Comptabilisation en banque
La dernière étape de la comptabilisation du règlement des factures provenant des modules Achats, Ventes, ou Tiers est la remise en banque.
Cette remise en banque peut se faire directement en saisie manuelle de règlement si aucune autre étape de comptabilisation n’est attendue (utilisation du bouton en bas de page), ou en remise automatique en utilisant la fonction propre à la remise en banque.
Pré-requis
Paramètres généraux
Compteurs
Les compteurs utilisés pour numéroter les documents associés à cette fonction sont :
CHR : Chrono. Comptable
La fonction d' affectation des compteurs permet de définir quel code de compteur est utilisé
Habilitations
Une habilitation peut être réalisée sur cette fonction, pour limiter les traitements à une société ou à un site.
Les options suivantes peuvent être activées ou désactivées pour chaque utilisateur :
Génération
Accès par utilisateur
Autres pré-requis
Tables à renseigner
Les tables suivantes sont utilisées par la fonction. Leur contenu doit donc être éventuellement mis à jour :
| Table |
Intitulé Table |
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BANK [BAN] |
Types de règlements
Le type de règlement est une clé de regroupement des règlements en fonction de leur sens, et de leur mode de règlement (table diverse n°3 : Chèques, Traites, Virements…).
Le paramétrage de ces types de règlement (cf. documentation Transactions de règlement) permet de définir les étapes de comptabilisation et regroupement. C’est à ce niveau par exemple que l’on indique le code regroupement pour la remise en banque (remise par règlement, bordereaux, date d’échéance), et que l’on définit la pièce automatique de règlement qui permet la génération de l’écriture comptable).
Pièces automatiques de règlement
(Cf. documentation Pièce automatique de règlement)
C’est dans la pièce automatique de règlement que sont définies les caractéristiques (type de pièce, journal, libellé…) de la pièce comptable qui est générée suite à la remise en banque du règlement.
Le type de la pièce comptable (Encaissement, décaissement….) est défini en " dur ". Il est important de vérifier qu’il correspond aux pièces à générer.
Compte en banque
Lors du paramétrage des comptes en banque, on peut définir s'il y a gestion :
- des chèques hors place/sur place
- des remises par échéance
- des avis de domiciliations par échéance
Il est important de vérifier la cohérence de ce paramétrage avec les codes regroupements définis dans la transaction de règlement.
Gestion de l'écran
Ecran de saisie
Présentation
La remise en banque s’effectue " en masse " sur une sélection de règlement enregistrés. Les critères de sélection sont les suivants :
Critères généraux
Société
Le traitement de remise en banque peut se faire sur toutes les sociétés ayant des règlements en attente de validation. On peut également réduire l’opération à une seule société.
Site
On peut faire une sélection sur un site. Seuls les règlements enregistrés de ce site sont traités.
Critères de sélection sur règlement
Règlements individuels/Regroupements
Les règlements peuvent être traités individuellement, ou, à la demande du tiers regroupés sur des bordereaux de remise, avis de domiciliation.
Le traitement de remise en banque peut être limité à traiter une seule, deux ou toutes ces situations.
Transaction de règlement
Tous les règlements étant organisés, triés, par transaction de règlement, il est possible de limiter la sélection des règlements à traiter à une seule transaction de règlement.
Lot de saisie
En saisie manuelle de règlement, ou lors de la génération automatique de règlements, un numéro de lot peut être attribué à un règlement.
Ce numéro de lot peut ici constituer un critère de sélection mais il n'est appplicable qu'aux seuls règlements. Pour les bordereaux et domiciliations, c'est le numéro du bordereau qui est prioritaire, le numéro du lot n'étant donc pas pris en compte.
Banque
A chaque règlement, une banque doit être allouée. C’est une condition sine qua non pour que le traitement de remise en banque prenne en compte le règlement.
Il est alors possible de limiter la sélection à une banque en particulier.
Utilisateur
La sélection peut s’opérer au niveau de l’utilisateur. Seuls les règlements enregistrés par l’utilisateur spécifié sont pris en compte par le traitement.
Type de remise
On peut, lors de la génération des bordereaux de remise, préciser le type de remise appliquée au tiers : Escompte, escompte en valeur, encaissement d’échéance ou encaissement délai (cf. documentation Saisie remises). Il est également possible de réduire la sélection des bordereaux de remise à traiter en remise en banque à un seul type de remise.
Date
On peut fixer une borne de date pour la gestion des règlements.
Définition des caractéristiques de la remise en banque
Génération d’écriture
Si le flag n’est pas coché, le traitement de remise en banque lancé permet d’obtenir une liste (en fichier de trace) de tous les règlements qui seraient traités pour la sélection choisie.
Aucune pièce comptable n’est créée. Si les règlements sélectionnés correspondent au résultat attendu de la sélection, le traitement doit être relancé avec ce flag activé.
Fermer
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Bloc numéro 1
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Pour sélectionner les règlements quelle que soit leur société, cochez la zone "Toutes sociétés". |
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Pour sélectionner les règlements quel que soit leur site, cochez la zone "Tous sites". |
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Bloc numéro 2
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Indiquez les différents objets que vous voulez comptabiliser en banque :
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Pour sélectionner les règlements quelle que soit leur transaction, cochez la zone "Toutes transactions". |
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Pour sélectionner les règlements quel que soit leur lot de saisie, cochez la zone "Tous lots de saisie". |
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Pour sélectionner les règlements quelle que soit la banque ou caisse attribuée, cochez la zone "Toutes banques". |
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Pour sélectionner les règlements quel que soit l'utilisateur qui a effectué la dernière saisie, cochez la zone "Tous utilisateurs". |
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Pour sélectionner les bordereaux de remise quel que soit leur type de remise (Encaissement, Escompte), cochez la zone "Tous types de remise". |
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Pour sélectionner les règlements quelle que soit leur date de dernière saisie, laissez la zone à vide. |
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Bloc numéro 3
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Si vous décochez cette zone, aucun règlement n'est comptabilisé. La trace est forcée pour obtenir la liste des règlements sélectionnés concernés par cette étape de comptabilisation. Cochez cette zone pour compatibiliser les règlements sélectionnés. |
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Cochez cette zone pour obtenir en fin de traitement la liste des pièces comptables générées (Type et Numéro de pièce : Type et Numéro de règlement , Tiers/compte, Date comptable, Banque, Montant et Devise du règlement). |
Bloc numéro 4
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Cette zone indique la date comptable à attribuer aux pièces comptables générées, en considérant les exceptions suivantes :
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Cette zone indique la date de valeur à attribuer aux pièces comptables générées.
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Fermer
Tâche batch
Cette fonction peut être lancée en batch, mais il n'existe pas de tâche standard dédiée à son lancement.