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La fonction des Bons de préparation permet de préparer les marchandises dans le dépôt avant expédition chez les clients. Elle se situe généralement entre les commandes de vente et les livraisons.

Cette fonction permet la préparation d'expéditions :

  • de marchandises issues des commandes de vente et/ou
  • des commandes de prêt et/ou
  • de besoins de réapprovisionnements d'emplacements sous-traitants et/ou
  • de manquants sous-traitants.

Les bons de préparation peuvent être générés :

  • directement des commandes de vente (1 pour 1),
  • ou via le planning d'expédition (éclatement par familles, catégories, etc. ou regroupement de plusieurs commandes).

Un bon de préparation peut prendre deux formes :

  • globale (le stock est à déterminer lors de la préparation),
  • ou détaillée (le préparateur suit les indications système, N° de lot, Série, etc.).

Principes de fonctionnement

1 - Lorsque le bon de préparation est créé, le statut est "en cours".
2 - Lancez l'impression.
3 - Lorsque la préparation "physique" est terminée, rapprochez les quantités et l'identification du stock du bon papier de ce qui a été saisi dans sage X3.
4 - Enregistrez le statut à "Livrable"à l'aide du bouton correspondant.

SEEREFERTTO Une fonction Préparation d'expédition est également disponible en mode VT. Accessible depuis un terminal portable, elle permet de saisir et valider les informations principales liées aux préparations d'expéditions et de lancer automatiquement l'impression des étiquettes.

Pré-requis

Codes activité

Les codes activités suivants (classés par type) peuvent avoir une influence sur le comportement de la fonction :

Codes activités dépendants

Ces codes ne sont jamais saisis en gestion de dossier, car leur valeur est calculée :

  SLO (Gestion par sous-lots).

Fonctionnel

  EMP :  Gestion des emplacements

  LOT :  Gestion par lots

  PAL :  Identifiants stock

  SER :  Gestion numéros de série

  WRH :  Gestion des dépôts

Dimensionnement

  SLP :  Nb lignes liste de préparation

Habilitations

Cette fonction est de type objet. Les opérations de création, modification, et suppression de fiche peuvent être activées ou désactivées pour un utilisateur donné. Des filtres par rôles peuvent également être mis en place sur cette fonction.

Les données étant rattachées à un site, un filtrage par site peut être activé.

Les options suivantes peuvent être activées ou désactivées pour chaque utilisateur :

  Livraison

  Colisage

Autres pré-requis

Tables à renseigner

Les tables suivantes sont utilisées par la fonction. Leur contenu doit donc être éventuellement mis à jour :

Table

Intitulé Table

BPCUSTOMER [BPC]

Clients

Gestion de l'écran

Cette fonction récapitule sur la partie gauche de l'écran les bons de préparation enregistrés et les différents paramètres qui lui sont associés, en les classant selon la référence attribuée.

En-tête

Présentation

Les informations présentées en en-tête sont issues de la commande ou du plan de préparation.

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Champs

Les champs suivants sont présents dans cet onglet :

  • Bon préparation (champ PRHNUM)

Ce champ désigne le numéro de bon de préparation.

Ce champ indique le préparateur du bon de préparation.
Cette zone modifiable peut être alimentée si le code a été défini lors du plan de préparation.

Le site d'expédition est initialisé par défaut avec le site de stock habituel de l'utilisateur.
Il n'est plus modifiable dès que des lignes ont été saisies sur le document.
Le site doit être défini avec un indicateur Dépôt positionné à la valeur "OUI".

  • Liste préparation (champ PRLNUM)

Ce champ renseigne la référence attribuée automatiquement à l'enregistrement de la liste de préparation.

  • Code préparation (champ PRECOD)

Ce champ indique le code préparation du bon.

  • Date expédition (champ SHIDAT)

Date expédition calculée à partir de la date de livraison demandée en prenant en compte le délai transporteur et les jours et périodes d'indisponibilités du site d'expédition

Code du client demandeur de la commande, la livraison directe ou la facture directe.
Il est contrôlé dans la table des clients. Il doit être de type normal, divers ou intra-société.
Il est modifiable tant qu'aucune ligne n'a été saisie sur le document.

Ce champ indique le code de l'adresse à livrer.
Les informations détaillées de l'adresse sont présentées dans une fenêtre accessible par clic droit sur le champ.

  • En création, ce champ n'est plus accessible dès lors qu'une ligne de livraison est créée.
     
  • Une fois la livraison créée, ce champ n'est pas modifiable mais il est possible d'afficher par l'option clic droit "Adresse", les informations détaillées de l'adresse. 
    La modification de l'adresse est possible par le biais du Menu "Adresse / Livraison".
  • champ BPDNAM

Il s'agit de la raison sociale de l'adresse de livraison.

  • Date livraison (champ DLVDAT)

Il s’agit de la date de livraison prévue chez le client indiqué dans le bon de préparation.

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Onglet Lignes

Champs

Les champs suivants sont présents dans cet onglet :

Déplacement stock

  • Emplacement destination (champ LOCDESH)

Ce champ permet d'affecter un nouvel emplacement de destination aux lignes de la liste de préparation courante.
Cliquez ensuite sur le bouton [Alimentation ligne prépa] pour appliquer le changement d'emplacement de destination.
Exemple
Le préparateur, lorsque la préparation est terminée, l'affecte à un quai de chargement.
SEEINFO Un changement de stock s'effectue en cliquant sur le bouton [Livrable].

  • Alimentation lignes prépa (champ ALILOCDES)

Ce bouton remplace tous les emplacements destination définis dans les différentes lignes du tableau par celui renseigné dans le champ "Emplacement destination".

Tableau

  • Origine (champ ORITYP)

Ce champ rappelle l'origine de la ligne (commandes, commandes de prêt, réappros sous-traitant ou manquants sous-traitant).

  • No commande (champ ORINUM)

Ce champ indique le numéro de commande dont est issue la ligne.

Ce champ indique la référence de l'article à traiter.

  • Désignation (champ ITMDES1)

Ce champ reprend la désignation de l'article.

  • Emp sous-traitant (champ REOLOC)

Ce champ indique l'emplacement du sous-traitant à réapprovisionner.
SEEINFO Ce champ est accessible lorsque l'origine de la ligne est de type "réapprovisionnements sous-traitants".

  • Quantité (champ QTYSTU)

Ce champ permet d'indiquer la quantité d'articles à préparer en unité de stock.

Cette zone désigne l'unité de gestion de l'article dans laquelle sont exprimés : les stocks, le prix standard, la quantité des liens de nomenclature, etc.
Cette information n'est pas modifiable.

  • Qté allouée (champ ALLQTY)

Ce champ désigne la quantité allouée pour la ligne en préparation.

  • Qté rupture (champ SHTQTY)

Cette zone indique la quantité manquante.

  • Type allocation (champ ALLTYP)

Ce champ indique le type d'allocation de la ligne à préparer (globale ou détaillée).

  • Qté besoin (champ QTYSTUMAX)

Ce champ précise la quantité d'origine à préparer.

  • Dépôt (champ WRH)

 

  • Lot (champ LOT)

Il s'agit du lot sur lequel le mouvement est effectué.

  • S/lot (champ SLO)

Sous-Lot sur lequel le mouvement sera effectué.

  • Série (champ SERNUM)

No série sur lequel le mouvement sera effectué.

  • Série fin (champ SERNUMF)

Ce champ désigne le numéro de série fin.

  • Emplacement (champ LOC)

Emplacement sur lequel le mouvement sera effectué.

  • Statut (champ STA)

Ce champ indique le statut de l'article à préparer (A, Q, R).

  • Identifiant 1 (champ PALNUM)

Cette zone libre permet de saisir toute information complémentaire.

  • Identifiant 2 (champ CTRNUM)

 

Il est possible de particulariser une unité de conditionnement par fournisseur.
L'article peut disposer de plusieurs Unités de Conditionnement :

  • les unités de conditionnement saisies dans le tableau de la fiche article (onglet Unités). Elles sont proposées lors de la saisie des mouvements de stock.
    Le nombre d'unités de conditionnement saisissable est lié au code activité NUC ;
  • une unité de conditionnement liée au fournisseur (fiche article - fournisseur). Elle est proposée comme valeur par défaut en saisie de commande ;
  • deux unités de conditionnement clients (fiche article- client). Elles peuvent être utilisées comme unité de vente en saisie de commande.

Seules les unités de type conditionnement de la table des unités peuvent être choisies.

  • Coef UC-US (champ PCUSTUCOE)

Le coefficient de conversion UC-US permet de calculer la quantité en unité de stock, à partir d'une quantité saisie en unité de conditionnement : Qté en US = Qté en UC * coeff.
Ce coefficient est accessible si une unité de conditionnement a été saisie, à une valeur différente de l'unité de stock. Il est initialisé à partir de la table des coefficients de conversion si la combinaison existe.

  • Emplacement dest (champ LOCDES)

Ce champ sert à nommer les différents emplacements selon leur usage. Cet intitulé sera repris dans le tableau d'article-site et dans les saisies de mouvements de stock.

Le menu local (2707) est extensible et modifiable, sauf pour les 3 premières entrées qui correspondent respectivement à l'emplacement de réception, l'emplacement de stockage et l'emplacement de picking paramétrés dans article site dans les versions antérieures.

Code contrôlé dans la table des emballages, initialisé par défaut par le code correspondant de la fiche article-site.

Ces informations permettent d’exprimer le nombre d’articles en unité de vente que l’emballage peut contenir. Le code de l'emballage et la capacité de l'emballage proviennent de la fiche Article/Site en fonction de l’unité de vente choisie. Dans le cas d’une création de ligne, si l’unité choisie ne correspond pas à l’unité de vente de l’article ou à l’unité de vente du client, le code de l’emballage et la capacité ne seront pas initialisés, il faudra les renseigner manuellement. Ces informations restent modifiables et seront exploitées au moment de la préparation ou de la livraison pour effectuer le colisage.

On aura la possibilité, en fonction des habilitations de l’utilisateur, d’accéder à la fiche de l’emballage.

  • Capacité emballage (champ PCKCAP)

Il s'agit du nombre d'articles, exprimé en unité de vente, que l'emballage peut contenir.
Cette valeur est initialisée par défaut par la quantité saisie dans la fiche article-sites.

  • Type ligne (champ LINTYP)

Cette information caractérise le type de ligne en distinguant un article classique d'un kit ou d'une nomenclature.
Les différentes valeurs pouvant être rencontrées sont les suivantes :

  • Normale,
  • Composé kit,
  • Composant kit,
  • Option kit, Variante kit,
  • Composé nomenclature,
  • Composant nomenclature,
  • Option nomenclature
  • Variante nomenclature.

Bon préparation

  • Etat (champ DLVFLG)

Ce champ précise l'état de la commande :

  • en cours,
  • soldée,
  • en attente.
  • Imprimé (champ PRNNPR)

 

  • Livraison (champ SDHNUM)

Numéro de livraison permettant d'identifier celle-ci de façon unique.
Ce numéro est généré automatiquement ou saisi à chaque création de livraison selon le paramétrage de compteur défini pour les livraisons et les livraisons directes.

Colisage

  • Colisage réalisé (champ PACFLG)

 

  • Nombre de colis (champ PACNBR)

Nombre de colis constituant la livraison ou le bon de préparation.

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Fonctions accessibles par clic droit sur le tableau

Sorties stock

Ce bouton permet de consulter les sorties de stock correspondant à la ligne.

Commande

Ce bouton permet de consulter la commande d'origine indiquée sur la ligne.

Stock par site

Ce bouton permet de consulter le niveau de stock de l'article de la ligne.

Texte bon préparation

Cette fonction permet d'ajouter du texte à la ligne de préparation.
Ce texte apparaît sur le bon de préparation imprimé.

Traçabilité pièces ventes
Traçabilité pièces ventes

 

Fermer

 

Etats

Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :

  BONPREPA : Bons de préparation

Mais ceci peut être modifié par paramétrage.

Boutons spécifiques

Ce bouton permet de finaliser le bon de préparation sélectionné.
Son statut est passé à "livrable".

Ce bouton permet de finaliser le bon de préparation sélectionné.
Son statut est passé à "livrable".

Colisage / Onglet Lignes

Champs

Les champs suivants sont présents dans cet onglet :

Fermer

 

Lorsque le bon de préparation est au statut "livrable", ce bouton permet de créer le bon de livraison.
Une fois cette action lancée, le bon de préparation n'est plus modifiable.

Barre de menu

Texte / Texte entête BP

Cette fonction permet d'ajouter du texte dans l'en-tête du bon de préparation imprimé.

Texte / Texte pied BP

Cette fonction permet d'ajouter du texte dans le pied de page du bon de préparation imprimé.

Option / Traçabilité pièces

Option / Transaction

Cette fonction permet d'accéder à la transaction de saisie.

Messages d'erreur

Il n'y a pas de message d'erreur autre que les messages d'erreur génériques.

Tables mises en oeuvre

Les tables suivantes sont mises en oeuvre par la fonction :

Table

Intitulé Table

BPARTNER [BPR]

Business Partner

BPCUSTOMER [BPC]

Clients

BPDLVCUST [BPD]

Clients livrés

FACILITY [FCY]

Sites

ITMCATEG [ITG]

Catégorie article

ITMFACILIT [ITF]

Articles - Sites

ITMMASTER [ITM]

Articles

ITMMVT [ITV]

Cumuls Article-Site

ITMWRH [ITW]

Articles - Dépôts

ORDERS [ORD]

En-cours

SORDER [SOH]

Commandes de vente - Entête

SORDERC [SOC]

Commandes de vente - Cumul A/R

SORDERP [SOP]

Commandes de vente - Prix

SORDERQ [SOQ]

Commandes de vente - Quantités

STKTRS [SRT]

Transactions stock

STOALL [STA]

Allocations

STOCK [STO]

Stocks

STOLOC [STC]

Emplacements

STOLOT [STL]

Numéros de lot

STOPRED [PRE]

Bon de préparation détail

STOPREH [PRH]

Bon de préparation entête

STOPRELIS [PRL]

Liste préparation expéditions

STOPREW [PRW]

Bons préparation travail

STOREO [REO]

Réapprovisionnement

STOSER [STS]

Numéros de série

STOWIPW [SWW]

Stocks en cours de traitement

TABALLRUL [TRU]

Règles d'allocations / sorties

TABFOR [TFO]

Table des formules

TABLOCTYP [TLO]

Table des types d'emplacements

TABPRECOD [PRC]

Code préparation

TABSTORUL [SRU]

Règles de gestion de stock

TABUNIT [TUN]

Table des unités

WAREHOUSE [WRH]

Dépôts