Comptabilisation quittances
L’affacturage consiste à transférer tout ou une partie des créances/dettes clients à un organisme financier tiers : le factor. Celui ci prend alors en charge le recouvrement des créances qui lui ont été cédées et le risque de non paiement afférent. En échange, le factor règle le montant des factures, déduction faite de commissions et d’agios.
Il est important de noter que l’enregistrement des commissions et agios n’est pas automatisée. Lors de la saisie du règlement du factor, il sera nécessaire de créer deux lignes au moins : une pour le règlement de la totalité de la quittance, et une autre pour les commissions et agios (sous une destination comptable appropriée – cf. documentation Destinations comptables).
La fonction de l’affacturage telle qu’elle est gérée sous X3 s’articule en plusieurs étapes :
- l’identification des factors (Cf. documentation Factors).
- l’affectation de factor aux factures clients à traiter (cf. documentation Saisie factors)
- la création des quittances (cf. documentation Génération Quittances)
- la comptabilisation de ces quittances. Il s’agit de cette étape. Elle consiste à augmenter l’en-cours factor du client.
On obtient le schéma d’écriture suivant : Compte factor Compte (ou collectif) Client factorisé
Cette comptabilisation entraîne la création d’un fichier magnétique qui pourra être transmis au factor. Ce fichier magnétique peut être re-généré par une fonction dédiée (cf. documentation Génération de fichier).
la notification du règlement (cf. documentation Notification de règlement)
Il est ensuite nécessaire d’enregistrer, sur un bordereau de règlement, le versement du montant quittancé par le factor. Mais cette étape suit le flux normal des règlements (cf. documentation Saisie des règlements). Attention, le factor n’est pas considéré comme un tiers. Le règlement doit être saisi sur le compte du factor, sans mentionner de Tiers.
Pré-requis
Codes activité
Les codes activités suivants (classés par type) peuvent avoir une influence sur le comportement de la fonction :
FCT :
Gestion de l'affacturage
Paramètres généraux
Les paramètres généraux suivants ont une influence sur le comportement de la fonction :
Tiers
GAUFCTQ (défini au niveau Dossier) : Quittance d'affacturage
Habilitations
Une habilitation peut être réalisée sur cette fonction, pour limiter les traitements à une société ou à un site.
Autres pré-requis
Tables à renseigner
Les tables suivantes sont utilisées par la fonction. Leur contenu doit donc être éventuellement mis à jour :
| Table |
Intitulé Table |
|---|---|
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GAUTACE [GAU] |
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FACTOR [FCT] |
Gestion de l'écran
Le statut des écritures dans l'écran de lancement est obligatoirement 'Définitif' lorsque la catégorie de pièces "Réelle" est choisie et que la société est :
- soit une société de législation française (le paramètre FRADGI/chapitre TC/groupe CPT a pour valeur "oui", non modifiable),
- soit une société non française appliquant les règles françaises de la conformité DGI n° 13L-1-06 (le paramètre FRADGI/chapitre TC/groupe CPT a pour valeur 'oui', modifiable).
Ecran de saisie
Présentation
Les quittances ne peuvent pas être validées en masse. Il est nécessaire de sélectionner le factor et la quittance à valider (le menu contextuel propose l’ensemble des quittances en attente de validation comptable).
Une fois la quittance sélectionnée, le choix est proposé pour les options de génération de la pièce comptable :
Type de génération
Les types de génération proposés sont : réelle, simulation active et simulation non active. La pièce comptable réelle est une pièce que l’on peut toujours consulter et éditer (Grand Livre, Balance…).
La pièce de simulation, une fois activée, est également intégrée aux écrans de consultation et aux éditions. Elle peut être transformée en pièce réelle ou désactivée pour devenir une pièce de simulation inactive (c’est à dire une pièce latente, non visible dans les éditions et consultations. Par exemple, les écritures d’inventaire).
Etat des écritures
La pièce comptable peut être provisoire ou définitive. Cet état définit essentiellement la capacité de l’utilisateur à modifier la pièce. Une fois définitive, les modifications que l’on peut apporter à la pièce ne sont que d’ordre informatif ou concernent les imputations analytiques. La date, les montants, les comptes, le code TVA et autres informations purement comptables ne peuvent plus être modifiés.
Date comptable
Il s’agit de la date qui sera utilisée pour la pièce comptable générée par ce traitement.
Fermer
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Critères
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Comptabilisation de quittances |
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Génération
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Dans le cas d'une génération réelle, l'état de la pièce peut être :
Le statut des écritures dans l'écran de lancement est obligatoirement 'Définitif' lorsque la catégorie de pièces "Réelle" est choisie et que la société est :
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Comptabilisation de quittances |
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Fermer
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Les documents comptabilisés seront en ‘définitif’ pour la société
Si le traitement est lancé pour une société et que cette société a opté pour la conformité DGI n° 13L-1-06 (c'est-à-dire si le paramètre FRADGI/chapitre TC/groupe CPT a pour valeur 'oui'), les pièces générées par le traitement auront le statut 'Définitif'.
Les documents comptabilisés seront en ‘définitif’ pour une ou plusieurs des sociétés
Le traitement est lancé pour toutes les sociétés ou un groupe de sociétés et si au moins une des sociétés a opté pour la conformité DGI n° 13L-1-06 (c'est-à-dire si le paramètre FRADGI/chapitre TC/groupe CPT a pour valeur 'oui'), les pièces générées par le traitement auront le statut 'Définitif'.