Génération fichier DEB
La déclaration d’échanges de biens entre états membres de la communauté européenne est une déclaration (normalement mensuelle) qui permet d’alimenter les statistiques du commerce extérieur entre états membres de la CEE (en séparant les flux d’introduction et d’expédition). Le progiciel s’appuie, pour réaliser cette déclaration, sur le progiciel des Douanes IDEP/CN8.
Le principe de base retenu consiste en :
- L’extraction de lignes de la base du progiciel. Cette opération permet de générer des lignes qui seront transmises à IDEP/CN8. Cette extraction se fait à partir des flux physiques d'introduction et d'expédition (livraisons, réceptions, retours) ; elle est complétée avec les informations issues des factures pour ce qui est des flux facturables, afin d'éviter de devoir faire des régularisations, le paramètre général EECEXTDELA - Délai extract. flux non facturés permettant de préciser le délai d'attente avant de générer la déclaration si la facture n'a pas encore été émise (les livraisons, réceptions et retours inter-sites et de sous-traitance ne sont pas impactés par ce paramètre).
- La possibilité de modifier ensuite les lignes calculées par l’extraction automatique avant le transfert à IDEP/CN8, afin de tenir compte des cas particuliers pour lesquels le progiciel ne dispose pas de l’information nécessaire. Ces modifications s'effectuent via la fonction Gestion fichier DEB.
- Le transfert lui-même vers IDEP/CN8, réalisé par le biais de modèles d’import/export. Ces modèles, différenciés et codifiés par pays, ont pour code : FREECEXP (expéditions) et FREECINT(introductions) pour la France.
- La déclaration est prise en compte par IDEP/CN8.
La fonction d’extraction est donc la première du processus : elle permet d’extraire les données liées aux flux clients et fournisseurs.
Pré-requis
Codes activité
Les codes activités suivants (classés par type) peuvent avoir une influence sur le comportement de la fonction :
DEB :
Déclaration d'échange de biens
Paramètres généraux
Les paramètres généraux suivants ont une influence sur le comportement de la fonction :
Tronc commun
EECEXTDELA (défini au niveau Société) : Délai extract flux non facturé
EECEXTFREE (défini au niveau Société) : Extract DEB lig. non valorisée
EECTYPCUR (défini au niveau Société) : Type cours devise CEE
EECVALOCPL (défini au niveau Société) : Valorisation fact/avoir compl.
FLWCORCRE (défini au niveau Société) : DEB flux corréctif avoir phy
NIVEXP (défini au niveau Société) : Niveau obligation expédition
NIVINT (défini au niveau Société) : Niveau obligation introduction
Habilitations
Une habilitation peut être réalisée sur cette fonction, pour limiter les traitements à une société ou à un site.
Pré-requis divers
Tables diverses
Les tables diverses suivantes sont utilisées par la fonction. Elles doivent donc être renseignées :
Table diverse numéro 5 : Incoterms
Table diverse numéro 6 : Nature transaction DEB
Table diverse numéro 15 : Régimes statistiques DEB
Menus locaux
Les menus locaux paramétrables suivants sont utilisés par la fonction. Ils doivent donc être renseignés :
Menu local numéro 202 : Type de cours
Menu local numéro 236 : Lieu prévu
Menu local numéro 237 : Mode transport CEE
Gestion de l'écran
Ecran de saisie
Présentation
La génération de la table se fait par le biais d’une fenêtre de dialogue, dans laquelle on saisit tout d’abord la valeur de l’indicateur Régénération.
- Si cet indicateur est à Oui, cela signifie que l’on désire régénérer les lignes concernant une extraction déjà réalisée. Il est alors nécessaire de renseigner le numéro de génération concerné. Aucun autre champ ne sera saisi par ailleurs.
- Si l’indicateur est à non, il est alors nécessaire de saisir les éléments suivants :
- La société pour laquelle la déclaration est faite.
- La date de déclaration (un avertissement est affiché s’il ne s’agit pas d’une date de fin de mois ou lors de la saisie d’une date postérieure à la date du jour).
- Un indicateur de purge, permettant d’effacer les enregistrements précédents de la table DEB concernant la société et le type de flux.
- Un indicateur autorisant l'affichage des pièces non extraites en raison de leur valeur nulle.
- Un indicateur permettant l'affichage des pièces non extraites en raison de l'absence de régime et de nature.
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Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Critères de sélection
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Cet indicateur permet de préciser si les lignes déjà traitées doivent être régénérées dans la table DEB .
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Ce numéro est attribué automatiquement lors du lancement d'une nouvelle génération de la table DEB. |
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Précise sur quelle société s'effectue le traitement. |
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Date fin de prise en compte des enregistrements. |
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Ce champ n'est pas saisissable : il s'agit obligatoirement des flux d'introduction et d'expédition. |
Bloc numéro 2
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Si la case est cochée, une purge des enregistrements de la table DEB, pour la société et le flux sélectionné, sera effectuée avant exécution du traitement de génération de la DEB. |
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Cette case permet, lorsqu'elle est cochée, de demander l'affichage des pièces dont la valeur est nulle et qui n'ont donc pas été extraites. |
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Cette case permet, lorsqu'elle est cochée, de demander l'affichage des pièces dont la nature et le régime ne sont pas renseignés et qui n'ont donc pas été extraites. |
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Descriptif du traitement
La validation de cet écran déclenche l’extraction. Un fichier de trace détaillant les mouvements extraits est généré et affiché ; il est alors possible de modifier manuellement les informations générées avant transfert vers IDEP/CN8, pour tenir compte des cas particuliers non gérés par le progiciel.
Dans la base de données, le champ EECNUMDEB, situé sur les pièces, contient une valeur nulle tant que la pièce n'a pas été prise en compte ; il contient le numéro de la déclaration lorsque celle-ci a déjà été faite à partir de ce document.
La déclaration se faisant sur tous les mouvements non déjà déclarés et antérieurs à la date de déclaration, il faut prévoir, si on désire commencer à traiter la déclaration d’échanges de biens à partir d’une date donnée, de faire une déclaration « à blanc » pour que les mouvements antérieurs ne devant pas être pris en compte soient convenablement marqués.
Les documents traités sont décrits ci-dessous, à l’exclusion des autres qui devront être le cas échéant réglés de façon manuelle. En effet, compte tenu de la multiplicité des cas particuliers susceptibles d’exister, l’extraction utilise des règles générales qui peuvent éventuellement être amendées par l’utilisation d’un point d’entrée, ou donner lieu à des corrections manuelles si les exceptions sont rares (ce qui est en général le cas).
A l’introduction, sont traités :
- les réceptions classiques
- les réceptions de sous-traitance
- les réceptions inter-sites
- les retours sur livraison (retours ventes clients)
- les retours de prêt
- les avoirs de vente directe avec mouvements de stock
- les avoirs de vente sur retours avec lignes supplémentaires
A l’expédition, sont traités :
- les livraisons classiques
- les livraisons inter-sociétés
- les livraisons de prêt
- les livraisons de sous-traitance
- les livraisons inter-sites
- les livraisons export avec transitaire
- les livraisons contre-marque directe
- les retours sur réception (retours achats fournisseurs)
- les factures de vente avec lignes supplémentaires
Par ailleurs, pour que les informations liées aux flux soient effectivement extraites, il est nécessaire que les conditions suivantes soient remplies :
- Les documents doivent être validés.
- La date des documents (date de réception pour les réceptions, date de facture pour les factures, etc ...) doit être antérieure à la date de la déclaration.
- Le pays du tiers concerné n'est pas le même que celui de la société qui établit la déclaration et appartiennent tous les deux à l'UE.
ou - Le pays du tiers concerné est un pays hors UE et le pays du transitaire est un pays de l'UE, différent du pays de la société qui établit la déclaration.
- Au moins un code régime ou un code nature est renseigné sur le flux.
- Dès lors que le régime est différent de 29 (Autres expéditions), le tiers doit avoir un numéro d’identification CEE renseigné (sinon, la pièce n’est pas extraite).
- Les lignes non valorisées sont extraites uniquement si le paramètre EECEXTFREE - Extrac. DEB ligne non valorisée est positionné à Oui.
Particularités liées à certains flux :
- Livraison de contre-marque directe : le flux doit concerner 3 pays différents de l'UE. Le régime et la nature transaction sont issus directement du paramétrage effectué pour ce type de flux, au niveau de la table des Régimes et natures mouvement.
- Livraison gratuit : l'article doit être de type Gratuit. L'extraction est fonction de la législation du pays (notamment législation anglaise). Le régime et la nature transaction sont issus du paramétrage effectué pour ce type de flux, au niveau de la table des Régimes et natures mouvement.
Gestion des flux issus des factures : - Factures de prêt : seules les factures issues d'une livraison de prêt sont extraites.
- Factures/Avoirs de vente :
- Une ligne de facture d'origine directe est extraite afin d'alimenter, soit les flux physiques si l'indicateur Flux physique est positionné à Oui sur la ligne, soit les flux de régularisation si cet indicateur est positionné à Non.
- Une facture dont l'origine est la commande est extraite uniquement si l'indicateur Mouvement de stock est positionné à Oui et si l'indicateur Flux physique est également positionné à Oui.
- Une ligne facture dont l'origine est la livraison est extraite uniquement :
a/ s'il s'agit d'une ligne supplémentaire. Le régime et la nature sont fonction de l'indicateur Flux physiques : s'il est positionné à Oui, l'extraction alimentera les flux physiques ; s'il est positionné à Non, l'extraction alimentera les flux de régularisation.
b/ s'il s'agit d'une ligne issue d'une livraison de prêt n'ayant pas déjà fait l'objet d'une DEB.
- Les lignes d'avoirs directs ou les lignes supplémentaires des avoirs sur retour de ventes, pour lesquelles l'indicateur Flux physiques est à Oui, génèrent une ligne de flux physiques, ainsi qu'une ligne de flux de régularisation si le paramètre FLWCORCRE - DEB flux correctif avoir physique est à Oui (et dans la mesure où le régime et/ou la nature sont renseignés).
- Les factures d'achat complémentaires et les avoirs sur factures d'achat sont pris en compte uniquement si le paramètre EECVALOCPL - Valorisation fact./avoir compl. est positionné à Oui.
Deux paramètres du tronc commun, NIVINT - Niveau obligation introduction et NIVEXP - Niveau obligation expédition, permettent de définir les niveaux d’obligation de la déclaration, respectivement à l’introduction et à l’expédition.
Selon les textes, la détermination du cours de devises (pour les devises qui sont out, c’est-à-dire la couronne suédoise et la livre sterling au moment de la rédaction de ce document) est sujette à de nombreuses interprétations (on peut utiliser un cours fixe défini mensuellement, ou un cours à date). Pour faciliter la prise en compte d’un cours définissable manuellement, on dispose du paramètre EECTYPCUR (dans le tronc commun). Ce type de cours est utilisé pour la conversion de la DEB, chaque pièce étant convertie à date de la pièce. Selon qu’un seul cours est défini (en début de mois) ou que plusieurs cours sont définis (jusqu’à un par jour et type de cours), on peut ainsi obtenir tous les types de paramétrages désirés. Rappelons que des types de cours peuvent être définis par le biais du menu local numéro 202.
Les informations nécessaires à la déclaration d’échanges de bien sont extraites des documents mentionnés ci-dessus.
Les informations liées au flux lui-même sont stockées dans l’en-tête du document. Elles ont des valeurs par défaut définies basées sur des tables qui doivent avoir définies au préalable, et dont le détail est donné ci-dessous :
Information | Valeur par défaut | Table utilisée pour le contrôle |
Site de stockage | Site de la pièce | |
Pays du site de stockage | Pays du site de la pièce |
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Référence douanière | Reprise depuis la zone correspondante dans la fiche article. | Table des Nomenclatures CEE |
Code pays | Déterminé en utilisant la zone Code pays CEE trouvé dans le pays associé à l’adresse de livraison de la ligne. | |
Régime CEE | Appliqué en fonction du paramétrage effectué dans la table de correspondance Régimes et natures mouvement. | Table diverse n°15 des Régimes CEE |
Nature transaction | Appliquée en fonction du paramétrage effectué dans la table de correspondance Régimes et natures mouvement. | Table diverse n°6 des Natures mouvement |
Mode transport CEE | Défini à partir des informations données dans la table des Modes de livraison | |
Lieu de transport CEE | Défini à partir des informations données dans la fiche client livré ou fournisseur. Ces informations sont renseignées par défaut à la création de la fiche à partir de la table des Modes de livraison. | |
INCOTERM | Défini à partir des informations données dans la fiche fiche client livré ou fournisseur. Ces informations sont renseignées par défaut à la création de la fiche à partir de la table des Modes de livraison. | Table diverse n° 5 des Incoterms |
Département | Renseigné en reprenant les deux premiers caractères du code postal lié à l’adresse par défaut du site de livraison ou de réception de la ligne. |
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Etat fédéral | Concerne uniquement l'Allemagne. | |
Quantité en unité CEE | On part de l’unité CEE définie dans la fiche article si elle existe ; la quantité est alors convertie dans cette unité |
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Masse nette | On recherche une unité de poids nommée KG qui dispose d’une règle de conversion avec l’unité de l’article. La conversion est alors faite. A défaut, le poids est nul. |
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Valeur fiscale | Calculée à partir de la valeur nette HT de la ligne, sur laquelle sont reportés les éléments de facturation paramétrés pour entrer dans le calcul de la valeur fiscale. Ces éléments sont répartis suivant le paramétrage de leur ventilation sur les lignes. Les éléments non ventilés sur les lignes sont répartis au prorata des montants de la ligne par rapport au total de la pièce (si le total de la pièce n'est pas nul). |
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Valeur statistique | Calculée en appliquant, à la valeur fiscale (hors éléments de facturation), le coefficient de Majoration CEE défini dans la fiche client livré ou fournisseur puis en ajoutant les éléments de facturation (répartis et non répartis au prorata des montants de la ligne). |
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Les informations : INCOTERM, Ville INCOTERM, Identification CEE, Lieu de transport CEE, Mode de transport CEE, Nature de transaction et Régime CEE sont définies dans l’en-tête des documents de vente et d’achat, et sont modifiables document par document à l’aide de la fenêtre Options / Informations douanières.
Remarques :
- Si le montant de la ligne est égal à 0 et que l'indicateur Valeur stock est à Oui au niveau du paramétrage des flux (fonction Régimes et natures mouvement), ou des Régimes CEE, ou des Natures transaction CEE, c'est le prix de revient de la ligne qui est pris en compte, auquel s'ajoutent le montant des éléments de facturation.
- Si une pièce d'origine (Réception, Retour ou Livraison) est facturée et que le montant de la facture est différent du montant de la pièce d'origine, les valeurs fiscales et statistiques sont calculées sur le montant de la facture (de l'avoir pour les retours).
- Si le montant de la ligne facture est égal à 0, alors la quantité facturée est valorisée avec le prix de revient de la pièce d'origine.
Tâche batch
Cette fonction peut être lancée en batch. La tâche standard FUNDEB est prévue à cet effet.
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Une déclaration d’échanges de biens correspondant à ces paramètres a déjà été réalisée
On tente de relancer à nouveau une déclaration déjà faite pour le même flux, la même société, et la même date.