Report des pré-engagements et des engagements Budgets analytiques

Etapes de la clôture budgétaire

Etapes de la clôture budgétaire : 

• Première étape : Reconduction des enveloppes annuelles,
• Deuxième étape : Solde des lignes de demandes d'achats et des lignes de commandes à ne pas reporter,
• Troisième étape : Traitement des réceptions et des factures à recevoir de fin d'exercice,
• Quatrième étape : Report des pré-engagements et des engagements non soldés,
• Cinquième étape : Report des enveloppes pluriannuelles.

 L'exécution de ces étapes doit suivre l'ordre chronologique ci-dessus, aux exceptions suivantes :

• Si la reconduction d'une enveloppe annuelle n'est pas effectuée, le report des engagements et pré-engagements procédera à la création d'une nouvelle enveloppe, mais la reconduction ne sera plus possible.
• Le report des engagements peut être effectué avant ou après le traitement des factures à recevoir de fin d'exercice,
• Le report des enveloppes pluriannuelles est impérativement la dernière étape de la clôture budgétaire.

Conditions du report

Report autorisé

Le report est autorisé dans tous les cas suivants :

• Dans le cas d'un budget (BUD) existant pour un montant budgété suffisant,
• Dans le cas d'un budget (BUD) existant pour un montant budgété insuffisant : pas de contrôle lié au montant budgété,
• Dans le cas d'un budget (BUD) inexistant sur l'exercice de report (pas de montant budgété saisi) et code budget couvrant l'exercice : pas de contrôle lié à l'existence du budget sur l'exercice suivant.
• Dans le cas d'un code budget (BUDGET) ne couvrant pas l'exercice de report : pas de contrôle sur le code budget.

Report Refusé

Le report sera refusé, seulement si :

• Une ou plusieurs sections d'imputations sont hors de limite de validité : Message significatif dans le fichier trace.

Résultats du report

Exercice émetteur :

• Création dans l'engagement ou le pré-engagement d'une ligne de solde sur l'exercice en cours de clôture,

Exercice récepteur :

• Création dans l'engagement ou le pré-engagement d'une ligne d'engagement ou de pré-engagement sur le nouvel exercice.

Pré-requis

Limites de la clôture des budgets analytiques

• La clôture des budgets analytiques se limite au report des engagements et pré-engagements non soldés. Ce report n’a aucun impact sur les montants budgétés par exercice ni sur les budgets qui conservent le même numéro de version, le même montant et les mêmes dates de validité.
• Le report s’applique à tous les budgets de tous les référentiels impactés par une commande ou une demande d’achat. Il n’est pas possible de n’effectuer le report que sur l’un d’eux seulement.
• Il n’est pas prévu de mettre en place un paramètre permettant de décider ou non de lancer la clôture des budgets analytiques.
• La clôture des budgets analytiques ne peut être effectuée que si tous les référentiels impactés par les reports sont définis avec une même date de début et une même date de fin.

Codes activité

Habilitations

Une habilitation peut être réalisée sur cette fonction, pour limiter les traitements à une société ou à un site.

Gestion de l'écran

Sélection des lignes d'achats à reporter

Ce traitement est effectué à partir d'une requête par société (CMMREP) permettant de sélectionner les demandes d'achats et les lignes de commandes en cours, qui n'ont pas été soldées sur un exercice, pour les reporter sur l'exercice suivant : Comptabilité/Budgets/Clôture des budgets.

Les informations d'en-tête de l'écran permettent de préciser les principaux critères de sélection : Société et exercice émetteur dont la saisie pilote les dates de début et de fin de cet exercice, ainsi que la mise à jour de l'exercice récepteur et de ses dates de début et de fin. 

Des critères complémentaires peuvent être combinés pour réduire la population des objets à consulter : Bornes de sites et types de documents.

• Bornes de sites : Seuls les sites rattachés à la société saisie sont présentés en sélection.
• Types de documents : Il est possible de réduire la sélection aux demandes d'achats seules ou aux commandes seules. Par défaut les deux types de documents répondant aux critères de sélection sont présentés.

L'activation de la touche "Afficher/Raffraîchir" a pour effet d'afficher dans le tableau la liste des demandes d'achats et/ou commandes correspondant à la sélection effectuée.

Le nombre maximum de lignes autorisé par sélection est de 500. En cas de dépassement de cette limite, un message "Tableau plein" indique que la sélection dépasse les 500 lignes autorisées. La réponse "OK" à ce message présente donc les 500 premières lignes. Pour réduire la sélection, il faut utiliser les critères de sélection sur les bornes : Sites et Types de documents.

Résultat de la sélection

Après saisie des critères de sélection et activation du bouton "Afficher/Rafraîchir" les lignes d'achats sélectionnées apparaissent dans un tableau qui permet ou non de lancer leur report.

Les colonnes présentées sont informatives (Type de document, numéro de pièce, date, engagements, section analytique 1, section analytique 2, section analytique 3, montant à reporter, devise) et ne sont pas modifiables à l'exception des colonnes suivantes :

• Colonne "Report" : Permet de sélectionner individuellement une demande d'achat ou une commande, mais  la sélection de toutes les lignes d'achats présentées peut être effectuée en une seule opération par le bouton "Tout cocher/Décocher". Cette sélection peut être annulée par le même bouton.
• Colonne "Détail" : La loupe permet d'accéder directement à la demande d'achat ou à la commande.

Des boutons contextuels, accessibles par "clic droit" et sélection dans la liste, permettent :

• De trier les lignes d'achats par numéro de pièce, ou par compte budgétaire.
• D'accéder à la commande, à la demande d'achat, au pré-engagement ou à l'engagement.

Ecran de saisie

Messages d'erreur

Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :

Vous n'avez rien coché. Souhaitez-vous quitter sans rien faire?

Ce message s'affiche si vous validez (OK ou "Entrée") et que vous n'avez sélectionné aucune enveloppe à reconduire.

Exercice budgétaire récepteur fermé

Ce messsage s'affiche après saisie du champ "Exercice émetteur" lorsque l'exercice récepteur correspondant est fermé.

Il n'existe pas d'exercice recepteur pour cet exercice sur cette société et son référentiel analytique principal

Ce messsage s'affiche après saisie du champ "Exercice émetteur" lorsque l'exercice récepteur correspondant n'est pas créé.

Exercice non ouvert

Ce messsage s'affiche après saisie du champ "Exercice émetteur" lorsque cet exercice existe mais n'est pas ouvert.

Société inexistante

Ce messsage s'affiche si le code de la société saisie n'est pas un code existant.

Tables mises en oeuvre

Aucune table n'est mise en oeuvre par cette fonction.