Proposition automatique

Il faut indiquer si l'on cherche à effectuer un décaissement (coche "Dépense") ou un encaissement (coche "Recette"). Il est obligatoire de renseigner la société sur laquelle s'effectue la campagne de règlement. Une borne d'échéances ("Echéances du…au…"), bien que non-obligatoire, aide à affiner la sélection des échéances que l'on se propose de régler.

La date "Escomptes jusqu'à" permet de sélectionner les échéances qui portent sur d'autres dates (en général postérieure) que celles sélectionnées par la borne "Echéances du…au…". Il faut considérer ces deux bornes de sélection ("Echéances du…au…" / "Escomptes jusqu'au…") comme indépendantes et liées par la condition "OU".

Exemple :

Données :

• Le paramètre DATDEP (Date de référence pour le calcul de l'escompte) est à la valeur "Date d'échéance".
• Une campagne de règlement est effectué tous les quinze jours (le 1er et le 15 de chaque mois)
• La campagne de règlement en-cours porte sur les échéances du 1er au 15 Janvier: "Date d'échéance du…au…"
• Pour pouvoir bénéficier des escomptes les plus intéressants il faut régler les factures 1 mois avant leur date d'échéance: en l'occurrence, les factures disposant de ce taux d'escompte ont obligatoirement une date d'échéance postérieure à un mois par rapport à celles qui sont échues entre le 1er et le 15 Janvier. La date "d'escompte jusqu'à" est donc par exemple le 15 Février.

Résultat :

• En conclusion de cet exemple, la campagne de règlement prend en compte les factures avec une date d'échéance entre les 1er et le 15 Janvier, ou celles bénéficiant d' un escompte et dont la date d'échéance va jusqu'au 15 Février.

Transaction de règlement/Mode de règlement

Suivant le sens choisi ("Dépense" ou "Recette"), les transactions de règlements proposées varient (Cf. documentation sur le paramétrage des Transactions de règlement). Si aucune transaction n'est sélectionnée, chaque règlement est créé sur la première transaction de règlement rencontrée qui fait référence au mode de règlement.

Il est possible de faire un filtre sur le mode de règlement : ne seront prises en compte que les factures ou échéances qui disposent du mode de règlement sélectionné (pour rappel, le mode de règlement est défini via la condition de paiement).

Exemple 1 :   

Données :
Pour 3 échéances de règlement dues (échéances facture tiers client) :

• L'une en Chèque à 30 jours fin de mois (Condition de paiement CHQ30JFM) : 100 EUR
• L'autre en Chèque au comptant (Condition de paiement CHQCPT) : 100 EUR
• La dernière en Virement Comptant (Condition de paiement VIRCPT) : 100 EUR

Les deux premières conditions de paiement sont liées au mode de règlement CHQ (Chèque). La dernière est liée au mode de règlement VIR (Virement).

Les transactions de règlements CCHQ (Chèques reçus) et CCHQR (Chèques à encaisser) font appel au mode de règlement CHQ.

Seule la transaction de règlement CVIR (Virements reçus) fait appel au mode de règlement VIR.

Résultat :
En proposition automatique de règlement, si les zones Transactions de règlements et mode de règlement ne sont pas renseignées, les règlements suivants sont créés :

• Un règlement de 200 EUR sur la transaction de règlement CCHQ (1ère transaction trouvée avec règlement par chèque).
• Un règlement de 100 EUR sur la transaction de règlement CVIR.

Des règlements différents sont générés pour les échéances de facture sur relevé (cf. explications traitement particuliers)

Exemple 2 :   

Données :
Mêmes données que dans l'exemple 1 précédent. En revanche on renseigne un mode de règlement : CHQ

Résultat :
Un règlement de 200 EUR est généré sur la transaction de règlement CCHQ.

Exemple 3 :   

Données :
Mêmes données que dans l'exemple 1 précédent, mais on sélectionne la transaction CCHQR. Celle-ci n'accepte que les échéances par chèques.

Résultat :
Un règlement de 200 EUR est généré sur la transaction de règlement CCHQR.

En conclusion des exemples 1 et 2, le résultat est le même : le mode de règlement agit comme un filtre, soit parce qu'il s'agit d'un critère de sélection (Exemple 2), soit, parce que associé à une transaction il n'admet que les échéances concernées par ledit mode de règlement (Exemple 3)

ATTENTION, toutes les échéances de factures validées faisant appel au(x) mode(s) de règlement lié(s) à la transaction de règlement, et remplissant les autres conditions de sélection, sont alors proposées en règlement SOUS LA MÊME TRANSACTION. Les exceptions doivent être gérées soit dans le tableau de contrôle (si l'option "contrôle" est activée), ou, le cas échéant directement en saisie de règlement.

Exemple 4 : Sur 10 échéances de factures ayant pour mode de règlement le chèque (CHQ), toutes sont réglées, mais deux seulement sont placées en remise intermédiaire. Ces deux règlements doivent être saisis sous la transaction CCHQR, et ensuite, il est possible de lancer la proposition automatique de règlement pour les autres échéances, en précisant la transaction CCHQ. Une autre méthode (en utilisant le mode "contrôle"), consiste à générer tous les règlements sur la transaction CCHQ, puis à affiner le résultat obtenu en désélectionnant les deux règlements à placer en portefeuille. On pourra alors relancer une campagne pour la transaction CCHQR.

Site

On peut faire une sélection sur un site. Seules les échéances des factures de ce site sont traitées.

Type de Tiers/Tiers

On peut faire une sélection sur un type de Tiers (Client, Fournisseur, Transporteur…)et/ou sur un tiers (saisie du Tiers). Seules les échéances des factures concernant ce tiers/type de tiers sont traitées.

Si il n'y a pas de sélection au niveau du Tiers, les échéances d'avoirs fournisseurs non lettrées sont pris en compte (sous réserve qu'elles répondent aux autres critères).

Groupe de collectif/Collectif

On peut faire une sélection sur un Groupe de collectifs (cf. documentation Groupe de Collectifs) ou sur un collectif en particulier (cf. Comptes généraux). Seules les échéances des factures du Tiers appartenant à ce groupe de collectif/collectif sont traitées.

 Groupe de devise/Devise

On peut faire une sélection sur un groupe de devises ou sur une devise de transaction particulière. Seules les échéances des factures saisies dans la (les) devise(s) sélectionnée(s) sont traitées.

Un règlement par société, par transaction de règlement et par devise est créé.

Acompte

Ce flag permet de prendre en compte les échéances de demande d'acompte générées en commande par les modules achats et ventes (cf. documentation Gestion des Acomptes(Achats), (Ventes)).

Tous types de pièce

Permet de limiter la sélections en fonction du type de pièce associé à l'échéance ou à une borne de pièces définie par leur numéro.

Banque/Pool bancaire

Il s'agit de la Banque (ou du pool bancaire) sur laquelle seront passées toutes les opérations de trésorerie.

La banque (ou pool bancaire) indiquée doit nécessairement être associée à la société pour laquelle on active le traitement de proposition automatique de règlement.

Pour certaines transactions de règlement, il est obligatoire de renseigner cette zone (défini lors du paramétrage des transactions de règlements).

Lorsque cette zone n'est pas renseignée, c'est la banque associée au tiers qui est proposée par défaut.

Lorsque l'on sélectionne un pool bancaire, il est possible de définir si les règlements sont traités en fonction de la " Date d'échéance la plus proche ", ou du " Montant le plus élevé ".

Critères de regroupement des échéances

• 1 échéance /règlement : un règlement est créé pour chacune des échéances
• 1 date d'échéance/règlement : un même règlement est créé pour toutes les échéances de facture ayant la même date d'échéance, par tiers
• 1 collectif/règlement : un même règlement est créé pour toutes les échéances de facture pour lesquelles le tiers a été enregistré sous le même collectif. Ce regroupement s'effectue par défaut si les zones " type de tiers " en zone de sélection, et " collectif " en caractéristique comptable, ne sont pas renseignées
• 1 site/règlement : un même règlement est créé pour toutes les échéances de factures passées sur le même site pour un tiers donné (dans le cas où le tiers facture ou est facturé sur plusieurs sites).

Ces critères peuvent être cumulés.
Quel que soit le critère de regroupement, le code adresse de règlement est automatiquement inclus.

Cas particulier des tiers de type 'Divers'

A un code tiers de type Divers correspond un seul code adresse. Chaque échéance peut représenter un couple partenaire/adresse différent. Le critère de regroupement doit donc être "une échéance pour un réglement".

Site / Collectif / Devise / Date comptable / Référence remise

Il s'agit des caractéristiques comptables de chaque règlement généré. Ces informations seront reprises pour la comptabilisation du règlement, une fois validé.

A défaut d'être précisée, la devise de règlement sera égale à la devise de facturation.

Fichier de trace / tri fichier trace

Cette option permet de générer un fichier de trace indiquant la liste des règlements créés avec le détail des échéances qu'ils regroupent. En fonction du choix retenu, la trace sera triée par code tiers, raison sociale, date déchéance, transaction de règlement.

Mode Simulation

Cette option permet d'obtenir la liste des échéances susceptibles d'être proposées en règlement.

Mode Contrôle

Cette option permet d'obtenir la liste des échéances susceptibles d'être proposées en règlement dans un tableau. En en-tête de tableau, les modalités de génération sont rappelées à savoir :

• Site
• Référence de remise
• Montant Maxi de l'échéance; Montant Mini du règlement; Montant maxi global
• Date comptable
• Collectif
• Devise
• Banque ; Pool bancaire

Le corps du tableau présente les règlements proposés. Sur la base des regroupements demandés (1 échéance / règlement ; 1 date d'échéance / règlement ; 1 collectif / règlement ; 1 site / règlement), une ligne intermédiaire indique le montant du règlement à générer. Le tableau de contrôle permet alors :

• d' exclure des règlements (valeur "non"); par défaut, tous les règlements à générer sont positionnés à la valeur "Oui"
• de modifier le montant à régler.

Exemple 1 : mode de regroupement 1 tiers / règlement

 Exemple 2 : mode de regroupement 1 échéance /  1 règlement

Le pied du tableau résume les règlements à générer :

• on connaît le nombre de règlement à générer
• le montant, en contre valeur devise de société uniquement (la campagne de règlement pouvant porter sur plusieurs devises)

Traitements particuliers

Les échéances sur relevé

Lorsque les échéances de factures sont portées sur relevé, deux cas se distinguent :

• S'l n'y a pas comptabilisation des relevés (la valeur paramètre SOICPT est à non), le règlement est proposé pour les échéances sur la base des caractéristiques du relevé (mode de paiement, site…)
• S'il y a comptabilisation du relevé (la valeur paramètre SOICPT est à oui), le règlement est proposé pour l'échéance associée à la pièce qui a soldée le relevé.

Dans les deux cas, un règlement propre au relevé sera créé.