Demandes appel d'offre
Cette fonction permet de consulter un fournisseur ou une sélection de fournisseurs (ou prospects) sur les conditions pratiquées en termes de prix, de quantité, de délais de livraison ... ou toute autre information (texte) pour un ou plusieurs articles (Référencés ou non).
Chaque appel d'offre est numéroté et pour un même numéro d'appel d'offre, les renseignements demandés aux différents fournisseurs sélectionnés sont identiques afin de faciliter par la suite l'analyse des réponses reçues.
Pré-requis
Codes activité
Les codes activités suivants (classés par type) peuvent avoir une influence sur le comportement de la fonction :
Codes activités dépendants
Ces codes ne sont jamais saisis en gestion de dossier, car leur valeur est calculée :
PP1 (Frais/remise achats 1), PP2 (Frais/remise achats 2), PP3 (Frais/remise achats 3), PP4 (Frais/remise achats 4), PP5 (Frais/remise achats 5), PP6 (Frais/remise achats 6), PP7 (Frais/remise achats 7), PP8 (Frais/remise achats 8), PP9 (Frais/remise achats 9), PTX (Taxes provinciales).
Fonctionnel
DEB :
Déclaration d'échange de biens
GDD :
Budgets opérationnels
MMS :
Interface MMS - X3
Dimensionnement
ANA :
Nb d'axes analytiques
PPR :
Nbre maxi frais/remises achats
PQH :
Nb lignes appels d'offres
STI :
Familles statistiques article
Paramètres généraux
Les paramètres généraux suivants ont une influence sur le comportement de la fonction :
Achats
BUYFLT (défini au niveau Site) : Filtre par acheteur
PQHBUY (défini au niveau Site) : Utilisateur pour appel d'offre
Compteurs
Les compteurs utilisés pour numéroter les documents associés à cette fonction sont :
PQH : Appels d'offre
La fonction d' affectation des compteurs permet de définir quel code de compteur est utilisé
Interface comptabilité
Sections par défaut
L'affectation des sections par défaut se fait via les codes suivants :
(défini au niveau Société)
PQH (Toutes sociétés ) : Appels d'offre demande
Habilitations
Cette fonction est de type objet. Les opérations de création, modification, et suppression de fiche peuvent être activées ou désactivées pour un utilisateur donné. Des filtres par rôles peuvent également être mis en place sur cette fonction.
Les données étant rattachées à un site, un filtrage par site peut être activé.
Transactions de saisie
Cette fonction est gérée par des transactions de saisie paramétrables.
Une transaction est proposée en standard lors de l'installation du progiciel. Une fonction de paramétrage permet de modifier cette transaction standard ou d'en créer de nouvelles totalement personnalisées. Ce paramétrage consiste essentiellement à décider de certaines caractéristiques fonctionnelles de la transaction ainsi que de l'affichage et du chargement par défaut de certaines zones.
Pré-requis divers
Les fournisseurs auxquels l'appel d'offre est adressé doivent obligatoirement être référencés dans le fichier fournisseurs, et peuvent être de type normal, divers ou prospect. Ce référencement peut être fait préalablement à toute utilisation de la fonction ou en cours de création d'un appel d'offre si vous avez les habilitations requises.
Gestion de l'écran
Ecran de saisie
Présentation
La présentation de l'écran de saisie dépend du paramétrage de la transaction choisie. Si une seule transaction a été paramétrée, aucun choix ne vous est proposé, dans le cas contraire une fenêtre s'ouvre pour vous présenter la liste des transactions que vous êtes autorisé à utiliser. Quelle que soit la transaction utilisée, l'enregistrement d'un appel d'offre se décompose :
- en une partie d'informations d'en-tête,
- un tableau permettant d'identifier le ou les articles objets de l'appel d'offre,
- un tableau permettant de choisir les fournisseurs auxquels 'appel d'offre va être envoyé.
Options de picking
Le tiroir Sélection Demandes d'achat de la liste gauche permet de créer des lignes d'appels d'offre à partir des demandes d'achat. Les demandes d'achat proposées sont filtrées en fonction des informations déjà saisies sur l'appel d'offre (le site, le demandeur). Il est possible de sélectionner de 1..n demandes d'achat et toutes ou parties des lignes de chaque demandes d'achat. Les demandes d'achat pouvant être sélectionnées sont celles qui ne sont pas soldées. Si la ligne de demande d'achat sélectionnée est associée à un fournisseur, celui-ci sera automatiquement ajouté à la liste des fournisseurs de l'appel d'offre. Si la date de réception souhaitée de la demande d'achat est inférieure à la date limite de l'appel d'offre, un message d'avertissement le signalera. Un ensemble de critères supplémentaires peut être défini par l'intermédiaire de la fonction Critères picking DA accessible dans la barre d'outils sous le menu Options (voir description plus loin dans la documentation).
Le tiroir Sélection fournisseurs de la liste gauche permet de choisir les fournisseurs concernés par l'appel. Les fournisseurs pouvant être sélectionnés sont ceux qui sont actifs. Un ensemble de critères supplémentaires peut être défini par l'intermédiaire de la fonction Critères picking fournisseurs accessible dans la barre d'outils sous le menu Options (voir description plus loin dans la documentation).
Modification et suppression
Une ligne d'appel d'offre ne plus être modifiée dés lors qu'au moins une réponse a été enregistrée en référence à cette ligne (seules, toutefois, peuvent être modifiées les informations suivantes : désignations, code affaire et sections analytiques).
Les informations d'en-tête telles que le demandeur/acheteur (sauf si le paramètre BUYFLT - Filtre par acheteur est positionné à Oui), la date de la demande, la date limite de réponse et la référence interne peuvent être modifiées sans restriction.
Il est toujours possible d'ajouter un fournisseur à la liste des fournisseurs sélectionnés même lorsqu'il existe déjà des réponses pour la ligne considérée. Par contre, vous ne pouvez pas supprimer, de la liste des fournisseurs sélectionnés, un fournisseur qui a déjà répondu pour au moins un des articles de l'appel d'offre.
Fermer
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Bloc numéro 1
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Code du site émetteur de l'ordre (Appel d'offre, demande d'achat, commande, ordre de sous-traitance ...etc), initialisé par défaut par le site d'achat associé à l'opérateur. |
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Ce champ, non modifiable, affiche le nombre de fournisseurs sélectionnés au titre de cet appel d'offre. |
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En fonction du paramétrage du compteur associé aux appels d'offre, ce numéro pourra être saisi manuellement ou il ne sera pas accessible ; le système attribuera alors un numéro de pièce lors de la création de l'appel d'offre. |
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Zone libre permettant d'attribuer une référence interne à l'appel d'offre. |
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Date d'enregistrement de l'appel d'offre. Elle est initialisée par défaut à la date du jour mais reste modifiable. |
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Date limite souhaitée pour les réponses. Elle est initialisée par défaut à la date du jour mais reste modifiable. |
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Code de l'opérateur à l'origine de l'appel d'offre. Il est initialisé, par défaut, par le code de l'opérateur connecté. Il reste modifiable si la transaction l'autorise. |
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Liste des articles faisant l'objet de l'appel d'offre.
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Il s'agit de la désignation article traduite dans la langue de l'opérateur. Si cette traduction n'existe pas, c'est la désignation article non traduite qui est affichée. |
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Il s'agit de la désignation saisie sur la fiche article. Si l'article n'est pas référencé dans la base, la désignation devra être saisie manuellement. |
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Il s'agit de la référence de l'affaire pour laquelle la ligne d'appel d'offre est créée. |
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Unité dans laquelle est exprimé l'appel d'offre. |
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Il s'agit de la quantité, exprimée dans l'unité d'achat, pour laquelle on souhaite avoir une proposition de la part des fournisseurs. |
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Cette zone indique le délai de livraison, exprimé en nombre de jours, pour lequel on souhaite une proposition des différents fournisseurs concernés par l'appel d'offre. |
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Il s'agit de la date souhaitée pour la réception de l'article, pour laquelle on souhaite une proposition des différents fournisseurs concernés par l'appel d'offre. |
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La présence des sections analytiques dépend du paramétrage de la transaction.
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En fonction du paramétrage, les sections analytiques sont modifiables. Celles-ci étant initialisées conformément au paramétrage des sections par défaut. |
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Il s'agit du numéro de la demande d'achat sélectionnée, si la ligne d'appel d'offre est issue d'une demande d'achat ; le numéro de ligne de la demande d'achat, l'unité de stock et la quantité sélectionnée en unité de stock sont également affichés. |
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Numéro de la ligne de demande d'achat lorsque la ligne d'appel d'offre est issue d'une demande d'achat. |
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Cette zone désigne l'unité de gestion de l'article dans laquelle sont exprimés : les stocks, le prix standard, la quantité des liens de nomenclature, etc. |
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Il s'agit de la quantité sélectionnée en unité de stock. Lorsque plusieurs demandes d'achat sont regroupées sur une même ligne d'appel d'offre, la quantité affichée est celle résultant du cumul des différentes demandes d'achat. |
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Code du fournisseur. A partir de ce champ, plusieurs possibilités sont offertes.
Il est également possible de sélectionner un fournisseur par le biais de l'option Fournisseur de l'article, obtenue via le menu contextuel clic droit associé à l'article. Un message d'avertissement s'affiche lorsque le fournisseur est en litige. |
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Il s'agit de la raison sociale du fournisseur choisi. Cette information n'est pas accessible. |
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Ce champ permet d'identifier le type du fournisseur parmi les suivants :
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Il s'agit du code adresse référençant l'adresse à laquelle l'appel d'offre va être envoyé au fournisseur. Si le fournisseur dispose de plusieurs adresses, l'adresse par défaut du fournisseur sera proposée. Il est possible de modifier ce code adresse manuellement ou de le sélectionner parmi la liste des adresses du fournisseur. |
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Nombre de réponses faites par le fournisseur à cet appel d'offre. Si un appel d'offre concerne plusieurs articles, on aura une réponse par ligne d'article. Cette information n'est pas accessible. |
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Nombre de relances effectuées pour ce fournisseur. Cette information n'est pas accessible. |
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Date de la dernière relance effectuée pour ce fournisseur. Cette information n'est pas accessible. |
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Ce champ indique si l'appel d'offre a été édité pour ce fournisseur. |
Fermer
Fonctions accessibles par clic droit sur le tableau
Tableau des lignes d'article
Duplication ligne
Cette fonction permet dupliquer la ligne sur laquelle est positionné le curseur.
Texte
Cette fonction permet de saisir un texte qui sera imprimé sur les appels d'offre à destination des fournisseurs.
Ce texte est initialisé par le texte Achat défini sur la fiche article.
Fournisseurs de l'article
Cette fonction permet d'accéder aux fournisseurs référencés de l’article, c'est-à-dire ceux pour lesquels il existe une fiche article-fournisseur. Elle se présente sous la forme d'un tableau dont chaque ligne fait apparaître le code du fournisseur, sa raison sociale et le type de fournisseur (Normal, Prospect ou Divers).
Il est alors possible, soit de sélectionner manuellement les fournisseurs de l'article devant figurer sur l'appel d'offre, en cochant unitairement les lignes du tableau, soit de les inclure massivement en appuyant sur le bouton .
En sortant de la fonction, les fournisseurs sélectionnés sont ajoutés à la liste des fournisseurs associés à l'appel d'offre.
Lorsque cette fonction est appelée, les fournisseurs déjà choisis sont automatiquement cochés. Pour en exclure de la liste, il suffit soit de les décocher manuellement, soit d'appuyer sur le bouton pour tous les exclure.
Visualisation DA
Cette fonction est active uniquement lorsque des demandes d'achats ont été sélectionnées sur cette ligne d'appel d'offre. Elle permet de visualiser celles effectivement prises en compte.
Les informations concernant la ligne de l'appel d'offre sont rappelées en en-tête : numéro de l'appel d'offre et le numéro de ligne concerné, le code de l'article et sa désignation traduite ainsi que l'unité d'achat et la quantité en unité d'achat.
Le tableau présente le détail des demandes d'achats prise en compte avec le numéro de la DA, son numéro de ligne, la quantité prise en unité d'achat, l'unité d'achat, la quantité prise en unité de stock et l'unité de stock.
Sur chaque ligne de demande d'achat, il est possible d'accéder, par tunnel, au document d'origine.
Stock par site
Cette fonction permet d'accéder, par tunnel, à la fonction de consultation du Stock par site.
Traçabilité pièces achats
Cette fonction permet d'accéder, par tunnel, à la fonction de consultation Traçabilité pièces achats.
Affichage situation ligne
Tableau des lignes de fournisseurs
Tunnel vers fournisseur
Cette fonction permet d’accéder à la fiche fournisseur en fonction des habilitations de l'utilisateur.
Tunnel vers réponses
Cette fonction permet d’accéder aux réponses faites par les différents fournisseurs pour cet appel d’offre.
Saisie d'adresse
Cette fonction permet d'accéder au détail de l'adresse pour la modifier le cas échéant (notamment lorsqu'il s'agit d'un fournisseur divers).
Il est également possible de modifier le code de l'adresse. Cette modification sera alors reportée dans le tableau des fournisseurs.
Fournisseurs communs aux articles
Cette fonction permet de présenter les fournisseurs (référencés) communs aux articles figurant sur l'appel d'offre. Elle se présente sous la forme d'un tableau dont chaque ligne fait apparaître le code du fournisseur, sa raison sociale et le type de fournisseur (Normal, Prospect ou Divers).
Il est alors possible, soit de sélectionner manuellement les fournisseurs communs aux articles devant figurer sur l'appel d'offre, en cochant unitairement les lignes du tableau, soit de les inclure massivement en appuyant sur le bouton .
En sortant de la fonction, les fournisseurs sélectionnés sont ajoutés à la liste des fournisseurs associés à l'appel d'offre.
Lorsque cette fonction est appelée, les fournisseurs déjà choisis sont automatiquement cochés. Pour en exclure de la liste, il suffit soit de les décocher manuellement, soit d'appuyer sur le bouton pour tous les exclure.
Fermer
Etats
Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :
BONAOF2 : Bons d'appel d'offre
PQUOTAT : Liste des appels d'offre
Mais ceci peut être modifié par paramétrage.
Barre de menu
Menu Texte
Texte entête
Cette fonction permet de saisir un texte d'en-tête pour l'appel d'offre. Ce texte sera imprimé sur l'appel d'offre pour chaque fournisseur.
Texte pied
Cette fonction permet de saisir un texte de pied pour l'appel d'offre. Ce texte sera imprimé sur l'appel d'offre pour chaque fournisseur.
Menu Option
Critères picking fournisseurs
Cette fonction permet d'accéder à la sélection avancée des fournisseurs et de filtrer dans la liste de gauche de sélection des fournisseurs, ceux répondant à certains critères.
Critères picking DA
Cette fonction permet de filtrer les demandes d'achat selon certains critères et de décider de la manière dont seront regroupées les demandes d'achat.
Regroupement des DA (Oui/Non) : cette option permet de décider si les lignes de demandes d'achat sélectionnées seront regroupées ou non par code article. Si des lignes existent déjà sur l'appel d'offre concernant un article d'une demande d'achat, celle-ci sera alors regroupée sur la ligne correspondant au code article. Par défaut on regroupe les lignes de demandes d'achat.
Filtre par demandeur : cette option permet de ne filtrer que les demandes d'achat du Demandeur/Acheteur. Si le rôle de l'utilisateur renseigné sur l'appel d'offre est Acheteur et que les paramètre BUYFLT et PQHBUY sont à Oui, seules les demandes d'achat portant sur des articles suivis par l'acheteur pourront être sélectionnées quelle que soit la valeur de ce critère.
Date borne et sélection sur date de début ou date de fin : cette option permet de filtrer les demandes d'achat par rapport à la date mentionnée. En fonction que l'on s'appuie sur la date de début (correspond à la date souhaitée de commande) ou sur la date de fin (correspond à la date de réception demandée), les demandes d'achat proposées seront inférieures ou égales à cette date.
Sélection sur fournisseur : cette option permet de sélectionner les lignes de demandes d'achat ayant ce fournisseur de renseigné. Les jokers permettant de faire des sélections étendues sont autorisés (*, ?). Les demandes d'achat pour lesquelles aucun fournisseur n'a été défini ne sont pas concernées par ce filtre. Elles figureront dans la liste gauche quel que soit le filtre positionné.
Sélection sur article : cette option permet de ne sélectionner que les lignes de demandes d'achat référençant l'article précisé en filtre. Les jokers permettant de faire des sélections étendues sont autorisés (*, ?). Si le rôle de l'utilisateur renseigné sur l'appel d'offre est Acheteur et que les paramètres BUYFLT et PQHBUY sont à Oui, seuls les articles suivis par l'acheteur pourront être choisis.
Sélection sur numéro de demande d'achat : cette option permet de ne sélectionner que les lignes de la demande d'achat précisée.
Demandes d'achat déjà sélectionnées (Oui/Non) : cette option permet de sélectionner ou de ne pas sélectionner les lignes de demandes d'achat n'ayant pas déjà été sélectionnées sur un autre appel d'offre. Par défaut, les lignes de demandes d'achat figurant sur un autre appel d'offre ne sont pas sélectionnées.
Uniquement demandes d'achats signées (Non/Oui) : cette option permet de sélectionner ou de ne pas sélectionner les lignes de demandes d'achat non signées. Par défaut, les demandes d'achat non signées sont sélectionnées.
Transaction
Cette fonction permet de changer de transaction de saisie, sous réserve que l'utilisateur possède les codes d'accès suffisants.
Traçabilité pièces
Cette fonction permet d'accéder, par tunnel, à la fonction de consultation Traçabilité pièces achats.
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
"Aucun compteur n'est affecté à ce document"
Ce message apparaît en création lorsqu'aucun compteur n'a été associé au document Appel d'offre. Pour résoudre ce problème, il faut vérifier qu'il existe bien un compteur pour les appels d'offre (si ce n'est pas le cas le créer) et ensuite d'associer ce compteur au document à l'aide de l'option Affectation des compteurs.
"Problème lors de la récupération du compteur"
Ce message apparaît en création lorsque la lecture du compteur spécifié est invalide et que le système n'a pas été capable de récupérer un compteur.
"Fiche déjà existante"
Ce message apparaît lorsque le mode d'attribution du numéro d'appel d'offre est manuel et que le numéro saisi existe déjà dans la table.
"Au moins une réponse enregistrée suppression impossible"
Ce message apparaît lorsque l'on tente de supprimer une ligne article ou une ligne fournisseur pour laquelle on a déjà enregistré au moins une réponse.
"Date de réception prévue inférieure à la date limite de l'appel d'offre"
Ce message apparaît lorsque l'on sélectionne une demande d'achat dont la date de réception souhaitée est inférieure à la date limite de l'appel d'offre.
Tables mises en oeuvre
Les tables suivantes sont mises en oeuvre par la fonction :
| Table |
Intitulé Table |
|---|---|
|
ATABDIV [ADI] |
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BPADDRESS [BPA] |
Adresses |
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BPARTNER [BPR] |
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BPSUPPLIER [BPS] |
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CPTANALIN [CAL] |
Lignes comptables analytiques |
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FACILITY [FCY] |
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ITMBPS [ITP] |
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ITMFACILIT [ITF] |
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ITMMASTER [ITM] |
|
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ITMSALES [ITS] |
|
|
ORDERS [ORD] |
En-cours |
|
PORDERC [POC] |
Commandes d'achat cumul av-ret |
|
PORDERP [POP] |
Commandes d'achat Prix |
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PQUOTAT [PQH] |
Appels d'offres |
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PQUOTATD [PQD] |
Appels d'offre Détail article |
|
PQUOTATF [PQF] |
Appels d'offre detail fourn |
|
PREQUIS [PSH] |
|
|
PREQUISA [PSA] |
Demandes d'achat Lien |
|
PREQUISD [PSD] |
Demandes d'achat Détail |
|
PRESP [PPH] |
Réponses appels d'offre |
|
PWRKORDERS [PWO] |
Besoins pris en compte |
|
PWRKPQF [PWF] |
AOF ADR Fournis. temporaire |
|
TABCHANGE [TCH] |
Table des Cours des devises |
|
TABCOUAFF [TCA] |
|
|
TABCOUNTRY [TCY] |
|
|
TABCUR [TCU] |
|
|
TABMODELIV [TMD] |