Contrôle qualité

Les informations d'en-tête

Demande d'analyse : une demande d'analyse est de façon générale créée au moment de l'entrée en stock du lot ou des pièces en statut Q « à contrôler », selon la règle de gestion retenue pour l'entrée en stock.

Une demande d'analyse concerne un unique article et une unique pièce d'entrée en stock. Par contre, elle peut concerner plusieurs lots, sous-lots ou numéros de série de ce même article, entrés selon le même bordereau d'entrée .

Une demande d'analyse est donc un bordereau composé d'un en-tête et de lignes. Une ligne de demande d'analyse est alors le reflet d'une ligne de stock.

Au moment de l'entrée en stock, le système fournit le ou les numéros de demandes d'analyse générés pour les différentes lignes de cette entrée.

Dans la fonction Contrôle Qualité il convient alors de sélectionner ce numéro de pièce afin de pouvoir traiter le contrôle qualité.

Les Contrôles Qualité non traités ou en cours de traitement sont disponibles dans le tiroir de gauche « Contrôles Qualité » : cela représente le travail restant à faire en terme de contrôle qualité.

Les Contrôles Qualité complètement traités sont eux disponibles uniquement dans le tiroir de gauche « Historique », pour consultation.

Remarque 1 : Si en cours de stockage d'un article, il peut être nécessaire de redemander un contrôle qualité pour l'article. Dans ce cas, il convient de passer les lots concernés en statut « à contrôler » via la fonction de changement de statut, ce qui, si cela est prévu par le paramétrage article, donnera lieu à une demande d'analyse donc à un contrôle qualité en bonne forme.

Remarque 2 : lors d'une entrée sur un emplacement de type « en attente de rangement » en statut « à contrôler », la demande d'analyse ne sera générée qu'à la suite du rangement du stock concerné, via le plan de rangement.

Article : cette zone non saisissable précise quel est l'article concerné par le contrôle qualité en cours.

Type de pièce d'origine / pièce d'origine : ces deux zones non saisissables précisent le numéro de bordereau d'entrée ou de bordereau de changement de statut qui a donné lieu à la demande d'analyse en cours de traitement.

Flag Validé : cet indicateur est non saisissable, il est positionné automatiquement par le système pour préciser que toutes les lignes du contrôle qualité ont effectivement fait l'objet d'un contrôle et du changement de statut consécutif. Les demandes d'analyse « validées » sont accessibles en consultation et se trouvent dans le tiroir de gauche « Historique ».

Bloc  « Informations générales »

Famille mouvement : il s'agit d'une information statistique qui sera enregistrée dans le journal des stocks au moment de l'enregistrement des mouvements de contrôle qualité. Cette famille de mouvement est issue de la table diverse n°9. La valeur donnée dans le paramétrage de la transaction correspond à une valeur par défaut que l'on peut ou non visualiser et/ou modifier selon le paramétrage de la transaction. Cette valeur est positionnée si la pièce d'origine de fait pas référence à une famille mouvement. Dans le cas contraire, c'est la famille mouvement de la pièce origine du contrôle qualité qui est proposée prioritairement.

Date de fin de contrôle : Cette date est calculée en ajoutant le délai de contrôle qualité paramétré sur la fiche article-site à la date du jour d'entrée en statut Q. Cette date peut, selon le paramétrage de la transaction de contrôle qualité, être modifiable sur la demande d'analyse. En tout état de cause, lorsque le contrôle qualité est validé, la date de fin de contrôle est mise à jour avec la date de validation finale de la demande d'analyse.

Fiche qualité : cette zone est non saisissable. Elle rappelle le code de la fiche qualité exploitée pour le contrôle en cours si elle existe.

Bloc « Informations Quantités »

On y présente le cumul des quantités à contrôler sur l'ensemble des lignes de la demande d'analyse concernée, avec une ventilation par statut A,Q,R.

Bloc « Valeur par défaut »

Le statut saisi en en-tête permet de donner une valeur par défaut au statut destination présent sur les lignes du contrôle qualité. Ce statut d'en-tête peut-être pré-chargé à l'aide du statut par défaut défini sur la règle de gestion "Contrôle qualité" de l'article.

Tableau Détail Contrôle Qualité

Ce tableau présente toutes les lignes de la demande d'analyse : chaque ligne est le reflet d'une ligne de stock.

Selon le mode de gestion de l'article (géré en lot, sous-lot, numéro de série), les zones idoines sont dynamiquement présentes dans le tableau ou non.

Cas particulier des numéros de série : la transaction de contrôle qualité permet de prévoir le regroupement des lignes de demande d'analyse concernant des numéros de série. Dans ce cas, le tableau présente les lignes de demandes d'analyse regroupées par plages de numéros de série consécutifs, ce qui permet d'accélérer la saisie du contrôle qualité. La saisie de la fiche qualité pour une ligne  « regroupée » ainsi que la saisie des statuts après contrôle est alors valable pour toutes les lignes qu'elle « regroupe ». Le bouton droit « Saisie détail contrôle qualité » permet d'accéder au détail des numéros de série.

La ligne de demande d'analyse présente principalement les informations de lot, sous-lot, série, statut origine, renseigné lors de l'entrée

Mode opératoire du contrôle qualité

Le contrôle qualité se déroule d'une manière générale en deux étapes dont l'ordre est imposé : saisie des réponses au rapport de contrôle qualité puis modification des statuts en fonction de ces réponses.

Via la gestion des habilitations pour la fonction Contrôle Qualité, il est possible de dissocier les rôles par utilisateur : un utilisateur qui n'a accès qu'à la fiche qualité et ne pourra donc pas modifier les statuts des lots contrôlés ; un utilisateur qui a tous les accès et  qui pourra donc procéder à la validation du contrôle qualité réalisé en intervenant sur les statuts de stock.

Un indicateur à la ligne de demande d'analyse (première colonne du tableau  Détail Contrôle Qualité) permet de connaître l'état de contrôle d'une ligne. Les différentes valeurs de cet indicateur sont :

 F : la fiche qualité n'a pas encore été traitée ou a été traitée partiellement.

 + : la fiche qualité a été traitée complètement, il est désormais possible d'intervenir sur les statuts de stock. Si une partie du stock de la ligne de demande d'analyse a été qualifiée en terme de statut, la ligne reste en l'état « + ». La fiche qualité reste encore accessible en modification tant qu'aucune partie du stock n'a été qualifiée. Dès qu'une partie du stock de la ligne a changé de statut, la fiche qualité n'est plus accessible qu'en consultation.

 * : tout le stock de la ligne a été qualifié, le contrôle qualité est terminé pour cette ligne. La fiche qualité n'est plus accessible. Le détail des changements de statut effectués est accessible en bouton droit à la ligne « Visualisation des mouvements de stock ».

Saisie de la fiche qualité :

Si une fiche qualité est rattachée à la demande d'analyse en cours, il est impératif de la saisir complètement pour pouvoir procéder aux changements de statuts qui s'imposent. La fiche qualité d'une ligne est accessible par bouton droit à la ligne de demande d'analyse.

Une fiche qualité permet  de décrire le mode opératoire du contrôle qualité  et de lister un certain nombre de questions auxquelles il conviendra d'apporter des réponses lors du contrôle qualité.

Selon le paramétrage des Questions/ Réponses, différentes actions sont possibles :

 Saisir directement la réponse dans le format proposé ou valider la réponse proposée par défaut.

-Si la question est de type « liste de valeurs », la liste des valeurs possibles est disponible en bouton droit sur la zone réponse. Un bouton droit Question est aussi disponible sur cette zone afin de visualiser la description complète de la question.

-Si la question est de type « bornes de valeurs », la description de la question est disponible en bouton droit sur la zone Réponse, ce qui permet de visualiser la plage des réponses possibles et leur type (alphanumérique ou numérique).

-Si la question est de type « date », alors un calendrier est disponible est bouton droit sur la zone Réponse, qui permet de sélectionner une date.

-Si la  question est de type « booléen », la zone Réponse est une case à cocher.

 Le paramétrage des questions prévoit un comportement face aux réponses hors standard :

- si les réponses hors standard ne sont pas autorisées, il n'est pas possible de saisir une autre valeur que celles prévues pour la question.

- si les réponses hors standard sont autorisées, un message d'avertissement apparaît et doit être validé pour confirmer la réponse hors standard. Selon le paramétrage de la question, la saisie d'une réponse hors standard peut n'avoir aucune conséquence, mais peut aussi imposer la saisie d'un statut R* « Rebuté » (hors standard avec blocage statut) ou imposer un nouveau contrôle, c'est à dire la saisie d' une nouvelle fiche qualité complète (hors standard avec Saisie nouvelle fiche).

Pour une même analyse, il est donc possible de saisir un ou plusieurs rapports de contrôle successifs : ces différents rapports sont rattachés à une ligne de demande d'analyse par des numéros de séquence successifs et sont consultables en historique. (activation du bouton de bas d'écran Historique Qualité qui envoie vers la consultation Historique Fiche Technique).

Si toute la fiche a été renseignée avec au moins une réponse  hors standard  à une question de type « blocage statut si réponse hors standard », alors la ligne de demande d'analyse est positionnée à l'état « +R » afin de signifier que le changement de statut sera limité.

Il convient d'avoir apporté des réponses à toutes les questions de la fiche qualité avant de passer à l'étape suivante.

Cas particulier des numéros de série : chaque numéro de série fait l'objet d'une ligne de demande d'analyse. Toutes ces lignes peuvent être présentées regroupées si la transaction utilisée le prévoit.  Dans ce cas, le bouton droit Fiche Qualité accessible depuis une ligne « regroupée » permet de donner simultanément les mêmes réponses aux fiches qualité de tous les numéros de série regroupés. Il est toujours possible de particulariser certains numéros de série par la saisie détaillée ou par le recours à une transaction qui ne prévoit pas le regroupement.

Changements de Statut

Une fois la fiche qualité complètement saisie, il est possible de procéder  aux changements de statuts qui s'imposent.

Saisie du changement de statut

Le changement de statut se fait :

 soit en saisie directe sur la ligne de demande d'analyse : Il convient de se positionner sur la première zone saisissable de la ligne, de saisir une quantité qualifiée (qui est la quantité à traiter pour le changement de statut, sachant qu'il est possible de qualifier partiellement une ligne) pour avoir accès à la saisie du nouveau statut puis de l'emplacement où positionner le stock après le contrôle.

 soit en saisie détaillée dans la fenêtre de Saisie détail Contrôle Qualité accessible  par bouton droit à la ligne. La saisie détaillée, comme dans tous les bordereaux de stock, permet de ventiler une ligne de contrôle qualité sur plusieurs statuts et / ou emplacements à l'issue du  contrôle si cela est nécessaire.

Depuis la fenêtre de saisie détaillée, il est aussi possible d'accéder (Bouton Option / Fiche Qualité de la tool bar) à la fiche qualité telle qu'elle a été remplie pour la ligne traitée, en modification si encore aucun changement de statut n'a été enregistré pour la ligne, sinon en consultation seule.

Depuis la fenêtre de saisie détaillée, il est aussi possible d'accéder (Bouton Option / Compléments lot de la tool bar) aux informations complémentaires du lot - informations de péremption, de titre, rubriques utilisateur - en consultation ou en modification.

Choix du nouveau statut résultant du contrôle qualité

Sur la catégorie article est définie une règle de gestion dédiée au contrôle qualité. Cette règle permet entre autres de préciser quels sont les statuts et sous-statuts qu'il est possible d'attribuer en contrôle qualité.

Le choix du nouveau statut se fait donc sur la base de cette règle de gestion, des contraintes  éventuelles imposées par la saisie de réponses hors standard aux questions de la fiche qualité  et bien sûr de l'appréciation du contrôleur qualité à la lecture de la fiche qualité.

Choix du nouvel emplacement résultant du contrôle qualité

A l'issue d'un contrôle qualité, en fonction du nouveau statut attribué, il est possible ou nécessaire de déplacer le stock vers un nouvel emplacement. A cet effet, les zones type d'emplacement destinataire et emplacement destinataire sont saisissables.

Par défaut, le type d'emplacement et l'emplacement destinataires sont chargés avec le type d'emplacement et l'emplacement origine avant contrôle. Si le nouveau statut n'est plus compatible avec cet emplacement, alors le système propose le type d'emplacement et l'emplacement par défaut prévu sur la règle de gestion dédiée au contrôle qualité sur la catégorie article. Dans le cas où ce dernier emplacement ne conviendrait toujours pas, le système propose par défaut le premier emplacement compatible avec le statut. Il est toujours possible de saisir manuellement l'emplacement de son choix.

Modification de l'unité de conditionnement

Si le paramétrage de la transaction choisie le prévoit, il est possible de modifier l'unité de conditionnement du stock contrôlé. L'unité de conditionnement et le coefficient UC / US sont alors saisissables en contrôle qualité et peuvent être modifiés (le coefficient UC/US n'est modifiable que si cela est autorisé pour l'article). A l'issue du contrôle qualité, le stock du lot contrôlé se trouve alors conditionné ou déconditionné. 

Une fois qualifiée toute la quantité d'une ligne de demande d'analyse ,  cette ligne est positionnée en état « * » : elle ne peut alors plus être modifiée. Il est toujours possible de consulter  le détail de ce contrôle via le bouton droit à la ligne « Visualisation des Mouvements » : on accède alors à la fenêtre de saisie détaillée des changements de statuts uniquement en consultation cette fois, avec la possibilité de consulter la fiche qualité ( Option / Fiche Qualité de la tool bar depuis cette fenêtre) et les Compléments Lot ( Option / Compléments Lot de la tool bar depuis cette fenêtre).

Une fois contrôlées toutes les lignes de la demande d'analyse, celle-ci passe en statut « Validé » et est historisée.

Remarque : selon le paramétrage des règles d'allocation pour l'article, il est possible que du stock en statut « à contrôler » fasse l'objet d'une allocation (de commande de vente par exemple), et ce,  même si ce stock est en cours de contrôle qualité. Dans ce cas, à l'issue des changements de statut du contrôle qualité, le statut du stock alloué est mis à jour en conséquence.

Saisie détail contrôle qualité

Ce bouton permet soit de saisir les changements de statuts et d'emplacement d'une ligne de demande d'analyse avec notamment la possibilité de ventiler une même ligne sur plusieurs statuts, plusieurs emplacements destinataires ou plusieurs unités de conditionnement ; soit de visualiser le détail d'un contrôle qualité déjà effectué.  (voir l'explication détaillée ci-dessus)

Fiche qualité

Ce bouton permet la saisie des réponses à la fiche qualité pour une ligne donnée. (voir l'explication détaillée ci-dessus)

Complément LOT

Ce bouton permet à l'occasion d'un contrôle qualité de modifier les informations relatives au lot à savoir, les informations de péremption, de titre et les rubriques utilisateurs. Ce bouton n'est accessible qu'à l'occasion de la saisie des changements de statuts et bien sûr si l'article est géré par lot.

Copies

Ce bouton permet d'accéder à une fenêtre dédiée à la copie des informations d'une ligne de demande d'analyse sur une sélection des autres lignes du contrôle qualité en cours : l'objectif est d'accélérer la saisie d'une contrôle qualité. Il n'est proposé sur une ligne qu'à partir du moment où au moins la fiche qualité est complètement remplie.

Dans les blocs « Ligne Origine » et « Lot », cette fenêtre reprend les principales informations  de stock de la ligne à partir de laquelle on a appelé la Copie.

Dans le bloc « Copie », il convient de sélectionner les données que l'on souhaite reproduire sur les autres lignes : en fonction de l'état de la ligne pointée, toutes les options de copie ne sont pas forcément disponibles.

 Fiche Qualité : permet de reporter rapidement sur d'autres lignes la totalité des réponses apportées pour la ligne pointée.

Complément lot : permet de reporter rapidement  sur d'autres lignes les compléments lot de la ligne pointée. Ceci est intéressant quand on a apporté des modifications aux compléments lot du lot pointé.

Informations destinataires : permet de reporter rapidement sur d'autres lignes le statut affecté après contrôle, l'emplacement  et éventuellement l'unité de conditionnement résultant du contrôle qualité.

Dans le bloc « Filtres », il convient de préciser les lots, sous-lots et numéros de série présents sur le contrôle qualité en cours sur lesquels on souhaite effectuer la copie.

Saisie échantillonnage

Dans le détail contrôle qualité, la première colonne signale au moyen de la lettre E la possibilité de saisie d'échantillonnage.
Cliquez sur la zone puis affichez l'option Saisie échantillonnage du menu contextuel.
Dans la fenêtre affichée, il est possible, par clic droit Saisie détail échantillonnage sur une ligne de lot, de particulariser, par quantité, le statut et l'emplacement destination.

 La gestion d'acceptation dépend du paramétrage du Niveau de Qualité acceptable.

Historique qualité : fiche

Historique qualité : ligne

Infos échantillon