Saisie factors
L’affacturage consiste à transférer tout ou une partie des créances/dettes clients à un organisme financier tiers : le factor. Celui ci prend alors en charge le recouvrement des créances qui lui ont été cédées et le risque de non paiement afférent. En échange, le factor règle le montant des factures, déduction faite de commissions et d’agios.
Il est important de noter que l’enregistrement des commissions et agios n’est pas automatisée. Lors de la saisie du règlement du factor, il sera nécessaire de créer deux lignes au moins : une pour le règlement de la totalité de la quittance, et une autre pour les commissions et agios (sous une destination comptable appropriée – cf. documentation Destinations comptables).
La fonction de l’affacturage telle qu’elle est gérée sous X3 s’articule en plusieurs étapes :
- l’identification des factors (cf. documentation Saisie factors).
- l’affectation de factor aux factures clients à traiter. Il s’agit de cette fonction. Elle permet d’affecter ou de modifier l’affectation d’un factor aux différentes factures nécessitant l’affacturage.
Cette étape n’est pas obligatoire si :
- au niveau de la fiche Client, onglet " Financières " un factor a été précisé. Ce client est donc supposé être régulièrement géré par ce factor.
- au niveau de la facture de vente, onglet " facturation ", un factor a déjà été renseigné
- au niveau de l’en-tête de la facture tiers client, un factor a déjà été renseigné.
- la création des quittances (cf. documentation Génération Quittances) (des listes des factures cédées accompagnées d’une lettre de cession de créances sont proposées en impression)
- la comptabilisation de ces quittances (cf. documentation Comptabilisation Quittances) (augmentation de l’en-cours factor du client). Cette comptabilisation entraîne la création d’un fichier magnétique qui pourra être transmis au factor. Ce fichier magnétique peut être re-généré par une fonction dédiée.
- la notification du règlement (cf. documentation Notification de règlement) (passation de l’écriture permettant de solder la dette client et de diminuer son en-cours factor).
Il est ensuite nécessaire d’enregistrer, sur un bordereau de règlement, le versement du montant quittancé par le factor. Mais cette étape suit le flux normal des règlements (cf. documentation Saisie des règlements). Attention, le factor n’est pas considéré comme un tiers. Le règlement doit être saisi sur le compte du factor, sans mentionner de Tiers.
Pré-requis
Codes activité
Les codes activités suivants (classés par type) peuvent avoir une influence sur le comportement de la fonction :
FCT :
Gestion de l'affacturage
Habilitations
Une habilitation peut être réalisée sur cette fonction, pour limiter les traitements à une société ou à un site.
Gestion de l'écran
Ecran de saisie
Présentation
La saisie des factors, ou affectation de factors aux factures, se fait sur un écran unique composé d’une en-tête où sont saisis les critères d’affichage, et d’un tableau où sont repris les différentes factures correspondant à la sélection.
En-tête
La saisie des factors nécessitent au moins la saisie du Client pour lequel on souhaite traiter une ou plusieurs factures en affacturage.
Des critères supplémentaires de sélection sont proposés tels :
- la société émettrice de la facture,
- le site émetteur de la facture,
- des bornes de numéros de facture.
Tableau
Dans ce tableau, toutes les factures répondant aux critères de sélection précisés en en-tête sont affichées.
Une seule colonne est accessible en saisie, celle correspondant au Factor auquel sera, éventuellement, cédée la créance.
Le bouton Enregistrer permet de prendre en compte les modifications apportées sur ces factures et, de par la suite, de pouvoir les sélectionner afin quelles soient placées sur une quittance.
Fermer
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Bloc numéro 1
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Modification Factor sur factures |
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Mise à jour Factor sur factures |
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Fermer
Fonctions accessibles par clic droit sur le tableau