Plan de rangement
Il est possible lors d'une réception, entrée diverse, retour de livraison, retour de prêt de prévoir une entrée du stock « à quai » (voir le paramétrage des bordereaux d'entrée en stock) : ceci permet de réceptionner rapidement du stock au vu du seul bordereau de réception et de marquer son entrée sans toutefois prendre le temps de saisir avec précision les informations de stock indispensables à la bonne gestion des articles : l'entrée se fait alors sur un emplacement particulier, qui doit être de type « en attente de rangement ».
Le stock ainsi rentré « à quai » doit par la suite être effectivement rangé en stock : c'est l'objet de la fonction Plan de Rangement.
Le plan de rangement est un plan de travail qui permet au magasinier de sélectionner et présenter les stocks en attente de rangement : le système calcule les éventuelles informations de stock manquantes sur ces lignes ainsi que l'emplacement où le stock doit être rangé selon la règle de gestion retenue pour le mouvement d'entrée d'origine (l'entrée diverse ou la réception ou le retour de livraison etc…)
L'utilisateur attribut un numéro de Liste à Ranger à un ensemble de lignes en cours de rangement. Cette liste peut être imprimée et servir ainsi de support au déplacement physique des pièces dans le stock puis rappelée pour valider informatiquement les mouvements de rangement.
Valider informatiquement les rangements revient à réaliser des changements d'emplacements intra sites précisés sur le plan de rangement et ainsi à mettre à jour le bordereau d'entrée d'origine avec les informations de stock définitives renseignées au moment du rangement.
Une fonction de Rangement sur liste est également disponible en mode VT. Accessible depuis un terminal portable, elle permet d'effectuer des changements de stock à partir des listes du plan de rangement et de lancer automatiquement l'impression des étiquettes.
Pré-requis
Codes activité
Les codes activités suivants (classés par type) peuvent avoir une influence sur le comportement de la fonction :
Codes activités dépendants
Ces codes ne sont jamais saisis en gestion de dossier, car leur valeur est calculée :
SLO (Gestion par sous-lots).
Fonctionnel
EMP :
Gestion des emplacements
LOT :
Gestion par lots
PAL :
Identifiants stock
SER :
Gestion numéros de série
WRH :
Gestion des dépôts
Dimensionnement
ENW :
Nb lignes stock entrée/ pièce
Paramètres généraux
Les paramètres généraux suivants ont une influence sur le comportement de la fonction :
Stocks
FEALOTLEV (défini au niveau Dossier) : Niveau caractéristiques lot
Compteurs
Les compteurs utilisés pour numéroter les documents associés à cette fonction sont :
MLO : Modification de lot
La fonction d' affectation des compteurs permet de définir quel code de compteur est utilisé
Habilitations
Une habilitation peut être réalisée sur cette fonction, pour limiter les traitements à une société ou à un site.
Transactions de saisie
Cette fonction est gérée par des transactions de saisie paramétrables.
Une transaction est proposée en standard lors de l'installation du progiciel. Une fonction de paramétrage permet de modifier cette transaction standard ou d'en créer de nouvelles totalement personnalisées. Ce paramétrage consiste essentiellement à décider de certaines caractéristiques fonctionnelles de la transaction ainsi que de l'affichage et du chargement par défaut de certaines zones.
Autres pré-requis
Tables diverses
Les tables diverses suivantes sont utilisées par la fonction. Elles doivent donc être renseignées :
Table diverse numéro 9 : Familles de mouvements stock
Table diverse numéro 14 : Code mouvement stock
Menus locaux
Les menus locaux paramétrables suivants sont utilisés par la fonction. Ils doivent donc être renseignés :
Menu local numéro 2707 : Intitulé d'emplacement
Gestion de l'écran
La saisie d'un plan de rangement se fait sur un écran unique. La présentation du plan de rangement est fonction de la transaction choisie.
Si une seule transaction est paramétrée, aucun choix n'est proposé à l'entrée dans la fonction. Dans le cas contraire, une fenêtre s'ouvre pour présenter la liste des transactions susceptibles d'être utilisées. (Le choix peut également être restreint par code d'accès).
Ecran de saisie
Champs
Les champs suivants sont présents dans cette fenêtre :
Filtres
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Le site de stockage doit être défini avec un indicateur Dépôt positionné sur la valeur 'OUI' pour autoriser le référencement d'un article. |
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Rubrique permettant de sélectionner une liste à ranger déjà créée. |
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Cette case, si elle est cochée, permet d'ajouter des articles sur une liste existante. |
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Sélections
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Type de date de la sélection |
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Type de pièce de la sélection |
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Bornes début / fin
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Article début permettant de sélectionner les enregistrements à traiter. |
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Article fin permettant de sélectionner les enregistrements à traiter. |
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Emplacement début permettant de sélectionner les enregistrements à traiter. |
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Emplacement fin permettant de sélectionner les enregistrements à traiter. |
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Statut début permettant de sélectionner les enregistrements à traiter. |
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Statut fin permettant de sélectionner les enregistrements à traiter. |
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Date début permettant de sélectionner les
enregistrements à traiter. |
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Date fin permettant de sélectionner les enregistrements à traiter. |
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Numéro de document début permettant de sélectionner les enregistrements à traiter. |
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Numéro de document fin permettant de sélectionner les enregistrements à traiter. |
Tableau Attente de rangement à traiter
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Sélection de la ligne. |
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Numéro de Liste à ranger, affecté soit manuellement soit par bouton. |
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Type de pièce |
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Ce champ permet d'indiquer le numéro de pièce. |
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Le numéro de ligne de pièce à traiter. |
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Ce champ indique la référence de l'article à traiter. |
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Référence de l'emplacement à traiter. |
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Il est possible de particulariser une unité de conditionnement par fournisseur.
Seules les unités de type conditionnement de la table des unités peuvent être choisies. |
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Ce champ indique la quantité à traiter exprimée en UC.
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Il s'agit du coefficient de conversion entre l'unité d'expression d'une quantité et l'unité de stock de l'article correspondant. |
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Le statut de stock permet de définir si un article est :
Les statuts et sous-statuts autorisés dans une transaction de stock peuvent dépendre : Les cumuls de stocks de l'article sont mis à jour selon le statut saisi dans les mouvements : |
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Les types d'emplacements servent à codifier les emplacements des magasins selon leurs caractéristiques de stockage : dimensions, statuts autorisés, contraintes techniques, etc. |
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Emplacement sur lequel le mouvement sera effectué. |
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Le numéro de lot fournisseur peut être saisi à titre d'information dans les mouvements d'entrée. |
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Il s'agit du lot sur lequel le mouvement est effectué. |
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Il s'agit du nombre de sous-lots sur lequel porte le mouvement de stock. |
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Sous-Lot sur lequel le mouvement sera effectué. |
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No série sur lequel le mouvement sera effectué. |
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Cette zone libre permet de saisir toute information complémentaire. |
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Cette zone indique le premier identifiant enregistré. |
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Ce champ renseigne la désignation du mouvement de stock. |
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Fermer
Constitution du plan de rangement
Lors d'une entrée en stock sur un emplacement de type « en attente de rangement », le système crée en plus des lignes de stock, mouvements de stock et lignes de bordereaux d'entrée correspondant à l'entrée en cours, des enregistrements « à ranger » dans une table dédiée (STOSRG).
Le plan de rangement permet de sélectionner ces lignes à ranger selon divers critères et de procéder au déplacement des stocks correspondants dans leur emplacement de destination ainsi que de préciser les informations de stock éventuellement incomplètes telles que le statut, le lot, le sous lot le numéro de série, les identifiants 1 et 2 de stock etc.
Il est à noter que l'on peut tout à fait aussi saisir directement dans le tableau les lignes à ranger que l'on souhaite traiter si on en connaît toutes les caractéristiques, il n'est pas forcément nécessaire de passer par une sélection.
Les critères de sélection
Les principaux critères de filtre des lignes à ranger sont disponibles dans la partie en tête du plan de rangement. Des critères supplémentaires sont proposés sous le bouton [Critères] de bas d'écran.
Site : cette zone est obligatoire et permet de sélectionner les lignes à ranger sur un site de stockage donné.
Liste à ranger : Il est possible de réaliser un rangement en deux étapes (la cinématique du rangement est décrite plus en détail plus loin dans la documentation). La première étape consiste à sélectionner ou à saisir les lignes à ranger que l'on souhaite traiter afin de les faire apparaître dans le tableau des lignes à ranger. On précise sur les lignes à ranger les informations destinataires manquantes (emplacement final en stock, lot série etc…). Une ligne à ranger sur laquelle toutes les informations destinataires sont précisées se trouve cochée en rouge ce qui signifie que le mouvement de rangement est prêt à être passé. A ce stade soit on valide le rangement par activation du bouton de bas d'écran [Valider], soit on décide de réaliser physiquement les mouvements de rangement avant de les enregistrer informatiquement. Dans ce cas il est possible de marquer les mouvements de rangement à passer en leur attribuant un numéro de Liste à ranger via le bouton de bas d'écran [Liste à Ranger], d'imprimer cette liste afin de partir avec un support papier dans le magasin de stockage. Au moment de valider informatiquement les rangements réalisés sur la base d'une liste à ranger préalablement constituée, il convient de rappeler cette liste à l'écran. La zone Liste à ranger permet de le faire et de faire ainsi apparaître dans le tableau Attente de rangement à traiter toutes les lignes de la liste à ranger.
Inclure « Sans liste » : si on a demandé le rappel d'une liste à ranger via la zone Liste à ranger précédente, cocher la case « Inclure les Sans liste » permet de sélectionner des lignes à ranger non rattachées à une liste afin éventuellement d'associer de nouveaux rangements à une liste déjà constituée. Si cette case est cochée, alors l'ensemble des zones de sélection est actif. Si cette zone n'est pas cochée, alors les zones de sélection ne sont pas actives et seuls les enregistrements rattachés à la liste à ranger précisée ci-dessus sont affichés.
Dépôt destination : permet de sélectionner les lignes à ranger sur un dépôt de destination donné.
Type de date et Bornes Dates : permet de filtrer les lignes à ranger en fonction de la date de création ou de la date d'imputation de leur entrée à quai. La zone Type de date permet de préciser laquelle de ces deux dates est à considérer.
Bornes articles : permet de préciser une plage d'articles que l'utilisateur souhaite ranger.
Type de pièce et Bornes de numéro de pièce : permet de filtrer les lignes à ranger en fonction du type de pièce et des pièces à l'origine de l'entrée à quai du stock.
Bornes emplacements : permet de préciser quels emplacements de type "en attente de rangement" on souhaite ranger. On précise ici le quai qui a reçu des entrées et que l'on souhaite débarrasser.
Bornes Statuts : la saisie d'un statut est obligatoire en entrée, même pour un entrée « à quai » : il est possible lors du rangement de filtrer les lignes à ranger en fonction du statut attribué lors de l'entrée. Au moment du rangement le statut du stock rangé est modifiable.
Bornes Dépôts : permet de préciser les dépôts auxquels sont rattachées les emplacement de type « en attente de rangement » à ranger.
Enfin si l'ensemble de ces critères de sélection n'est pas suffisant, l'utilisateur dispose de critères plus nombreux sous le bouton de bas d'écran [Critères] décrit ci-dessous.
En conclusion, si on combine les différentes possibilités des blocs « filtres », « sélections » et « bornes début / fin » l'utilisateur peut:
- travailler uniquement sur des lignes à ranger qui n'ont pas de numéro de liste à ranger,
- travailler uniquement sur les enregistrements d'une liste à ranger précise (afin de modifier des données de destination ou ajouter manuellement des lignes à ranger à la liste),
- travailler sur les enregistrements d'une liste précise et sur des enregistrements sans numéro de liste à ranger associée (afin de modifier des données de destination ou ajouter par cochage des enregistrements à la liste ou ajouter manuellement des lignes à ranger à la liste).
Cinématique de rangement
Une fois les divers critères de sélection renseignés, le bouton [Recherche] permet d'afficher l'ensemble des lignes à ranger correspondant à la sélection : ces enregistrements sont ceux générés dans la table STOSRG lors d'une entrée sur un emplacement de type « en attente de rangement » via un bordereau d'entrée en stock de type Réception fournisseur, entrée diverse, retour de livraison par exemple.
Ces lignes à ranger concernent forcément du stock positionné sur un emplacement de type « en attente de rangement » et il peut y manquer les informations de stock suivantes : lot, sous lot, numéro de série, identifiants 1 et 2 de stock, informations qui servent à finaliser précisément la description du stock mais qui peuvent être omises lors de l'entrée en stock dans le cas particulier des entrées à quai.
Le plan de rangement permet de finaliser la description de ce stock d'une part et de préciser l'emplacement de stockage définitif de l'entrée.
Le traitement d'une telle ligne à ranger non encore traitée se fait de la façon suivante :
Les zones saisissables de la ligne à ranger sont l'unité, la quantité et le coefficient de conversion UC/US, le code lot, le code sous lot, le numéro de série, le statut, le type d'emplacement et l'emplacement destinataires.
- La quantité à ranger, l'unité et le coefficient de conversion UC/US sont initialisés par les zones correspondantes origine précisées lors de l'entrée en stock et sont modifiables lors du rangement.
Il est possible de ne ranger qu'une partie du stock d'une ligne à ranger, dans ce cas, le changement d'emplacement et la mise à jour du bordereau d'entrée d'origine se fait au prorata de la quantité rangée, et une ligne à ranger est générée pour le stock restant à ranger.
En revanche il n'est pas prévu de ranger plus que la quantité entrée à quai d'une ligne. Il faudra dans ce cas revenir sur le bordereau d'entrée d'origine.
- Le statut est forcément renseigné au moment de l'entrée en stock à quai, mais il reste modifiable lors du rangement. Il est ainsi possible d'entrer à quai dans un statut dédié afin de bien marquer le stock et de passer le stock dans son statut définitif après vérification lors du rangement. Il est à noter que si un contrôle qualité est prévu pour l'article et que l'entrée se fait en statut Q, le système ne génère pas la demande d'analyse au moment de l'entrée à quai mais plutôt au moment du rangement, quand toutes les informations de stock sont précisément connues.
- Le lot, le sous lot et le numéro de série destinataires sont initialisées avec les informations correspondantes origines renseignées lors de l'entrée si elles existent, dans ce cas elles ne sont pas modifiables lors du rangement. Si elles n'ont pas été renseignées lors de l'entrée à quai, ces informations sont déduites de la règle de gestion associée à la catégorie de l'article concerné et au type de mouvement d'entrée origine. (voir les documentations relatives aux bordereaux d'entrée pour le calcul des lots, sous lot et numéro de série).
- Le dépôt destinataire est alimenté avec le dépôt de l'en-tête ou à défaut avec celui issu du paramétrage de l'article-site. Sa valeur sert de filtre aux emplacements.
- Le type d'emplacement et emplacement destinataires : ces informations sont déduites du paramétrage de l'article-dépôt lorsque les dépôts sont gérés, sinon du paramétrage de l'article-site. Il est possible de les modifier manuellement. (voir les documentations relatives aux bordereaux d'entrée pour le calcul des types d'emplacement et emplacement d'entrée).
La prise en main d'une ligne à ranger pour la traiter se fait de la façon suivante :
- Soit on coche la ligne à traiter (double click dans la zone Plan de la ligne à traiter) : dans ce cas le système charge automatiquement les informations destinataires selon les modalités décrites ci-dessus. Si le paramétrage ne permet pas de renseigner automatiquement toutes les zones destinataires, le système ouvre une fenêtre de saisie détaillée afin que l'utilisateur vienne préciser les informations manquantes et le code article de la ligne à ranger est marqué en rouge. Si l'article est géré en lot, la fenêtre de saisie des compléments lot s'ouvre, selon le paramétrage de la transaction de plan de rangement
- Soit l'utilisateur entre en saisie (par double click sur la ligne ou activation de la touche fonction F2) dans la ligne à ranger à traiter : le curseur se positionne alors sur la première zone saisissable de la ligne (variable selon le paramétrage de la transaction choisie) et l'utilisateur renseigne une à une toutes les informations destinataires manquantes, avec le concours des valeurs par défaut résultant du paramétrage. En fin de saisie , la ligne se trouve cochée automatiquement.
- Soit l'utilisateur active le bouton droit [Détail] à la ligne : une fenêtre de saisie détaillée du rangement s'ouvre alors, où il est possible de saisir les informations destinataires manquantes, là aussi avec le concours des valeurs par défaut résultant du paramétrage. La saisie dans la fenêtre de détail permet de ventiler une même ligne à ranger en plusieurs lignes de stock (si on souhaite ranger le stock dans plusieurs dépôts, emplacements, ou affecter plusieurs statuts, lots sous lot, numéros de série pour une même ligne à ranger). Si tel est le cas, le caractère $ est précisé dans les zones destinataires de la ligne à ranger qui se sont trouvées ventilées au niveau de la saisie détaillée.
Une fois la fenêtre de saisie détaillée refermée, la ligne à ranger se trouve cochée automatiquement.
« Cochage » d'une ligne à ranger
Une ligne à ranger cochée est une ligne pour laquelle toutes les informations destinataires ont été précisées :du fait qu'elle est cochée, cette ligne ne peut pas être proposée au rangement dans un autre plan simultanément.
- Une ligne cochée peut être décochée : dans ce cas toutes les informations de stock destinataires sont perdues, il faudra procéder au rangement de cette ligne ultérieurement.
- Une ligne cochée peut être validée : il convient pour cela d'activer le bouton de bas d'écran [Valider]. Toutes les lignes cochées du tableau donnent lieu aux changements d'emplacements de l'emplacement quai d'origine vers l'emplacement destinataire renseigné sur chaque ligne ou sur chaque détail et donnent lieu parallèlement à la mise à jour du bordereau d'entrée à l'origine de l'entrée à quai. Le ligne de bordereau d'origine porte alors les informations de stock définitives précisées lors du rangement. Enfin, la ligne à ranger de la table STOSRG est supprimée. Le rangement informatique est alors terminé. Reste à faire le rangement physique des pièces s'il n'est pas déjà fait.
- Il peut être nécessaire de réaliser le rangement physique des pièces sur la base des informations destinataires renseignées au moment du rangement avant de valider le rangement informatique. Il convient pour cela d'attribuer un numéro de liste à ranger aux lignes cochées du plan et d'enregistrer cette affectation via le bouton de bas d'écran [Enregistrer].
L'attribution d'un numéro de liste à ranger se fait soit par activation du bouton de bas d'écran [Liste à Ranger] : dans ce cas toutes les lignes cochées du plan qui n'ont pas encore de liste à ranger se voient attribuer le même numéro de liste à ranger.
Il est possible d'attribuer un numéro de liste à ranger par bouton droit dans la zone Liste à ranger d'une ligne :
- Liste à ranger du filtre : affecte à la ligne pointée le numéro de liste à ranger précisé dans la zone Liste à ranger de l'en tête de plan
- Numéro de la dernière liste à ranger : affecte à la ligne pointée le dernier numéro de liste à ranger affecté sur le tableau en cours de traitement.
- Nouveau numéro de liste à ranger : affecte le prochain numéro de liste à ranger disponible sur le compteur dédié à la numérotation des listes à ranger.
- Numéro de liste à ranger à blanc : permet d'effacer un numéro de liste à ranger sur une ligne.
Si on a demandé l'affichage d'une liste à ranger particulière avec Inclure les sans liste, alors dès qu'une ligne sans liste est traitée, elle se voit par défaut attribuer le numéro de liste à ranger du filtre. Il est bien sûr possible de modifier ce numéro de liste à ranger.
On peut donc avoir plusieurs listes à ranger simultanément présentes dans un même tableau.
L'enregistrement du tableau permet de mettre à jour la table des lignes à ranger STOSRG. Les numéros de listes à ranger stockés pourront être rappelés ultérieurement.
Il est alors possible d'imprimer une ou plusieurs listes à ranger (par la commande Fichier/ Liste). L'utilisateur peut ainsi faire les rangements physiques préconisés par la liste à ranger imprimée.
Une fois le rangement physique effectué, l'utilisateur rappelle dans la fonction Plan de Rangement la liste à ranger traitée (zone Liste à ranger en en-tête de plan) : toutes les lignes à ranger de la liste sont alors affichées. Il est encore possible de modifier les informations destinataires de ces lignes en fonction du rangement physique effectué : la modification se fait via le bouton droit Détail à la ligne de rangement. Il ne reste alors plus qu'à valider (via le bouton de bas d'écran [Valider]) les rangements informatiques.
Bouton droit à la ligne de plan de rangement
[Détail] : ce bouton permet d'ouvrir la fenêtre de saisie détaillée d'une ligne à ranger afin de ventiler une même ligne sur divers attributs de stock, ou afin de modifier les informations destinataires d'une ligne déjà cochée.
[Document d'origine]: ce bouton permet d'accéder par tunnel au bordereau d'entrée origine de la ligne en attente de rangement
[Stock par site] : ce bouton permet d'accéder par tunnel à la consultation stock par site pour l'article pointé.
Fonctions accessibles par clic droit sur le tableau
Etats
Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :
PRTSCR : Impression écran
STOSRG : Liste à ranger
Mais ceci peut être modifié par paramétrage.
Boutons spécifiques
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Ce bouton permet de lancer la recherche des lignes à ranger en fonction des divers critères de sélection renseignés en en-tête de plan et sous le bouton [Critères]. |
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Ce bouton permet de sélectionner toutes les lignes du tableau avant la génération du numéro de plan de rangement. |
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Ce bouton permet d'exclure toutes les lignes du tableau. |
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Ce bouton permet d'accéder à des critères de sélections complémentaires par rapport aux critères saisis en en tête de plan de rangement. Les principaux critères de sélections d'en tête sont repris : dépôts, articles, emplacements et statuts. Un tableau permet de préciser jusqu'à 6 ensembles de pièces d'origine pour la sélection des lignes à ranger, éventuellement de types différents. Si tous les critères standards s'avèrent finalement insuffisants, alors l'utilisateur a la possibilité d'y ajouter une formule (de type plan de rangement) qu'il aura lui même constituée à l'aide de la fonction dédiée. Enfin, le paramétrage de la transaction de plan de rangement prévoit de renseigner une combinaison de deux critères de tri utilisés pour la présentation dans le tableau des lignes à ranger. Ces critères de tri sont utilisés par défaut, mais peuvent être surchargés par un jeu de critères de tri sous le bouton Critères. A la fermeture de la fenêtre de critères, le tableau des lignes à ranger sélectionnées se trouve trié selon ces derniers critères de tri. Par ailleurs, il est possible de mémoriser un ou plusieurs jeux de critères en enregistrant des codes[Mémo] qui pourront ensuite être rappelés [Rappel Mémo] ou effacés [Efface Mémo]. |
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Ce bouton permet l'enregistrement de la ou des listes à ranger mentionnées dans le tableau avec les données destinataires renseignées. (ce bouton permet donc la mise à jour de la table STOSRG). |
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Ce bouton permet de passer effectivement les mouvements de changement d'emplacement résultant d'un rangement. La pièce d'origine ayant réalisé l'entrée à quai est mise à jour en conséquence. |
Barre de menu
Transaction
Cette fonction permet de visualiser le paramétrage de la transaction de plan de rangement en cours d'utilisation.