Approbation

Approbation des enveloppes, budgets et lignes budgétaires

Le processus d'approbation comporte deux fonctions :

Soumission de la demande d'approbation :

• A partir de l'objet concerné : enveloppe (barre de menu), budget par exercice (clic droit sur la ligne du tableau) ou ligne budgétaire (clic droit sur la ligne budgétaire),
• Via un écran de soumission permettant de faire une demande d'approbation multiple : lignes budgétaires, budgets et enveloppes ou Budgets et enveloppes, en fonction du choix de l'utilisateur, de ses droits et des paramètres généraux déterminant les objets à approuver.

Validation ou refus de l'approbation :

• Validation ou refus de l'approbation par l'intermédiaire de la messagerie,  en réponse à un message reçu, en cliquant sur le lien correspondant ou par accès à la fonction par sélection du fichier lié,
• Via un écran de soumission permettant de valider ou de refuser la demande pour l'ensemble des objets d'une demande multiple ou pour un objet unique.

L'approbation d'un objet unique permet de modifier le montant approuvé de cet objet, dans la limite des contrôles mis en place : Exemple : le montant de l'enveloppe ne peut pas être inférieur à la somme de ses budgets. Le montant du budget ne peut pas dépasser le montant de l'enveloppe et être inférieur à la somme de ses lignes budgétaires, etc.

Seuls les objets budgétaires comportant des montants peuvent être soumis à l'approbation et approuvés, à l'exception de ceux typés "Hors budget" qui peuvent être soumis à l'approbation et approuvés avec un montant égal à zéro.

La gestion des approbations des enveloppes, budgets et lignes budgétaires est régie par trois paramètres société permettant de définir les contrôles (Oui/Non) à réaliser sur chaque niveau budgétaire. Il n’y a pas de contrôle particulier de cohérence entre les différentes valeurs.

Ces paramètres permettent de préciser si : 

• Une approbation doit être traitée au niveau "Enveloppe budgétaire", paramètre GDDAPPENV,
• Une approbation doit être traitée au niveau "Budget par exercice",  paramètre GDDAPPBUD,
• Une approbation doit être traitée au niveau "Ligne budgétaire", paramètre GDDAPPLIG.

Les différentes combinaisons possibles sont les suivantes :

Conséquences	Enveloppe	Budget	Ligne
1 Le statut de chaque niveau évolue indépendamment	OUI	OUI	OUI
2 Le statut de la LB évolue en fonction du statut de son budget.	OUI	OUI	NON
3 Le statut du budget évolue en fonction du statut de son enveloppe	OUI	NON	OUI
4 Le statut du budget et des LB évolue en fonction de l'enveloppe	OUI	NON	NON
5 Seuls les statuts du budget et des lignes évoluent	NON	OUI	OUI
6 Le statut de la LB évolue en fonction de son budget	NON	OUI	NON
7 Seul le statut de la LB évolue	NON	NON	OUI

L'option NON, NON, NON est interdite par un contrôle effectué en saisie des paramètres généraux.

Si un niveau est à "NON", son champ "statut" sera affecté du statut de l'entité supérieure lors de la création et suivra ce statut lors des mises à jour.

Ainsi, si une ligne budgétaire, soumise à l'évolution de son budget, est créée après soumission du budget, cette ligne est créée en statut "A approuver", si elle est créée après approbation de son budget, elle est créée en statut "Approuvé". Le refus d'approbation d'un objet soumis à approbation effectue la remise au statut "saisi" des objets qui sont liés à son évolution. Dans l'exemple précédent, si le budget reçoit un refus d'approbation, toutes ses lignes sont remises en statut "saisi".

Ces différents niveaux d'approbation sont traités de façon séquentielle et selon des circuits d'approbation distincts et paramétrables :

• Approbation en cascade : la demande d'approbation d'un "Budget par exercice" est déclenchée, seulement s'il appartient à une "Enveloppe budgétaire" approuvée ou s'il n'y a pas d'approbation de gérée au niveau "Enveloppe budgétaire". De même, la demande d'approbation d'une "Ligne budgétaire" est déclenchée, seulement si elle appartient à un "Budget par exercice" approuvé ou s'il n'y a pas d'approbation gérée au niveau du "Budget par exercice".
• Approbation multiple : l'application permet néanmoins d'effectuer des demandes d'approbation conjointes d'une ligne, d'un budget et d'une enveloppe en effectuant la sélection par le niveau le plus bas. Dans le cas d'une configuration demandant l'approbation des enveloppes, des budgets et des lignes budgétaires (OUI, OUI, OUI), la sélection d'une ligne budgétaire sélectionne automatiquement le budget et l'enveloppe. Si on ne veut pas demander l'approbation des lignes budgétaires, la sélection s'effectue à partir du budget qui sélectionne automatiquement l'enveloppe correspondante. La demande d'approbation des lignes budgétaires ne pourra ensuite être effectuée que lorsque leurs budgets seront approuvés. Il n'est pas possible de sélectionner la ligne budgétaire seule, si son budget et son enveloppe ne sont pas approuvés.
• Déconnexion des lignes budgétaires : ces règles en cascade peuvent être supprimées au niveau de l'utilisateur (paramètre général) pour permettre l'approbation d'une ligne budgétaire par anticipation et autoriser la passation d'achats sur ces lignes, sans provoquer l'approbation des budgets et enveloppes correspondantes. 
• Accès limité par utilisateur : dans le cadre des règles ci-dessus, les paramètres utilisateurs USRAPPENV, USRAPPBUD et USRAPPLIG permettent de limiter l'approbation, pour un utilisateur donné, aux enveloppes seules, aux budgets seuls, ou aux lignes seules, ou à une combinatoire de ces objets (enveloppes et budgets, ou budgets et lignes)
  
  Ces restrictions ne changent pas les règles de gestion des approbations, et un utilisateur autorisé à l'approbation des lignes budgétaires verra ces lignes budgétaires si les paramètres d'approbation en prévoient l'approbation directe et lorsque les budgets et enveloppes seront approuvés directement ou indirectement. Il en est de même pour une limitation à l'approbation des budgets, qui seront présentés si leur approbation est directe et après approbation des enveloppes.

La mise en place d'une gestion des approbations implique la cinématique suivante :

• Statut mis à "Saisi" lors de l'enregistrement de l'enveloppe, du budget et de la ligne,
• Déclenchement d'un workflow par un bouton "Demande d'approbation" au niveau de chaque objet et/ou Fonction de "Demande d'approbation globale". Le statut est mis à "A approuver".
• Réponse à ce workflow par le ou les signataires (selon les circuits de signatures mis en place). Le statut est mis à "Approuvé" ou à "Saisi" en cas de refus. Cette approbation ou ce refus s'applique à l'objet visé mais également aux objets de niveau inférieur, qui ne comporteraient pas de gestion des approbations.

Circuits de signatures

Paramétrage préalable

L'approbation des enveloppes, budgets et lignes budgétaires et l'approbation des révisions budgétaires peuvent être assorties d'un circuit de signatures paramétrable. La mise en place de ces circuits de signature est liée au paramétrage des éléments suivants :

• Modèle de données BUOAPP pour le groupe de tables liées à la table BUDAPP (BOA) pour les approbations budgétaires et BUOREV pour le groupe de tables liées à la table BUDREV (BRV) pour les  révisions.
• Règles de workflow BUOAPP, BUOAAPPREF, BUOAAPPVAL pour les approbations budgétaires et REVAPP, BUOREVREF, BUOREVVAL pour les révisions.
• Règles d'affectation des utilisateurs BUOAPP pour les approbations budgétaires et BUOREV pour les révisions.
• Affectation des utilisateurs. Cette fonction permet de saisir des formules sur les champs "utilisateur" lorsque la zone "Formule/utilisateur" est sélectionnée. Cette formule sera évaluée au moment de l'exécution du Workflow. Si la valeur du champ est inférieure ou égale à cinq on considère qu'il s'agit d'un code utilisateur saisi, et ce champ ne sera pas évalué.

Formules de recherche des signataires

La recherche des signataires peut être effectuée par saisie du code du signataire ou par une formule permettant de rechercher ce signataire par l'intermédiaire des entités.

Chaque entité comporte :

• Un code utilisateur,
• Une entité responsable,
• Une entité d'approbation,
• Une entité de rattachement.

L'enveloppe, ses budgets et ses lignes comportent une entité responsable, une entité d'approbation (EA1) et une entité de rattachement (ER1). L'entité d'approbation EA1 comporte elle-même une entité d'approbation EA2, et ainsi de suite jusqu'à la dernière entité de la pyramide. Il en est de même pour l'entité de rattachement ER1 rattachée à ER2, elle-même rattachée à ER3 jusqu'à la dernière entité de la pyramide. Chaque entité comportant un code responsable, celui-ci peut être recherché par une formule remplaçant le code utilisateur saisi dans le paramétrage (Cf tableau ci-dessous).

Pyramide approbation	RES	Niveau	Pyramide rattachement	RES	Niveau
Entité APP =   1	MCL9	EA3	Entité RAT =   1	MCL9	ER4
Entité APP =  10	MCL2	EA2	Entité RAT =  20	MCL4	ER2
Entité APP = 103	MCL1	EA1	Entité RAT = 203	MCL3	ER1
Entité 20301			Entité 20301

Le paramétrage des "Affectations Utilisateurs" peut donc s'effectuer de la manière suivante :

• Entité d'approbation = 103
• Signataire 1 = [F:ER1]USR (USR de l'entité 203, soit MCL3)
• Signataire 2 = [F:EA1]USR (USR de l'entité 103, soit MCL1)
• Signataire 3 = [F:EA2]USR (USR de l'entité   10, soit MCL2)
• Signataire 4 = [F:ER2]USR (USR de l'entité   20, soit MCL4)
• Signataire 5 = [F:EA3]USR  (USR de l'entité    1, soit MCL9)
• Signataire 6 = [F:ER3]USR  (USR de l'entité    1, soit MCL9)

L'utilisation des formules, permet, en cas de modification du responsable d'une entité de conserver les circuits de signatures mis en place, sans obligation de modification, cette modification étant automatiquement prise en compte lors de la modification dans l'entité.

Pré-requis

Codes activité

Les codes activités suivants (classés par type) peuvent avoir une influence sur le comportement de la fonction :

  GDD :  Budgets opérationnels

Paramètres généraux

Les paramètres généraux suivants ont une influence sur le comportement de la fonction :

Budgets opérationnels

  GDDAPPBUD (défini au niveau Société) : Approbation budgets exercices

  GDDAPPENV (défini au niveau Société) : Approbation des enveloppes

  GDDAPPLIG (défini au niveau Société) : Approbation lignes budgétaires

  GDDDEBAPP (défini au niveau Utilisateur) : Débrayage des approbations

  USRAPPBUD (défini au niveau Utilisateur) : Approbation budget exercice

  USRAPPENV (défini au niveau Utilisateur) : Approbation enveloppe

  USRAPPLIG (défini au niveau Utilisateur) : Approbation lignes budgétaires

Habilitations

Une habilitation peut être réalisée sur cette fonction, pour limiter les traitements à une société ou à un site.

Autres pré-requis

Menus locaux

Les menus locaux paramétrables suivants sont utilisés par la fonction. Ils doivent donc être renseignés :

  Menu local numéro 2694 : Niveau d'approbation

Gestion de l'écran

L'écran se compose de deux parties : la première permet la saisie du code de la société ou du site de définition des demandes d'approbation, la seconde permet de visualiser sous forme d'un tableau l'ensemble des objets comportant une demande d'approbation.

Le nombre maximum de lignes autorisé par sélection est de 500.

Chaque demande d'approbation peut être traitée individuellement en effectuant un choix dans la colonne "Traitement" ou globalement par les boutons "Tout approuver" ou "Tout refuser".

Ecran de saisie

 

 

 

Messages d'erreur

Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :

Vous n'avez rien coché. Souhaitez-vous quitter sans rien faire?

Ce message s'affiche lorsqu'après présentation des objets issus de la sélection, vous cliquez sur OK sans avoir effectué une demande d'approbation. La réponse "Oui" à ce message vous ramène au menu, la réponse "Non" vous laisse dans l'écran de sélection, vous permettant d'effectuer une demande d'approbation.

Vous n'êtes pas le signataire courant de cette demande

Ce message s'affiche lorsque vous essayez d'effectuer une approbation par l'intermédiaire de votre messagerie et que vous n'êtes pas connecté avec le code du signataire attendu pour l'approbation.

L'objet n'est plus à approuver

Ce message s'affiche lorsque vous essayez d'effectuer une approbation par l'intermédiaire de votre messagerie et que l'objet a déjà été approuvé par le menu dédié ou par accès au tableau des approbations par l'intermédiaire du fichier lié transmis par messagerie.

Le montant disponible de l'enveloppe ne peut être inférieur au montant ventilé dans le ou les budget(s) exercice(s)

Ce message s'affiche, en approbation par objet, lorsque vous avez trop diminué le montant approuvé d'une enveloppe, de sorte que le montant disponible de l'enveloppe ne couvre plus la somme de ses budgets.

La somme des montants des budgets par exercice ne doit pas dépasser le montant disponible de l'enveloppe

Ce message s'affiche, en approbation par objet, lorsque vous avez trop augmenté le montant approuvé d'un budget, de sorte que la somme des budgets dépasse le solde disponible de l'enveloppe.

Le montant disponible du budget ne peut être inférieur au montant ventilé dans les lignes

Ce message s'affiche, en approbation par objet, lorsque vous avez trop diminué le montant approuvé d'un budget, de sorte que la somme des lignes budgétaires dépasse le solde disponible du budget.

La somme des montants des lignes budgétaires ne doit pas dépasser le montant disponible du budget exercice

Ce message s'affiche, en approbation par objet, lorsque vous avez trop augmenté le montant approuvé d'une ligne budgétaire, de sorte que la somme des lignes budgétaires dépasse le solde disponible du budget.

Zone obligatoire

Ce message s'affiche, en approbation multiple, lorsque vous refusez l'approbation sans saisir de motif à ce refus.

Tables mises en oeuvre

Aucune table n'est mise en oeuvre par cette fonction.