Contrats de service

• Société (champ CPY)

Ce champ contient le code de la société par laquelle est géré le contrat.

• Site (champ SALFCY)

Ce champ contient le code du site sur lequel est assurée la gestion du contrat.

• Référence (champ CONNUM)

Ce champ est par défaut associé à un compteur à fonctionnement automatique. Par conséquent, l’utilisateur ne doit en principe pas se préoccuper de son contenu.

Par défaut, le code contrat de service sera composé d’un numéro de séquence sur 15 caractères de façon automatique.

• Client (champ CONBPC)

Ce champ contient le code du client bénéficiaire du contrat.

• Devise (champ CUR)

Ce champ permet de définir la devise à appliquer à la totalité des champs financiers d'un contrat de service.

Cette même devise est utilisée également pour valoriser les seuils minimum et maximum des

couvertures financières.

• Interlocuteur (champ CONCCN)

Ce champ contient le nom de l’interlocuteur avec lequel sont menées les différentes négociations relatives au contrat.

• champ CONCCNCLA

• Désignation (champ CONNAM)

Ce champ permet de saisir un texte aidant à identifier et comprendre les caractéristiques principales du contrat.

• champ CONTYP

Les familles statistiques sont utilisées dans les traitements statistiques ainsi qu'en critère de sélection dans de

nombreux programmes.

Les familles statistiques sont au nombre de 5 maximum, et leur nombre, ainsi que leur intitulé peut être

paramétré lors de l'installation du logiciel.

• Catégorie (champ CONCAT)

Ce champ essentiel permet de déterminer la catégorie fonctionnelle du contrat de service.

Ce champ est le support à l'activation de certaines fonctionnalités telles que la gestion des points,

la réévaluation des contrats, la facturation...

• Toutes compétences (champ EVRPBL)

Ce champ permet de déterminer l’accès au tableau descriptif des couvertures de compétences.

Si ce champ est coché, ce tableau est inaccessible puisque toutes les compétences décrites dans l’application sont prises en charges en vertu du contrat. Il est donc inutile de les saisir une par une.

Si ce champ n’est pas coché, seules les compétences saisies dans le tableau « Compétences couvertes » sont prises en charge.

Attention : Dans cette fonction, on saisie un niveau de famille de compétence couvert. Cela signifie que lorsqu’une famille de compétence est saisie, TOUTES LES FAMILLES FILLES SONT PRISES EN CHARGE par le contrat.

Si ce champ n’est pas coché et qu’aucune famille de compétence n’est saisie, le contrat sera quasiment inutilisable. Aucun problème client ne pourra être pris en charge en vertu de ce contrat.

• Tout le parc (champ EVRMAC)

Ce champ détermine l'accès à la définition de la couvertures du parc.

Il ne s'applique pas aux contrats à point.

Si ce champ est coché, la fonction de gestion de la couverture du parc est inaccessible.

Cela signifie que le contrat s'applique à la totalité de tous les articles commandés par le client.

On obtient ainsi une sorte de super contrat.

Si ce champ n'est pas coché, le contrat peut alors comporter des règles de couverture basées sur :

1 / Des fiches parc particulières.

2 / Un ensemble de fiches parc défini par une référence article.

3 / Un ensemble de fiches parc défini par une famille commerciale.

Ces couvertures peuvent être assorties de restrictions en terme de composants, pièces consommées,

main d'oeuvre et de frais de mission.

• Priorité au parc (champ CRSCOVSAM)

Cette option intéresse uniquement les contrats de garantie et de maintenance pour lesquelles une couverture de type

Parc (et non pas de type Tout le parc) a été définie.

Elle permet d'automatiser totalement la définition des couvertures croisées (Parc + Compétence) sur la base de

toutes les couvertures de type Parc.

Si cette option est active, toute création, modification ou suppression d'une couverture Parc est immédiatement

répercutée sur les différentes couvertures croisées correspondantes.

• Signé par (champ SALREP)

Ce champ contient le code du représentant qui a négocié soit la souscription du contrat de service soit

la commande d'un article couvert par le contrat de service.

• Origine (champ CONORI)

• N° de pièce / Ligne (champ CONORIVCR)

Lorsqu'un numéro de pièce est indiqué (Autre que celui d'un contrat), un menu contextuel "Détail pièce" permet de consulter les

caractéristiques du document en question.

• champ CONORIVCRL

• champ RSITXT

• Modèle de contrat (champ CONCOT)

Ce champ permet de faciliter la création manuelle d'un contrat par l'utilisation d'un modèle destiné à qualifier les

principales informations constituant le contrat.

Le modèle indiqué doit impérativement être conforme à la catégorie du contrat de service en cours de création.

D'ailleurs, la fenêtre de sélection des modèles de contrats disponibles affiche uniquement les modèles

correspondant à la catégorie saisie sur le contrat.

• champ CONCOTNAM

• Date souscription (champ SIUDAT)

Ce champ contient la date de souscription. Celle-ci est saisie une fois pour toutes.

• Frequence de renouvellement (champ REWFRY)

Ce champ représente la durée du contrat.

Pour les contrats en tacite reconduction, il s’agit de la fréquence à laquelle le contrat sera automatiquement renouvelé.

Pour les contrats qui ne sont pas en tacite reconduction, il s’agit de la fréquence à laquelle le contrat doit être renégocié par les deux parties.

• champ REWFRYBAS

• Date début/fin (champ CONSTRDAT)

Ce champ contient soit une date identique à la date de souscription (tout au long de la première période) soit la date du dernier renouvellement.

• champ CONENDDAT

Ce champ indique soit la date à laquelle le contrat sera automatiquement renouvelé en cas de tacite reconduction soit la date après laquelle le contrat ne sera plus valable.

• Renouvelable tacitement (champ CONREW)

Ce champ ne concerne pas les contrats à points.

Ce champ précise si le contrat subira un renouvellement automatique à son terme.

Cela signifie essentiellement qu'il n'y aura dans ce cas aucune rupture dans la chaîne de facturation

qui continuera à s'exécuter à la fréquence désirée.

Dans le cas contraire, le contrat devra faire l'OBJet d'une renégociation afin de permettre la poursuite de son cycle

de facturation.

• Base de redevance annuelle (champ CONAMT)

Ce champ ne concerne pas les contrats de garantie.

Ce champ contient le prix d'un contrat à point. En effet, un contrat à points fait l'OBJet d'une facfuration

totale et unique.

Ce champ contient la base de calcul aux échéances facturables des contrats de maintenance.

• champ CONCUR3

• champ REWWRN

• Crédit de points (champ PITCDT)

Ce champ concerne uniquement les contrats à points.

Il permet de définir le nombre total de points conférés au client au titre du contrat.

• Fréquence de réévaluation (champ RVAFRY)

Ce champ permet de saisir la fréquence à laquelle la base de redevance annuelle du contrat de maintenance

doit être réévaluée.

• champ RVAFRYBAS

• Méthode de réévaluation (champ RVAMET)

Les contrats de maintenance peuvent être réévalués de deux façons différentes.

1 - La Post-réévaluation présente l'avantage de toujours calculer le montant de la prochaine échéance d'un

contrat. En revanche, la base de redevance annuelle est toujours décalée d'une période par rapport à la valeur

réelle de l'indice support à cette réévaluation.

2 - La Pré-réévaluation offre l'avantage de calculer une base de redevance annuelle qui est le reflet exact de l'évolution

de l'indice utilisé. En revanche, mis à part la première échéance du contrat, cette méthode ne permet pas

de connaître le montant des échéances à l'avance.

• Support de réévaluation (champ RVASSP)

Les réévaluations peuvent être calculées en utilisant deux supports au choix :

1 - Il est possible de choisir un indice qui servira de base aux fluctuations périodiques à appliquer à la base de

redevance annuelle d'un contrat.

2 - Le recours à l'option Formule mathématique permet de gérer toutes les autres méthodes de réévaluation.

En effet, chaque formule mène à un point d'entrée dont le champ d'application est potentiellement illimité.

• Indice (champ CONBASIDX)

Ce champ permet de saisir l’indice qui doit être utilisé lors de chaque réévaluation du contrat. Une réévaluation est réalisée par comparaison de la valeur d’indice utilisée lors de la dernière réévaluation et la dernière valeur enregistrée dans le système pour l’indice en question.

• Dernière valeur utilisée (champ LASVALIDX)

Ce champ indique quelle est la valeur d’indice utilisée lors de la dernière réévaluation du contrat. Le champ date en regard indique la date de valeur de l’indice.

• champ LASIDXDAT

• Formule (champ CONBASFOR)

Ce champ permet de sélectionner le point d'entrée qui sera utilisé pour le calcul de la réévaluation du contrat.

Si la formule sélectionnée comporte le code A1, le point d'entrée appelée sera : RVACON_A1.

Ce point d'entrée est appelé depuis le traitement TRTCRMPE.

• Date de dernière réévaluation (champ RVADAT)

Ce champ contient la date à laquelle le contrat a été réévalué pour la dernière fois.

• Préavis résiliation (champ RSILTI)

En fonction des secteurs d’activité, ce champ pourra avoir les différentes significations suivantes :

1 / Le nombre de jours précédent le terme d’un contrat avant lesquels une demande de résiliation client peut être acceptée.

2 / Le nombre de jours pendant lequel le contrat continue à s’appliquer à partir de la réception d’une résiliation client.

Dans tous les cas, la résiliation est une opération manuelle qui doit être effectuée directement sur une fiche contrat.

• champ RSILTIBAS

• Tolérance de points (%) (champ PITTOL)

Cette information concerne uniquement les contrats à points.

Elle offre un mécanisme permettant d'épuiser des contrats à points.

En effet, au regard de la complexité potentielle des règles de débit de points, la probabilité de consommer

exactement le nombre de points imparti au titre d'un contrat est très faible.

Prenons l'exemple d'un client bénéficiant d'un contrat de 100 points avec une règle de débit de 30 points

par demande de service.

Le quatrième appel de ce client se soldera par l'émission d'un devis relatif à la souscription d'un nouveau contrat quand

dans le même temps il continue de bénéficier d'un contrat de 10 points.

Si ce même contrat bénéficiait d'une tolérance de points de 20%, le quatrième appel serait honoré normalement et le

contrat serait automatique soldé au terme du traitement de la demande de service.

• Fréquence de facturation (champ INVFRY)

Ce champ indique la fréquence à laquelle le client recevra les factures relatives au bénéfice des prestations prises en charge par son contrat. Ce champ permet de déterminer également quelle est la part de redevance annuelle à imputer sur une facture.

• champ INVFRYBAS

• Méthode de facturation (champ INVMET)

La gestion des contrats de service autorise deux méthodes de facturation différentes.

1 - La pré-facturation permet de facturer les contrats avant que le client n'en bénéficie.

2 - La post-facturation permet de facturer les contrats après que le client en ait bénéficié.

• Coefficient de majoration/minoration (champ INVFRYCOE)

Certaines pratiques majorent le montant des échéances lorsque celles-ci sont perçues de façon pluriannuelle. Le champ coefficient permet de définir l’importance de cette majoration ou minoration le cas échéant.

• Préavis de facturation (champ INVLTI)

Ce champ permet de définir le préavis à partir duquel l'échéance de contrat à facturer apparaîtra dans les outils de facturation. A partir de cet instant, la facture pourra être générée et expédiée au client.

Ce préavis représente le nombre de jours qui précédent le terme d'une échéance de facturation.

• champ INVLTIBAS

• Condition de paiement (champ PTE)

Ce champ permet de saisir les conditions de paiement accordées pour le règlement des échéances du contrat.

• Litiges acceptés (champ ACPDPTCOD)

Ce champ permet de saisir les codes litiges qui entraînent la prise en charge d’un problème client en cas de non paiement en temps et en heure des échéances du contrat.

Par exemple, prenons le cas d’un client qui accuse un retard de paiement de deux mois sur la dernière échéance de son contrat. Ce client a par ailleurs manifesté un litige à l’égard de son fournisseur. Lorsque le client appelle le service de support client pour résoudre un problème sur l’un de ses matériels, ce dernier sera dépanné si le code litige de l’échéance correspond à l’un de ceux mentionnés sur son contrat de maintenance.

• Axe (champ DIE)

• Intitulé (champ NAMDIE)

• Section analytique (champ CCE)

• Client facture (champ CONBPCINV)

Code du client facture initialisé par défaut avec le code du client facture associé au client indiqué en en-tête

du contrat de service.

• Tiers Payeur (champ CONBPCPYR)

Code du client payeur.

Il est initialisé par défaut avec le code du client payeur associé au client indiqué en en-tête

du contrat de service.

• Client groupe (champ CONBPCGRU)

Code du client groupe.

Il est initialisé par défaut avec le code du client groupe associé au client indiqué en en-tête

du contrat de service.

• Affaire (champ CONPJT)

Ce champ permet d'indiquer l'éventuelle affaire à l'origine de la souscription

du contrat de service.

• Type de cours (champ CONCHGTYP)

• Article de facturation (champ ITMREF)

Ce champ est indispensable dès lors que le contrat de service doit faire l'OBJet d'une facturation.

Il contient le code article qui sera reporté sur la ligne de facture correspondant à l'échéance du contrat

de service.

Ce champ est initialisé par défaut avec la valeur du modèle de contrat de service utilisé

ou bien avec le contenu du paramètre DEFCONITM.

• Type de prix (champ CONPRITYP)

• Unité de vente (champ SAU)

• Régime de taxe (champ CONVACBPR)

Code permettant d'indiquer le régime de taxe du document. Ce code, contrôlé dans la table des régimes de taxe, est initialisé par le code correspondant de la fiche tiers et il est modifiable.

• No (champ NOLIG)

• Intitulé (champ SHO)

• % ou montant (champ INVDTAAMT)

Les valeurs sont relatives au pied de facturation. Ces informations peuvent provenir du paramétrage des éléments de pied de facture directement ou bien de la fiche du client concerné.
 Reportez-vous à la documentation des éléments de facturation pour plus de précisions.
Les valeurs des éléments de pied peuvent être modifiées. Les montants HT et TTC du document sont directement impactés par ces valeurs.
Particularités liées à l’inter-sociétés
Si la commande a été générée à partir d’une commande d’achat inter-sociétés ou inter-sites, et que le paramétrage inter-sociétés précise que les éléments de facturation sont issus des Achats, ceux-ci seront initialisés avec les valeurs renseignées sur la commande d’achat d’origine.

• champ INVDTATYP

• Dev (champ WWCUR)

• Points mobilisés (champ PITRER)

Les points mobilisés correspondent à des points affectés à une demande de service non résolue.

Si la demande de service est supprimée, les points mobilisés sont alors remis en circulation.

Les points consommés correspondent à des points affectés à une demande de service clôturée.

Le champ points restant calcul le solde des points ni mobilisés ni consommés.

• Points consommés (champ PITCSM)

• Points restant (champ PITBLC)

• Date prochain envoi de facture (champ NEXSHIINV)

Ce champ affiche la date à partir à partir de laquelle la facture correspondant à la prochaine échéance du

contrat de service pour être générée.

• Date de la prochaine facture (champ NEXINVDAT)

Ce champ affiche la date de facture de la prochaine échéance du contrat de service.

• Montant HT prochaine facture (champ NEXINVAMT)

Ce champ affiche le montant hors taxes de la prochaine facture uniquement si le contrat ne fait l'OBJet d'aucune réévaluation

ou bien s'il est réévalué selon la methode de post-réévaluation.

Dans le cas des contrats en pré-réévaluation, seul le montant de la première échéance peut être consulté dans

ce champ. Le montant de toutes les autres échéances ultérieures n'est jamais affiché car inconnu.

• champ CONCUR4

• champ NEXAMTCMT

• Date (champ INVDAT)

• Montant HT (champ INVAMT)

• N° de pièce (champ INVVCR)

• Date (champ DUDDAT)

• Montant TTC (champ DUDAMT)

• Litige (champ DUDDPTCOD)

• N° d'échéance (champ DUDNUM)

• Date (champ PAYDAT)

• Montant TTC (champ PAYAMT)

• N° de règlement (champ PAYNUM)

• N° d'échéance (champ PAYDUDLIG)

• Début (champ AMTSTR)

• Fin (champ AMTEND)

• Montant (champ AMT)

• Début (champ REWSTR)

• Fin (champ REWEND)

• Contrat résilié (champ RSIFLG)

Cette case à cocher permet de résilier un contrat.

La résiliation d'un contrat entraîne la disparition de ce dernier de la chaîne de facturation

et de tous les outils de renouvellement.

Le contrat disparaît de la liste de gauche des contrats actifs pour devenir accessible uniquement

depuis le tiroir des contrats résiliés ou clôturés.

• Motif de résiliation (champ RSIREN)

Ce champ permet d'indiquer l'éventuel motif invoqué par le client pour demander la résiliation de son contrat.

• Contrat clôturé (champ FDDFLG)

Cette option entraîne les mêmes conséquences qu'une résiliation vis à vis des mécanismes de faturation et de

renouvellement.

Néanmoins, la clôture résulte en général d'un action interne à l'organisation plutôt que d'une demande

client.

• Clôturé par (champ FDDUSR)

Ce champ permet d'indiquer le collaborateur qui a procéder à la clôture du contrat de service.

• champ FDDUSRCLA

• Date de l'événement (champ RSIDAT)

Ce champ est alimenté avec la date du jour lorsque le champ " Contrat résilié " ou "Contrat clôturé" est coché.

L'utilisateur est libre de saisir la date réelle de résiliation de la part du client ou bien la date de clôture par le collaborateur.