Comptabilité tiers >  Consultations >  Balance âgée client à date  

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Cette fonction permet pour une date de référence donnée, de reconstituer le solde comptable à cette date de référence.
La date de référence joue donc un rôle primordial puisque l'information comptable est reconstituée telle qu'elle était à cette date.

Cette consultation se veut également être un outil de travail utile pour le suivi des échéances clients. Elle est accessible de deux façons:

  • via le menu <Comptabilité tiers\Consultations\Balance âgée client à date
  • depuis la fiche Client via la <Tool bar\Consultations\Balance âgée>

SEEWARNING Cette fonction permet de reconstituer le solde à date, mais ne traite pas tous les cas. L'historisation des échéances s'appuie principalement sur les flux dans les modules amonts à la comptabilité ; les évènements purement comptables tels que les lettrages/delettrages manuels ne rentrent pas dans le cadre stricte de l'historisation.
C'est pourquoi une facture lettrée manuellement avec deux règlements non imputés de dates différentes sera considérée comme soldée à la date la plus élevée des deux, et non pas successivement et progressivement à la date des deux règlements.

Pré-requis

Codes activité

Les codes activités suivants (classés par type) peuvent avoir une influence sur le comportement de la fonction :

  FUP :  Gestion relances et impayés

  HDU :  Historisation des échéances

Paramètres généraux

Les paramètres généraux suivants ont une influence sur le comportement de la fonction :

Tiers

  STRINT1 (défini au niveau Dossier) : Début intervalle 1 bal. âgée

  STRINT2 (défini au niveau Dossier) : Début intervalle 2 bal. âgée

  STRINT3 (défini au niveau Dossier) : Début intervalle 3 bal. âgée

  STRINT4 (défini au niveau Dossier) : Début intervalle 4 bal. âgée

  STRINT5 (défini au niveau Dossier) : Début intervalle 5 bal. âgée

  STRINT6 (défini au niveau Dossier) : Début intervalle 6 bal. âgée

  STRINT7 (défini au niveau Dossier) : Début intervalle 7 bal. âgée

  STRINT8 (défini au niveau Dossier) : Début intervalle 8 bal. âgée

  STRINT9 (défini au niveau Dossier) : Début intervalle 9 bal. âgée

  TRANSREG (défini au niveau Utilisateur) : Transaction règlement

Habilitations

Les données étant rattachées à un site, un filtrage par site peut être activé.

Pré-requis divers

Tables diverses

Les tables diverses suivantes sont utilisées par la fonction. Elles doivent donc être renseignées :

  Table diverse numéro 3 : Modes de règlement

Tables à renseigner

Les tables suivantes sont utilisées par la fonction. Leur contenu doit donc être éventuellement mis à jour :

Table

Intitulé Table

GBAGSCR [GBS]

Ecrans de consultation Tiers
Menus locaux

Les menus locaux paramétrables suivants sont utilisés par la fonction. Ils doivent donc être renseignés :

  Menu local numéro 233 : Fonction (Contact)

Pré-requis divers

Au moins un écran de consultation doit exister Cf. documentation sur le paramétrage des Ecrans Balance Agée)

Gestion de l'écran

Cette consultation s'effectue sur un seul onglet.

Principes techniques de mise à jour de la table d'historisation des échéances

La table d'historisation des échéances HISTODUD est exploitée par les fonctions de consultation de balance âgée à date (CONSBAH et CONSBAHF) et par l’édition de la balance âgée historisée BALAGEHIST.
Cette table est mise à jour dès qu’une échéance est créée puis à chaque mise à jour d'une échéance.

Toutes les zones caractérisant une échéance ne sont pas historisées. Ainsi, le mode de règlement, le niveau de BAP, les données relatives aux relances ne sont pas des informations dont les mises à jour sont suivies.

Les principales zones de la table HISTODUD exploitées sont :

  • la date d’évènement (DATEVT) qui correspond à la date comptable à laquelle a lieu l’évènement.
  • l’état de l’échéance (DUDSTA) qui précise si une échéance est liée à une pièce comptabilisée ou simplement à un document saisi (par exemple une facture saisie mais non comptabilisée).
    • DUDSTA=2 si l’échéance est associée à une pièce comptabilisée,
    • DUDSTA est différent de 2 si l’échéance est associée à une pièce non comptabilisée. le tiers et le collectif de l’échéance (BPR et SAC) qui contiennent le tiers et le compte collectif sur lesquels l’échéance est comptabilisée.
  • le champ Soldée (FLGCLE) qui caractérise l’échéance par rapport à son solde, peut prendre les valeurs suivantes :
    • si FLFCLE=1 ou 0, l'échéance est non réglée/soldée ou réglée/soldée partiellement,
    • si FLGCLE=2, l'échéance est réglée/soldée définitivement (montant de l'échéance AMTCUR = montant réglé comptabilisé PAYCUR et AMTCUR<>0 ; ou AMTCUR=0 et montant de l'échéance AMTLOC = montant réglé comptabilisé PAYLOC),
    • si FLFCLE=3, l'échéance ‘historisée’ est supprimée,
    • si FLGCLE=4, l'échéance est réglée/soldée ‘temporairement’ (montant de l’échéance AMTCUR=montant réglé comptabilisé au titre de l’échéance PAYCUR + montant provisoire réglé au titre de l’échéance TMPCUR).

Précisions sur la zone Date d'évènement

A - Dans le cas d’une comptabilisation de facture, la date d’évènement correspond à la date comptable de la facture.

B - Dans le cas d’un lettrage partiel ou complet d’une échéance (via l'imputation directe d’un règlement à l’échéance ou le lettrage comptable), pour la/les échéances réglées, la date d’événement correspond à la date comptable la plus élevée des pièces du groupe au moment du lettrage.

Exemple :
Soit :

  • un règlement d’un acompte intervenu en date comptable T1,
  • la comptabilisation d’une facture en date comptable T2,
  • comptabilisation de la reprise d’acompte en date comptable T3.

Les pièces du groupe seront considérées comme soldées en DATEVT=date comptable des pièces du groupe la plus élevée et donc T3.

Dans le cas d’une échéance partiellement ou totalement soldée définitivement (et donc associée à une ligne d’écriture avec un code lettrage minuscule ou majuscule), la date d’évènement retenue à chaque lettrage correspond à la date comptable maximale des pièces du groupe au moment du lettrage (et donc à MTCDATMAX de GACCENTRYD).

SEEWARNING Selon la méthode de lettrage, l’alimentation de la table HISTODUD et de cette date d’évènement varient.

Exemple :
Soit une facture comptabilisée en date T1 pour 1.000 €, suivie de deux règlements en date T2 et T3 :

  • un de 600 € en date comptable T2
  • un de 400 € en date comptable T3.

Deux cas sont à distinguer :

  • la facture est d’abord réglée partiellement pour 600 (règlement comptabilisé en T2) puis soldée via le règlement de 400 (comptabilisé en T3),
  • les trois pièces sont comptabilisées séparément et le lettrage n’est fait qu’a posteriori, via le lettrage comptable (fonctions LETTRAGE ou LETTRAUTO).

Dans le premier cas, l’historisation va refléter l’historique de lettrage :

  • en date de référence T1,  la facture va apparaitre pour son montant total,
  • en date T2, la facture va apparaitre pour un solde de 400,
  • en date T3, la facture ne va plus apparaitre.

Dans le deuxième cas, s’agissant d’un lettrage manuel de trois pièces comptables, la date d’évènement va aussi être la date comptable la plus élevée mais le résultat va être quelque peu différent :

  • en date de référence T1, la facture va apparaitre pour son montant total,
  • en date T2 la facture pour son montant total de 1000 € et le règlement de 600 € apparaissent,
  • en date T3, la facture et le règlement n'apparaissent plus.

SEEINFO  Le résultat du premier scénario peut être obtenu de la même façon via le lettrage comptable si la facture et le règlement de 600 € sont lettrés dans une première manipulation. Le groupe de lettrage de deux pièces avec le règlement de 400 € sont ensuite lettrés dans une deuxième manipulation. 
Ces manipulations sont possibles dans la mesure où l’historique de lettrage aura été reconstitué par l’utilisateur via la décomposition des étapes de lettrage manuel.

C - Dans le cas d’un transfert de collectif, aucun nouvel enregistrement ne sera créé, les précédents enregistrements étant mis à jour pour le code collectif, la date évènement ne bougeant pas.

D -  Dans le cas d’une fusion de tiers, le principe est identique à celui du transfert de collectifs : aucune création de nouvel enregistrement dans la table HISTODUD, mais une simple mise à jour des enregistrements existants sans modification de la date d'évènement.

En-tête

Présentation

Les critères de sélection permettent d'interroger :

  • par Collectif ou Groupe de Collectifs: pour une information exploitable, l'écran de la Balance âgée doit présenter à la ligne les informations du Tiers facture et du Tiers payeur. Les cas de compensation entre clients et fournisseurs sont exclus du champs fonctionnel de cette consultation.
  • par Tiers Facturé et Tiers Payeur: la saisie du "Tiers facture" alimente par défaut le "Tiers Payeur" suivant le paramétrage de la fiche client.
  • au minimum l'un des critères pré-cité (collectif / groupe de collectif, Tiers) doit être renseigné.
  • par Société/site ou pour une Société tous sites confondus (site ""), ou encore pour  un groupe de site (Consultation pour un dossier par exemple).
  • par rapport à une Date de Référence qui est considérée comme la date comptable pivot (ou date 0) dans les tranches de jour à afficher.
    Exemple: la balance âgée présente 4 bornes d'intervalle :
      • Début d'intervalle 1:  60
      • Début d'intervalle 2:  30
      • Début d'intervalle 3:    0
      • Début d'intervalle 4: -20

    L'écran de balance âgée correspondant aura 5 colonnes :

      • Colonne 1: Factures échues depuis plus de 60 jours par rapport à la date de référence;
      • Colonne 2: Factures échues de 30 à 59 jours par rapport à la date de référence;
      • Colonne 3: Factures échues de 0 à 29 jours par rapport à la date de référence;
      • Colonne 4: Factures non échues dans les prochains 20 jours par rapport à la date de référence;
      • Colonne 5: Factures non échues au delà de 20 jours
  • Enfin, une facilité est apportée qui permet de connaître les coordonnées de son interlocuteur en choisissant la Fonction du Contact concerné. Simultanément le Titre du Contact ainsi que son Nom et son Numéro de Téléphone apparaissent.  

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Champs

Les champs suivants sont présents dans cet onglet :

Bloc numéro 1

Les échéances à visualiser sont affinées en saisissant : 

  • un tiers de paiement, tiers du mouvement ou tiers risque.
  • une société / un site ou un groupe de sociétés. Le site est facultatif.

La date de référence permet de classer et cumuler les montants par intervalles sur l'échéancier.

 

 

Bloc numéro 2

Les informations à restituer sont affinées en saisissant une société / un site ou un groupe de sociétés. Le site est facultatif.

  • Le champ Société peut signifier un groupe de sociétés homogène ou hétérogène.
  • Si le champ Société est vide, la recherche s'effectuera sur toutes les sociétés.

 
  • champ DAT

Ce champ permet d'iindiquer une date de référence : les plages de temps seront calculées à partir de cette date.

  • Fonction (champ FNCCNT)

Ce menu déroulant permet de sélectionner la fonction du contact.
Le changement de fonction permet d'afficher le nom et le numéro de téléphone du premier contact associé à ce critère.
  • Contact (champ CNT)

Ce champ automatique indique le contact principal chez le tiers affiché, avec son titre et son numéro de téléphone.
  • champ TEL

Numéro de téléphone.

Le format peut dépendre du pays.

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Onglet Balance âgée

Présentation

On visualise dans cet onglet un ensemble de colonnes qui présente le solde des échéances. Suivant le paramétrage de l'écran les montants sont affichés en devise de transaction ou en devise locale. Seule la colonne "Montant en devise locale" (ou "Montant en devise de transaction") n'est pas paramétrable et affiche toujours la contre-valeur. Par exemple, pour un écran de Balance âgée dont les échéances sont présentées en "devise locale", cette colonne affichera le montant de l'échéance en "devise de transaction"; à l'inverse, un écran de Balance âgée dont les échéances sont présentées en "devise de transaction", présentera dans cette colonne le montant de l'échéance en "devise locale".

Affichage des échéances

La Date de Référence est la date à laquelle on veut figer la situation du tiers. C'est la date à partir de laquelle en fonction de leur date d'échéance les montants des pièces non soldées à cette date comptable sont dispatchés dans les colonnes d'intervalles.
Exemple:
Création d'une facture le 01/07/04 pour un montant de 1000 EUR.
Création d'un avoir lettré à la facture le: 05/07/04 pour un montant de 200 EUR.

CAS 1: Interrogation en date de référence du 30/06/04

N° pièce

Montant

Réglé

Néant

-

-

 

 

 

CAS 2: Interrogation en date de référence du 02/07/04

N° pièce

Montant

Réglé

Facture

1000

 

 

 

 

CAS 3: Interrogation en date de référence du 06/07/04

N° pièce

Montant

Réglé

Facture

1000

200

 

 

 

Pavé "Totaux"

Ce bloc contient : 

  • un montant total
  • un total par intervalle
  • la part en pourcentage de chaque intervalle

Seuls les totaux des sept premiers intervalles sont affichés. Le total général prend en compte les totaux des éventuelles neuf colonnes d'intervalle paramétrées dans les paramètres généraux STRINT1 à 9.

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Champs

Les champs suivants sont présents dans cet onglet :

Tableau

Choix du type de frais : Dans les documents Intégrale il y a 3 types de frais :

  • Port :                Table LPV_POR            associé à un article de nature "PO"
  • Frais divers :   Table LPV_FRA_DIV    associé à un article de nature "FR"
  • Frais fixe :       Table LPV_FRA_FIX    associé à un article de nature "FR"
  • No pièce (champ NUM)

Numéro de facture.
Ce numéro permet d'identifier la facture de façon unique. Il est saisi à chaque création ou généré automatiquement en fonction du compteur associé au type de facture.

Ce code permet d'identifier la devise d'un site, d'un tiers, etc. Il est contrôlé dans la table des devises.
La devise proposée est celle du budget par défaut.
Le type de cours appliqué est celui du paramètre Tronc commun BUDTYPCUR.

SEEINFO Il est préférable d'utiliser la codification ISO lors de la création d'une nouvelle devise.
  • Echéance (champ DUDDAT)

Date limite de paiement de l'échéance.

Code identifiant le tiers qui peut avoir différents rôles suivant le contexte :

Client payeur alimenté par le client facture.

  • Date comptable (champ ACCDAT)

Cette date correspond à la date comptable de la transaction d'origine.
La date comptable permet de déterminer la période de comptabilisation des écritures comptables. Elle est initialisée par défaut à la date courante et peut être modifiée en fonction de la valeur du paramètre PIHACCDAT.
Cette date est soumise à un contrôle systématique afin de vérifier qu'elle appartient à une année fiscale ouverte et existante.
En cas de problème durant le contrôle, l'utilisateur devra saisir une nouvelle date, et ce, quelle que soit la valeur du paramètre.

 
  • Document origine (champ BPRVCR)

C'est le numéro imprimé sur la facture du fournisseur. Un contrôle avec message d'avertissement est effectué afin de ne pas saisir plusieurs fois le même numéro. Cette zone peut être désactivée par la transaction de saisie.
  • Date document (champ BPRDATVCR)

 

 
  • Numéro interne (champ ACCNUM)

 
  • Réglé (champ PAYCUR)

Montant des règlements ou assimilé (lettrage) ayant subi la première étape de comptabilisation, exprimé en devise de transaction
  • Réglé société (champ PAYLOC)

Montant des règlements ou assimilé (lettrage) ayant subi la première étape de comptabilisation, exprimé en devise de tenue de la comptabilité

Cet intitulé est associé au code précédent.

  • champ AMTCUR1

 
  • champ AMTLOC1

 
  • champ AMTCUR2

 
  • champ AMTLOC2

 
  • champ AMTCUR3

 
  • champ AMTLOC3

 
  • champ AMTCUR4

 
  • champ AMTLOC4

 
  • champ AMTCUR5

 
  • champ AMTLOC5

 
  • champ AMTCUR6

 
  • champ AMTLOC6

 
  • champ AMTCUR7

 
  • champ AMTLOC7

 
  • champ AMTCUR8

 
  • champ AMTLOC8

 
  • champ AMTCUR9

 
  • champ AMTLOC9

 
  • champ AMTCUR10

 
  • champ AMTLOC10

 
  • Mt devise transaction (champ AMTCUR)

Montant exprimé dans la devise de transaction sélectionnée.
  • Mt devise locale (champ AMTLOC)

 

Totaux

  • champ LIBTOT1

 
  • champ AMTTOT1

 
  • champ PER1

 
  • champ POUR1

 
  • champ LIBTOT5

 
  • champ AMTTOT5

 
  • champ PER5

 
  • champ POUR5

 
  • champ LIBTOT2

 
  • champ AMTTOT2

 
  • champ PER2

 
  • champ POUR2

 
  • champ LIBTOT6

 
  • champ AMTTOT6

 
  • champ PER6

 
  • champ POUR6

 
  • champ LIBTOT3

 
  • champ AMTTOT3

 
  • champ PER3

 
  • champ POUR3

 
  • champ LIBTOT7

 
  • champ AMTTOT7

 
  • champ PER7

 
  • champ POUR7

 
  • champ LIBTOT4

 
  • champ AMTTOT4

 
  • champ PER4

 
  • champ POUR4

 
  • champ LIBTOTLOC

 
  • champ AMTTOTLOC

 
  • champ POURTOT

 

 

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Fonctions accessibles par clic droit sur le tableau

Document origine

Affiche dans une boite de dialogue le contenu de la colonne "Document d'origine". L'utilité de ce clic droit est de pouvoir disposer de l' information sans scroller ou sans intégrer la colonne "Document d'origine" à la consultation.

Consultation de factures

Il est possible de remonter sur la facture d'origine: Facture tiers, vente ou achat.

Consultation de pièces

Ce clic droit permet de zoomer sur la pièce comptable associée.

Consultation des règlements

Ce clic n'apparaît que si l'échéance a fait l'objet d'un règlement. Permet de zoomer sur le règlement d'origine.

 

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Boutons spécifiques

Donne accès aux autres critères de la consultation qui sont pour partie affichés en haut de l'écran de consultation :

  • la société et le site ainsi que la date de Référence. Des cases à cocher permettent d'affiner la consultation et indiquent si l'on prend en compte les pièces de simulation et/ou les Règlement non validés (règlements saisis, imputés et non encore comptabilisés).
    Dans la mesure où l’utilisateur génère la balance âgée à date (ou l’édition de la balance agée client à date BALAGEHIST) pour en croiser le résultat avec la balance générale auxiliaire sur compte collectif (ou avec l'édition de la balance générale auxiliaire BALGRPAUX), ces critères doivent être renseignés pour assurer la cohérence de la comparaison.
    En effet, les pièces en simulation active sont systématiquement prises en compte lors de la mise à jour de la balance générale (alors que les simulations inactives ne le sont jamais).
    Par conséquent, si le résultat de la consultation de la balance âgée à date doit être comparé à l’édition BALGRPAUX, ces écritures doivent être prises en compte.
    Au niveau de l'état de la Balance âgée historisée, les pièces en simulation active sont systématiquement prises en compte (celles en simulation active ne le sont jamais).
    De même, si la balance âgée à date (consultation ou édition) doit être comparée à la balance générale auxiliaire (consultation ou édition), le critère de prise en compte des règlements non validés ne doit pas être retenu.
  • Deux tris sont proposés (par Date d'échéance ou par date comptable) ainsi que l'ordre de présentation des informations (Ascendant / Descendant).
  • Possibilité d'appeler un autre écran de balance âgée via le champ Code Ecran.
  • Enfin, le tableau Intervalles permet de définir ou modifier à la volée les bornes d'intervalle de la balance âgée, exprimées en nombre de jours. Les champs ne sont accessibles qu'en fonction du nombre de bornes d'intervalle déclaré au niveau du paramétrage de l'écran de consultation. Les bornes proposées par défaut sont reprises des paramètres STRINT1 à STRINT9.

Barre de menu

Tunnel / Règlements

Via la Tool Bar il est possible d'accéder directement à la fonction de Saisie des Règlements. Si le paramètre utilisateur TRANSREG est renseigné, alors le tunnel conduit directement à cette transaction; inversement, si ce paramètre est vide, l'écran de sélection des transactions s'affiche.

Messages d'erreur

Il n'y a pas de message d'erreur autre que les messages d'erreur génériques.

Tables mises en oeuvre

Cette fonction étant une fonction de consultation, aucune table n'est mise à jour. Mais les informations issues des tables suivantes sont utilisées :

Table

Intitulé Table

BPARTNER [BPR]

Business Partner

BPCUSTOMER [BPC]

Clients

COMPANY [CPY]

Société

FACGROUP [FGR]

Regroupement de sites

FACILITY [FCY]

Sites

GACCDUDATE [DUD]

Echéances

GACCENTRY [HAE]

Pièces comptables

GACCENTRYA [DAA]

Lignes analytiques comptables

GACCENTRYD [DAE]

Lignes de pièces comptables

GACCOUNT [GAC]

Comptes

GRPSAC [GSC]

Groupes de collectif

HISTODUD [HDU]

Historique échéances

PERIOD [PER]

Périodes

TABCOUNTRY [TCY]

Table des Pays

TABCUR [TCU]

Table des Devises