Validation factures

Pré-requis

 

Interfaces comptabilité

Sections par défaut.

Si vous gérez une comptabilité analytique, il est nécessaire de définir la façon d’initialiser les sections analytiques dans les lignes de facture de type Divers uniquement.

Cette définition est faite via le code paramètre PID, à l’aide de l’option ‘Sections par défaut’ (Cf documentation Sections par défaut). Ce code paramètre est fourni à l’installation et vous pouvez l’adapter à vos besoins.

Type de facture

La définition du type de facture (cf. documentation Type de facture) permet de préciser si le document est de type facture, facture complémentaire, avoir, avoir sur retour). C’est à ce niveau que la pièce automatique (qui permet de générer une écriture comptable lors de la validation – cf documentation  Pièce automatique) est précisée. Il est possible d’avoir une pièce automatique pour chaque type de document. Or, la pièce livrée en standard : PIHI, permet déjà de faire la différence, automatiquement, entre les différents types de document. Il est également possible de définir à ce niveau un type de pièce et éventuellement un code journal comptable particulier. C’est au niveau du type de pièce (cf. documentation Type de pièce )  ce niveau que l’on peut définir un compteur particulier pour la numérotation automatique des pièces créées (cf. documentation Compteurs). Si aucun compteur n’est précisé au niveau du type de pièce, c’est le compteur précisé au niveau de l’option d’affectation des compteurs qui sera utilisé (cf. documentation Affectation des compteurs).

Autres conditions

Les exercices et périodes comptables doivent être ouverts.

Paramètres généraux

Les paramètres généraux suivants ont une influence sur le comportement de la fonction :

Immobilisation

  VATAUTVAL (défini au niveau Société) : Validation automatique TVA

Habilitations

Une habilitation peut être réalisée sur cette fonction, pour limiter les traitements à une société ou à un site.

Les options suivantes peuvent être activées ou désactivées pour chaque utilisateur :

  Accès par utilisateur

Gestion de l'écran

Ecran de saisie

 

 

Modalités de création automatique d'une dépense

Pour la ligne de facture achat, une dépense est créée lorsque les conditions suivantes sont réunies :

• Des imputations comptables sont précisées pour la ligne.
• Le compte Social et le compte IAS sont suivis (au niveau de la définition de la table des Comptes : les cases à cocher Suivi immobilisation et Création dépense doivent être activées et une Nature comptable doit être précisée pour ce compte).
• Par ailleurs, si la ligne possède un article, cet article doit être immobilisable (la case à cocher Immobilisable doit être activée au niveau du paramétrage de l'Article). Si l'article n'est pas immobilisable, la dépense est créée après validation d'un message d'avertissement.

Alimentation des champs de la dépense

La table des dépenses LAYOUTFAS est alimentée à partir des tables suivantes :
- En-tête de facture : PINVOICE
- Ligne de facture : PINVOICED
- Imputations comptables et analytiques : CPTANALIN

LAYOUTFAS		Table	Champ	Règle
Société	CPY	PINVOICE	CPY
Site	FCY	PINVOICE	FCY
Référence	CODLOF	PINVOICE	NUM
Numéro de ligne	LINLOF			Numéro incrémental
Référence facture	BPRVCR	PINVOICE	BPRVCR
Article	ITMREF	PINVOICE	ITMREF
Fournisseur	BPR	PINVOICE	BPR
Journal	JOU	PINVOICE	JOU
Type de cours	CURTYP	PINVOICE	CURTYP
Devise	CUR	PINVOICE	CUR
Date facture	DATVCR	PINVOICE	BPRDAT
Date imputation	DATIMP	PINVOICE	ACCDAT
Type facture	TYPVCR	PINVOICE	INVTYP
Site géographique	GEOFCY	PINVOICE	FCY
Cours devise	RATCUR	PINVOICE	RATMLT(0)
Désignation 1	DES	PINVOICE	<type facture> + BPRNAM	Si pas de désignation article
		PINVOICED	ITMDES1	Si désignation article non vide
Désignation 2	DES2	PINVOICE	INVNUM	Si c’est un avoir
Subventionnée	FLGGRA			1
Force subvention	FLGAMTGRA			1
Liaison bien	FLGLIKAAS			1
Dépense principal	FLGLOFMAI			1
Origine complément	CPMCREORI			1
Compte PCG	GAC	GACCOUNT	GAC	GAC = compte social
Compte PCG origine	GACORI	GACCOUNT	GAC	GAC = compte social
Nature PCG	GACACN	GACCOUNT	GACACN	GAC = compte social
Compte IAS	IASACC	GACCOUNT	GAC	GAC = compte IAS
Compte IAS origine	IASACCORI	GACCOUNT	GAC	GAC = compte IAS
Nature IAS	IASACN	GACCOUNT	GACACN	GAC = compte IAS
Référence commande	ORDBUY	PINVOICED	POHNUM
Article	ITMREF	PINVOICED	ITMREF
Unité	UOM	PINVOICED	UOM
Quantité	QTY	PINVOICED	QTYUOM
Taux TVA facturée	RATVAT	TABRATVAT	VATRAT
Taux TVA récupérée	RATVATREC	TABRATVAT	DEDRAT
Montant HT	AMTNOTCUR	PINVOICED	AMTNOTLIN
Montant TVA	AMTVATCUR	PINVOICED	AMTTAXLIN1
Montant TVA récupérée	AMTVATRCUR	PINVOICED	DEDTAXLIN1
Répartition	DSP	CPTANALIN	DSP
Sections analytiques	CCE(0..20)	CPTANALIN	CCE(0..20)
Famille immobilisation	ACGGRP	ITMMASTER	ACGGRP
Origine ligne détail	LIGORI	PINVOICED	PIDLIN
Validé	FLGVAL			1
Opérateur création	CREUSR			GUSER
Date création	CREDAT			Date$
Origine saisie	CREORI			4

 Remarques :

• Lorsque l'article possède une famille immobilisation, les Associations de rubriques sont jouées lors de la création de la dépense.
• Lorsque la société est soumise à la législation française, que le taux de récupération de TVA n'est pas de 100 % et que le paramètre VATAUTVAL - Validation automatique TVA est à Non, il est nécessaire de valider les coefficients de TVA sur la dépense pour que celle-ci devienne immobilisable. La validation s'effectue en activant la case à cocher Validé accessible et visible sur la dépense uniquement tant que la validation n'a pas été effectuée.

Tâche batch

Cette fonction peut être lancée en batch. La tâche standard FUNPIH est prévue à cet effet.

Boutons spécifiques

Ce bouton permet d'enregistrer sous un code Mémo les valeurs courantes de l'écran, quel qu'il soit, dans le but d'une réutilisation du paramétrage. Le mémo est lié à l'utilisateur.  Si un code mémo nommé STD associé à l'écran existe, celui-ci est chargé dès l'entrée dans la fonction correspondante. Pour plus d'informations sur l'utilisation avancée du bouton [Mémo], vous pouvez vous reporter à la documentation Ergonomie générale des progiciels SAFE X3.

Ce bouton permet de charger des critères et des informations préalablement définies et enregistrées sous un code Mémo.

Ce bouton permet d'effacer un code Mémo préalablement enregistré.

Messages d'erreur

Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :

Table déclenchante non référencée

Nombre d’arguments incorrect

Clé incorrecte

Erreur en validation de zone

Lien incorrect sur …

Dépassement de compteur

Pas de cours de devise

Transaction abandonnée

Pas de ligne

Pièce déséquilibrée

Ventilation déséquilibrée

Pour tous ces messages d’erreur, la facture ne sera pas validée. Ces messages sont principalement le résultat d’un paramétrage de la pièce automatique erroné. Vérifier le paramétrage de la pièce automatique PIHI et PIHC.

"Comptes social et IAS immobilisables et article non immobilisable"

Ce message d'erreur de validation est provoqué lorsque les conditions suivantes sont réunies :
- le module Immobilisations est géré
- les comptes sont suivis
- la ligne possède un article mais l'article n'est pas immobilisable.
Se reporter ci-dessus aux Modalités de création automatique d'une dépense.

"Aucune dépense ne sera créée pour la ligne
Comptes social et IAS non immobilisables et article immobilisable"

Ce message d'erreur de validation est provoqué lorsque les conditions suivantes sont réunies :
- le module Immobilisations est géré
- l'article est immobilisable
- les comptes ne sont pas suivis.
Se reporter ci-dessus aux Modalités de création automatique d'une dépense.

"Aucune dépense ne sera créée pour la ligne
Compte social non suivi et compte IAS suivi (ou) Compte social suivi et compte IAS non suivi."

Ce message d'erreur de validation est provoqué lorsque les conditions suivantes sont réunies :
- le module Immobilisations est géré
- un compte est suivi et l'autre ne l'est pas.
Se reporter ci-dessus aux Modalités de création automatique d'une dépense.

Tables mises en oeuvre

Les tables suivantes sont mises en oeuvre par la fonction :

Table	Intitulé Table
ACODNUM [ANM]	Compteurs document
AVALNUM [AVN]	Valeurs des compteurs
BALANA [BLA]	Balance analytique
BPSUPPMVT [MVS]	Mouvements fournisseurs
CAAUZ [CAZ]	Table des interdictions
CACCE [CCE]	Sections
CADSP [DSP]	Répartitions a priori
CONTEXT [CNX]	Contextes
FISCALYEAR [FIY]	Exercices
FISCYEAR [FIS]	Exercice
GACCCODE [CAC]	Codes comptables
GACCDUDATE [DUD]	Echéances
GACCENTRY [HAE]	Pièces comptables
GACCOUNT [GAC]	Comptes
GACCTMP [HAT]	Pièces comptables
GACCTMPA [AAT]	Lignes analytiques comptables
GACCTMPD [DAT]	Lignes de pièces comptables
GAJOUSTA [JST]	Journaux - états par période
GAPARBSE [PBS]	Codes reporting par défaut
GAUTACE [GAU]	Pièces automatiques
GAUTACED [GAD]	Pièces automatiques (lignes)
GDIAENTRY [GDE]	Transactions de saisie
GDIAENTRYD [GDD]	Transactions de saisie
GJOURNAL [JOU]	Journaux comptables
GTYPACCENT [GTE]	Type de pièces
PINVOICE [PIH]	Factures d'achat
PINVOICED [PID]	Factures d'achat détail
PINVOICEV [PIV]	Factures d'achat valorisation
PORDER [POH]	Commandes d'achat
PORDERQ [POQ]	Commandes d'achat quantités
PRECEIPT [PTH]	Réception
PRECEIPTD [PTD]	Réceptions Détail
PRETURN [PNH]	Retours
PRETURND [PND]	Retours Détail
TABACCLIK [TCK]	Comptes de liaisons