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Le bordereau est le document qui est remis à la banque, sous forme fichier ou papier, pour les règlements (remise de chèques, fichier magnétique ou EDI de virements émis ou de LCR remises à l'encaissement ou à l'escompte).

Cette fonction permet de regrouper manuellement dans un bordereau de remise les règlements associés à la même transaction, société et banque. On peut également consulter et modifier des bordereaux déjà créés, générés automatiquement ou importés.

Les bordereaux vont ensuite suivre plusieurs étapes, selon le paramétrage de la transaction de règlement.
SEEREFERTTO Vous pouvez vous reporter à la documentation sur les transactions de règlements pour plus de précision.
Ces étapes sont indiquées sur un fichier trace en utilisant le bouton [Suivi].

Ainsi, le bordereau peut être consécutivement (seule la dernière étape est obligatoire) :

  • placé sur un fichier magnétique (afin d’être envoyé en banque),
  • remis sur un compte intermédiaire,
  • remis en banque.

Pré-requis

Codes activité

Les codes activités suivants (classés par type) peuvent avoir une influence sur le comportement de la fonction :

Codes activités dépendants

Ces codes ne sont jamais saisis en gestion de dossier, car leur valeur est calculée :

  CASIN (Interface trésorerie).

Fonctionnel

  CHQMG :  Gestion des chéquiers

  VII :  Virements internationaux

Dimensionnement

  REM :  Nb lignes bordereau de remise

Localisation

  KAG :  Localisation argentine

  KIT :  Localisation Italienne

Paramètres concernés

Les paramètres généraux suivants ont une influence sur le comportement de la fonction :

Tiers

  REPBANKDEF (défini au niveau Utilisateur) : Chemin Fichier par défaut

Compteurs

Les compteurs utilisés pour numéroter les documents associés à cette fonction sont :

  PY5 : Règlement-Bordereaux de remise

La fonction d' affectation des compteurs permet de définir quel code de compteur est utilisé

Habilitations

Cette fonction est de type objet. Les opérations de création, modification, et suppression de fiche peuvent être activées ou désactivées pour un utilisateur donné. Des filtres par rôles peuvent également être mis en place sur cette fonction.

Les données étant rattachées à un site, un filtrage par site peut être activé.

Les options suivantes peuvent être activées ou désactivées pour chaque utilisateur :

  Validation

  Fichier banque

  Transactions

Autres pré-requis

Tables à renseigner

Les tables suivantes sont utilisées par la fonction. Leur contenu doit donc être éventuellement mis à jour :

Table

Intitulé Table

TABPAYTYP [TPY]

Transactions de règlements

BANK [BAN]

Compte en banque

Gestion de l'écran

En-tête

Champs

Les champs suivants sont présents dans cet onglet :

Bloc numéro 1

  • No bordereau (champ FRMNUM)

Cette zone est l'identifiant unique d'un bordereau de remise.

En création d'un nouveau bordereau, le numéro n'est pas saisi. Il est attribué selon un compteur paramétrable. Par défaut, ce compteur est PY5.

 

Cette zone doit obligatoirement être renseignée à la création du bordereau. On précise le site de regroupement du bordereau. Le bordereau est mono-société, mais il est possible de regrouper les règlements de plusieurs sites sur un même bordereau.

Indiquez la banque associée au bordereau de remise. Les règlements composant le bordereau de remise devront être attribués à cette même banque.
Lorsqu'un règlement non affecté à un ebanque est sélectionné, un message d'avertissement permet de forcer la banque du règlement à celle du bordereau.
La banque de remise du bordereau doit également être précisée. Dès lors, seuls les règlements affectés à cette banque ou non affectés seront proposés en liste de gauche pour sélection.

Indiquez la transaction de règlement associée au bordereau de remise. Elle doit être définie avec l'étape "Bordereau de remise". Les règlements composant le bordereau de remise devront être associés à cette même transaction.
SEEINFO Cette zone fait référence à la transaction de règlement traitée. Elle doit obligatoirement être renseignée car elle permet de définir les étapes associées au bordereau.

Spécificités liées au SEPA : traitement de la date d’échéance au niveau des bordereaux de remise
Tout bordereau basé sur une transaction de saisie de règlement ouverte au SEPA est mono-échéance. L’échéance unique retenue est celle du premier règlement sélectionné. Tous les autres règlements doivent avoir une date d’échéance identique.
Tout bordereau basé sur une transaction de saisie de règlement ouverte au SEPA porte uniquement sur des règlements libellés en euros.

Bloc numéro 2

  • Etat (champ STA2)

 
  • Type de remise (champ FRMTYP)

Indiquez le type du bordereau de remise : Encaissement, Escompte, etc.
Si le bordereau de remise est associé à une transaction de chèques (i.e. dont le Traitement du code édition est CHR ou CHE), cette zone est forcée à Encaissement (1er choix du menu local).
Pour tous les bordereaux de remise hormis les chèques, il est possible de sélectionner un type de remise (encaissement ou escompte) qui définit sur quel journal seront enregistrées les écritures générées.
Le type de remise précisé en en-tête de bordereau prévaut sur les éventuels types de remise précisés au niveau du règlement.
A un type de remise précis peut être définie une comptabilisation particulière sur un compte intermédiaire.
SEEREFERTTO Reportez-vous à la documentation sur les Transactions de règlement pour plus de précisions.
  • Type de chèque (champ CHQTYP)

Indiquez le type de chèques (Sur place, Hors Place, etc) pour ce bordereau de remise.
Cette zone n'est saisie que si :

  • la banque associée au bordereau de remise a la zone Remise HP/SP cochée
  • la transaction de règlement associée au bordereau de remise définit la zone Type de chèque comme saisissable.

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Onglet Règlements

Présentation

La saisie de bordereau de remise se fait sur un onglet. L’en-tête définit les caractéristiques générales du bordereau, et les lignes précisent les règlements qu’il contient.

En-tête de bordereau

L’état du bordereau indique les valeurs suivantes au fil des étapes de comptabilisation :

  • Bordereau saisi : une (la remise en banque) ou plusieurs (suivant le paramétrage des transactions de règlement) étapes restent à effectuer avant la validation du bordereau (étapes de comptabilisation et/ou de remise sur fichier magnétique),
  • Bordereau sur fichier : le bordereau a été placé sur un fichier magnétique ou EDI,
  • Sur compte intermédiaire : le bordereau a été remis sur un compte intermédiaire.
  • En banque : le bordereau est comptabilisé, il a été remis en banque.

Lignes du bordereau

Les lignes sont automatiquement renseignées à la sélection des règlements à traiter : dans la colonne ‘Numéro’, la fonction ‘Sélection’ du menu contextuel propose les règlements en attente de remise.

On peut ensuite sélectionner d’autres règlements associés aux mêmes transaction de règlement et compte bancaire.

Fonctions particulières

Il est possible pour l'émission des fichiers bancaires (magnétiques et EDI), de saisir une "date d'exécution" via la Tool Bar et le menu Fonction. Par défaut la date proposée est la date du jour ou - si il s'agit d'une ré-émission de fichier – la date d'exécution de la précédente génération.

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Champs

Les champs suivants sont présents dans cet onglet :

Tableau

  • No (champ LIN)

 
  • Numéro (champ NUM)

La zone numéro de bordereau est accessible en consultation des bordereaux. Elle permet de sélectionner un numéro de bordereau.
Pour la création d’un nouveau bordereau, le numéro est généré automatiquement, il ne faut donc pas saisir un numéro dans cette zone.
Les règlements composant le bordereau de remise doivent avoir mêmes transaction , banque et société que celui-ci, et même type de chèque que celui-ci, s'il est renseigné en en-tête de bordereau.

 
  • Raison sociale (champ PYHNAM)

 
  • Echéance (champ DUDDAT)

 

 
  • Montant (champ AMTCUR)

 

Cette zone doit obligatoirement être renseignée à la création du bordereau. On précise le site de regroupement du bordereau. Le bordereau est mono-société, mais il est possible de regrouper les règlements de plusieurs sites sur un même bordereau.

Totaux

  • champ TOTLOC

 

 

Bloc numéro 3

  • champ TOTBAN

 

 

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Fonctions accessibles par clic droit sur le tableau

Règlement

Ce bouton permet de zoomer sur le règlement sélectionné.

 

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Boutons spécifiques

Lorsque la remise est complète, on active le bouton [Créer]. Un numéro de bordereau est attribué (dans le compteur associé).

Le bouton [Validation] permet de comptabiliser la remise en banque. Selon le paramétrage de la transaction de règlement, le système propose soit une remise sur un compte intermédiaire soit directement en banque.

Dans ce dernier cas, on précise la date comptable et la date de valeur souhaitées pour cette opération. La remise n’est effectuée que si aucune erreur ne survient, sinon un fichier trace explique ces erreurs.

Les champs suivants sont présents dans la fenêtre ouverte par ce bouton :

Bloc numéro 1

Codes société/site sur lesquels la remise est saisie.

 

Code banque sur lequel la remise est saisie.

Code de la transaction de saisie de règlement utilisée pour la remise.
  • Format ETEBAC (champ FILREF6)

Ce champ est accessible pour toute remise crée à partir d'une transaction de règlement non ouverte au SEPA. Il affiche par défaut le format de fichier paramétré pour la transaction de saisie de règlement.
Sélectionnez le type de fichier à générer :

  • si aucun type de fichier n'est paramétré dans la transaction de saisie (ni un fichier magnétique, ni un fichier EDI) ,
  • ou si un fichier magnétique et un fichier EDI sont paramétrés.
  • Format EDI (champ FILREF71)

 
  • Format SEPA (champ FILREF8)

Ce champ est accessible pour toute remise crée à partir d'une transaction de règlement ouverte au SEPA. Il affiche par défaut le format de fichier paramétré pour la transaction de saisie de règlement.

Bloc numéro 2

  • champ TYPFIL

Permet de définir l'emplacement du répertoire des fichiers bancaires générés.

  • Pour le poste client, le chemin d'accès au répertoire des fichiers bancaires est lié à la valeur paramètre REPBANKDEF - Chemin fichier par défaut (chpitre TRS, groupe DEF). Ce champ peut également être utilisé pour spécifier le chemin d’un répertoire situé sur un serveur différent de celui sur lequel l’application est déployée.
  • Pour le poste serveur, est affiché le chemin d'accès au répertoire des fichiers bancaires sur le serveur où l'application est déployée. Ce chemin n'est pas modifiable.

SEEINFO En mode "Client/Serveur" et en mode "Web", le choix 'Client' est proposé par défaut dès que le paramètre REPBANKDEF (onglet "Paramètres", chapitre Tiers, groupe DEF) est renseigné au niveau de la fiche utilisateur pour l'utilisateur en cours.
Dans le cas contraire, le choix 'Serveur' est proposé par défaut.
  • Fichier (champ FILDIRLOC)

 

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Le bouton [Fichier banque] est accessible si la transmission d’un fichier de remise est prévu pour la transaction de règlement.
Un fichier est produit à destination de la banque. Suivant le paramétrage de la transaction de règlement, on émet un fichier magnétique ou un fichier EDI. Toutefois, si aucun fichier n'est associé à la transaction, il est demandé à la génération de celui-ci de sélectionner le format désiré.

Le bouton [Suivi] permet de connaître la prochaine étape pour chaque bordereau.

Barre de menu

Zoom / Pièce comptable

Permet de zoomer sur la ou les pièces comptables générées au titre des différentes étapes de validation comptable suivies par le bordereau.

Zoom / Transaction

Permet de zoomer sur le paramétrage de la transaction de règlement à laquelle le bordereau est associé.

Fonction / Date d'exécution

Il est possible pour l'émission des fichiers bancaires (magnétiques et EDI), de saisir une "date d'exécution" via la Tool Bar et le menu Fonction. Par défaut la date proposée est la date du jour ou - si il s'agit d'une ré-émission de fichier – la date d'exécution de la précédente génération.

Messages d'erreur

Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :

"Code déjà saisi en ligne #"

Ce message apparaît en saisie de numéro de règlement dans le tableau, lorsque vous indiquez un numéro déjà présent sur une autre ligne.

"Transaction de règlement non paramétrée pour cette fonction"

Ce message apparaît en saisie de numéro de règlement dans le tableau, lorsque le règlement référencé est associé à une transaction de règlement qui n'intègre pas l’étape " Bordereaux de remise ".

"Type de chèque <> xxx"

Ce message apparaît en saisie de numéro de règlement dans le tableau, lorsque :

  • la remise concerne des chèques (la zone "Code édition" de la transaction de règlement associée est à " CHR " ou " CHE "), 
  • la banque est paramétrée avec " Remise de chèques HP/SP " à " oui ",
  • le chèque référencé à un " Type de chèque " différent de celui des lignes précédentes.

Le type de chèque défini par les lignes précédentes est affiché en en-tête du bordereau, dans l’intitulé de la transaction de règlement.

"Société xxx"

Ce message apparaît en saisie de numéro de règlement dans le tableau, lorsque le règlement référencé appartient à une société différente de celle indiquée en en-tête de bordereau, et définie par les lignes précédemment saisies.

"Site xxx"

Ce message apparaît en saisie de numéro de règlement dans le tableau, lorsque le règlement référencé appartient à un site non autorisé pour la fonction en-cours.

"Règlement xxx (Ligne #) – annulation impossible (Site xxx)"

Ce message apparaît en annulation d’une ligne du tableau, lorsque le règlement référencé appartient à un site non autorisé pour la fonction en-cours.

"Voulez-vous affecter la banque XXX à ce règlement ?"

Ce message d'avertissement apparaît en saisie de numéro de règlement dans le tableau, lorsque le règlement référencé n’a pas de banque attribuée et que le bordereau est affecté à la banque XXX.

"Banque xxx"

Ce message apparaît en saisie de numéro de règlement dans le tableau, lorsque le règlement référencé est attribuée à une banque différente de celle indiquée en en-tête de bordereau, et définie par les lignes précédemment saisies.

"Etat : Saisi" / "Etat : Accepté"

Ces messages apparaissent en saisie de numéro de règlement dans le tableau, lorsque le règlement référencé n’est pas passé par l’état " Accepté " alors que l’étape " Retour acceptation " est à " oui " dans la transaction de règlement associée, ou qu’il n’est pas en état " En portefeuille " alors que la transaction de règlement associée est paramétré avec l’étape " Mise en portefeuille " à " oui ".

"Etat : Sur compte intermédiaire" / "Etat : En banque" / "Etat : Impayé"

Ces messages apparaissent en saisie de numéro de règlement dans le tableau, ou en création ou enregistrement de la remise, lorsque le règlement référencé est en état " Sur compte intermédiaire ", " En banque " ou " Impayé ".

"Règlement sur le bordereau de remise xxx"

Ce message apparaît en saisie de numéro de règlement dans le tableau, lorsque le règlement référencé appartient déjà à une remise non comptabilisée. Si cette remise n’est pas en cours de modification sur un autre poste, cet avertissement est non bloquant ; à l’enregistrement de la saisie, le règlement sera simplement transféré de remise.

"Tableau plein"

Indique que la remise n’est pas modifiable, car le nombre de règlements associés à celle-ci dépasse le nombre de lignes du tableau.

"Pas de cours de devises devise règlement -> devise société (date règlement)" / "Pas de cours de devises devise règlement -> devise banque (date règlement)"

Ces messages peuvent apparaître en saisie d’un numéro de règlement dans le tableau ou au chargement d’une remise à l’écran. Ils sont non bloquants. Ils indiquent que les totaux de bas d’écran en devise société ou en devise de banque sont incomplets, dans la mesure où la conversion du montant d’un règlement en devise société ou devise de banque à la date de règlement et au type de cours associé à la transaction de règlement a échoué. Vérifiez les cours de devises.

Tables mises en oeuvre

Les tables suivantes sont mises en oeuvre par la fonction :

Table

Intitulé Table

ATABDIV [ADI]

Tables diverses

BANK [BAN]

Compte en banque

BPARTNER [BPR]

Business Partner

COMPANY [CPY]

Société

FACILITY [FCY]

Sites

GACCOUNT [GAC]

Comptes

PAYACCNUM [PAN]

Ecriture comptable règlement

PAYFRM [FRM]

Bordereaux de paiement

PAYLOT [PYL]

Lot de saisie

PAYMENTH [PYH]

En-tête règlements

TABCHANGE [TCH]

Table des Cours des devises

TABCOUAFF [TCA]

Table affectation compteurs

TABCUR [TCU]

Table des Devises

TABFILBAN [TFB]

Fichiers bancaires

TABPAYTYP [TPY]

Transactions de règlements