessaire de le créer dans le plan comptable.
Texte subrogatoire
Le texte subrogatoire est le texte qui apparaîtra sur la facture en impression lorsqu’il a été définie sur cette dernière qu’elle serait cédé à un factor. Il n’apparaîtra donc que sur les factures où le factor est précisé avant validation.
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Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
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C'est le nom par lequel est référencé l'entreprise chez le factor. Il s’agit du code vendeur qui sera utilisé lors de l’impression des quittances. |
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Numéro de quittance |
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Renseignez ici le code du fichier bancaire qui définit le paramétrage du fichier transmis au factor. |
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Extension du fichier |
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Ce champ permet d'indiquer le code comptable du factor. |
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Texte subrogatoire |
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Tables mises en oeuvre
Les tables suivantes sont mises en oeuvre par la fonction :
| Table |
Intitulé Table |
|---|---|
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ACODNUM [ANM] |
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FACTOR [FCT] |
Factors |
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GACCOUNT [GAC] |
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TABCOUNTRY [TCY] |