Immobilisation des dépenses

Pré-requis

Codes activité

Les codes activités suivants (classés par type) peuvent avoir une influence sur le comportement de la fonction :

  KPL :  Localisation Pologne

Paramètres généraux

Les paramètres généraux suivants ont une influence sur le comportement de la fonction :

Immobilisation

  BACAUTNUM (défini au niveau Société) : Code à barres automatique

  CPYBACUNY (défini au niveau Dossier) : Unicité CAB par société

  GRTPRVUPD (défini au niveau Société) : Remise en cause Subvention ant

  REGVATIAS (défini au niveau Société) : Référentiel IFRS : régul. TVA?

Pré-requis divers

• Afin de filtrer la liste des dépenses immobilisables, il est nécessaire d'avoir défini les critères de rapprochement des dépenses au niveau de la fonction Lien Dépenses – Bien comptable.
   
• Lors de sa création ou son enrichissement, le bien peut hériter, au niveau de ses zones libres, d'informations contenues dans certaines rubriques des dépenses. Il est nécessaire, pour cela, d'avoir procédé au paramétrage du flux d'informations entre les rubriques des dépenses et les zones libres du bien comptable. Ce paramétrage s'effectue dans la fonction Alimentation des zones libres.

Gestion de l'écran

Cet écran est constitué :

• De deux tableaux :
   
  - Le premier affiche, par défaut, l'ensemble des dépenses immobilisables ; l'option clic droit Critères permet d'effectuer une sélection des dépenses à afficher.
  En création de bien, il convient de choisir la dépense retenue comme principale. La liste des dépenses est alors mise à jour en fonction de la règle de regroupement des dépenses et filtrée pour n'afficher que celles compatibles avec cette dépense principale. Il est alors possible de sélectionner d'autres dépenses.
  En cas d'enrichissement d'un bien existant, les critères de regroupement des dépenses sont appliqués sur la valorisation du bien (et non de la dépense principale) : la liste des dépenses est ainsi filtrée pour n'afficher que les dépenses immobilisables compatibles avec le bien comptable.
  
  Remarque : seules des dépenses affectées au même secteur d'activité et porteurs de valeurs identiques pour leurs coefficients de TVA peuvent être regroupées.
   
  - Le second tableau est alimenté avec les dépenses ainsi retenues. En cas d'enrichissement d'un bien existant, il affiche également les dépenses déjà rattachées au bien.
   
• D'un bloc Totalisation, affichant la valorisation du bien, avant rattachement des dépenses (en cas d'enrichissement d'un bien) et après rattachement des dépenses sélectionnées.
   
• D'un bloc dédié à l'Imputation comptable du bien.

Après avoir effectué le choix des dépenses et éventuellement saisi ou modifié l'imputation comptable, le bouton   permet de fermer la fenêtre et de revenir sur l'écran Biens comptables en mode Création ou Modification afin de permettre la saisie ou la modification de certaines rubriques avant l'enregistrement du bien.

Ecran de saisie

 

 

 

Dépense immobilisable / Dépense principale

• Définition d'une dépense immobilisable
  
  Pour être immobilisable, une dépense doit répondre aux conditions suivantes :
   
  - Elle ne doit pas être déjà rattachée à un bien comptable.
   
  - Si les normes IAS/IFRS ne sont pas gérées : sa nature PCG doit être En cours ou En service (il ne peut donc s'agir d'une dépense imputée sur un compte de Charge).
   
  - Si les normes IAS/IFRS sont gérées : sa nature doit être En cours ou En service vis à vis d'au moins une des deux normes PCG et IAS/IFRS (il ne peut donc s'agir d'une dépense de nature Charge à la fois à la fois vis à vis des normes nationales PCG et des normes internationales IAS/IFRS).
   
  - Si la dépense est issue de la validation d'une facture et que la société est soumise à la législation française, les coefficients de TVA attribués à la dépense doivent avoir été validés lorsque le taux de récupération de TVA n'est pas de 100 % et que le paramètre VATAUTVAL - Validation automatique TVA est à Non.  
   
• Règles régissant le choix de la dépense principale
   
  C'est à partir des valeurs présentes sur cette dépense que s'applique la règle de regroupement des dépenses et que sont filtrées les dépenses immobilisables afin de ne retenir que les seules dépenses compatibles avec la dépense principale.
  La dépense principale représente également la dépense "porteuse" des imputations comptables dont le bien va hériter (voir ci-dessous les règles d'imputation du bien).
   
  Lorsque des dépenses de natures différentes sont retenues, le choix de la dépense principale s'effectue automatiquement dans l'ordre de priorité suivant :
   
  - Dépense imputée sur un compte PCG et sur un compte IAS/IFRS de nature Immo en service. A défaut,
  - Dépense imputée sur un compte PCG de nature Immo en service. A défaut,
  - Dépense imputée sur un compte IAS/IFRS de nature Immo en service. A défaut,
  - Dépense imputée sur un compte PCG et/ou sur un compte IAS/IFRS de nature Immo en cours si aucune dépense n'est imputée sur un compte de nature Immo en service.
   
  Il est interdit de choisir, comme dépense principale :
   
  - une dépense imputée sur un compte PCG de nature Charge sauf si elle constitue l'unique dépense immobilisée ou si les autres dépenses immobilisées sont également imputées sur un compte PCG de Charge. Dans ce dernier cas, le choix de la dépense principale portera automatiquement sur une dépense imputée sur un compte IAS/IFRS de nature Immo en service si une dépense de cette nature est retenue.
   
  - une dépense imputée sur un compte IAS/IFRS de nature Charge sauf si elle constitue l'unique dépense immobilisée ou si les autres dépenses immobilisées sont également imputées sur un compte IAS/IFRS de Charge. Dans ce dernier cas, le choix de la dépense principale portera automatiquement sur une dépense imputée sur un compte PCG de nature Immo en service si une dépense de cette nature est retenue.

Mise en oeuvre du regroupement des dépenses

• Liste des dépenses immobilisables
   
  En création de bien, le tableau affiche, par défaut, l'ensemble des dépenses immobilisables. L'option clic droit Critères permet d'effectuer une sélection des dépenses immobilisables à afficher.
   
  Dans cette liste, il convient de choisir la première dépense ; celle-ci est considérée comme dépense principale. La sélection s'effectue, soit en cochant la ligne de la dépense, soit par l'option clic droit Ajouter. Cette dépense s'affiche sur la première ligne du tableau des dépenses retenues. Le choix de cette dépense principale est soumis aux règles indiquées ci-dessus.
   
  La liste des dépenses immobilisables est alors automatiquement filtrée par le biais de l'application :
  - de la règle de regroupement des dépenses (Cf. documentation Lien Dépenses – Bien comptable) qui s'applique par rapport à la valorisation de la dépense principale,
  - de la règle de gestion interdisant de regrouper des dépenses ayant des secteurs d'activité différents et des valeurs différentes pour leurs coefficients de TVA (assujettissement, taxation et admission).
   
  Seules les dépenses compatibles avec la dépense principale sont conservées dans la liste. Elles peuvent alors être sélectionnées pour être ajoutées dans la liste des dépenses retenues, soit unitairement en cochant la case de sélection (ou par l'option clic droit Ajouter), soit massivement par l'option clic droit Tout ajouter.
   
  En cas d'ajout de dépense(s) sur un bien, la liste des dépenses immobilisables est automatiquement filtrée par le biais de la règle de regroupement des dépenses qui s'applique par rapport à la valorisation du bien (ou, lorsque les champs définis dans la règle n'existent pas dans la table des biens comptables, par rapport à la valorisation de la dépense principale).
   
  Dans la liste présentée, il convient de sélectionner soit unitairement en cochant la case de sélection (ou par l'option clic droit Ajouter), soit massivement par option clic droit Tout ajouter, la ou les dépenses à regrouper. Les dépenses sélectionnées s'affichent dans le tableau des dépenses retenues.
   
• Liste des dépenses retenues
   Ce tableau est alimenté avec les dépenses sélectionnées dans le tableau des dépenses immobilisables.
   
  En création de bien, la première dépense sélectionnée est considérée comme dépense principale. Il est possible de choisir une autre dépense principale en activant l'indicateur correspondant, sous réserve que les règles régissant le choix de la dépense principale soient respectées.
   
  En ajout de dépenses sur un bien, ce tableau présente, affichées en bleu, les dépenses déjà rattachées au bien. Le choix de la dépense principale, présentée sur la première ligne, ne peut être modifié.
   
  Les options clic droit Retirer et Tout retirer permettent de supprimer respectivement une ou l'ensemble des dépenses de la liste des dépenses retenues. Dans le cas d'un enrichissement de bien, les dépenses déjà rattachées ne peuvent être détachées.

Création / enrichissement du bien comptable

Valorisation du bien comptable

Les montants PCG sont valorisés dans la devise de gestion de la société.
Les montants IAS/IFRS sont valorisés dans la devise définie pour le contexte d'amortissement IAS/IFRS.

Valeur actuelle
En création de bien, le bien n'existant pas encore, la valeur actuelle n'est jamais renseignée. En enrichissement de bien, elle correspond au montant des dépenses déjà immobilisées.

Dépenses supplémentaires PCG
Ce montant correspond à la somme des Montants HT des dépenses retenues dont la nature vis à vis des normes PCG est différente de Charge.

Dépenses supplémentaires IAS/IFRS
Ce montant correspond à la somme des Montants HT des dépenses retenues dont la nature vis à vis des normes IAS/IFRS est différente de Charge.

Valeur immobilisée actualisée
Ce montant affiche le cumul de la Valeur actuelle et des Dépenses supplémentaires.

Imputation comptable du bien

1/ En création de bien :
 
- La Famille est alimentée, par défaut, à partir de la famille de la dépense principale et reste modifiable. Si des associations de rubriques sont paramétrées pour l'objet Bien comptable, la famille peut déterminer la valeur de différentes rubriques dont le code comptable.

- Le Code comptable doit obligatoirement être renseigné. Il est déterminé à partir du compte PCG de la dépense principale. Il peut être modifié, dans ce cas, une nouvelle nature PCG et IAS/IFRS et un nouveau compte PCG et IAS/IFRS seront déterminés.
Il peut également être déterminé par la Famille si des associations de rubriques sont paramétrées pour l'objet Bien comptable. Lorsqu'il est alimenté par associations de rubriques, la possibilité de le modifier est fonction du paramétrage de l'association (indicateur Modifiable actif). Si toutefois le code forçage, paramétré au niveau de l'association, est également actif, la valeur saisie ne sera pas prise en compte mais sera écrasée lors du déclenchement de l'association au retour sur l'écran Biens Comptables. La modification du code comptable doit donc s'effectuer directement sur l'écran Biens Comptables.

Remarque : un bien créé à partir d'une ou plusieurs dépenses imputées sur un compte PCG de nature Charge, devra obligatoirement être imputé sur un compte PCG de même nature. (La même règle s'applique pour un bien créé à partir d'une ou plusieurs dépenses imputées sur un compte IAS/IFRS de nature Charge). La création du bien sera donc interdite si les comptes définis au niveau du code comptable saisi ou déterminé par association, ne respectent pas cette règle.

2/ En ajout de dépenses sur un bien, le code et les imputations comptables, analytiques et géographiques du bien comptable ne sont pas modifiables.

Alimentation du bien comptable

1/ En création de bien

A - Certaines rubriques du bien comptable sont alimentées à partir de la dépense principale. Il s'agit des rubriques suivantes, qui restent modifiables :
- Désignation,
- Date d'achat et Date de mise en service, renseignées avec la Date facture de la dépense,
- Date de comptabilisation renseignée avec la Date d'imputation de la dépense,
- Unité,
- Quantité,
- UGT,
- Secteur IFRS Activité et Géographique,
- Site géographique et Localisation,
- Sections analytiques.

B - D'autres rubriques, non modifiables, sont alimentées à partir des dépenses dans la mesure où la valeur est identique sur l'ensemble des dépenses regroupées :
- Références Fournisseur et Commande,
- Taux de TVA facturée (dans le cas où le taux de TVA facturée n'est pas identique, le code forçage associé au montant de TVA facturée est automatiquement activé),
- Taux de TVA récupérée (Rappel : toutes les dépenses regroupées sont obligatoirement affectées au même secteur d'activité et porteurs de valeurs identiques pour leurs coefficients de TVA),
- Références Projet, Budget, Demande d'investissement,
- Exercice budgétaire,
- N° marché,
- Secteur d'activité (Rappel : toutes les dépenses regroupées doivent obligatoirement avoir le même secteur d'activité).
 
Remarque: dans le cas où le secteur d'activité n'est pas renseigné sur les dépenses, cette rubrique reste modifiable lors de la création du bien comptable. Si aucun secteur n'est saisi sur le bien, le taux de récupération de TVA sera obligatoirement égal à 100 % et le montant de TVA récupérée sera égal au montant de TVA facturée. Si un secteur est saisi, celui-ci est reporté sur les dépenses constituant le bien ; de plus, si le secteur saisi ramène un coefficient de taxation différent de 100 % :
- ce coefficient est mis à jour sur les dépenses,
- un événement de régularisation de TVA (événement ELOFVATREG), sera généré pour chacune des dépenses sur le plan comptable, et sur le plan IAS/IFRS si le paramètre REGVATIAS - Régularisation de TVA à appliquer aux valorisations IAS/IFRS) a pour valeur Oui.

C - Les rubriques Valeur entrée et Montants de TVA sont alimentées de la façon suivante :
- Valeur entrée HT PCG : le montant correspond au cumul des Montants HT de l'ensemble des dépenses rattachées au bien, dont la nature PCG est différente de Charge,
- Valeur entrée HT IAS/IFRS : le montant correspond au cumul des Montants HT de l'ensemble des dépenses rattachées au bien, dont la nature IAS/IFRS est différente de Charge,
- Montants de TVA facturée et TVA récupérée, dont la valeur respective correspond au cumul des Montants de TVA facturée et au cumul des Montants de TVA récupérée de l'ensemble des dépenses rattachées au bien, dont la nature PCG (sur le plan PCG) ou IAS/IFRS (sur le plan IAS/IFRS) est différente de Charge.

2/ En ajout de dépenses sur un bien

- La Valeur d'entrée HT PCG du bien comptable est incrémentée de la somme des montants des dépenses retenues dont la nature sur le plan PCG est différente de Charge. Les montants de TVA PCG sont recalculés.

- La Valeur d'entrée HT IAS/IFRS du bien comptable est incrémentée de la somme des montants des dépenses retenues dont la nature sur le plan IAS/IFRS est différente de Charge. Les montants de TVA IAS/IFRS sont recalculés.

- Le secteur d'activité n'est pas  modifiable même si le bien n'est affecté à aucun secteur d'activité ; dans ce cas, seul un transfert analytique et géographique permettra de changer le secteur d'activité du bien, qui ne sera pas répercuté sur les dépenses rattachées. Pour rattacher une dépense supplémentaire au bien affecté au nouveau secteur, il sera nécessaire d'alimenter le secteur de la dépense avec le même secteur que le bien.

- Les bases d'amortissement étant modifiées, les différents plans sont revalorisés et recalculés. La mise à jour de la base d'amortissement est  prise en compte à partir de la date de début de l'exercice courant (ou de la date de début d'amortissement si elle est postérieure). La dotation de l'exercice en cours ainsi que les suivantes sont recalculées à partir de la nouvelle base d'amortissement. S'il existe des périodes closes pour l'exercice courant, la dotation de la période courante contient la régularisation due à l'actualisation de la dotation de l'exercice. La mise à jour de la base d'amortissement ne provoque pas de changement de méthode d'amortissement.

 Dans le cas particulier de l'immobilisation d'une dépense sur un bien non valorisé, les dates du bien ne pas mises à jour avec celles de la dépense.

Répercussions sur les dépenses

A l'issue de l'action Immobiliser, lors de l'enregistrement du bien comptable, un certain nombre d'opérations est réalisé, sur chacune des dépenses immobilisées :

- La dépense est marquée comme étant immobilisée. Sur l'écran Dépenses, le bloc Bien comptable est automatiquement renseigné : l'indicateur Liaison bien est activé pour préciser que la dépense est rattachée à un bien comptable dont la référence est affichée. Lorsque la dépense constitue la dépense principale, l'indicateur correspondant est également activé.

- Les comptes et nature PCG des dépenses prennent automatiquement pour valeur ceux du bien, sauf si la nature PCG de la dépense est Charge auquel cas elle conserve sa nature PCG et son compte PCG de charge.
Les comptes initiaux sont conservés et affichés dans les rubriques : PCG origine.

- Les comptes et nature IAS/IFRS des dépenses prennent automatiquement pour valeur ceux du bien, sauf si la nature IAS/IFRS de la dépense est Charge auquel cas elle conserve sa nature IAS/IFRS et son compte IAS/IFRS de charge.
Les comptes initiaux sont conservés et affichés dans les rubriques : IAS/IFRS origine.

- Les événements de Changement de compte (ELOFCIM) sont générés.
(La consultation des événements est possible dans la fenêtre Journal des événements accessible depuis l'onglet Autres infos de la fonction de gestion des Dépenses).

Tâche batch

Cette fonction peut être lancée en batch, mais il n'existe pas de tâche standard dédiée à son lancement.

Barre de menu

Ce bouton permet de fermer la fenêtre d'immobilisation des dépenses et d'alimenter ou de compléter le bien comptable à partir des dépenses retenues. L'écran Biens comptables reste en mode Création (ou Modification s'il s'agit d'un enrichissement de bien) afin de permettre à l'utilisateur de compléter ou modifier certaines rubriques avant d'enregistrer via le bouton   ou  . Remarque : ce bouton ne peut être utilisé qu'une seule fois au cours d'une création ou d'un enrichissement de bien comptable. Le bouton   permet de fermer la fenêtre et revenir sur l'écran Biens comptables sans perdre les informations déjà renseignées ; la fenêtre Immobiliser les dépenses pourra être ré-affichée, en visualisation uniquement, en cliquant à nouveau sur le bouton  .

Messages d'erreur

Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :

"La nature du compte IFRS (ou PCG) issue du  code comptable est incompatible avec la nature du compte IFRS (ou PCG) de la dépense principale." 

Ce message apparaît lorsque le code comptable saisi - ou déterminé par la Famille, dans le cas où des associations de rubriques sont définies pour l'objet Bien comptable – génère une incohérence entre la nature des comptes qui lui sont associés et celle des comptes de la dépense principale. (Il peut s'agir, par exemple, d'une Dépense principale imputée sur un compte IFRS de Charge, alors que le compte IFRS défini au niveau du code renseigné est de nature En service). Il convient, dans ce cas, de vérifier la cohérence entre le paramétrage des associations de rubriques et les imputations PCG et IAS/IFRS de la dépense principale.

Tables mises en oeuvre

Les tables suivantes sont mises en oeuvre par la fonction :

Table	Intitulé Table
FXDASSETS [FAS]	Biens comptables
LAYOUTFAS [LOF]	Dépenses
PARLDAP [LDA]	Param liaison dépense bien cpt