Session inventaire

Une session d'inventaire concerne un site. Elle peut être dans l'un des statuts suivants :

• En création : les listes d'inventaire de cette session n'ont pas encore été générées
• A compter : les listes ont été générées, mais elles n'ont pas encore fait l'objet d'un comptage ou ne sont que partiellement comptées
• Clôturée : toutes les listes de la session sont elles même clôturées (tous les comptages ont été faits et les mouvements d'écart d'inventaire ont été validés).

Une session d'inventaire se compose de trois onglets : les onglets Paramètres et Sélections servent à préciser l'ensemble des critères permettant de sélectionner les lignes de stock à compter pour la campagne d'inventaire en cours, l'onglet Listes rassemble les listes d'inventaires rattachées à la session.

Type d'inventaire : une session peut être de type article  ou de type emplacement

• Type article : si la session est de type article, l'ensemble des critères de sélection est disponible pour la constitution des listes d'inventaire lorsque le champs "Global" est décoché. Sinon seule la borne article est accessible.
• Type emplacement : si la session est de type emplacement, seuls les critères de sélection Types emplacements, emplacements, tiers et formule sont disponibles pour la constitution des listes d'inventaire.

Mode d'inventaire : il convient de préciser sur quelle base doit se faire la sélection des articles à inventorier

• Sélection manuelle : le système sélectionne les articles à inventorier en se fondant uniquement sur les critères de sélection saisis sur l'onglet « Sélections ». La classe ABCD peut aussi être utilisée comme simple filtre.
• Inventaire annuel ; le système filtre les articles dont le mode d'inventaire précisé au niveau article site est « Inventaire annuel », il tient compte aussi des filtres saisis dans l'onglet Sélections le cas échéant. La classe ABCD peut aussi être utilisée comme simple filtre.
• Inventaire tournant : le système filtre les articles dont le mode d'inventaire précisé au niveau article site est « Inventaire tournant », », il tient compte aussi des filtres saisis dans l'onglet Sélections le cas échéant. 

Classe ABCD : Pour les articles en inventaire tournant, un nombre de comptages (nombre d'articles de chaque classe à inventorier) est proposé en fonction du nombre de comptages déjà effectués, du nombre de comptages annuels prévus (défini dans les Paramètres Stock, onglet Inventaires) et de la date  d'inventaire. Il convient de confirmer ce nombre ou de composer une autre valeur. Après génération des listes d'inventaire, le système met à jour le nombre de comptages finalement sélectionnés en tenant compte du nombre de comptages demandé pour chaque classe et des éventuels filtres articles ajoutés.

En fin d'inventaire, la date de prochain inventaire de chaque article compté est mise à jour en fonction de la fréquence d'inventaire (Paramètres Stocks, onglet Inventaires) si l'article est géré en inventaire tournant, ou en ajoutant un an à la date d'inventaire si l'article est géré en inventaire annuel et ce à condition de prévoir cette mise à jour (voir ci-dessous).

Tri inventaire : il convient de préciser selon quel critère majeur on souhaite que les listes d'inventaire générées soient triées : article ou emplacement, sachant que l'emplacement peut selon la transaction ne pas être affiché sur une liste d'inventaire, mais que l'article est toujours affiché.

Global : Cette rubrique, si elle est cochée, permet de mettre à jour les zones "Dernier inventaire global" et "Dernière liste globale" de la fiche article-site. Si le type d'inventaire est "Article", le champs global est coché par défaut et on peut le décocher. S'il est "Emplacement", la rubrique est décochée et non modifiable.

 Si le type d'inventaire est article et que l'on sélectionne uniquement une plage d'articles alors la rubrique sera cochée automatiquement.

Listes d'inventaires : il convient dans ce bloc de préciser des informations de dimensionnement des listes d'inventaire. En effet, sur une session d'inventaire, on précise par divers critères de sélection, l'ensemble des articles et/ou des emplacements que l'on souhaite inventorier. Le travail de comptage d'une session peut être distribué en parallèle à plusieurs opérateurs de comptage à qui on souhaite confier une ou plusieurs listes d'inventaire. Il faut donc préciser au système comment répartir en listes d'inventaire l'ensemble des comptages d'une session. On utilise pour cela les informations de dimensionnement sur le nombre de lignes d'une liste, le nombre d'articles dans une liste ou le nombre d'emplacements dans une liste.

Maximum lignes : il s'agit du nombre de lignes maximum par liste d'inventaire. Ce nombre est alimenté par défaut par le code activité INV, et ne peut être supérieur à INV.

La zone suivante est le nombre de lignes calculé en s'appuyant sur la zone  %limite (pourcentage de remplissage d'une liste d'inventaire).

Ainsi, si le nombre de lignes maximum par liste renseigné est de 150, avec un %limite de remplissage de 90%, le système répartit les lignes à compter de la session en listes d'au plus 135 lignes, et 25 lignes par liste pourront être utilisées pour l'ajout de nouvelles lignes d'inventaire (par exemple : articles, lots, sous lots, n° de série inexistants dans le système, mais retrouvés dans le stock au moment du comptage physique)

Nombre d'articles : on peut aussi préciser un nombre d'articles maximum par liste d'inventaire.

Position emplacement : on peut aussi préciser la position du caractère servant à la rupture de génération de liste sur le code emplacement. Ainsi, une position emplacement à 3 indique que l'on souhaite trouver sur une même liste tous les emplacements dont les 3 premiers caractères du code sont identiques.

Toutes les lignes d'un même article sont obligatoirement regroupées dans une même liste.

On définit dans cet onglet l'ensemble des critères de sélection servant à choisir les articles à inventorier pour la session.

Il est possible de filtrer les articles par plage d'articles (la saisie des premiers caractères seuls d'un code article est possible), par plage de lots, par plage de catégories articles, par plage d'acheteurs, par famille statistique.

Il est possible de préciser une formule pour filtrer la sélection au niveau :

• de l'article,
• des cumuls,
• des stocks,
• des emplacements.

Enfin, il est possible de réaliser des filtres par types d'emplacement et emplacement, et par tiers, dans le cas où on souhaite inventorier le stock confié à des tiers (stock prêté, ou stock sous-traitant).

Si l'inventaire est de type "Article" on pourra sélectionner sur :

• les éléments du bloc "Articles" , du bloc "Familles statistiques" et du bloc "Emplacements" si "Global" est décoché,
• la borne articles si "Global" est coché.

Si l'inventaire est de type "Emplacement" on pourra sélectionner sur une formule et les éléments du bloc "Emplacements".

Une fois la session définie au travers des saisies faites sur les onglets Paramètres et Sélections, il est possible soit de créer immédiatement la session, soit de simuler la session (bouton [Simulation]) : le système calcule alors le nombre de listes et de lignes d'inventaire par liste à générer, le nombre d'articles qui seront ainsi inventoriés, ainsi que le nombre de lignes de stock qui seront concernées par la session. Ces informations s'affichent dans une fenêtre.  

En fonction des résultats de cette simulation, il est possible de modifier les filtres définis sur la session afin d'ajuster au mieux les articles à inventorier.

Quand les filtres de la session sont définis à la convenance de l'utilisateur, l'activation du bouton[Génération] permet de générer la ou les listes d'inventaires pour la session en cours. Ces listes viennent se positionner dans le tableau de l'onglet Listes de la session.

Dès que les listes sont générées, il n'est plus possible d'apporter des modifications aux filtres de la session, l'ensemble des boutons de bas d'écran sont inactifs (en dehors des boutons [Supprimer] et [Fin]).

Par contre, il est possible via le bouton de bas d'écran [Supprimer Listes] de supprimer l'ensemble des listes générées (tant qu'elles ne sont pas en cours de comptage). Les critères de sélection sont alors à nouveau actifs.

Pour chaque liste, on indique entre autres informations, le nombre de lignes de la liste, le statut de la liste (à compter, annulée, validée partielle, validée, clôturée), l'état de blocage du stock à compter dans chaque liste.

Remarque sur l'état de blocage du stock : dès qu'une liste est générée, le stock à compter de cette liste est bloqué, c'est à dire qu'il n'est plus possible de faire le moindre mouvement sur ce stock. Le stock est libéré soit après validation du comptage d'une liste (la validation partielle d'une liste est possible), soit par action volontaire de déblocage du stock (bouton [Déblocage] sur les listes d'inventaire) : cette action volontaire pourra être faite par exemple quand le comptage physique du stock d'une liste a été réalisé, afin de pouvoir reprendre une activité normale pendant la saisie informatique du comptage.

Pour chaque liste de l'onglet Listes, il est possible de visualiser le détail de la liste (bouton droit[Visu Liste]) et d'accéder au comptage de la liste (tunnel en bouton droit vers la fonction de [Comptage liste]).

Visu liste

Permet de visulaiser les listes d'inventaires.