Entités
Cette fonction permet de définir l'organisation hiérarchique du dossier. Les entités peuvent être considérées comme des centres de gestion destinés à structurer la prévision et le suivi budgétaire en fonction du type de l'entité :
- Entité responsable de la gestion et du suivi d'un budget,
- Entité consommatrice du budget,
- Entité d'approbation du budget accordé ou des révisions effectuées.
Une entité est obligatoirement affectée à une "Entité de rattachement" qui permet la saisie du code de l'entité de niveau immédiatement supérieur. Le nombre de niveaux n'est pas limité, mais l'application comporte une fonction de recherche du code du responsable de l'entité dans le paramétrage des circuits de WORKFLOW, limité à 9 niveaux d'entités. En conséquence, au delà du niveau 9 il ne sera pas possible de rechercher le code du responsable de ces entités dans le cadre de la gestion des signatures.
La création des entités est couplée à la création automatique des sections analytiques correspondantes sur un axe "Entité" (cf. Paragraphe "Pré-requis"). Le code et l'intitulé de la section créée lors de la création d'une entité sont ceux de l'entité.
- La consultation des sections correspondantes s'effectue par "clic droit" sur l'axe Entité/section sélectionné.
- La consultation des groupes de sections s'effectue par un zoom sur le groupe de sections.
La création des sections analytiques permet de générer des pyramides analytiques et budgétaires (Barre de menu/Fonction/Génération pyramide), à partir de toute entité d'une hiérarchie rattachée à une entité de niveau 1.
- La consultation de la pyramide "Zoom pyramide" permet de consulter la représentation graphique de cette pyramide. Par défaut, tous les niveaux sont présentés, à partir de l'entité de niveau 1.
L'entité comporte une zone "Société" facultative qui permet d'affecter l'entité à une société. Cf. le Champ "Société".
Suppression des entités
- La suppression d'une entité est interdite si celle-ci est utilisée par une enveloppe ou une ligne budgétaire (Code société grisé).
- La suppression d'une entité effectue la suppression de la section correspondante.
- La suppression d'une section analytique sur un axe entité est interdite, il faut supprimer l'entité pour supprimer la section.
Modification des entités
- L'ajout d'un code société sur une entité créée sans code société est possible si cette entité n'est pas utilisée par une enveloppe ou une ligne budgétaire. Dans ce cas, l'ajout du code société effectue la suppression de toutes les sections analytiques créées sous cette entité et effectue la création de la section dans l'axe correspondant à celui de la société saisie.
- La suppression du code société sur une entité est possible si cette entité n'est pas utilisée par une enveloppe ou une ligne budgétaire (Code société non grisé). Dans ce cas, la suppression du code société effectue la suppression de la section créée dans l'axe correspondant à la société saisie et propose la création des sections sur les axes entités disponibles.
Modification des pyramides
- La modification des pyramides sur un axe "Entité" est interdite à partir de la pyramide ou à partir des groupes de sections.
Pré-requis
Les entités sont liées au module "Budgets opérationnels". La mise en place de ce module implique le paramétrage des codes budgets utilisés. Cette fonction, commune aux budgets opérationnels et aux budgets analytiques, permet d'affecter le type de budget créé aux budgets opérationnels et de lui attribuer les axes d'analyses nécessaires : "Entités" et "Enveloppes budgétaires", couplés au plan de compte budgétaire. La création d'un axe "Entité" doit obligatoirement comporter le flag "Entité" sélectionné.
Le paramétrage de la structure générale de l'application doit comporter un modèle comptable dont le référentiel principal est "Analytique", et indiquant le référentiel utilisé.
Dans le référentiel utilisé, le type de comptabilité "Budgets opérationnels" doit être activé, et un code axe "Entité" doit être déterminé.
Codes activité
Les codes activités suivants (classés par type) peuvent avoir une influence sur le comportement de la fonction :
Fonctionnel
GDD :
Budgets opérationnels
Dimensionnement
ANA :
Nb d'axes analytiques
Habilitations
Cette fonction est de type objet. Les opérations de création, modification, et suppression de fiche peuvent être activées ou désactivées pour un utilisateur donné. Des filtres par rôles peuvent également être mis en place sur cette fonction.
Un filtrage par code d'accès est effectué grâce au champ nommé ACS. Si un code d'accès s'y trouve, les droits de visualisation et de modification sont accordés conformément aux droits de lecture et d'écriture associés au code pour l'utilisateur, via son profil fonction.
Ce code d’accès, lorsqu’il est renseigné, protège l’accès aux données entités : Présence dans les listes de gauche, saisie et modification des entités, restriction de saisie du code d’accès via la sélection et le contrôle.
Il est propagé dans les enveloppes, budgets par exercices, approbations et révisions lors de la création de ces objets.
Gestion de l'écran
Ecran de saisie
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Bloc numéro 1
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Code de l'entité défini sur un maximum de 15 caractères alphanumériques. La longueur maximum de ce code doit être identique à la longueur maximum du code section correspondant. En cas de modification, ces deux paramètres doivent être modifiés. |
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Libellé traduisible associé à l'entité. Par défaut, l'intitulé court, l'intitulé long ou l'en-tête de colonne d'une donnée est enregistré (en création/modification) dans la langue de connexion de l'utilisateur. Par l'intermédiaire de la fonction Traductions en ligne (clic droit à partir de cette zone), il est traduisible dans une autre langue. Dans la fenêtre de traduction en ligne de la zone active, ajoutez un nouveau code langue avec la traduction dans cette langue. Un utilisateur se connectant dans une des langues traduites disposera de l’intitulé court, de l'intitulé long ou de l'en-tête de colonne dans sa langue de connexion s'il est défini, sinon il sera disponible dans la langue par défaut du dossier. |
Identification
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L'intitulé court remplace l'intitulé classique lorsque les contraintes d'affichage ou d'édition l'exigent. Par défaut, l'intitulé court, l'intitulé long ou l'en-tête de colonne d'une donnée est enregistré (en création/modification) dans la langue de connexion de l'utilisateur. Par l'intermédiaire de la fonction Traductions en ligne (clic droit à partir de cette zone), il est traduisible dans une autre langue. Dans la fenêtre de traduction en ligne de la zone active, ajoutez un nouveau code langue avec la traduction dans cette langue. Un utilisateur se connectant dans une des langues traduites disposera de l’intitulé court, de l'intitulé long ou de l'en-tête de colonne dans sa langue de connexion s'il est défini, sinon il sera disponible dans la langue par défaut du dossier. |
Gestion
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Code du responsable de l'entité, à saisir ou à rechercher dans la table des utilisateurs. Dans le cadre d'une mise en place d'un circuit de signatures, c'est ce code qui sera récupéré dans le cadre d'une recherche sur l'entité d'approbation ou sur l'entité responsable. Cf. Circuits des signatures. |
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Case à cocher indiquant que l'entité est autorisée à créer des enveloppes budgétaires, des budgets et des lignes budgétaires, en fonction des codes d'accès autorisés. |
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Entité autorisée à donner l'approbation budgétaire, qui peut être de n'importe quel niveau. Si l'entité d'approbation n'est pas saisie par l'utilisateur, cette zone est automatiquement renseignée par le code de l'entité en cours de création ou de modification. Seules les entités existant dans la table des entités peuvent être saisies. |
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Entité de rattachement de niveau immédiatement supérieur à saisir ou à rechercher dans la liste des entités existantes. La création d'une entité effectuant la création automatique de la section analytique correspondante, cette zone comporte un tunnel permettant d'accéder à la section analytique. |
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Niveau de l'entité dans la hiérarchie des entités. Chaque entité possède une entité de rattachement d'un niveau supérieur, à l'exception des entités de niveau 1. Cette information permet de générer automatiquement la pyramide des entités/sections. |
Accessibilité
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Cette case permet de préciser si la fiche courante doit être active ou pas :
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Code de la société de rattachement de l'entité. Zone facultative permettant de définir des entités communes à plusieurs sociétés. Si le code société est renseigné, la création de l'entité effectue la création automatique de la section analytique correspondante sur l'axe entité défini dans le référentiel de rattachement de la société et typé "entité". La sélection ne présente que les sociétés dont le référentiel principal est "flagué" "Budgets opérationnels". Si cette zone n'est pas renseignée, une boite de dialogue présentant tous les axes typés "entité" permet de sélectionner les axes sur lesquels cette section doit être créée. Une entité de niveau base qui comporte un code société ne peut être rattachée qu'à une entité de rattachement comportant le même code société ou avec un code société à blanc. Dès l'instant où un niveau d'entité est rattaché à une entité dont le code société est à blanc, les niveaux supérieurs de cette entité ne peuvent être que des entités dont le code société est à blanc. |
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Zone facultative, permettant la saisie d'une date de début de validité de l'entité. |
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Zone facultative, permettant la saisie d'une date de fin de validité de l'entité. |
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Ce code d'accès permet de restreindre l'accès à la fiche courante à certains utilisateurs. |
Tableau Axes 'Entité'/Sections
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Cette colonne présente la liste des axes analytiques typés "Entité". Si l'entité comporte un code société, seul l'axe correspondant à la société est présenté. Il n'est pas modifiable et le cochage correspondant ne peut pas être annulé. Si l'entité ne comporte pas de code société, tous les axes typés "Entité" sont présentés, charge à l'utilisateur de sélectionner les axes sur lesquels il souhaite crééer une section analytique. Il est possible d'effectuer la création d'une section supplémentaire a posteriori en cochant l'un des axes présentés. L'annulation du cochage d'un axe effectuera la suppression de la section correspondante. Cette annulation ne sera possible que si aucune enveloppe n'a été créée sous cette entité dans cet axe. |
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Cette colonne, accessible si l'entité ne comporte pas de code société, permet de sélectionner les axes analytiques typés "Entité" sur lesquels doit être créée une section analytique. |
Fermer
Fonctions accessibles par clic droit sur le tableau
Sections
Un "clic droit" sur la ligne d'un axe sélectionné permet d'accéder à la consultation de la section analytique sur l'axe déterminé.
La modification de cette section étant interdite directement dans le cadre des budgets opérationnels :
- La fonction de "Copie d'un axe analytique" a été inhibée à partir de la section.
- Il en est de même pour la fonction GESCCE, lorsque la section est issue d'une entité ou d'une enveloppe budgétaire (Budgets opérationnels).
- La fonction "Consultation de sections" présentant les imputations effectuées sur la section reste accessible
Fermer
Etats
Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :
LISSEC : Liste des sections
Mais ceci peut être modifié par paramétrage.
Barre de menu
Fonction / Génération pyramide
Cette fonction permet de lancer la génération de la pyramide des entités/sections. Cette génération peut être effectuée à partir de toute entité de la hiérarchie. La pyramide générée comportera tous les groupes de sections et sections rattachés à l'entité de niveau 1, sur l'axe déterminé par cette entité.
Un compte rendu d'exécution indique si la génération s'est effectuée correctement, le nombre de groupes, le nombre de niveaux et le nombre d'entités/sections créés.
Zooms / Groupe section
Zooms / Groupe section
Si la pyramide a été générée, ce zoom permet d'accéder à la consultation des groupes de sections analytiques.
La modification des groupes de sections étant interdite directement, dans le cadre des budgets opérationnels :
- Les fonctions "Duplication de pyramide" et "Génération auto" ont été inhibées à partir de la consultation des groupes de sections.
- Il en est de même pour la fonction GESCYRY, lorsque la section est issue d'une entité ou d'une enveloppe budgétaire (Budgets opérationnels).
Zooms / Pyramide
Si la pyramide a été générée, cette fonction permet d'accéder à la consultation de la pyramide des sections analytiques générées lors de la création des entités. Par défaut, tous les groupes de sections et les sections sont présentés à partir de l'entité de niveau 1. Pour consulter une pyramide partielle, il faut modifier le code du "Groupe de départ". La représentation graphique commence à partir du groupe sélectionné et déplie ses sous-niveaux.
La modification des pyramides étant interdite directement, dans le cadre des budgets opérationnels :
- Les fonctions "Duplication de pyramide" et "Génération auto" ont été inhibées à partir de la consultation de pyramide.
- Il en est de même pour la fonction GESCYM, lorsque la section est issue d'une entité ou d'une enveloppe budgétaire (Budgets opérationnels).
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Seules sont autorisées les sociétés/sites dont le référentiel analytique principal est flagué Budgets opérationnels
Le code de la société saisi est rattaché à un référentiel non flagué "Budgets opérationnels". Modifiez le code de la société ou vérifiez éventuellement le paramétrage de la structure générale si ce code société est correct.
Entité incorrecte
Le code de l'entité saisi ne figure pas dans la liste des entités. Modifiez ce code ou sélectionnez un code dans la liste des entités.
L'entité ne peut pas être rattachée à une entité de société différente
Le code de l'entité de rattachement saisi ne comporte pas le même code société que celui de l'entité. La modification de l'entité de rattachement ne peut être effectuée que sur des entités comportant le même code société, ou dont le code société est à blanc. Modifiez le code de l'entité de rattachement.
Ce message apparaît également en duplication d'une entité non rattachée à une société pour créer une entité rattachée à une société, lorsqu'il y a modification de l'entité de rattachement. Dans ce cas, il faut saisir le code de la société avant de modifier le code de l'entité de rattachement.
Une entité fille a sa société à vide, donc la société de cette entité ne peut être que vide
Le code société de l'entité rattachée est à blanc. Le code de la société de l'entité de rattachement doit être également à blanc.
Société incompatible avec la/les entité(s) rattachée(s)
Vous modifiez le code société de l'entité. Cette entité est une entité de rattachement qui comporte des entités rattachées dont le code société est différent du code saisi. Le code de cette entité doit être identique à celui de ses entités rattachées ou à blanc. Le code société de cette entité peut être mis à blanc à condition toutefois que la propre entité de rattachement de cette entité comporte un code société à blanc. Dans le cas contraire, le code société doit être identique à celui de ses entités rattachées.
Des entités rattachées comportent des sociétés différentes, le code société de cette entité doit être vide.
Ce message est affiché, lorsque vous saisissez un code société dans une entité de rattachement dont ce code est à blanc, et dont les entités rattachées ont des codes sociétés différents ou à blanc.
Une entité ne peut pas être rattachée à elle-même
Le code de l'entité de rattachement saisi est identique au code de l'entité. Modifiez le code de l'entité de rattachement ou sélectionnez une entité de rattachement dans la liste.
L'entité ne peut être rattachée à une de ses entités filles
Vous rattachez une entité à l'une de ses entités rattachées, ce qui est incohérent, modifiez votre saisie.
L'entité ne peut pas être rattachée à une entité de société différente
Vous modifiez l'entité de rattachement de cette entité, mais cette entité de rattachement comporte un code société différent de l'entité en cours de modification. L'entité ne peut être rattachée qu'à une entité de même code société, ou à une entité comportant un code société à blanc.