Projets
Les projets permettent de regrouper et de documenter un ensemble de prévisions de dépenses d'investissement ou de fonctionnement.
Les informations saisies aident le responsable budgétaire à affiner cette prévision globale en la déclinant en :
- Enveloppes budgétaires annuelles ou pluriannuelles,
- Budgets par exercices,
- Lignes par natures budgétaires et entités destinataires, sur lesquelles sont contrôlés les achats.
Le paramètre GDDPRJENV, pouvant être défini au niveau société ou au niveau dossier, permet de déterminer si le rattachement d'une enveloppe à un projet est obligatoire ou facultatif. Dans ce dernier cas, certaines enveloppes peuvent être rattachées à un projet et d'autres non.
Niveaux de définition des projets et des enveloppes
Un projet peut être défini pour un site, une société, ou être transversal, c'est-à-dire défini pour un groupe de sociétés ou un groupe de sites.
Une enveloppe budgétaire est liée à un code budget. Ce code budget définit si le niveau de suivi est le site ou la société. En fonction de cette règle, l’enveloppe est rattachée soit à une société, soit à un site.
Le niveau de définition des projets, des budgets et des lignes budgétaires suit les règles de gestion suivantes :
- Si un projet est rattaché à un site, les enveloppes liées sont rattachées au même site,
- Si un projet est rattaché à une société, les enveloppes liées sont rattachées à la même société,
- Si un projet est rattachéà un groupe de sociétés, les enveloppes liées sont rattachées à une des sociétés appartenant à ce groupe ou à un site d'une des sociétés de ce groupe, en fonction des caractéristiques du code budget,
- Si un projet est rattaché à un groupe de sites, les enveloppes sont nécessairement rattachées à un des sites de ce groupe. Le code budget doit être cohérent.
Pour un code budget définit au niveau société, les possibilités de défintion sont les suivantes :
Objet | Cas 1 | Cas 2 | Cas 3 |
PROJET | Grpe de stés | Société | Pas de projet |
ENVELOPPE | Société | Société | Société |
BUDGET | Société | Société | Société |
LIGNES BUD | Société | Société | Société |
Pour un code budget définit au niveau site, les possibilités de défintion sont les suivantes :
Objet | Cas 1 | Cas 2 | Cas 3 | Cas 4 | Cas 5 |
PROJET | Grpe de stés | Grpe de sites | Société | Site | Pas de projet |
ENVELOPPE | Site | Site | Site | Site | Site |
BUDGET | Site | Site | Site | Site | Site |
LIGNES BUD | Site | Site | Site | Site | Site |
Les groupes sont dynamiques et peuvent être modifiés. Il appartient à l’utilisateur de vérifier la cohérence de ses modifications.
Liens avec le module de gestion des immobilisations
Les projets comportent des informations prévues pour une liaison ultérieure avec le module de gestion des biens, devant permettre, à partir d'un projet d'investissement de générer l'impact sur la gestion des immobilisations en terme d'entrées et de sorties.
Ces données restent facultatives et informatives : Familles statistiques, financeurs, prévisions par périodes, lots, biens comptables.
Pré-requis
Codes activité
Les codes activités suivants (classés par type) peuvent avoir une influence sur le comportement de la fonction :
Codes activités dépendants
Ces codes ne sont jamais saisis en gestion de dossier, car leur valeur est calculée :
GDFAS (Immos & GDD).
Fonctionnel
FAS :
Dossier avec immos
GDD :
Budgets opérationnels
Dimensionnement
STB :
Familles statistiques budgets
Paramètres généraux
Les paramètres généraux suivants ont une influence sur le comportement de la fonction :
Budgets opérationnels
GDDPRJENV (défini au niveau Société) : Rattachement projet/enveloppe
Habilitations
Cette fonction est de type objet. Les opérations de création, modification, et suppression de fiche peuvent être activées ou désactivées pour un utilisateur donné. Des filtres par rôles peuvent également être mis en place sur cette fonction.
Les données étant rattachées à un site, un filtrage par site peut être activé.
Un filtrage par code d'accès est effectué grâce au champ nommé ACS. Si un code d'accès s'y trouve, les droits de visualisation et de modification sont accordés conformément aux droits de lecture et d'écriture associés au code pour l'utilisateur, via son profil fonction.
Gestion de l'écran
La fonction d'enregistrement et de modification des projets comporte quatre onglets :
- Un onglet "Général" pour la saisie des informations du projet,
- Un onglet "Lots" pour effectuer son découpage éventuel en lots,
- Un onglet "Biens comptables" pour des projets d'investissements de renouvellement permettant d'affecter les biens comptables à remplacer aux différents lots créés.
- Un onglet "Bureautique" qui permet la saisie ou l'importation de toutes informations utiles à la description du projet sous forme de document WORD, EXCEL ou POWER POINT.
En-tête
Présentation
La numérotation d'un projet s'effectue par l'intermédiaire de la fonction d'affectation des compteurs qui permet de personnaliser la codification des projets suivant leur appartenance à une société ou à un groupe. Cette fonction permet de définir des compteurs spécifiques par société et un compteur général lorsque le code société n'est pas renseigné. Un contrôle vérifie que la longueur maximum du compteur utilisé ne soit pas supérieure à celle de la donnée associée.
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Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
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Code du projet, généré automatiquement par l'appel d'un compteur déterminé dans l'affectation des compteurs du module "Comptabilité". Si la société de définition du projet est affectée à un compteur particulier, c'est ce compteur qui sera utilisé pour générer la codification du projet. Dans le cas contraire, le compteur utilisé sera le compteur général. |
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Libellé du projet : Ce champ permet d’associer une désignation à la fiche, désignation qui peut être imprimée sur les états, affichée lorsque le code de la fiche est saisi dans un écran, ou utilisée en sélection. Par défaut, l'intitulé court, l'intitulé long ou l'en-tête de colonne d'une donnée est enregistré (en création/modification) dans la langue de connexion de l'utilisateur. Par l'intermédiaire de la fonction Traductions en ligne (clic droit à partir de cette zone), il est traduisible dans une autre langue. Dans la fenêtre de traduction en ligne de la zone active, ajoutez un nouveau code langue avec la traduction dans cette langue. Un utilisateur se connectant dans une des langues traduites disposera de l’intitulé court, de l'intitulé long ou de l'en-tête de colonne dans sa langue de connexion s'il est défini, sinon il sera disponible dans la langue par défaut du dossier. |
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Onglet Général
Présentation
Cet onglet comporte 4 zones descriptives du projet :
- Le bloc "Identification" permet la saisie d'un intitulé court, la recherche du code responsable de ce projet, et le code de la structure de rattachement.
- Le bloc "Définition" permet de déterminer le type du projet, son objectif, son montant, sa devise de gestion, de définir les périodes prévues d'études, et de réalisation. Les familles statistiques sont des zones libres disponibles pour des besoins de reporting, dont le libellé peut être personnalisé. Pas de lien ni de contrôle avec les familles statistiques gérées dans les enveloppes et aucune règle de gestion particulière.
- Le bloc "Financeurs" permet la sélection d'un tiers et la saisie du montant financé par ce tiers. Dans cette version ces données sont informatives. Pas de lien ni de contrôle entre les montants financés et le montant du projet, pas de lien avec le mode de financement du lot s’il est qualifié «emprunt» ou avec le montant du lot, pas de liens ni de contrôles entre les données saisies dans le projet et celles saisies dans l’enveloppe
- Le bloc "Prévisions par périodes" permet de positionner des prévisions de dépenses. Il s'agit également de zones informatives permettant la saisie d'une période (date de début et date de fin) et du montant prévu pour la période déterminée. Pas de contrôle entre la somme des prévisions et le montant prévisionnel du projet.
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Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Identification
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L'intitulé court remplace l'intitulé classique lorsque les contraintes d'affichage ou d'édition l'exigent. Par défaut, l'intitulé court, l'intitulé long ou l'en-tête de colonne d'une donnée est enregistré (en création/modification) dans la langue de connexion de l'utilisateur. Par l'intermédiaire de la fonction Traductions en ligne (clic droit à partir de cette zone), il est traduisible dans une autre langue. Dans la fenêtre de traduction en ligne de la zone active, ajoutez un nouveau code langue avec la traduction dans cette langue. Un utilisateur se connectant dans une des langues traduites disposera de l’intitulé court, de l'intitulé long ou de l'en-tête de colonne dans sa langue de connexion s'il est défini, sinon il sera disponible dans la langue par défaut du dossier. |
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Code du gestionnaire responsable du projet. |
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Code du groupe de sociétés, du groupe de sites, de la société ou du site de définition du projet. Le rattachement d'un projet à un groupe de sites ou de sociétés n'est autorisé que si toutes les sociétés du groupe utilisent la même devise. En fonction de l'information saisie, la numérotation des projets peut être différente, si l'affectation des compteurs prévoit des compteurs différenciés par société. Pour cette raison la modification de cette zone est interdite après création du projet. En cas d'erreur, il faut supprimer le projet et le créer à nouveau sous le bon niveau de définition (Groupe des sites, de sociétés, société ou site). |
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Libellé du code du groupe de sociétés, du groupe de sites, de la société ou du site de rattachement du projet, sélectionné. |
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Zone de texte autorisant la saisie d'une description longue du projet. |
Accessibilité
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Ce code d'accès permet de restreindre l'accès à la fiche courante à certains utilisateurs. |
Informations
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Dates de début et de fin d'étude prévisionnelle du projet. Information facultative. |
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Dates de début et de fin de réalisation du projet. La saisie de ces dates est obligatoire. Elles permettent de déterminer la durée prévisionnelle du projet et peuvent apporter une aide au découpage en enveloppes annuelles ou pluriannuelles. Ces dates sont modifiables pour permettre d'ajuster la durée du projet aux aléas de réalisation. |
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Date de fin de la période couvrant la prévision de dépense. |
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Montant prévisionnel du projet. Aucun contrôle de dépassement n'est effectué par rapport à ce montant lors de la saisie des objets budgétaires : Enveloppes, budgets et lignes budgétaires. |
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Code permettant d'identifier la devise de gestion du projet. Ce code est contrôlé dans la table des devises. Il est conseillé d'utiliser la codification ISO lors de la création d'une nouvelle devise. Le projet ne peut être rattaché qu'à un groupe de sites ou un groupe de sociétés de même devise, et la devise du projet doit être identique à la devise du référentiel analytique de rattachement de la ou des sociétés auquel il est rattaché. |
Définition
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Code du type de projet, destiné à classer les projets à des fins statistiques. Les codes sont gérés dans la table diverse 346, accessible aux utilisateurs pour enrichier la liste des types de projets possibles. (Exemple : Investissement en capacité, en construction, en productivité, de remplacement, investissement à l'étranger, projet de fonctionnement...). |
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Code et libellé de l'objectif du projet, destinés à classer les projets à des fins statistiques. Les codes "objectif" sont gérés et contrôlés dans la table diverse 347, accessible aux utilisateurs pour enrichir la liste des objectifs des projets possibles. (Exemple : Amortissement, fonctionnement, modernisation, productivité, remplacement...) |
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Les familles statistiques sont des zones libres disponibles pour des besoins de reporting. Les différents codes possibles sont gérés dans les tables diverses 341, 342, 343, 344 et 345, non accessibles en modification. Le libellé affiché à l'écran peut être modifié par accès au menu local n° 2695. Les familles statistiques sont utilisées dans le PROJET mais également dans l'ENVELOPPE. Après modification des libellés, les écrans correspondants du PROJET et de l'ENVELOPPE doivent être validés pour que la modification soit prise en compte. Le nombre de familles statistiques affiché à l'écran est piloté par le code d'activité de dimensionnement STB. |
Tableau Financeurs
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La zone "Financeurs" permet la sélection d'un tiers, contrôlé dans la table des tiers et la saisie du montant financé par ce tiers. Il n'y a pas de lien ni de contrôle entre les informations suivantes :
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Montant financé du projet par le tiers sélectionné, exprimé dans la devise du projet. |
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Devise du montant financé par le tiers. Initialisée avec la devise du projet et non modifiable. |
Tableau Prévisions/période
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Les prévisions par périodes permettent de positionner librement des prévisions de dépenses relatives au projet : Date de début, date de fin, montant prévu entre ces bornes. Le code de la devise, alimenté par défaut par le code la devise du projet est non modifiable. Toutes ces informations sont facultatives et indicatives. Aucun contrôle n'est effectuté entre la somme des prévisions effectuées et le montant du projet. |
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Date de début de la période couvrant la prévision de dépense. |
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Date de fin de la période couvrant la prévision de dépense. |
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Montant prévisionnel de la période. |
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Devise d'expression des montants de la prévision de dépense. |
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Onglet Lots
Présentation
Un projet peut être découpé en lots, permettant d'apporter les précisions nécessaires au découpage en enveloppes budgétaires ou en opérations. La somme des lots saisis ne peut pas dépasser le montant estimé du projet.
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Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Tableau
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Code d'identification du lot. Saisie libre non contrôlée. |
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Zone facultative permettant la saisie d'une description succincte du lot. |
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Date prévisionnelle de mise en service pour un lot immobilisable. |
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Montant prévisionnel du lot, exprimé en HT et dans la devise du projet. |
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Devise de gestion du lot, renseignée par la devise du projet et non modifiable. |
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Code du mode de financement du lot, géré et contrôlé dans la table diverse 348 des modes de financements (autofinancement ou emprunt). |
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Code du site relatif au lot. Zone facultative, mais selon le niveau de définition du projet (groupe de sites, groupe de sociétés, société ou site) le site saisi doit appartenir au projet. |
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Zone facultative, à renseigner si le lot correspond à une immobilisation prévisionnelle. |
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Onglet Biens comptables
Présentation
L'onglet "Biens comptables" est lié à l'activation du code activité "GDFAS".
Cet onglet permet la saisie, sans contrôle, des biens à renouveler dans le cadre du projet, et pour chaque bien d'indiquer :
- Le montant prévisionnel de renouvellement,
- Le numéro du lot du projet correspondant pour le bien de remplacement.
Ces biens comptables seront à traiter en sorties prévisionnelles dans le cadre de la prévision de la charge d'amortissements pour les années futures.
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Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Tableau
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Code du bien comptable à sélectionner dans la liste des immobilisations du module de gestion des immobilisations. |
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Montant prévisionnel de remplacement du bien comptable sélectionné, correspondant au montant du lot saisi. Aucun contrôle entre le montant du lot et le montant saisi pour le remplacement du bien comptable correspondant. |
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Devise du bien comptable, initialisée avec la devise du projet et non modifiable. |
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Numéro du lot de l'immobilisation prévisionnelle, correspondant à l'immobilisation à remplacer. |
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Onglet Bureautique
Présentation
Cet onglet permet de saisir ou de copier à partir d'un autre document, une description du projet en utilisant un document de type WORD, EXCEL ou POWER POINT.
Le type de document choisi est effectué lors de la création du document. Lorsque le document est créé dans un type déterminé, il n'est pas possible de changer de type de document sans supprimer le document d'origine. Ainsi un document créé sous WORD ne pourra pas être transformé en document EXCEL sans suppression du document WORD. Un message prévient l'utilisateur de la suppression du document d'origine, s'il y a changement de type de document.
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Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Bloc numéro 1
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Cette zone permet de sélectionner dans la liste proposée le type de document à utiliser : WORD, EXCEL ou POWER POINT. |
Bloc numéro 2
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Barre de menu
Format
L'onglet "Général" du projet comporte une zone "Description" permettant de décrire librement les caractéristiques du projet.
Le bouton "FORMAT" est actif lorsque le curseur est positionné dans cette zone "Description". Il permet de choisir la mise en forme à appliquer au texte saisi (police, couleur, alignement, etc.)
Consultations / Situations budgétaires
Si le projet comporte des enveloppes rattachées, ce bouton permet d'accéder à la consultation de la situation budgétaire du projet, de ses enveloppes, de ses budgets et de ses lignes budgétaires.
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Groupe, société ou site inexistant
Le site saisi n'existe pas : Modifier votre saisie, ou créer le site.
Devise du projet incompatible avec la devise du référentiel analytique principal du groupe renseigné.
Ce message est affiché en création de projet lorsqu'il y a modification du code "Devise" du projet et que la ou les sociétés saisies sont rattachées à un référentiel analytique principal d'une devise différente que celle modifiée du projet. La réponse OK à ce message remplace la devise saisie du projet par la devise du référentiel analytique principal.
Les sociétés de ce groupe ne sont pas gérées dans la même devise
Le rattachement du projet à un groupe comportant des devises hétérogènes est interdit : vous devez modifier le groupe de rattachement ou mettre à jour le groupe pour qu'il ne comporte que des sociétés de même devise.
La somme des montants des lots dépasse le montant estimé du projet.
Vous devez modifier le montant des lots ou le montant estimé du projet.
Site incorrect
Ce message s'affiche en saisie du site des lots, lorsque le site saisi n'appartient pas aux sites du projet. Il faut saisir un autre code site ou le rechercher par la sélection qui ne présente que les sites autorisés sous le projet.
Le site saisi ne fait pas partie des sites rattachés au projet.
Ce message s'affiche en saisie du site des lots, lorsque le site saisi n'appartient pas aux sites du projet. Il faut saisir un autre code site ou le rechercher par la sélection qui ne présente que les sites autorisés sous le projet.
Vous allez effacer le document courant en changeant le type de document. Continuer?
Message d'avertissement affiché lorsque le projet a été créé avec un document de type WORD par exemple et que vous choisissez un type de document différent, EXCEL ou POWER POINT. La réponse "OUI" efface le document WORD et vous pouvez créer un document d'un autre type, la réponse "NON" permet de conserver le document d'origine qui peut être modifié.
Lot indéfini
En saisie du champ lot dans l'onglet "Biens comptables", ce message indique que le numéro de lot n'est pas défini dans l'onglet "Lot"
La société saisie ne comporte pas de site principal
Ajoutez un code site principal à la société ou modifiez le code société.
Problème lors de la récupération du compteur
Ce message s'affiche si le code du compteur principal n'est pas renseigné dans "L'affectation des compteurs".