Campagnes de relances
Cette fonction dédiée aux campagnes de relance permet :
- la sélection des échéances non soldées, leurs modifications et leur validation,
- la génération de lettres et l'envois d'e-mails par workflow (règle FUP de la catégorie TRS)
- la création de tâches dans le module CRM.
Toutes les étapes d'une campagne peuvent être lancées en batch : sélection des échéances, validation de la campagne, émission des lettres ou e-mails.
Pré-requis
Les campagnes de relances générant un grand nombre de lettres ou mails ne doivent pas être imprimées sans utiliser de serveur d'impression.
En effet, lors d'une validation d'une campagne, les demandes d'impression sont stockées dans une file d'attente et traitées séquentiellement.
- Si la destination utilisée n'est pas paramétrée avec un serveur d'impression, le client X3 gère la file d'attente avec une taille fixe non modifiable (200).
- Si la destination utilisée est paramétrée avec un serveur d'impression, celui-ci gère la file d'attente, modifiable par la valeur du paramètre NBMAXJOB dans la console d'administration du serveur d'impression.
L'utilisation d'un serveur d'impression nécessite donc la mise à jour du paramètre NBMAXJOB avec une valeur supérieure à la somme des lettres et mails indiquée dans le bloc "A émettre".
Si le dimensionnement de la machine 'serveur d'édition' le permet, il est possible dans un second temps de modifier la valeur par défaut du paramètre NBMAXPROC (dans la console d'administration du serveur d'impression) et paramétrer ainsi l'exécution de N processus/demandes d'impressions en parallèle.
Codes activité
Les codes activités suivants (classés par type) peuvent avoir une influence sur le comportement de la fonction :
FUP :
Gestion relances et impayés
Paramètres généraux
Les paramètres généraux suivants ont une influence sur le comportement de la fonction :
Tiers
FUPCRM (défini au niveau Dossier) : Lien entre relances et CRM
FUPRPTDIR (défini au niveau Utilisateur) : Répertoire destination états
RPTBATCH1 (défini au niveau Site) : Destination Lettre en batch
RPTBATCH2 (défini au niveau Site) : Destination E-mail en batch
RPTDST1 (défini au niveau Site) : Destination Lettre
RPTDST2 (défini au niveau Site) : Destination E-mail
Compteurs
Les compteurs utilisés pour numéroter les documents associés à cette fonction sont :
FUP : Numéro campagne de relance
La fonction d' affectation des compteurs permet de définir quel code de compteur est utilisé
Points d'entrée
- Le point d'entrée CRITFUPFCT permet d'inclure les échéances affacturées dans une campagne de relances.
- Le point d'entrée LOADDATA
Habilitations
Une habilitation peut être réalisée sur cette fonction, pour limiter les traitements à une société ou à un site.
Lors de la création d'une campagne, un message d'avertissement prévient lorsque l'utilisateur n'a pas accès à certains sites. Si l'utilisateur choisit d'ignorer l'avertissement, la campagne est créée mais ne contient que les échéances des sites auxquels il a effectivement accès.
Gestion de l'écran
En-tête
Présentation
Création
Pour créer une nouvelle campagne, allez dans le menu Fichier > Nouveau (Ctrl + N).
Navigation
Les boutons magnéto permettent de naviguer parmis les campagnes.
Fermer
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
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Ce champ indique la date de création (saisie) de l'objet. |
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Ce champ indique la date de la dernière modification saisie sur l'objet. |
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Renseignez le code de l'écran qui permet de visualiser les échéances. Cet écran est paramétrable. |
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Une campagne validée ne peut plus être modifiée. |
Fermer
Onglet Saisie des critères principaux
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
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Tous sites ou un site
particulier. |
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Lorsque ce champ est renseigné par un code site, la consultation est filtrée pour ne laisser apparaître que les données concernant le site choisi. |
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No client début permettant de sélectionner les
enregistrements à traiter. |
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No client fin permettant de sélectionner les enregistrements à traiter. |
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Lorsque cette case est cochée, toutes les échéances sont concernées, quel que soit l'utilisateur qui les a créées. |
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Ce champ permet de lancer la campagne sur tous les modes de règlement. |
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Seules les échéances du mode de
règlement saisi seront sélectionnées. |
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Ce champ permet de lancer une campagne sur un ensemble de clients facturés gérés par les mêmes règles. |
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Onglet Saisie des critères secondaires
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
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Code client groupe. |
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Code du client risque, permettant d'affiner la campagne de relance sur un tiers risque ou une fourchette de tiers risque. |
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Ce champ permet de lancer une campagne de relance sur un ensemble de clients facturés associés aux mêmes représentants. |
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Ce champ permet de lancer une campagne de relances sur un ensemble de clients facturés appartenat à la même catégorie. |
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Cette case à cocher permet de déclencher le calcul des agios lorsque l'échéance est associée à un code escompte/agios.
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Cette case à cocher permet d'inclure dans la sélection les échéances dont le flag relance est à non, mais dont le client est à relancer. |
Fermer
Onglet Liste des tiers à relancer
Présentation
Cet écran non saisissable récapitule par triplet Tiers / Société / Site les soldes à relancer. Selon les critères de sélection exprimés, cette agrégation sera présentée par tiers facturé ou tiers payeur. L'écran récapitulatif dépendra également des critères saisis.
Le détail est accessible par clic-droit "Echéances".
Les montants sont exprimés en devise de tenue de la société.
L'état FUPSIM est rattaché à cet écran. Il récapitule dans un seul document par triplet Tiers / Société / Site les échéances à relancer.
Fermer
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Bloc numéro 5
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Rappel du numéro de la campagne. |
A émettre
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Nombre de lettres ou d'emails à générer pour la campagne en cours. Ces calculs tiennent compte du nombre de copies demandé sur les groupes de relance. |
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Tableau Liste des tiers à relancer
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Cette zone précise le nombre d'échéances à relancer.
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Tiers faisant l'objet de relances sur la campagne en cours . |
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Rappel de la ou des sociétés concernées par la campagne en cours. |
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Rappel du ou des sites concernés par la campagne en cours. |
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Type de relance du client. |
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Zone de saisie libre rattachée au triplet client/société/site. |
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Cette zone indique le total des échéances cochées "à relancer" sur l'écran accessible pas clic-droit : Liste des échéances. |
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Cette zone indique le montant des échéances non cochées sur l'écran accessible pas clic-droit : Liste des échéances. |
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Cette zone affiche le montant calculé sur la base du code escompte/agios associé aux échéances si la case "Calcul agios" est cochée au lancement. |
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Cette zone affiche le total du solde à relancer et des agios. |
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Cette zone affiche l'ensemble des échéances échues pour le client (solde à relancer + solde à ne pas relancer). |
Totaux
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Montant des agios calculé sur la base des escomptes/agios associés aux échéances. |
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Commentaire
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Cette zone de commentaires limitée à 1022 caractères est rattachée au triplet Tiers / Société / Site ; elle est visualisable tant qu'une campagne existe. |
Fermer
Fonctions accessibles par clic droit sur le tableau
Echéances
Champs
Les champs suivants sont présents dans cette fenêtre :
Tiers
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Devise dans laquelle le seuil de relance est exprimé. Celle-ci correspond à la devise définie dans le paramètre CURSHRFLD. |
Contact
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Ce champ automatique indique le contact par défaut du client facturé, avec son titre et son numéro de téléphone. |
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Premiers caratères de l'éventuel commentaire associé à l'échéance. |
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Date limite de paiement de l'échéance. |
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Code utilisé par défaut pour le tiers courant permettant d'identifier une série de taux d'escomptes et d'agios (jusqu'à 12) à appliquer à un règlement en fonction d'un nombre de jours d'avance ou de retard par rapport à la date d'échéance. |
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Adresse du tiers payeur, initialisée par :
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Code langue du tiers payeur. |
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Mode de relance associé au groupe de relance. |
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E-mail associé à l'adresse. |
A relancer
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Commentaire
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Cette zone de commentaires limitée à 1022 caractères est rattachée à l'échéance ; elle est visualisable tant qu'une campagne existe. |
Fermer
Permet d'accéder à la liste des échéances sélectionnées selon les critères de la campagne, pour un triplet Tiers / Société / Site.
Gestion des échéances
La colonne Sél permet de sélectionner par double-clic les échéances à intégrer (coche) ou à exclure (vide) de la campagne.
Vous pouvez, dans cet écran, modifier certaines caractéristiques :
- saisir ou modifier un commentaire (ce texte lié à l'échéance est un historique ; il sera visible à la prochaine relance),
- modifier la date d'échéance et le niveau de relance,
- modifier le code agios et le code litige,
- modifier le code de l'adresse des lettres, et le mode de relance.
Options accessibles par clic droit
- Factures tiers client / Factures ventes : offre un accès direct aux fonctions de saisie de factures.
- Gestion des échéances : offre un accès direct vers le détail de l'échéance.
- Sélectionner tout / Dessélectionner tout / Inverser la sélection : actions sur la colonne "Sel".
- MAJ taux d'escompte/agio : mise à jour de la colonne "Code agios" à partir de la ligne choisie. Si la ligne n'a pas de code agios, le code agios des lignes suivantes sera effacé.
Fiche client
Permet d'accéder au paramétrage de la fiche client.
Situation Tiers
Permet d'accéder à la consultation Situation client.
Tâche CRM
Permet d'accéder, une fois la campagne validée, à la fonction des Tâches pour visualiser les tâches CRM générées.
Pour plus d'informations, voir la documentation sur le paramètre Liens entre relances et CRM.
Fermer
Etats
Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :
FUPSIM : Tiers à relancer
Mais ceci peut être modifié par paramétrage.
L'état FUPSIM permet de consulter et d'éditer l'ensemble des échéances proposées dans la campagne de relance depuis la fonction, en un seul écran ou sous la forme d'un rapport.
Afin de déclencher l'impression de l'état FUPSIM pour la campagne courante, afficher la liste des tiers à relancer de la campagne, puis aller dans le menu Fichier > Imprimer > Fiche (ou cliquer sur l'icône Imprimante). L'état affiche ainsi la liste des échéances à relancer sélectionnées dans la campagne, pour chaque client de la campagne.
Par contre, cet état ne sert pas à générer les lettres de relances (état FUP).
Boutons spécifiques
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Permet de générer à nouveau les lettres et e-mails sur une campagne déjà validée. |
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Permet de retourner aux écrans de critères. |
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Bouton permettant, après sélection ou création d'un numéro de campagne de relance, d'accéder à la liste récapitulative des tiers à relancer. |
Limites
Cette fonction ne gère pas le verrouillage des échéances : si une échéance est modifiée entre le moment de la sélection et le moment de la validation de la campagne (exemple : modification de la date de l'échéance), la modification n'est pas prise en compte.
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
"Aucune échéance ne correspond aux critères choisis, vérifiez vos critères"
"Tableau plein"
La dimension des tableaux, 3000 lignes à la livraison, a été dépassée. La taille maximale des tableaux ne peut excéder 32767 lignes.