Génération écritures comptables

Pré-requis

Codes activité

Les codes activités suivants (classés par type) peuvent avoir une influence sur le comportement de la fonction :

Fonctionnel

  LNK :  Ecarts entre plans

Dimensionnement

  SIT :  Nombre de sites

Paramètres généraux

Les paramètres généraux suivants ont une influence sur le comportement de la fonction :

Immobilisation

  ACCPERCTL (défini au niveau Société) : Contrôle périodes comptabilité

  ANNPCEPRO (défini au niveau Société) : Annulation pièces provisoires

Tronc commun

  MAXVANA (défini au niveau Dossier) : Nb maxi ventilations ana

Habilitations

Une habilitation peut être réalisée sur cette fonction, pour limiter les traitements à une société ou à un site.

Autres pré-requis

Tables à renseigner

Les tables suivantes sont utilisées par la fonction. Leur contenu doit donc être éventuellement mis à jour :

Table	Intitulé Table
TYPACE [TPE]	Types d'écritures comptables

Gestion de l'écran

Paramétrage du traitement

Il convient dans un premier temps d'effectuer le paramétrage du traitement ou de rappeler, grâce au bouton  , un paramétrage existant préalablement mémorisé sous un code Mémo.

Le paramétrage du traitement consiste :

• A préciser les options du traitement. Par défaut, le traitement est effectué en Simulation et génère une trace présentant la valeur des différents paramètres appliqués, la liste des pièces comptables générées et leurs principales caractéristiques ainsi que les éventuelles erreurs survenues durant l'exécution du traitement.
• A sélectionner la société et éventuellement les sites financiers sur lesquels doit porter le traitement.
• A sélectionner les types d'écritures à partir desquels les pièces seront générées.

Remarque : lorsque le paramétrage est terminé, il est possible de le mémoriser sous un code d'identification, grâce au bouton . Il pourra ainsi être rappelé lors d'une prochaine soumission de traitement de génération d'écritures.

Ecran de saisie

 

 

 

Descriptif du traitement

Génération des pièces

Le traitement boucle sur les sites financiers de la société à traiter.
Pour chaque site financier, le traitement boucle sur les types d'écriture à traiter.
Pour chaque couple site financier / type d'écriture, la comptabilisation s'effectue soit pour l'exercice courant, soit pour l'exercice suivant, en fonction du choix indiqué lors du lancement du traitement :

• Lorsque le traitement s'applique sur l'exerice courant : les périodes prises en compte sont celles précisées pour le type d'écritures sélectionné : les périodes clôturées et/ou la période courante et/ou les périodes ouvertes.
• Lorsque le traitement s'applique sur l'exercice suivant, exercice pour lequel il n'existe jamais ni périodes closes ni période courante, seules les périodes ouvertes sont traitées, quel que soit le paramétrage effectué pour le type d'écritures.

Pour la comptabilisation des dotations et écarts entre plans, les écritures produites seront soit de simulation (elles annulent et remplacent celles précédemment enregistrées), soit réelles, en fonction du paramétrage du Type de comptabilisation défini pour la période dans la fonction des Contextes.

Pour la comptabilisation des événements, les écritures produites sont toujours réelles (avec production d'écritures d'extourne pour la comptabilisation des événements issus de l'annulation d'une action).

Comptabilisation en simulation
Le traitement procède dans un premier temps à la suppression des éventuelles écritures simulées antérieures générées pour la période (y compris si cette période est une période close) et produit de nouvelles écritures : ces nouvelles écritures simulées annulent et remplacent celles précédemment produites. Il est ainsi possible de procéder autant de fois que souhaité à la génération des écritures de dotation et d'écarts entre plans relatives à cette période (les amortissements restant marqués comme étant A comptabiliser).

Particularité liée à la comptabilisation en simulation et immédiate lorsque le niveau de regroupement est le Site (regroupement par défaut) :
Il est nécessaire de relancer le traitement d'interface lorsqu'une action unitaire, effectuée sur un bien, impacte ses dotations, alors que le traitement d'interface a déjà été effectué.
En effet, la pièce simulée cumulant les dotations de l'ensemble des biens, générée par le traitement d'interface est supprimée et remplacée par celle produite immédiatement afin de comptabiliser l'événement issu de l'action unitaire. Or cette pièce comptabilise uniquement les dotations du bien ayant subi l'action, il est donc nécessaire de relancer le traitement d'interface afin de produire une nouvelle pièce comptabilisant les dotations de l'ensemble des biens. La même mécanique s'applique à la comptabilisation des écarts entre plans.

Comptabilisation réelle
Le traitement procède dans un premier temps à la suppression des éventuelles écritures simulées déjà comptabilisées pour la période et produit des écritures réelles : ces écritures réelles annulent et remplacent les écritures simulées précédemment produites et le traitement marque les montants traités comme étant Comptabilisés. Si des écritures réelles avaient déjà été produites pour la période lors d'un traitement précédent, ces écritures sont conservées ; elles ne sont jamais supprimées. Dans le cas où un nouveau calcul lié, par exemple, à une modification des paramètres d'amortissement s'avère nécessaire, seules des écritures correspondant à la différence entre les montants déjà comptabilisés et les nouveaux montants calculés seront produites.

Rappel sur les règles liées au type de comptabilisation

• Le passage d'un type de comptabilisation en Simulation à un type de comptabilisation Réel est possible à tout moment.
• Une fois que le type de comptabilisation de la période est Réel, il n'est plus possible de le passer à Simulation dès lors qu'au moins une écriture de dotation ou d'écart entre plans a été produite.
• Les clôtures périodiques sont autorisées dès lors qu'il ne reste plus de montant A calculer.
  - Si le type de comptabilisation est Simulation, la clôture est autorisée même s'il reste des montants A Comptabiliser, le contrôle sera effectué lors de la clôture exercice.
  - Si le type de comptabilisation est Réel, la clôture de la période n'est possible que si toutes les dotations de la période et tous les écarts entre plans de la période (lorsqu'ils sont gérés) ont été comptabilisées.
  
• La clôture exercice est interdite tant qu'il reste au moins un montant à comptabiliser sur au moins un des biens : il est donc nécessaire que les écritures comptables aient été générées en Réel sur toutes les périodes de l'exercice.
  

Stockage des pièces

Le traitement d'interface comptable génère les pièces dans les tables "temporaires" suivantes :

• GACCTMP   En-tête pièces
• GACCTMPD  Lignes pièces
• GACCTMPA  Détail analytique des lignes

C'est la tâche comptable qui valide ces pièces et les fait passer, après validation, dans les tables comptables "définitives" suivantes :

• GACCENTRY    En-tête pièces
• GACCENTRYD  Lignes pièces
• GACCENTRYA  Détail analytique des lignes

Annulation / suppression des pièces de simulation

1/ La suppression des pièces comptables de simulation, qu'elles soient situées dans les tables "temporaires" ou validées et enregistrées dans les tables comptables "définitives" du dossier Sage ERP X3, est faite par le traitement d'interface comptable.

2/ Lorsque Sage ERP X3 est utilisé avec un outil de comptabilité autre, le traitement d'interface comptable peut supprimer les pièces de simulation situées dans les tables "temporaires" mais ne peut pas supprimer directement celles déjà envoyées en comptabilité. Dans ce cas, il peut s'avérer souhaitable de ne pas supprimer des tables temporaires de Sage ERP X3, les pièces de simulation déjà prises en compte par un traitement d'interface, mais de les marquer comme étant annulées afin qu'elles puissent être prises en compte par un traitement d'export vers la comptabilité. Cette possibilité, de ne pas supprimer ces pièces de simulation des tables temporaires, est définie, au niveau société, par le paramètre (chapitre AAS - Immobilisations, groupe CPT - Comptabilité) : ANNPCEPRO - Annulation des pièces provisoires.

Identification des écritures de simulation

Les pièces de simulation sont identifiables à la fois par la zone CAT (simulation active ou inactive) et par la zone REFINT contenant une référence, alimentée par le traitement de génération des pièces comptables, permettant de distinguer les pièces réelles, des pièces de simulation et des pièces de simulation annulées.
Les pièces de simulation sont prises en compte par les utilitaires du menu Simulations. Ces utilitaires permettent aux traitements de préparation de balance notamment, d'inclure ou d'exclure les pièces de simulation.

* Identification des pièces de simulation de dotations
- CAT = "2 – Simulation active" ou "3 – Simulation inactive"
- REFINT = "P-numtrt"     ("D-numtrt" pour les pièces réelles)
- REFSIM = report de REFINT dans REFSIM

* Identification des pièces de simulation de dotations annulées
- CAT = "2 – Simulation active" ou "3 – Simulation inactive"
- REFINT = "A-numtrt"    ("D-numtrt" pour les pièces réelles)
- REFSIM = report de REFINT dans REFSIM

Contenu de la trace

La trace produite à l'issue du traitement :

• Présente les critères et options de lancement du traitement avec les tableaux des sociétés et des types d'écritures traitées.
   
• Récapitule les éléments de paramétrage importants du type d'écriture traité :
   
  - source des données à comptabiliser,
  - pièce automatique ou groupe de pièce utilisé,
  - liste des référentiels cibles paramétrés dans le type de pièce (ou les types de pièce si un type de pièce de simulation a également été défini),
  - l'activation ou non du tri analytique préalable,
  - la règle de détermination de la date comptable des pièces générées.
   
• Rappelle les dates de début et de fin de chaque période pour laquelle au moins une pièce est générée, avec l'indication du statut de la période au regard des immobilisations (close, courante, ouverte) et au regard de la comptabilité (comptabilisation réelle ou de simulation).

Détail des pièces en mode simulation

En mode simulation, les pièces comptables ne sont pas créées mais le détail de la pièce qui aurait été créée en réel est présenté dans la trace :
 
- Informations principales de l'en-tête : type de pièce, site financier, journal et date comptable.
- Niveau d'agrégation et clé d'agrégation ayant servi à générer la pièce (exemple : par bien comptable ou par code comptable / mode d'amortissement).
- Pour chaque référentiel : la liste des lignes générées avec l'indication de la devise d'expression des montants (devise du référentiel), le numéro de la ligne, le compte, le montant, et l'intitulé de la ligne.

Lorsque la case Détail analytique est cochée lors du lancement du traitement, et si la pièce générée comporte des lignes suivies en analytique, un tableau récapitule les imputations analytiques associées à la pièce : à chaque ligne d'un référentiel donné (suivi en analytique) de la pièce comptable, correspond une ligne (ou plusieurs lignes si une répartition analytique a été utilisée fin d'éclater le montant de la ligne) indiquant par axe, les différentes sections analytiques.
 Le nombre d'axes présentés correspond au nombre d'axes maximum du référentiel ayant le plus d'axes analytiques.

Liste des pièces en mode réel

Lorsque le traitement est exécuté en réel, le détail des pièces comptables n'est pas généré mais une liste est présentée indiquant :

• les pièces de simulation générées précédemment et supprimées,
• les nouvelles pièces générées, qu'elles soient de simulation ou réelles.

Les pièces comptables sont accessibles en visualisation par les fonctions :

- Pièces comptables
- Saisie pièces

Tâche batch

Cette fonction peut être lancée en batch. La tâche standard TRTCPTINT est prévue à cet effet.

Boutons spécifiques

Ce bouton permet d'enregistrer sous un code Mémo les valeurs courantes de l'écran, quel qu'il soit, dans le but d'une réutilisation du paramétrage. Le mémo est lié à l'utilisateur.  Si un code mémo nommé STD associé à l'écran existe, celui-ci est chargé dès l'entrée dans la fonction correspondante. Pour plus d'informations sur l'utilisation avancée du bouton [Mémo], vous pouvez vous reporter à la documentation Ergonomie générale des progiciels SAFE X3.

Ce bouton permet de charger des critères et des informations préalablement définies et enregistrées sous un code Mémo.

Ce bouton permet d'effacer un code Mémo préalablement enregistré.

Messages d'erreur

Il n'y a pas de message d'erreur autre que les messages d'erreur génériques.

Tables mises en oeuvre

Les tables suivantes sont mises en oeuvre par la fonction :

Table	Intitulé Table
DEPREC [DEP]	Dotation
EFASACT [E21]	Evt - Actualisation
EFASAFFAGE [E22]	Evt - Transfert analytique/géo
EFASCHGIMP [E23]	Evt - chg imputation comptable
EFASCRT [E24]	Evt - Création bien comptable
EFASIML [E25]	Evt - Dépréciation
EFASISS [E26]	Evt - Sortie d'actif
EFASMTC [E27]	Evt - Changement de méthode
EFASREEVAL [E28]	Evt - Réévaluation
EFASVATREG [E29]	Evt - Régul TVA biens
EGRTCASH [E61]	Evt - Versement subvention
EGRTCRB [E63]	Evt - Réintégration subvention
EGRTCRT [E62]	Evt - Création subvention
ELEAACTU [E41]	Evt - Actualisation contrat
ELEACRT [E42]	Evt - Création contrat
ELEAEND [E43]	Evt - Fin de contrat
ELEAPAY [E44]	Evt - Redevance contrat
ELEARPU [E45]	Evt - Levée option achat
ELEATRM [E46]	Evt - Résiliation contrat
ELOFCIM [E01]	Evt - Chgt de compte dépense
ELOFVATREG [E02]	Evt - Dépense régul. TVA