Gestion signatures Cde ouverte
Cette règle permet de gérer un suivi de signatures en création ou modification de commande ouverte de vente. Elle sera appliquée si la gestion des signatures commandes ouvertes de vente est activée sur une société (paramètre APPSOC - Gestion des signatures cdes ouv.).
Dans ce cas, une commande ouverte de vente devra être signée avant de pouvoir créer des demandes de livraison pour les lignes de la commande.
Dans le cadre de l'inter-sociétés ou de l'inter-sites, la commande ouverte d'achat réciproque ne sera générée qu'à la signature complète de la commande ouverte de vente.
Le paramètre Ventes APPSOC - Gestion des signatures cdes ouv. définit l'activation du circuit de signature sur les commandes ouvertes de ventes.
Les valeurs possibles pour ce paramètre sont :
Non : La gestion des signatures est désactivée. Le statut de signature de la commande ouverte de vente prend systématiquement pour valeur Pas de gestion. Il est possible de créer, à tout moment, des demandes de livraison pour les lignes de cette commande ouverte.
Oui Facultative : La gestion des signatures est activée, mais si aucun circuit de signature n'a été défini pour une valeur de règle d'affectation, la commande ouverte de vente sera automatiquement signée (Voir événement de workflow Gestion signatures Cde ouvertes SOCSIG).
Oui obligatoire : La gestion des signatures est activée. Un circuit de signature doit exister pour toute valeur de règle d'affectation. Dans le cas contraire, la commande ouverte de vente sera considérée comme non signée et un autre événement de workflow sera déclenché pour avertir une personne habilitée qu'une valeur de règle d'affectation n'a pas été définie (Voir règle de workflow Notification pas de règle SOCSIGNCR).
Une fois le circuit de signature engagé :
- Une commande ouverte de vente signée par au moins un des signataires reste modifiable.
Toutefois, la survenue de l'un des événements suivants annulera le circuit de signatures déjà engagé pour en redéclencher un autre :
- ajout/suppression de ligne,
- modification de la commande ouverte (s'il s'agit d'un ou plusieurs des éléments indiqués ci-dessous),
- modification d'un élément de facturation impactant le montant total de la commande.
Le circuit de signatures n'est plus réinitialisé par la modification de la commande dès lors qu'il existe au moins une demande de livraison associée à la commande.
- La signature du document est partielle tant que le dernier signataire n’a pas signé. Le nombre de signataires d’un circuit dépend du nombre d’utilisateurs renseignés sur chaque valeur de règle, le nombre de signataires maximum étant défini par la règle d'affectation associée à la règle de workflow. Si un signataire rejette une commande ouverte de vente dans le circuit de signature, elle passe dans l'état non signé et le restera tant qu'elle n'aura pas été modifiée. Lorsque le dernier signataire a validé (commande signée totalement) ou rejeté la commande (commande non signée), le circuit de signature est considéré comme achevé.
- Si la commande est de nouveau modifiée, l'ancien circuit n'est pas annulé car achevé. Un nouveau circuit de signature sera alors redéclenché en fonction du nouveau contexte lié à la modification de la commande ouverte.
Liste des champs dont la modification modifie l'état de signature et re-déclenche le circuit de signatures :
Code | Intitulé |
BPCPYR | Tiers payeur |
BPCGRU | Client groupe |
BPCINV | Client facturé |
VLYDAT | Date validité devis |
VLYDATCON | Date validité commande ouverte entête |
VLYDATITM | Date validité commande ouverte ligne |
BPAADD | Adresse de livraison |
PJT | Code affaire |
VACBPR | Régime de taxe |
MDL | Mode de livraison |
DAYLTI | Délai de livraison |
DME | Livraison partielle |
IME | Mode de facturation |
PTE | Condition de paiement |
DEP | Escompte/Agio |
INVDTAAMT | Valeur saisie des éléments de facturation |
QTY | Quantité commandée |
SAUSTUCOE | Coefficient UV-US |
GROPRI | Prix brut |
DISCRGVAL1...9 | Frais/Remises |
VACITM1...3 | Niveaux de taxe |
BPTNUM | Transporteur |
| Eléments de facturation impactant le total du document |
Description du flux de Workflow
Lorsque la gestion des signatures sur commande ouverte est active (paramètre Ventes APPSOC - Gestion des signatures Cdes ouv.), un flux de signatures de commande ouverte est mis en place. Il se décompose en différentes règles de Workflow successives.
La première règle déclenchée est SOCSIG - Gestion signature Cde ouverte. Elle se déclenche en création ou modification de commande ouverte de vente.
Cette règle va, selon le contexte :
- Déclencher une demande de signature avec envoi d'un message si un circuit de signature a été défini et que le paramètre Ventes APPSOC - Gestion des signatures Cdes ouv. est positionné à Facultatif ou Obligatoire.
- Déclencher une signature automatique sur la demande de signature si aucun circuit de signature n'a été défini et si le paramètre Ventes APPSOC - Gestion des signatures Cdes ouv. est positionné à Facultatif ou Obligatoire.
- Déclencher une notification avec envoi d'un message à une personne habilitée si aucun circuit de signature n'a été déterminé alors que le paramètre Ventes APPSOC - Gestion des signatures Cdes ouv. exige un circuit de signature. L'opération à réaliser par cet utilisateur sera de créer une nouvelle valeur de règle d'affectation. Pour que la commande ouverte de vente soit à nouveau prise en compte, il sera nécessaire de la modifier.
Si le premier signataire décide de signer la commande ouverte de vente à signer qui lui a été attribuée, son action va déclencher la règle de workflow SOCSIGVAL - Signature Commande ouverte. Cette règle va, selon le contexte :
- Déclencher une demande de signature au signataire suivant avec envoi d'un message si le circuit de signature n'est pas terminé. Cette règle de workflow sera ensuite redéclenchée à chaque signature d'un signataire du circuit.
- Déclencher une mise à jour de la commande ouverte de vente pour la positionner à la valeur : Totalement signée s'il s'agit du dernier signataire. La règle de workflow : SOCSIGNOT - Notification signature sera alors automatiquement déclenchée pour signaler au vendeur, par une notification et un envoi de message, que la commande ouverte de vente a été totalement signée.
Si une modification est alors apportée à la commande (sur un des champs indiqués ci-dessus ou par ajout/suppression de ligne), la commande repasse dans un état Non signée et le circuit de signature doit repartir avec le 1er signataire. L'ancien circuit n'est pas annulé car achevé ; par contre, si la notification au vendeur n'a pas été lue, celle-ci est annulée.
Remarque : si au moins une demande de livraison est associée à la commande, le circuit de signature n'est plus modifié par la modification de la commande.
Si un des signataires du circuit décide de rejeter la commande ouverte de vente à signer qui lui a été attribuée, son action va avoir pour effet de déclencher la règle de workflow SOCSIGREJ - Rejet Commande ouverte. Cette règle de workflow va signaler au vendeur, par envoi d'un message, que la commande ouverte de vente a été refusée.
Contexte et mode de fonctionnement
Cette règle Workflow se déclenche en gestion d'objet, uniquement sur les opérations suivantes :
Création
Modification
Elle déclenche :
un message.
un suivi.
des actions.
La règle d'affectation SOCSIG (Signature commandes ouvertes) est utilisée par la règle de workflow SOCSIG.
Critères de déclenchement
Les critères complémentaires de déclenchement sont les suivants :
- La gestion des signatures doit être activée sur la société
- Il s'agit d'une commande ouverte : [F:SOH]SOHCAT=4
- La ligne a été créée ou modifiée : [F:SOH]APPFLG=0
La règle d'affectation SOCSIG permet de définir les critères qui seront utilisés pour définir les règles de signatures. Cette règle d'affectation propose par défaut de définir des circuits de signature en fonction du premier code statistique de la fiche client.
Destinataires
Le choix des destinataires est défini de la façon suivante :
- Le destinataire est le prochain signataire du circuit de signature attribué à la création de la commande. Un message et une demande de signature lui sont attribués.
- Si le premier signataire du circuit de signature est le vendeur ou la personne ayant créé la commande ouverte de vente, alors celle-ci est automatiquement signée (voir action SIGWRK et code signature VAL) par le premier signataire.
- Si le premier signataire du circuit de signature n'est pas le vendeur ou la personne ayant créé la commande ouverte de vente, alors un message est envoyé au premier signataire et une demande de signature lui est attribuée.
- Si aucun signataire n'est trouvé (pas de circuit de signature), deux cas peuvent se présenter en fonction de la valeur du paramètre Ventes APPSOC - Gestion des signatures Cdes ouv. :
- Si les signatures sont facultatives une action de signature automatique est déclenchée (voir action SIGWRK et code signature AUT).
- Si les signatures sont obligatoires une action de notification est automatiquement déclenchée (voir action SIGWRK et code signature NCR) .
Choix de signature
Les différents choix de signatures possibles sont :
- Rejet REJ : Ce choix n'est possible que s'il existe un circuit de signature. Il pourra être choisi manuellement par un signataire. Si ce choix est retenu, la commande ouverte de vente sera positionnée à la valeur : Non signée ([F:SOH]APPLFG=1). Un motif de refus pourra être attribué. La liste des motifs est à paramétrer dans la table diverse numéro 56.
- Validation VAL : Ce choix n'est possible que s'il existe un circuit de signature. Il pourra être choisi manuellement par un signataire. Si ce choix est retenu, la commande ouverte de vente sera positionnée à la valeur : Partiellement signée ou Totalement signée en fonction du fait qu'il s'agit ou non du dernier signataire ([F:SOH]APPLFG=2 ou [F:SOH]APPLFG=3).
- Circuit de signature non défini NCR : Ce choix n'est possible que s'il n'existe aucun circuit de signature et que le paramètre Ventes APPSOC - Gestion des signatures Cdes ouv. a pour valeur Signature obligatoire. Il ne pourra pas être choisi manuellement par un signataire. La commande sera positionnée à la valeur: Non signée ([F:SOH]APPLFG=1).
- Signature automatique AUT : Ce choix n'est possible que s'il n'existe aucun circuit de signature et que le paramètre Ventes APPSOC - Gestion des signatures Cdes ouv. a pour valeur : Signature facultative. Il ne pourra pas être choisi manuellement par un signataire. Lorsque ce choix est affecté, la commande ouverte de vente sera positionnée à la valeur : Signée automatique et sera considérée comme totalement signée. ([F:SOH]APPLFG=5).
- Annulation CAN : Ce choix de signature ne se traduit pas comme les autres choix par une option de signature (utilisation du code opération particulier CAN). En effet, il s'agit d'une fonction d'annulation de suivi seulement accessible dans le moniteur de workflow. Ce choix permet, lorsqu'il est présent, d'annuler la dernière action de signature effectuée. L'annulation de signature n'est possible que si la commande de vente correspondante n'est pas soldée
Actions déclenchées par l'événement
L'événement Workflow déclenche les actions suivantes :
| Code action |
Déclenchement |
|---|---|
|
SIGWRK : Signature Workflow |
Fin workflow |
|
DIVSOHAPP1 : Màj signature commande à 1 |
Fin workflow |
Ces actions déclenchent les traitements suivants :
Signature workflow SIGWRK : Cette action permet de déclencher automatiquement une signature sur un événement Workflow en cours. En l'occurrence, elle est appelée pour déclencher automatiquement une signature de la commande ouverte de vente en cours de traitement dans les conditions suivantes :
- Si le premier signataire déterminé est l'utilisateur qui a crée la commande ouverte de vente ou le vendeur, l'action va signer la commande ouverte de vente avec le code réponse VAL Validation.
- S'il n'y a pas de circuit de signature et que le paramètre Ventes APPSOC - Gestion des signatures Cdes ouv. a pour valeur Signature obligatoire, l'action va signer la commande de vente avec le code réponse NCR Circuit non défini.
- S'il n'y a pas de circuit de signature et que le paramètre Ventes APPSOC - Gestion des signatures Cdes ouv. a pour valeur : Signature facultative, l'action va signer la commande ouverte de vente avec le code réponse AUT Signature automatique.
Mise à jour signature commande à 1 DIVSOHAPP1 : Cette action a pour objectif de positionner la commande ouverte de vente à : Non signée. Cette action est déclenchée lorsqu'aucune signature automatique n'a eu lieu et lorsqu'un circuit de signature a été déterminé.