Paramétrage tableaux de bord
Cette fonction permet de réaliser des extractions de données portant uniquement sur les éléments suivants : comptabilité générale, analytique et budgétaire.
Les attributs des tableaux de bord sont définis au sein de cette fonction : on y précise, le format de l'état ainsi que les formules qui vont permettre d'extraire les montants et quantités.
Les tableaux livrés en standard peuvent être modifiés par l'utilisateur.
Pré-requis
Codes activité
Les codes activités suivants (classés par type) peuvent avoir une influence sur le comportement de la fonction :
Fonctionnel
LEG :
Gestion multi-législations
TDB :
Tableaux de bord
Dimensionnement
TXL :
Nombre lignes tableau de bord
Compteurs
Les compteurs utilisés pour numéroter les documents associés à cette fonction sont :
ACT : Activité commerciale
La fonction d' affectation des compteurs permet de définir quel code de compteur est utilisé
Habilitations
Cette fonction est de type objet. Les opérations de création, modification, et suppression de fiche peuvent être activées ou désactivées pour un utilisateur donné. Des filtres par rôles peuvent également être mis en place sur cette fonction.
Un filtrage par code d'accès est effectué grâce au champ nommé ACS. Si un code d'accès s'y trouve, les droits de visualisation et de modification sont accordés conformément aux droits de lecture et d'écriture associés au code pour l'utilisateur, via son profil fonction.
Gestion de l'écran
La création d'un nouveau tableau de bord se décompose en cinq étapes :
- l'en-tête permet de renseigner les caractéristiques du tableau: nom, intitulé code d'accès, affectation, etc.,
- le premier onglet de définir les colonnes le constituant,
- le second onglet de définir des lignes et champs ainsi que des formules afin d'extraire les données,
- le troisième onglet de définir des variables qui seront des critères ou des paramètres de calcul,
- le quatrième onglet de définir l'entête et le pied de page de l'état associé au paramétrage.
En-tête
Présentation
La liste de gauche présente les Tableaux regroupés par famille (Groupe d'états).
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Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Identification
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Code du tableau saisi sur 10 caractères au maximum. Ces codes tableaux sont uniques quelque soit le groupe d'états. |
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Intitulé du tableau saisi sur 30 caractères au maximum. |
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Le groupe d'états a pour vocation de classer les tableaux uniquement, et permet de présenter une liste gauche hiérarchisée par groupe d'états / tableau. |
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Intitulé du groupe d'états saisi sur trente caractères au maximum. |
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Ce code d'accès permet d'interdire l'accès aux tableaux de bord pour certains utilisateurs. Selon les droits accordés les opérations suivantes seront possibles:
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Référentiels
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Onglet Définition
Présentation
Colonnes
Le nombre et les colonnes du tableau sont définis sur cet onglet unique. Il est possible de paramétrer un maximum de vingt colonnes.
- Intitulé de la colonne : il s'agit du nom de la colonne.
- Cumul : cette rubrique n'est accessible qu'à partir de la seconde colonne. Elle peut soit être vide (ceci signifiant que les valeurs sont calculées à partir de formules renseignées sur chaque champs - Cf. onglet 2), soit être une colonne de cumul qui se calculera automatiquement par la formulation d' opérateurs simples faisant référence au numéro de colonne (exemple: Colonne 4 = (Colonne 1 + Colonne 2) * Colonne 4 devient: (1+2)*4).
- Style et Effet : les valeurs sélectionnées sont appliquées à l'impression sur l'ensemble des champs de la colonne.
- Diviseur : il permet de convertir les montants sur la base de la valeur indiquée.
- Décimales : chaque colonne dispose de son propre nombre de décimales car suivant le type de données (un montant, un pourcentage) il est intéressant de pouvoir modifier cet aspect.
Exemple:
Intitulé | Cumul | Style | Effet | Diviseur | Décimales |
CA Année N-1 |
| Gras | Normal | 1 | 2 |
CA Année N |
| Normal | Normal | 1 | 2 |
% PDM année N-1 | 1/(1+2) | Gras | Italique | 0.01 | 0 |
% PDM année N | 2/(1+2) | Gras | Italique | 0.01 | 0 |
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Si l'on souhaite établir un pourcentage sur toute la colonne le diviseur peut être ajusté à 0,01. Enfin, la combinaison diviseur / décimales peut engendrer des troncatures.
Par exemple, un montant de 0,03 EUR est considéré comme équivalent à 0 EUR si le nombre de décimales demandé est de 0.
Stockage
Par défaut tous les montants calculés sont stockés en détail. Pour chaque tableau on précise si l'on souhaite que soient stockés le détail des comptes, des tiers ou sections.
Le stockage en détail permet par la suite de naviguer au sein de la consultation : des arborescences de tri sont disponibles. Pour chaque stockage de détail il est possible d'indiquer une rubrique complémentaire liée à la rubrique stockée.
Exemple :
Edition d'une balance auxiliaire triée par site/compte/Tiers et faisant apparaître pour chaque tiers le code pays.
Détail Oui / Non | Information stockée | Information complémentaire |
Oui | Détail site |
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Oui | Détail compte |
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Oui | Détail tiers | CRY |
Il est possible pour des raisons de simplification ou de volumétrie de ne vouloir obtenir une restitution qu'à un niveau agrégé: dans ce cas les coches de stockage doivent être désactivées. Seul le stockage par site est obligatoire puisque chaque enregistrement restitué est rattaché à un site.
Particularités
La numérotation des version de tableaux de bord peut se faire de façon automatique dès lors que cela est demandé ; une numérotation manuelle reste bien évidemment possible dans ce cas.
Il est également donné la possibilité d'imprimer les montants négatifs entre parenthèse.
Enfin, à chaque Tableau peut correspondre un état par défaut ou un code graphe.
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Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Tableau Colonnes
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Intitulé des colonnes du tableau saisi sur trente caractères au maximum. |
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Zone permettant de paramétrer des calculs entre colonnes. |
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On définit ici le style appliqué aux lignes de la colonne. Ce paramétrage n'est actif qu'à l'édition.
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On définit ici l'effet d'impression qui s'applique à la colonne.
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Indiquez le diviseur pour les montants de cette colonne. Le diviseur doit être strictement supérieur à zéro. Cela permet, par exemple, d'afficher les montants en milliers d'Euros. Par défaut, cette zone est initialisée à la valeur du diviseur de la colonne précédente. |
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Indiquez le nombre de décimales pour les montants de cette colonne. Ce nombre doit être compris entre 0 et 15. |
Stockage
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Options de stockage des détails utilisées lors du calcul du tableau.
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Ce champ permet d'associer une information complémentaire, comme le libellé, à chaque rubrique de détail, si celui-ci est demandé. Cette information apparaîtra en consultation détail ainsi qu'en édition. Par exemple, pour les comptes, renseignez le champ DESSHO si vous souhaitez voir apparaître l'intitulé court à côté de chaque compte. |
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Options de stockage des détails utilisées lors du calcul du tableau.
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Ce champ permet d'associer une information complémentaire, comme le libellé, à chaque rubrique de détail, si celui-ci est demandé. Cette information apparaîtra en consultation détail ainsi qu'en édition. Par exemple, pour les comptes, renseignez le champ DESSHO si vous souhaitez voir apparaître l'intitulé court à côté de chaque compte. |
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Options de stockage des détails utilisées lors du calcul du tableau.
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Ce champ permet d'associer une information complémentaire, comme le libellé, à chaque rubrique de détail, si celui-ci est demandé. Cette information apparaîtra en consultation détail ainsi qu'en édition. Par exemple, pour les comptes, renseignez le champ DESSHO si vous souhaitez voir apparaître l'intitulé court à côté de chaque compte. |
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Options de stockage des détails utilisées lors du calcul du tableau.
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Ce champ permet d'associer une information complémentaire, comme le libellé, à chaque rubrique de détail, si celui-ci est demandé. Cette information apparaîtra en consultation détail ainsi qu'en édition. Par exemple, pour les comptes, renseignez le champ DESSHO si vous souhaitez voir apparaître l'intitulé court à côté de chaque compte. |
Particularités
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Par défaut, les montants négatifs sont édités avec le signe '-'.
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Code état spécifique au tableau. L'état utilisé lors de l'édition peut être personnalisé. Cette zone est facultative. Par défaut, l'état TXSVAL est lancé. |
Bureautique
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Onglet Lignes
Présentation
Les colonnes étant constituées, les lignes du tableau peuvent être créées en saisissant ligne à ligne les intitulés correspondants.
- En clic droit sur une ligne, on peut connaître le Format Ligne et affecter un style et un effet particulier pour la ligne. L'option Détail permet de faire défiler rapidement par l'utilisation des boutons radio, les lignes et/ou colonnes, afin de connaître toutes les caractéristiques d'une zone.
- En clic droit, en rentrant en modification sur une cellule on peut connaître le Format Zone et affecter un style et un effet particulier pour cette zone. On peut également indiquer si la zone est centralisable ou pas: cette caractéristique est exploitée lors de l'édition . Si la zone est centralisable, alors le détail des comptes (ou tiers ou sections) peut être omis pour cette cellule selon le choix fait par l'utilisateur dans la consultation. Les cellules dont la centralisation est demandée sont repérées par une couleur différente (rouge en standard). Par l'action "recopie vers le bas", la formule saisie peut être dupliquée sur les lignes inférieures. Enfin, l'option Signification, explique littéralement ce qui est construit.
Sur chaque croisement ligne/colonne on peut saisir une formules sur 250 caractères. Chaque formule doit être saisie sans espace et si une formule contient plusieurs expressions les montants se cumulent.
Les expressions se subdivisent en 4 suivant leur origine :
- balance générale,
- balance analytique,
- budgets,
- Formules.
Formules
Formule | Signification |
Montants extraits de la Balance générale | |
70 ou "70" | Comptes commençants par la racine 70 |
70..72 | Tous les comptes commençant par la racine 70 à 72 inclus |
70 (5) | Tous les comptes commençant par la racine 70 sauf ceux commençant par 705 |
701 704 | Somme des montants des comptes commençant par la racine 701 et 704 |
I(C1) ou I("C1") | Parcours individuel du compte collectif C1 |
H(C1) ou H("C1") | Parcours individuel du compte collectif C1 mais sans détail des comptes |
Bn("XY") | Tous les comptes ayant "XY" en code reporting numéro n |
An("XY") | Idem mais si un collectif répond aux critères |
C et D | Placées en début d'expression ces lettres permettent de n'extraire que les comptes dont le solde est débiteur ou créditeur. Peut s'appliquer à toutes les expressions faisant référence aux comptes. Lorsque le calcul d'un solde débiteur ou créditeur est demandé dans un tableau de bord et que le calcul est lancé sans critère de sélection sur le site, le solde du compte tous sites confondus est calculé. Le solde est analysé seulement ensuite afin de voir s'il est créditeur ou débiteur. |
C70 ou C"70" | Tous les comptes commençant par la racine 70 dont le solde est créditeur. |
MC et MD | Permet de n'extraire que les montants créditeurs / débiteurs quelque soit le solde du compte |
Exemple: MC401 ou MC"401" | Tous les montants au crédit des comptes commençant par la racine 401. |
-7, -I("C1"), 6 -"7" | Les montants sont exprimés suivant la convention Débit-Crédit. Il est possible d'inverser le montant de n'importe quelle expression en plaçant le signe moins devant. |
Différence entre les formules H et I. I(C1) lit tous les comptes individuels du collectif C1; H(C1) lit la balance globale. Les résultats obtenus ne seront différents que si autre chose que le solde global est demandé. Exemple: DI(C1) est différent de DH(C1).
Formules et composants | Commentaires |
Montants extraits de la Balance analytique | |
Montants analytiques |
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NM("c","s1","s4","s5",*,*,*,*,*,*) | Tous les montants correspondant à: |
c | Compte lié au référentiel analytique par défaut |
s1 | Section 1 de l'axe 1 du référentiel analytique par défaut |
s4 | Section 4 de l'axe 2 du référentiel analytique par défaut |
s5 | Section 5 de l'axe 3 du référentiel analytique par défaut |
* | Les autres axes ne sont pas demandés. |
NM(CANA1,SEC1,SEC4,*,*,*,*,*,*,*) | Totalisation des montants prenant en compte toute écriture ventilant au moins ces trois critères : le compte analytique CANA1, la section SEC1 pour l'axe 1 et la section SEC4 pour l'axe 2. |
NM(CANA1,SEC1,SEC4,?*,?*,?*,?*,?*,?*,?*) | Totalisation des montants prenant en compte toute écriture ne ventilant que les trois critères sélectionnés : le compte analytique CANA1, la section SEC1 pour l'axe 1 et la section SEC4 pour l'axe 2. |
[4]NM("c","s1","s4","s5",*,*,*,*,*,*) | Totalisation des montants prenant en compte toute écriture ventilant au moins les trois critères sélectionnés : le compte analytique CANA1, la section SEC1 pour l'axe 1 et la section SEC4 pour l'axe 2, pour le référentiel correspondant au numéro 4 dans la liste des types de référentiels (menu 2644). |
Quantités analytiques | |
NQ("c","s1","s4","s5",*,*,*,*,*,*) | Toutes les quantités correspondant à: |
c | Compte du référentiel analytique par défaut |
s1 | Section 1 de l'axe 1 du référentiel analytique par défaut |
s4 | Section 4 de l'axe 2 du référentiel analytique par défaut |
s5 | Section 5 de l'axe 3 du référentiel analytique par défaut |
* | Les autres axes ne sont pas demandés. |
NQ(CANA1,SEC1,SEC4,*,*,*,*,*,*,*) | Totalisation des montants prenant en compte toute écriture ventilant au moins ces trois critères : le compte analytique CANA1, la section SEC1 pour l'axe 1 et la section SEC4 pour l'axe 2. |
[4]NQ("c","s1","s4","s5",*,*,*,*,*,*) | Totalisation des montants prenant en compte toute écriture ventilant au moins les trois critères sélectionnés : le compte analytique CANA1, la section SEC1 pour l'axe 1 et la section SEC4 pour l'axe 2, pour le référentiel correspondant au numéro 4 dans la liste des types de référentiels (menu 2644). |
Montants pré-engagés |
|
PM(CANA1,SEC1,SEC4,*,*,*,*,*,*,*) | Idem expressions précédentes |
[4]PM(CANA1,SEC1,SEC4,*,*,*,*,*,*,*) | Idem expressions précédentes |
Quantités pré-engagés |
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PQ(CANA1,SEC1,SEC4,*,*,*,*,*,*,*) | Idem expressions précédentes |
[4]PQ(CANA1,SEC1,SEC4,*,*,*,*,*,*,*) | Idem expressions précédentes |
Montants engagés |
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EM(CANA1,SEC1,SEC4,*,*,*,*,*,*,*) | Idem expressions précédentes |
[4]EM(CANA1,SEC1,SEC4,*,*,*,*,*,*,*) | Idem expressions précédentes |
Quantités engagés |
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EQ(CANA1,SEC1,SEC4,*,*,*,*,*,*,*) | Idem expressions précédentes |
[4](CANA1,SEC1,SEC4,*,*,*,*,*,*,*) | Idem expressions précédentes |
Caractères spéciaux |
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* | Remplace n caractères. |
NM(CANA*,SEC1,SEC4,*,*,*,*,*,*,*) | Tous les comptes de racine 'CAN' seront pris en compte. |
? | Remplace 1 caractère. |
NM(CANA1,SE?1,SEC4,*,*,*,*,*,*,*) | Sections de l'axe 1 de SE01 à SEZ1. |
Formules et composants | Commentaires |
Utilisation des Pyramides | |
"pyramide.groupe" | Toutes les syntaxes précédentes (montants et quantités analytiques, engagés, pré-engagés) peuvent s'appliquer à un groupe de pyramide. |
NM("pyramide.groupe","s1","s4","s5",*,*,*,*,*,*) | Pyramide : code de la pyramide analytique. |
[4]NM("pyramide.groupe","s1","s4","s5",*,*,*,*,*,*) | Pyramide : code de la pyramide analytique. |
Formules et composants | Commentaires |
Montants extraits des budgets | |
Montants budgétaires |
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GM("b","v","cpt","sec1","sec2") | Tous les montants budgétidés correspondant à: |
b | Code budget |
v | Version du budget |
cpt | Compte analytique budgétisé |
sec1 | Section 1 de l'axe 1 paramétré au niveau de la définition du budget |
sec2 | Section 2 de l'axe 2 paramétré au niveau de la définition du budget |
GM(BU1,1,CANA1,SEC1,SEC2,*) | Totalisation des montants du compte analytique budgétisable CANA1 ventilant au moins les sections 1 et 2, et enregistré dans la version 1 du budget 'BU1'. |
Quantités extraites des budgets |
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GQ("b","v","cpt","sec1","sec2",*) | Toutes les quantités budgétaires correspondant à: |
b | Code budget |
v | Version du budget |
cpt | Compte analytique budgétisé |
sec1 | Section 1 de l'axe 1 paramétré au niveau de la définition du budget |
sec2 | Section 2 de l'axe 2 paramétré au niveau de la définition du budget |
GQ(BU1,1,CANA1,SEC1,SEC2,*) | Totalisation des quantités du compte analytique budgétisable CANA1 ventilant au moins les sections 1 et 2, et enregistré dans la version 1 du budget 'BU1'. |
Les autres formules sont les suivantes :
Formules et composants | Commentaires |
Autres Formules | |
L1 | Reprend le calcul de la ligne 1 de la colonne courante. |
L3(2) | Reprend le calcul de la ligne 3, colonne 2 |
L1:5 | Somme des lignes de 1 à 5 de la colonne courant |
L1:5 (2) | Somme des lignes de 1 à 5 de la colonne 2 |
R(L1*V_TAUX) | Multiplie de le montant de la ligne 1 (colonne courante) par la variable V_TAUX |
Le calcul étant fait colonne par colonne, on peut référencer dans une formule de ce genre toute ligne d'une des colonnes précédentes, ou les lignes précédentes de la colonne courante. La recherche d'une valeur d'une autre version et/ou tableau se fait par l'intermédiaire d'une variable, qui est saisie simplement dans la formule. Au lancement du calcul, on renseigne dans la variable, la version et éventuellement le code tableau, précédé du caractère $, ainsi que la ou les cellules selon la formule de totalisation "L" décrite plus haut.
Exemple :
$V1("L5") pour reprendre le montant ligne 5 de la colonne courante, de la version V1 du tableau courant,.
$TAB1. V2("L5(2)") pour reprendre le montant de la ligne 5, colonne 2, de la version V2 du tableau TAB1. Les guillemets sont facultatifs.
Contrairement à la formule de totalisation "L", on peut accéder, avec cette syntaxe, à n'importe quelle cellule d'un tableau ou d'une version, même si le numéro de colonne est supérieur à la colonne courante.
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Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Tableau
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Fonctions accessibles par clic droit sur le tableau
Action de déroutement STANDARD
Détail
L'option Détail permet de faire défiler rapidement par l'utilisation des boutons radio, les lignes et/ou colonnes, afin de connaître toutes les caractéristiques d'une zone.
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Onglet Variables
Présentation
Les variables sont utilisables dans les formules analytiques et de totalisations, ainsi que pour rechercher une valeur d'une autre version et/ou tableau. Elles peuvent remplacer n'importe quel argument de ces formules.
Nom
Le nom d'une variable commence toujours par "V_". Si ces deux lettres ne sont pas saisies, X3 complètera le nom le cas échéant.
On peut définir autant de variables que l'on veut dans un tableau. Ce nombre est limité au nombre de lignes saisissable de l'écran de paramétrage. La modification du nom d'une variable entraîne la modification de ce nom dans les formules du tableau.
La suppression d'une variable ne peut se faire que si elle n'est plus utilisée dans les formules.
Type
Cette zone est facultative notamment dans le cas ou le contrôle (ou sélection) ne sont pas souhaités. Si par exemple, vous faites une variable sur la zone Nature et que la valeur de la Nature est fixe ("601MAT"), cette zone ne représente pas d'intérêt.
En revanche, en renseignant un type de donnée vous disposerez d'une fenêtre de sélection qui aidera au choix des valeurs dans la colonne "valeur par défaut" ainsi qu'à chaque lancement de calcul.
Exemple :
Choisissez le type "CNA" pour obtenir la sélection et le contrôle sur les natures ou groupes de natures dans la colonne "valeur par défaut"; puis, à chaque lancement du tableau de bord en question, la Nature pourra être changée : vous disposerez d'une fenêtre de sélection quant à son choix, et son existence est contrôlée par rapport au plan des natures.
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Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Tableau
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Les variables sont utilisables dans les formules analytiques, immos et de totalisations, ainsi que pour rechercher une valeur d'une autre version et/ou tableau. Elles peuvent remplacer n'importe quel argument de ces formules. Le nom d'une variable est saisi sur 10 caractères au maximum, et commence toujours par "V_". Si ces deux lettres ne sont pas saisies, X3 complètera le nom. On peut définir autant de variables que l'on veut dans un tableau. Ce nombre est limité au nombre de lignes saisissable de l'écran TXSA3. La modification du nom d'une variable entraîne la modification de ce nom dans les formules du tableau. La suppression d'une variable ne peut se faire que si elle n'est plus utilisée dans les formules. |
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Pas d'aide liée à ce champ. |
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Saisissez un type de données X3 si vous voulez contrôler la valeur de la variable saisie au lancement du calcul. Une sélection par clic droit sera également disponible sur les valeurs de ce type de données. Cette zone est facultative. Laissez la zone à blanc si le contrôle (ou la sélection) n'ont pas de sens pour cette variable. Par exemple, choisissez le type "CNA" pour obtenir la sélection et le contrôle sur les natures ou groupes de natures. |
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Saisissez une valeur par défaut pour la variable. Cette valeur viendra alimenter par défaut les valeurs des variables saisies lors du lancement du calcul. |
Fermer
Onglet Edition
Présentation
Dans cette onglet, il est possible de paramétrer des informations de mise en page qui seront reprises sur l'état.
Un texte brut doit être saisi entre guillemet ("Mon Tableau à moi") contrairement à un champs de formules ([F:TXS]DES: Intitulé du tableau) ou à l'appel d'une variable (GUSER: user courant).
Ces différentes expressions peuvent se combiner.
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Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Tableau En-tête de page
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Saisissez le texte supplémentaire à éditer sur chaque en-tête et pied de page du tableau de bord. Les données extraites sont le résultat de l'évaluation d'expressions alphanumériques, de champs de tables dites "de base" (sociétés, sites, devises. ), ou encore de variables en ligne au moment du calcul. Le texte brut est à saisir entre guillemets, contrairement aux variables. (Ex: date$, time$, GUSER, "Test édition", etc. ). |
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Tableau Pied de page
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Saisissez le texte supplémentaire à éditer sur chaque en-tête et pied de page du tableau de bord. Les données extraites sont le résultat de l'évaluation d'expressions alphanumériques, de champs de tables dites "de base" (sociétés, sites, devises. ), ou encore de variables en ligne au moment du calcul. Le texte brut est à saisir entre guillemets, contrairement aux variables. (Ex: date$, time$, GUSER, "Test édition", etc. ). |
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Fermer
Etats
Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :
TXSPAR : Paramétrage tableaux de bord
Mais ceci peut être modifié par paramétrage.
Boutons spécifiques
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Les champs suivants sont présents dans la fenêtre ouverte par ce bouton : Bloc numéro 1
Bloc numéro 2
Fermer Il est possible de reporter un tableau de bord sur d'autres dossiers en utilisant ce bouton. |