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Ce traitement automatique permet de générer la comptabilisation automatique de factures à recevoir (FAR) à partir des réceptions fournisseurs non facturées.

Cette fonction des factures à recevoir s'exécute en fin de mois et permet de générer des FAR récurrentes. Si une réception a été comptabilisée en fin de mois N et qu'elle n'a toujours pas été facturée sur le mois N+1, une nouvelle FAR sera alors générée en fin de mois N+1 pour cette réception. En effet ce traitement considère les réceptions non comptabilisées (n'ayant pas fait l'objet d'une FAR) et non facturées ou les réceptions comptabilisées et non facturées dont la date d'extourne de la FAR associée est inférieure à la date de nouvelle génération.

Remarques :

  • Les FAR générées à partir de réceptions non facturées issues de commandes ne tiennent pas compte d'éventuels pieds de commande.
  • Dans le traitement des factures à recevoir, le régime de taxe utilisé est celui de la commande si la réception est issue d'une commande. Sinon, c'est celui du fournisseur.
  • Lorsque le régime de TVA est CEE, alors le montant des taxes est calculé, mais non ajouté au montant TTC.

En fonction du paramétrage de la pièce automatique PTH, il est possible de générer une facture à recevoir par réception ou par quadruplet Société, Site, Fournisseur et Devise. Cela dépend de l'option Groupage choisie en entête de pièce automatique :

  • 1 pièce par ligne : permet de générer une FAR par réception
  • Pièce groupée : permet de générer une FAR par quadruplet Société, Site, Fournisseur et Devise.

Deux pièces automatiques sont livrées dans l'applicatif. L'une permet de générer des factures à recevoir avec taxes (PTH), la seconde permet de générer des factures à recevoir sans taxes (PTH1).

Le traitement de génération de factures à recevoir s'appuie sur la valeur paramètre GAUPTH. Si cette valeur paramètre n'est pas renseignée, le traitement utilise la pièce automatique PTH.

Factures à recevoir et clôture budgétaire

Etapes de la clôture budgétaire : 

SEEWARNING L'exécution de ces étapes doit suivre l'ordre chronologique ci-dessus, aux exceptions suivantes :

  • Si la reconduction d'une enveloppe annuelle n'est pas effectuée, le report des engagements et pré-engagements procédera à la création d'une nouvelle enveloppe, mais la reconduction ne sera plus possible.
  • Le report des engagements peut être effectué avant ou après le traitement des factures à recevoir de fin d'exercice,
  • Le report des enveloppes pluriannuelles est impérativement la dernière étape de la clôture budgétaire.

Règles de constitution des Factures à recevoir

Dans le cadre de la clôture budgétaire, le traitement des Factures à recevoir de fin d'exercice peut être effectué avant ou après le traitement de report des demandes d'achats et des commandes non soldées, mais avant le report des budgets pluriannuels.

La réception non facturée ne diminue pas l'engagement.

Le traitement de constitution des factures à recevoir implique qu'une enveloppe, un budget et une ligne budgétaire approuvée, correspondant à l'enveloppe d'origine de la commande et de la réception existe sur le nouvel exercice.

Pour les enveloppes pluriannuelles

L'enveloppe et le budget existent obligatoirement, mais le budget doit obligatoirement comporter une ligne budgétaire "Approuvée" de mêmes caractéristiques que la ligne budgétaire d'origine de la commande. Dans le cas contraire la constitution de la FAR sera refusée et signalée par un message dans le fichier trace.

Pour les enveloppes annuelles

L'enveloppe peut ne pas exister. Elle peut exister si elle a été créée par reconduction ou par le report des engagements non soldés (si ceux-ci ont été constitués avant le traitement des factures à recevoir).

  • Si l'enveloppe n'existe pas sur le nouvel exercice, la constitution de la facture à recevoir est impossible. Ce blocage est signalé à l'utilisateur par un message "Enveloppe hors limite de validité et non reconduite".
  • Si l'enveloppe a été créée par reconduction ou par report, le traitement de constitution des factures à recevoir recherchera le code de la nouvelle enveloppe, puis dans cette enveloppe l'existence d'un budget, puis d'une ligne budgétaire de statut "approuvé" équivalente à la ligne budgétaire d'origine. Si tous ces éléments existent la facture à recevoir pourra être générée. Dans le cas contraire, la création sera refusée avec un message indiquant l'origine du refus dans le fichier trace.
Constitution avant le report des lignes d'achats

Si les factures à recevoir sont constituées avant le report des lignes d'achats non soldées, le traitement de constitution des factures à recevoir effectue : 

  • Sur l'exercice de constatation, la création d'une dépense du montant de la Facture à recevoir,
  • Sur l'exercice de constatation, la création d'une ligne de désengagement du montant de la Facture à recevoir.
Constitution après le report des lignes d'achats

Si les factures à recevoir sont constituées après le report des lignes d'achats non soldées, ce report a effectué la totalité du désengagement de la ligne de commande (réceptionné + non réceptionné) et le traitement de constitution des factures à recevoir effectue dans ce cas :

  • Sur l'exercice de constatation, la création d'une dépense du montant de la facture à recevoir,
  • Sur l'exercice suivant, la création d'une ligne de désengagement du montant de la facture à recevoir.
Extourne des factures à recevoir

Que la constitution ait été effectuée avant ou après le report des lignes d'achats non soldées, l'extourne de la facture à recevoir sur l'exercice suivant effectue :

  • L'annulation de la dépense,
  • La création d'une ligne d'engagement.

Le traitement des factures à recevoir a été modifié pour que les mises à jour effectuées sur l'exercice suivant (extourne de la dépense relative à la facture à recevoir et création d'une ligne d'engagement) soient effectuées sur l'engagement de la commande, comportant pour les enveloppes annuelles le code de la nouvelle enveloppe, reportée au reconduite sur le nouvel exercice.

Pré-requis

Paramètres généraux

Les paramètres généraux suivants ont une influence sur le comportement de la fonction :

Achats

  GAUPTH (défini au niveau Société) : Pièce factures à recevoir

Tronc commun

  TYPACC (défini au niveau Site) : Type pièce simulation

Habilitations

Une habilitation peut être réalisée sur cette fonction, pour limiter les traitements à une société ou à un site.

Gestion de l'écran

Un seul écran est nécessaire pour générer des factures à recevoir. Il permet de renseigner des critères relatifs aux réceptions à traiter et de préciser le mode de génération comptable attendu.

Le statut des écritures dans l'écran de lancement est obligatoirement 'Définitif' lorsque la catégorie de pièces "Réelle" est choisie et que la société est :

  • soit une société de législation française (le paramètre FRADGI/chapitre TC/groupe CPT a pour valeur "oui", non modifiable),
  • soit une société non française appliquant les règles françaises de la conformité DGI n° 13L-1-06 (le paramètre FRADGI/chapitre TC/groupe CPT a pour valeur 'oui', modifiable).

Ecran de saisie

Présentation

Pour la plupart des champs de cet écran, la saisie est facultative

Critères

La sélection de réceptions fournisseur se fait suivant plusieurs critères :

  • La société concernée. Si la case à cocher Toutes sociétés est activée, alors le code société ne sera plus accessible et le traitement sera exécuté sur l'ensemble des sociétés du dossier.
  • Le site concerné. Si la case à cocher Tous sites est activée, alors le code site ne sera plus accessible et le traitement sera exécuté sur l'ensemble des sites de la société renseignée précédemment. Ces informations ne sont pas accessibles si l'option Toutes sociétés a été cochée précédemment.
  • Un ou plusieurs fournisseurs (bornes).
  • Une date maximale pour sélectionner les réceptions.

Génération

Type de génération

Au niveau du traitement même, il est possible de choisir si la pièce sera générée en :

  • Réel : La pièce comptable réelle est une pièce que l'on peut toujours consulter et éditer (Grand Livre, Balance…). Si ce choix est retenu, on pourra décider si cette pièce réelle est dans l'état provisoire ou définitif. Une réception traitée par une pièce réelle est considérée comme comptabilisée. Elle ne pourra être de nouveau considérée qu'à partir du moment où la date d'extourne est dépassée. Dans ce cas, une pièce d'extourne de la facture à recevoir sera automatiquement générée en date d'extourne.

    Si la réception traitée est issue d'une commande et que la gestion des engagements est activée, un dés-engagement sera effectué en date de la facture à recevoir pour les lignes traitées et un ré-engagement sera effectué en date d'extourne de la facture à recevoir.
  • Simulation active ou simulation inactive : La pièce de simulation, une fois activée, est également intégrée aux écrans de consultations et aux éditions comptables. Une pièce de simulation peut être transformée en pièce réelle ou désactivée pour devenir une pièce de simulation inactive (c'est à dire une pièce latente, non visible dans les éditions et consultations comptables). Attention, pour assurer une cohérence, il ne faudra pas transformer une pièce de simulation issue d'une réception en pièce réelle car le lien n'est alors pas assuré. Une réception traitée par une pièce de simulation n'est pas considérée comme comptabilisée.

Il est possible de générer, dans un premier temps , la pièce en mode simulation puis, après vérification, de relancer le traitement en mode réel. Dans ce cas, la pièce de simulation est automatiquement supprimée et remplacée par la pièce réelle qui prendra en compte les nouvelles réceptions non facturées le cas échéant.

Etat écritures

Ces cases à cocher ne sont accessibles que si le mode de génération est réel.

Le statut des écritures dans l'écran de lancement est obligatoirement 'Définitif' pour une société ayant opté pour la catégorie de pièces "Réelle" et pouvant être :

  • soit une société de législation française (le paramètre FRADGI/chapitre TC/groupe CPT a pour valeur "oui", non modifiable),
  • soit une société non française appliquant les règles françaises de la conformité DGI n° 13L-1-06 (le paramètre FRADGI/chapitre TC/groupe CPT a pour valeur 'oui', modifiable).

Une pièce définitive ne pourra pas être modifiée ou supprimée, seules les imputations analytiques resteront accessibles.

Articles à traiter

Ces cases à cocher permettent de ne considérer que certaines lignes des réceptions. On peut seulement considérer les articles gérer en stock, ou les articles non gérés en stock ou tous les articles et donc toutes les lignes de réception (valeur par défaut).

Type de pièce

Il s'agit du type de pièce comptable qui sera utilisé pour générer les factures à recevoir et leurs extournes. Le type de pièce est initialisé par le type de pièce renseigné sur la pièce automatique PTH lorsque le mode de génération est réel. S'il s'agit d'une simulation, le type de pièce utilisé sera issu du paramètre TYPACC (pour la valeur Dossier).

Journal

On peut décider dans quel journal cette pièce sera inscrite (sous réserve que le type de pièce généré accepte le journal). Par défaut, pour une génération de type simulation, la pièce sera inscrite dans le journal attaché au type de la pièce. Si la génération est en mode réel, le journal utilisé sera le journal inscrit sur la pièce automatique PTH ou s'il n'est pas précisé par le journal associé au type de pièce.

Date de pièce et date d'extourne

On précisera par ailleurs la date de la pièce de Facture à recevoir générée ainsi que la date de pièce de son extourne (si le type de génération choisi est en mode Réel uniquement). La date d'extourne proposée par défaut est le premier jour de la période comptable suivante. Dans un schéma d'utilisation classique, on génère les FAR en fin de mois et on les extourne en début du mois suivant afin d'avoir une situation de fin de mois des réceptions non encore facturées.

Il faut noter que le traitement des factures à recevoir génère deux pièces en mode Réel. La FAR et son extourne. S'il existe un suivi des engagements au niveau des commandes (en relation avec les réceptions traitées), ceux-ci seront extournés en date de facture à recevoir et régénérés en date d'extourne afin d'avoir une situation budgétaire équilibrée sur chaque période comptable.

Fichier de trace

La coche Fichier de trace permet, d'obtenir un récapitulatif, en fin de traitement, de toutes les pièces générées par Société, Site et Fournisseur (FAR, extournes de FAR, pièces de dés-engagements extournes de dés-engagements) ainsi que les différents cumuls en HT ou TTC par Société et Site avec une valorisation de chaque ligne de réception traitée.

Fermer

 

Champs

Les champs suivants sont présents dans cet onglet :

Critères

  • Toutes sociétés (champ XCPYFLG)

Si cette case est cochée, le traitement est lancé pour toutes les sociétés (sinon, on spécifiera laquelle).

Cas particulier

Dans un environnement multi-législations, la case à cocher Toutes sociétés est inaccessible. 
Le traitement peut être lancé uniquement société par société dans la mesure où le type de pièce et le journal de l'écriture sont potentiellement mono législation.

Précise sur quelle société s'effectue le traitement.
  • Tous sites (champ XFCYFLG)

Indique que tous les sites sont traités.


 

Cette zone permet d'effectuer le traitement sur le site renseigné.

Fournisseur début permettant de sélectionner les enregistrements à traiter.

Fournisseur fin permettant de sélectionner les enregistrement à traiter.
  • Jusqu'au (champ BORNE)

Borne supérieure sur date de réception jusqu'à laquelle les enregistrements sont sélectionnés.

Génération

  • Type génération (champ TYP)

La catégorie est paramètrée dans le type de pièce.
La catégorie de la pièce comptable peut prendre les valeurs :

Réelle
La pièce comptable réelle est une pièce que vous pouvez consulter et éditer (Grand Livre, Balance…). Elle est intégrée dans la balance au moment de l'enregistrement de la pièce.

Simulation active / simulation inactive
La pièce de simulation, une fois active, est également intégrée aux consultations et aux éditions. Elle peut être transformée en pièce réelle ou désactivée pour devenir une pièce de simulation inactive (C’est à dire une pièce latente, non visible dans les éditions et consultations : par exemple, les écritures d’inventaire).
SEEWARNING Une période d'un type de référentiel ne pourra être clôturée tant que les écritures de simulation l'impactant n’auront pas été transformées en écritures réelles ou annulées. Le changement de statut des pièces de simulations se fait via l’utilisation des traitements dans la fonctionnalité comptabilité.
  • Etat écritures (champ STA)

Dans le cas d'une génération réelle, l'état de la pièce peut être :

  • provisoire,
  • définitive.

Le statut des écritures dans l'écran de lancement est obligatoirement 'Définitif' lorsque la catégorie de pièces "Réelle" est choisie et que la société est :

  • soit une société de législation française (le paramètre FRADGI/chapitre TC/groupe CPT a pour valeur "oui", non modifiable),
  • soit une société non française appliquant les règles françaises de la conformité DGI n° 13L-1-06 (le paramètre FRADGI/chapitre TC/groupe CPT a pour valeur 'oui', modifiable).

SEEINFO L'état définit essentiellement la capacité de l'utilisateur à modifier la pièce. Une fois définitive, les modifications pouvant être apportées à la pièce sont d'ordre informatif ou concernent les imputations analytiques. La date, les montants, les comptes, le code TVA et autres informations purement comptables ne peuvent plus être modifiés.  
En provisoire, la pièce reste totalement modifiable pour la majorité des informations y figurant. Les possibilités de modification varient selon :

  • la nature et l'origine de la pièce comptable :
      • pièce de règlement provisoire : ligne de banque non supprimable,
      • pièce de facture d'achat : ligne tiers non supprimable, compte achat et TVA modifiables,
      • etc.
  • les évènements de gestion ayant impacté la pièce comptable :
      • compte de charge avec un montant de TVA déclaré,
      • compte de TVA lettré ou non,
      • etc.
  • Articles à traiter (champ ITMSTOFLG)

Choix des articles à traiter :

  • articles gérés en stock
  • articles non gérés
  • tous les articles

Chaque pièce comptable saisie est rattachée à un type donné. Le type de pièce correspond à la nature de l’écriture saisie : facture client, opérations diverses, encaissement, etc.

Cette donnée est porteuse de règles de gestion relatives à la TVA, aux relances, etc. C'est un des éléments clé de la saisie de pièce.

Selon le paramétrage du type de pièce retenu, vous pouvez ouvrir ou fermer la propagation sur les référentiels manuels.

SEEWARNING C'est le type de pièce qui prévaut et coupe la propagation vers les autres référentiels de la société du site de saisie.

Saisissez le code journal (un à cinq caractères alphanumériques).
Le journal peut être initialisé par défaut en fonction du type de pièce que vous avez choisi. Il correspond au journal comptable dans lequel la pièce sera enregistrée.
SEEINFO La saisie d'un code journal non autorisé au niveau du type de pièce est impossible.
  • Date pièce (champ ACCDAT)

Cette date correspond à la date des écritures comptables générées. Elle doit appartenir à un exercice et à une période qui sont ouverts pour l'ensemble des types de référentiels.
Par défaut, il s'agit de la date de référence.
  • Date extourne (champ EXTOURNE)

Cette date correspond à la date d'extourne des écritures comptables générées. Elle doit appartenir à un exercice et à une période qui sont ouverts.
  • Fichier de trace (champ TRACE)

Cochez cette case pour obtenir une trace sur le déroulement du traitement.

Fermer

 

Tâche batch

Cette fonction peut être lancée en batch. La tâche standard FUNPTH est prévue à cet effet.

Boutons spécifiques

Ce bouton permet d'enregistrer sous un code Mémo les différents critères et informations de génération renseignés.

Ce bouton permet de charger des critères et des informations de générations préalablement enregistrés sous un code Mémo.

Ce bouton permet d'effacer un code Mémo préalablement enregistré.

Messages d'erreur

Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :

Ce site n'est pas un dépôt

Ce message apparaît lorsque l'on a saisi dans la fenêtre de lancement un site qui n'est pas de type dépôt.

Type de pièce interdit en Réel

Ce message apparaît lorsque le type de pièce choisi n'est pas un type de pièce réel et que le traitement va générer des pièces réelles.

Type de pièce interdit en simulation

Ce message apparaît lorsque le type de pièce choisi n'est pas un type de pièce de simulation alors que le traitement va générer des pièces de simulation.

Journal non autorisé sur le type de pièce

Le type de pièce sélectionné préalablement n'accepte pas ce journal.

Ainsi que tous les messages relatifs à un éventuel problème en création de pièce comptable.

Les documents comptabilisés seront en ‘définitif’ pour la société

Si le traitement est lancé pour une société et que cette société a opté pour la conformité DGI n° 13L-1-06 (c'est-à-dire si le paramètre FRADGI/chapitre TC/groupe CPT a pour valeur 'oui'), les pièces réelles générées par le traitement auront le statut 'Définitif'.

Les documents comptabilisés seront en ‘définitif’ pour une ou plusieurs des sociétés

Le traitement est lancé pour toutes les sociétés ou un groupe de sociétés et si au moins une des sociétés a opté pour la conformité DGI n° 13L-1-06 (c'est-à-dire si le paramètre FRADGI/chapitre TC/groupe CPT a pour valeur 'oui'), les pièces réelles générées par le traitement auront le statut 'Définitif'.

Tables mises en oeuvre

Les tables suivantes sont mises en oeuvre par la fonction :

Table

Intitulé Table

ATABDIV [ADI]

Tables diverses

BALANA [BLA]

Balance analytique

BALANCE [BAL]

Balance générale

BPARTNER [BPR]

Business Partner

BPSUPPLIER [BPS]

Fournisseurs

CACCE [CCE]

Sections

COMPANY [CPY]

Société

FACILITY [FCY]

Sites

FISCALYEAR [FIY]

Exercices

GACCCODE [CAC]

Codes comptables

GACCDUDATE [DUD]

Echéances

GACCENTRY [HAE]

Pièces comptables

GACCENTRYA [DAA]

Lignes analytiques comptables

GACCENTRYD [DAE]

Lignes de pièces comptables

GACCOUNT [GAC]

Comptes

GAJOUSTA [JST]

Journaux - états par période

GAUTACE [GAU]

Pièces automatiques

GAUTACED [GAD]

Pièces automatiques (lignes)

GCOMMITD [CMD]

Engagements détails

GJOURNAL [JOU]

Journaux comptables

GTYPACCENT [GTE]

Type de pièces

ITMBPS [ITP]

Articles-Fournisseurs

ITMMASTER [ITM]

Articles

PERIOD [PER]

Périodes

PINVOICE [PIH]

Factures d'achat

PINVOICED [PID]

Factures d'achat détail

PORDER [POH]

Commandes d'achat

PORDERP [POP]

Commandes d'achat Prix

PRECEIPT [PTH]

Réception

PRECEIPTD [PTD]

Réceptions Détail

PWRKPOQ [PWQ]

Détail commande temporaire

PWRKPTD [PWD]

Réceptions Détail temporaire

PWRKPTH [PWH]

Réception temporaire

TABCHANGE [TCH]

Table des Cours des devises

TABCOEFF [TCO]

Table des coefficients

TABCUR [TCU]

Table des Devises

TABRATVAT [TRA]

Taux de taxes

TABUNIT [TUN]

Table des unités

TABVAT [TVT]

Table des codes taxes