Demandes d'achat

• Demandeur (champ REQUSR)

Code du demandeur, initialisé par défaut par le code de l'opérateur connecté et modifiable.

• Site demande (champ PSHFCY)

Code du site émetteur de l'ordre (Appel d'offre, demande d'achat, commande, ordre de sous-traitance ...etc), initialisé par défaut par le site d'achat associé à l'opérateur.
Le site proposé est modifiable et peut être choisi dans la liste des sites autorisés pour l'opérateur.
Ce champ doit être obligatoirement renseigné.

• No demande (champ PSHNUM)

Numéro de demande d'achat permettant d'identifier celle-ci de façon unique. Ce numéro est généré automatiquement à chaque création de demande d'achat selon le paramétrage de compteur associé au type de document.

• Date demande (champ PRQDAT)

La date de demande d'achat est initialisée par la date du jour et est modifiable (seulement en création). La modification de cette date en cours de création entraîne l'apparition d'un message vous offrant la possibilité de réactualiser les prix et les éventuelles remises calculées sur les lignes de demande d'achat déjà saisies.

• Article (champ ITMREF)

Référence interne de l'article demandé qui doit exister dans la table Articles.
Cette dernière est obligatoire. Les articles fabriqués ne pourront pas être commandés, ni les articles de type fantôme et de type sous-traitance.
La désignation de l'article est modifiable quelle que soit la catégorie de l'article.

A partir du champ Article, plusieurs possibilités vous sont offertes. En effet, vous pouvez  saisir directement une référence article dont l'existence est contrôlée dans le fichier Articles ou utiliser le bouton contextuel pour :

• sélectionner un article dans le fichier,
• créer, selon vos habilitations, l’article dans le fichier article,
• consulter les commandes en cours,
• consulter et prendre en compte les réponses aux appels d’offre existants si la transaction utilisée le permet. La prise en compte d’une réponse d’appel d’offre permet essentiellement d’initialiser les informations telles que quantité, prix, fournisseur, etc.

L’activation du bouton contextuel après la saisie de la référence article permet de restreindre la liste aux éléments (appels d’offre ou commandes) concernant cet article spécifiquement.

Lorsque l’article saisi fait déjà l’objet d’une commande ouverte, un message vous en informe si la ligne de commande ouverte est encore valide.

Pour les articles gérés en stock, il est possible de prendre en compte les suggestions issues du calcul des besoins (Présence du module GPAO) ou celles issues du calcul de réapprovisionnement (dans le module Stocks).

En effet, lorsque qu’il existe des suggestions d’achats (POS) pour l’article saisi, une fenêtre s’ouvre automatiquement pour proposer la prise en compte des besoins. Si vous ne souhaitez pas prendre en compte les suggestions, il suffit d’abandonner cette fenêtre pour revenir à la suite de la saisie de la ligne.

Si vous souhaitez prendre en compte les suggestions, vous pouvez renseigner une borne de dates afin de limiter la proposition dans le temps. Quand aucune date n’est saisie, l’ensemble des suggestions est proposé. Vous pouvez ensuite modifier l’unité dans laquelle doivent être exprimées les quantités de besoin : par défaut c’est l’unité de stock qui est proposée et qui est modifiable à condition d’en choisir une dans la liste de sélection des unités (Unité d’achat, Unité de conditionnement, Unité de stock de l’article). Les lignes de besoins sont alors affichées avec pour chacune :

• la date du besoin, le site, le code de l’acheteur,
• la quantité du besoin ainsi que la quantité prise en compte qui est initialisée par défaut par celle du besoin,
• différentes informations telles que le type et le numéro d’ordre dans l’encours.

Après la saisie de l’unité, vous êtes automatiquement en mode saisie de la quantité prise, qui est la seule information saisissable dans cet écran. Si vous souhaitez trier la liste proposée par date de besoin ou par site, vous devez sortir du mode saisie (" Echap ") puis utiliser le bouton contextuel afin de choisir le tri souhaité.

Vous pouvez modifier la quantité prise proposée et saisir une quantité inférieure ou supérieure à la quantité du besoin ce qui peut être le cas si vous souhaitez par exemple prendre en compte partiellement un besoin. Si vous souhaitez exclure une des lignes de besoins, il suffit de saisir une quantité nulle.

En fin de prise en compte, si au moment de la saisie de l’article vous avez pris en compte une réponse d’appel d’offre, un contrôle supplémentaire est effectué et un message d’avertissement apparaît lorsque la quantité totale prise en compte est inférieure à celle mentionnée sur la réponse. Vous pouvez annuler ou continuer votre saisie.

Après validation, les lignes de besoin prises en compte sont regroupées par site et les lignes de DA correspondantes sont automatiquement générées.

La saisie des autres informations de la ligne dépend de la transaction choisie. C’est le cas par exemple des informations Site, Fournisseur et prix net.

• Désignation (champ ITMDES)

Désignation principale de l'article provenant de la fiche article et pouvant être modifiée lors de la saisie. Il s'agit de la désignation principale de l'article traduite dans la langue de l'opérateur.
Cette désignation est transmise avec les modifications éventuelles sur la commande et imprimée sur le bon de commande.

 A partir de ce champ, il est possible d'accéder à la fiche article par tunnel.

• Désignation std (champ ITMDES1)

Il s'agit de la désignation saisie sur la fiche article. Cette désignation est transmise avec les modifications éventuelles sur la commande.

 A partir de ce champ, il est possible d'accéder à la fiche article par tunnel.

• Site rcp (champ PRHFCY)

Ce champ permet de renseigner le site où la marchandise doit être livrée par le fournisseur, généralement initialisé par le site de commande dans le cas où ce dernier est également un dépôt.
Dans le cas d'une demande d'achat ou d'une commande pour un article géré en stock :

• le site de réception doit être un dépôt,
• la référence article doit être définie pour ce site de réception.

Cependant, lorsque le site de demande n’est pas déclaré comme dépôt dans la table des sites et que l’article demandé est géré en stock, le premier site de stock associé à la société juridique du site de demande est alors proposé.

A partir du champ Site de réception, plusieurs possibilités vous sont offertes. En effet, vous pouvez :

• saisir directement un code site, à condition que celui-ci appartienne à la même société juridique que le site demandeur. De plus, l’existence du site saisi est contrôlée dans la table des sites ;
• utiliser le bouton contextuel pour sélectionner un site dans la liste proposée ou pour effectuer différentes interrogations de stock.

 Le site de réception doit appartenir à la même société juridique que le site demandeur pour une demande d'achat ou que le site de commande pour une commande.

• Date souhaitée (champ EXTRCPDAT)

Il s'agit de la date de réception souhaitée. Elle est contrôlée par rapport aux dates d'indisponibilités du site de réception. En cas d'indisponibilité du site à cette date, un message apparaît et une autre date doit être saisie. La date de réception souhaitée peut également être automatiquement recalculée lorsque la date saisie correspond à un jour non ouvré pour le site : elle est alors automatiquement proposée au premier jour ouvré précédent.

Cette information est obligatoire. Un message d'avertissement peut également s'afficher si la date saisie est antérieure à la date du jour. Elle permet d'initialiser la date théorique de commande.

• UA (champ PUU)

Il s'agit par défaut de l'unité d'achat associée à l'article. Lorsque le fournisseur est modifié, cette unité peut être réajustée en fonction de l'unité d'achat définie sur la fiche article-fournisseur.
En effet, l'article dispose de deux unités d'achat :

• l'unité d'achat définie au niveau de la fiche articles unités,
• l'unité d'achat liée au fournisseur.

L'unité d'achat ne peut être modifiée. Un recalcul des quantités et des prix et remises est alors effectué.
Cette unité est reprise sur la commande d'achat.

 Lors de la facturation d'un article, l'UA de l'article est utilisée.

L'unité est initialisée par défaut par l'unité d'achat associée à l'article. Lorsqu'une réponse d'appel d'offre a été prise en compte, l'unité spécifiée dans cette réponse est proposée. Lorsque ce champ peut être saisi, une nouvelle unité peut être sélectionnée dans la table des unités.

• Quantité UA (champ QTYPUU)

Cette rubrique est obligatoire.
Si la ligne existe avec une quantité nulle, celle-ci ne sera pas prise en compte lors de la validation. En modification, la validation sera refusée.

La quantité doit être obligatoirement renseignée. En effet, un message vous informe que la ligne ne sera pas créée si la quantité reste nulle en fin de saisie.

Un message d’erreur peut également s'afficher lorsque la quantité proposée est modifiée suite à une prise en compte de besoins et que la quantité saisie est inférieure à la quantité prise en compte.

• US (champ STU)

Cette zone désigne l'unité de gestion de l'article dans laquelle sont exprimés les stocks.

• Quantité US (champ QTYSTU)

Il s'agit de la quantité en unité de stock calculée à partir de la quantité demandée en unité de commande.
Cette quantité n'est pas modifiable directement. Le coefficient entre l'UA et l'US est invariable.

• Fournisseur (champ BPSNUM)

Le code du fournisseur doit remplir certaines conditions : être actif et ne pas être de type prospect. A partir de ce champ, plusieurs possibilités vous sont offertes. En effet, vous pouvez saisir directement un code fournisseur dont l'existence est contrôlée dans le fichier Fournisseurs ou utiliser le bouton contextuel pour :

• sélectionner un fournisseur dans le fichier,
• sélectionner un fournisseur dans la liste proposée des fournisseurs de l’article,
• créer, selon vos habilitations, un fournisseur dans le fichier,
• consulter la liste des derniers prix de commande.

Lors de la modification du fournisseur sur une ligne de demande d'achat, le recalcul des prix et des remises en fonction des tarifs définis pour le nouveau fournisseur est proposé. La quantité de la demande et l'unité d'achat peuvent être réajustés en fonction de l'unité d'achat du nouveau fournisseur et le cas échéant en fonction de la règle d'arrondi définie par le paramètre général PURQTYRND.

De plus, suite à la saisie du fournisseur différents messages d’avertissement peuvent apparaître et ce dans les cas suivants :

• lorsque le fournisseur est déclaré en litige. Ce message peut être bloquant ou un simple avertissement selon la valeur donnée au code litige dans la fiche fournisseur ;
  
• lorsque l’article n’est pas référencé chez ce fournisseur. Ce message peut être bloquant ou un simple avertissement selon le choix fait au niveau du paramétrage général (cf. paramètre ITMBPS) ;
  
• lorsque la commande de l’article est bloquée pour ce fournisseur. Ce message peut être bloquant ou un simple avertissement selon la valeur donnée au code blocage dans la fiche article.

• Affaire (champ PJT)

Il s'agit de la référence de l'affaire pour laquelle les informations sont saisies.
Cette zone n'est pas contrôlée.

On pourra saisir un code libre ou un code affaire défini dans l'objet Affaires du module Actions commerciales. Dans ce dernier cas, l'utilisateur dispose de deux possibilités pour saisir un tel code :

• le premier menu contextuel Sélection permet de sélectionner une affaire au travers d'une liste de sélection comprenant toutes les affaires définies dans l'objet Affaires,
  
• le second menu contextuel Affaires permet d'accéder directement à l'objet Affaires, selon les habilitations de l'utilisateur, et d'y effectuer une sélection.

Cette information peut être initialisée par :

• l'appel d'offre pris en compte,
• le besoin pris en compte.

Si la commande est issue d'un besoin et que ce besoin dispose d'un code affaire, le code affaire de la commande sera initialisé par ce code affaire.

• Date théorique cde (champ EXTORDDAT)

Date théorique de commande initialisée à partir de la date de réception souhaitée.
Cette date est le résultat du calcul :
"date de réception souhaitée - délai".
Le délai est donné soit par le tarif, soit par l'article-site, soit par l'article maître.

• Prix net (champ NETPRI)

Sur une demande d'achat, le prix net peut provenir d'un appel d'offre, d'un tarif ou de la fiche article.
Il est calculé à partir du prix brut et des remises ou frais.
Ce dernier est modifiable.

Que le champ "Prix net" soit présent ou non à l’écran, le prix est initialisé en fonction du choix fait au niveau du paramètre PSHVLT : par la valeur du prix standard ou par le prix provenant d’une recherche de tarif. Si le champ prix n’est pas saisissable et qu’à l’issue de la recherche tarif, le prix est nul, la ligne de D.A. est automatiquement valorisée au prix standard.

A partir du champ prix net, le bouton contextuel vous permet :

• de visualiser ou modifier le prix, les différents frais et remises ainsi que les motifs associés à ceux-ci.
• de consulter les tarifs
• de réinitialiser le prix en demandant une nouvelle recherche tarif.

La saisie des articles se faisant en tableau, vous pouvez saisir plusieurs articles : en fin de saisie d’une ligne, vous êtes automatiquement en mode de saisie pour la ligne suivante. A ce stade, vous pouvez revenir sur la ligne saisie et utiliser le bouton contextuel pour :

• saisir un texte sur cette ligne,
• dupliquer cette ligne,
• visualiser les engagements générés par la DA,
• visualiser le détail du budget.

Selon le paramétrage défini, le contrôle budgétaire peut être effectué à titre indicatif au niveau de chaque ligne ou en fin de saisie.

En fin de saisie d’une ligne, lorsque le contrôle budgétaire à la ligne a été activé et qu’un dépassement budgétaire est constaté, un message vous en avertit. Ce message peut être bloquant ou un simple avertissement selon le choix fait au niveau du paramétrage général (cf. paramètre BUDCNTPRP). Un message de même type peut apparaître au moment de la validation de la D.A.

De plus, lorsque la mise à jour des pré-engagements est active, celle-ci est effectuée automatiquement :

• A la validation de la demande d’achat si la gestion des signatures n’est pas active (cf. paramètre APPPSH).
• A la première signature du circuit si la demande d'achat doit suivre un circuit de signatures. (cf. documentation Signatures).

En fin de traitement, un numéro est attribué à la demande d’achat et est affiché. Selon la transaction choisie, l'impression d'un document Demande d'achat peut être automatiquement déclenchée en fin de saisie.

• Montant ligne HT (champ LINAMT)

• Dev (champ CUR)

Cette devise correspond soit :

• à la devise du site si aucun fournisseur n'est renseigné,
• à la devise du fournisseur.

Les montants de la ligne de demande d'achat sont exprimés dans cette devise.

 Il est préférable d'utiliser la codification ISO lors de la création d'une nouvelle devise.

• champ LINACC1

Ce champ indique le compte comptable d'achat. Les plans de comptes accessibles dépendent du modèle comptable associé à la société du mouvement. Si ce champ n'est pas renseigné, le compte sera déterminé automatiquement par le code comptable de l'article (en fonction du paramétrage de la pièce automatique PQUIS).
 La présence de ce champ dépend de la transaction de saisie utilisée.

• champ LINACC2

• champ LINACC3

• champ LINACC4

• champ LINACC5

• champ LINACC6

• champ LINACC7

• champ LINACC8

• champ LINACC9

• champ LINACC10

• Type achat (champ LINPURTYP)

C'est le type d'achat (achat de marchandise ou achat d'immobilisation) qui sert à déterminer, lorsqu'il est modifié, le compte et le code taxe à utiliser. Le type d'achat est initialisé par défaut en fonction de la taxe associée au compte de l'article.

• champ CCE1

En fonction du paramétrage, les sections analytiques sont modifiables, celles-ci étant initialisées conformément au paramétrage des sections par défaut.

• champ CCE2

• champ CCE3

• champ CCE4

• champ CCE5

• champ CCE6

• champ CCE7

• champ CCE8

• champ CCE9

• champ CCE10

• champ CCE11

• champ CCE12

• champ CCE13

• champ CCE14

• champ CCE15

• champ CCE16

• champ CCE17

• champ CCE18

• champ CCE19

• champ CCE20

• Taxe 1 (champ VAT1)

• Taxe 2 (champ VAT2)

• Taxe 3 (champ VAT3)

• Taxe entrée (champ TAXRCP)

• Taxe sortie (champ TAXISS)

• Autre taxe 1 (champ TAXOTH1)

• Autre taxe 2 (champ TAXOTH2)

• Soldée (champ LINCLEFLG)

• Signée (champ LINAPPFLG)

• Id ligne maintenance (champ PSDNUMMMS)

Ce champ est soumis au code activité MMS - Interface MMS - X3.
Il est alimenté uniquement si la demande d'achat est issue d'un import via l'interface avec le produit AXEL - GMAO.
Il contient, dans ce cas, l'identifiant de la ligne de la demande provenant de la GMAO.

• Signature (champ XAPPFLG)

• Soldée (champ XCLEFLG)

• Commandée (champ XORDFLG)

• Imprimée (champ XPRNFLG)

• Identifiant maintenance (champ PSHNUMMMS)

Ce champ est soumis au code activité MMS - Interface MMS - X3.
Il est alimenté uniquement si la demande d'achat est issue d'un import via l'interface avec le produit AXEL - GMAO.
Il contient, dans ce cas, le numéro de la demande provenant de la GMAO.

• champ BUTMMSURL

Ce bouton est soumis au code activité MMS - Interface MMS - X3.
Il permet l'ouverture de l'URL donnant accès à une page web contenant les documents de la GMAO liés à la demande d'achat.