Allocations automatiques
Cette fonction permet de réserver automatiquement des articles gérés en stock pour lesquels des commandes ont été enregistrées préalablement. Elle peut être utilisée pour traiter une série de commandes et d'articles.
L'allocation de stock est une étape avant livraison pour les articles stockés. Cette étape est obligatoire avant toute utilisation des fonctions de livraison automatique et de facturation automatique des commandes à facturation directe. Par contre, les fonctions de livraison manuelle ou de facturation manuelle (pour les commandes à facturation directe) peuvent être utilisées sans allocation préalable.
Une allocation peut être globale ou détaillée :
Globale, il s'agit d'une réservation de quantité pour un couple Article - Site.
Détaillée, il s'agit d'une réservation pour une ligne de stock c'est à dire une association Lot, Sous-lot, Série, Statut, Emplacement, Unité de conditionnement.
L'allocation peut être effectuée à différentes étapes :
Avant la commande et dans ce cas, l'allocation ne peut être que globale. (Cf. documentation Réservations clients).
Lors de la saisie de la commande, de façon globale ou détaillée selon le choix fait au niveau du paramétrage et de la commande. (Cf. documentation Commandes).
Après la commande et dans ce cas deux fonctions peuvent être utilisées :
Allocation automatique, pour effectuer la réservation d'une série de commandes et d'articles. Il s'agit de la fonction décrite dans cette documentation.
Allocation par article, pour effectuer la réservation de tout type de commande ou pour modifier des allocations précédemment effectuées (Cf. documentation Allocation par article).
Pré-requis
Paramètres généraux
Les paramètres généraux suivants ont une influence sur le comportement de la fonction :
Stocks
GENSHT (défini au niveau Site) : Génération de ruptures
Tronc commun
OSTCTL (défini au niveau Société) : Niveau ctrl en-cours client
OSTDRAFT (défini au niveau Société) : Mt portefeuille en-cours cli
Ventes
LOKORD (défini au niveau Site) : cde bloqué si acompte non reçu
OSTLND (défini au niveau Société) : Prêt dans total en-cours
OSTORD (défini au niveau Société) : Carnet cde dans total en-cours
SCDTUNL (défini au niveau Utilisateur) : Autorisation déblocage cde
SOHAPPALL (défini au niveau Société) : Allocation commande non signée
SOHAPPORD (défini au niveau Société) : Encours article/cde non signée
USERERBPC (défini au niveau Site) : Consommation réservations clts
Habilitations
Une habilitation peut être réalisée sur cette fonction, pour limiter les traitements à une société ou à un site.
Pré-requis divers
Pour être prise en compte dans un traitement d'allocation automatique, une commande doit répondre à certaines conditions :
Elle doit concerner un ou des articles gérés en stock et être en statut Ferme.
Son indicateur Etat crédit doit être à la valeur OK. En effet, les valeurs Bloqué ou Dépassement d'en-cours interdisent tout traitement d'allocation automatique.
Les acomptes doivent être versés.
Elle ne doit pas être soldée.
Elle ne doit pas être gérée en contremarque.
Elle doit être Totalement signée lorsque le circuit des signatures est géré et que le paramètre SOHAPPALL - Allocation commande non signée est à : Non.
Si toutefois ce paramètre est à Oui mais que la génération d'encours pour les articles gérés en stock est interdite pour les commandes non signées (paramètre SOHAPPORD positionné à Non), la commande ne sera pas non plus prise en compte.
Gestion de l'écran
Un seul écran est nécessaire pour effectuer ce type d'allocation. Il permet de saisir les différentes informations nécessaires à la sélection des commandes à allouer.
Ecran de saisie
Présentation
Pour la plupart des champs de cet écran, la saisie est facultative.
Critères de sélection
Site expédition
Le code du site d'expédition saisi doit correspondre à un site de stockage. Lorsqu'aucune valeur n'est saisie dans ce champ, le traitement prend en compte tous les sites de stock existants pour lesquels il existe des commandes à allouer.
Date expédition
La date d'expédition saisie permet de filtrer les commandes prises en compte dans le traitement. En effet, les lignes de commandes dont la date d'expédition est inférieure ou égale à la date saisie sont systématiquement prises en compte.
Que ce champ soit renseigné ou non, les commandes pouvant également être traitées sont :
Si elles concernent un article acheté, celles dont la date expédition est inférieure ou égale à la date du jour de traitement additionné du délai d'achat et du délai préparation. Si les paramètres Pec délai réappro et Pec délai préparation sont activés.
Si elles concernent un article fabriqué, celles dont la date expédition est inférieure ou égale à la date du jour de traitement additionné du délai fabrication et du délai préparation. Si les paramètres Pec délai fabrication et Pec délai préparation sont activés.
A noter :
Le délai d'achat provient de la fiche Article - Site et est exprimé en jours calendaires. Le délai de fabrication et de préparation proviennent également de la fiche Article - Site et sont exprimés en jours ouvrés.
Paramètres
Allocation partielle
Cet indicateur permet de décider si le traitement d'allocation peut ou non prendre en compte partiellement une ligne de commande même lorsque celle-ci doit être livrée en totalité (Commandes à livraison complète ou lignes complètes). Le contrôle final sera ensuite effectué au moment de la livraison.
Consommation des réservations clients
Cet indicateur permet de décider si le traitement d'allocation doit prendre en compte ou non les éventuelles réservations clients enregistrées. Il est initialisé en fonction de la valeur du paramètre USERERBPC .
Génération de ruptures
Cet indicateur permet de décider si le traitement d'allocation doit générer des ruptures ou non si le stock est indisponible. Il est initialisé en fonction de la valeur du paramètre GENSHT.
Priorité quantités en rupture
Cet indicateur permet de décider si le traitement d'allocation automatique doit prendre en compte en priorité ou non toutes les quantités en rupture indiquées sur les lignes de commandes sélectionnées. Le traitement s'effectuera alors en deux phases. Traitement des allocations en ruptures puis traitement des autres lignes de commandes. Dans le cas contraire, le traitement traitera les lignes de commande triées par date d'expédition et priorité de livraison.
Pec délai réappro/fabrication
Cet indicateur permet de considérer le délai de réapprovisionnement ou de fabrication dans le traitement d'allocation.
Pec délai préparation
Cet indicateur permet de considérer le délai de préparation dans le traitement d'allocation.
Bornes début / fin
Pour les champs suivants, il faut saisir une borne début et une borne de fin de sélection. Ce type de sélection peut être effectué pour les informations telles que la priorité de livraison, le numéro de commande , le client livré et/ou la référence de l'article.
Critères supplémentaires
Il est également possible d'ajouter des filtres supplémentaires sur les entêtes de commande et sur les lignes de commandes pour affiner éventuellement la sélection. L'éditeur de formule accessible par clic droit permet de faciliter cette sélection.
Sélection sur code tournée
Ce champ peut prendre les valeurs Oui ou Non. Si une sélection sur le code tournée est demandée, il faut ensuite saisir le code de la tournée souhaité et seules les commandes concernant cette tournée seront traitées.
Après acceptation des informations saisies dans cet écran, le traitement d'allocation automatique peut commencer. Le parcours des lignes de commandes éligibles se fait alors par date d'expédition et par priorité de livraison. Si aucune ligne de commande ne correspond à la sélection effectuée, un message d'avertissement s'affichera. Un fichier de trace récapitulera la liste des lignes de commandes traitées ainsi que le résultat de chaque allocation.
Fermer
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Critères de selection
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C'est le site d'expédition sur lequel le traitement va être effectué. |
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Date d'expédition permettant de sélectionner les commandes à traiter. Si cette date est renseignée, on prendra toutes les lignes de commandes qui ont une date expédition inférieure ou égale à cette date. On prendra en plus toutes les lignes de commande répondant au critère suivant : Pour les articles achetés : Date expédition inférieure ou égal à la Date du traitement + délai achat + délait prépa Pour les articles fabriqués : Date expédition inférieure ou égal à la Date du traitement + délai fabrication + délait prépa |
Paramètres
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Allocation partielle |
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Imputation réservations client. Indicateur OUI/NON . Permet d'utiliser ou pas les allocations existantes pour le client de la commande. |
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Génération de ruptures. Indicateur OUI/NON . Permet de choisir de générer ou pas des ruptures pour la quantité à allouer qui n'est pas disponible. Si l'indicateur est à oui, la quantité à allouer est totalement traitée. Ce qui n'est pas disponible passe en rupture. Si l'indicateur est à non, uniquement la quantité à allouer disponible est traitée. |
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Si cet indicateur est activé, toutes les quantités en rutpure seront réallouées en premier. Ensuite s'effectuera l'allocation sur ce qui reste à allouer. |
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Bornes début / fin
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Permet une sélection sur la priorité de livraison. |
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Permet une sélection sur la priorité de livraison. |
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Permet une sélection sur le numéro de commande . |
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Permet une sélection sur le numéro de commande . |
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Ce champ permet de sélectionner un client ou une fouchette de clients en saisissant le code client commande.
Si un seul client doit être sélectionné, le code doit apparaitre dans les deux champs Début et Fin. |
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Ce champ permet de selectionner une des adresses de livraison du client sélectionné. Lorsque deux champs sont disponibles (Début / Fin), il y a possibilité de sélectionner une fourchette de plusieurs adresses de livraison pour le même client.
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Ce champ permet de sélectionner un client ou une fouchette de clients en saisissant le code client commande.
Si un seul client doit être sélectionné, le code doit apparaitre dans les deux champs Début et Fin. |
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Ce champ permet de selectionner une des adresses de livraison du client sélectionné. Lorsque deux champs sont disponibles (Début / Fin), il y a possibilité de sélectionner une fourchette de plusieurs adresses de livraison pour le même client.
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Ce champ permet de sélectionner l'article. |
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Ce champ permet de sélectionner l'article. |
Critères supplémentaires
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Critère permettant d'effectuer des filtres supplémentaires sur les commandes à allouer. Ce critère doit être constitué d'une formule évaluée contenant exclusivement des champs de la table entête commande (Table SORDER). Un click droit sur ce champs permet d'accéder à l'éditeur de formule. |
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Critère permettant d'effectuer des filtres supplémentaires sur les lignes de commandes à allouer. Ce critère doit être constitué d'une formule évaluée contenant exclusivement des champs de la table détail commande (Table SORDERQ). Un click droit sur ce champs permet d'accéder à l'éditeur de formule. |
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Sélection sur un numéro de tournée |
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Fermer
Autres conditions
Règles d'allocation automatique
L'allocation des lignes de commande ou des demandes de livraison sélectionnées dépend du type d'allocation précisé sur la ligne de commande ou sur la demande de livraison.
Si l'allocation est de type globale, une réservation sera effectuée en fonction des cumuls de stock de l'article et de la règle d'allocation globale de la catégorie à laquelle appartient l'article. Cette règle permet de déterminer par grande famille de statut lesquels sont autorisés pour l'allocation.
Si l'allocation est de type détaillé, une réservation sera effectuée sur les objets de stock (Lot, Sous-lot, Série, Statut, Emplacement, Unité de conditionnement) en fonction de la règle d'allocation de la catégorie à laquelle appartient l'article. Des filtres ayant pu être saisis sur les lignes de commandes ou sur les demandes de livraison impacteront également le résultat de l'allocation détaillée. Deux filtres exclusifs peuvent être saisis. Il s'agit du filtre sur numéro de lot et sur statut (Cf documentation Commandes ou Demandes de livraison). Dans l'algorithme d'allocation, si aucun objet de stock ne correspond à ces filtres exclusifs complémentaires, une rupture sera générée. Un filtre préférentiel peut être saisi. Il s'agit de l'emplacement préférentiel (Cf documentation Commandes ou Demandes de livraison). Il permet d'orienter l'allocation en précisant que les objets de stock doivent prioritairement être pris dans cet emplacement. Si aucun objet de stock ne devait correspondre dans cet emplacement, le système continuerait alors sa recherche pour allouer des objets de stock en suivant la règle d'allocation.
Traitement des quantités en rupture
Cette première phase d'allocation est effectuée lorsque l'indicateur Priorité aux quantités en rupture a été sélectionné. Dans ce cas, le programme effectue une première allocation de toutes les lignes de commandes correspondant à la sélection et ayant une quantité en rupture non nulle. La tentative d'allocation ne concerne que la quantité en rupture. Cependant, si la ligne de commande à traiter doit être livrée en une seule fois et que l'indicateur Allocation partielle n'a pas été sélectionné, la tentative d'allocation va concerner la totalité de la quantité. Cette allocation est alors réalisée sous réserve qu'il y ait suffisamment de stock disponible et dans le cas contraire, aucune quantité ne sera allouée.
Traitement des quantités à allouer
Cette deuxième phase permet de traiter toutes les lignes de commandes correspondant à la sélection et qui ne sont pas complètement allouées. Dans cette phase également si la ligne de commande à traiter doit être livrée en une seule fois et que l'indicateur Allocation partielle n'a pas été sélectionné, la tentative d'allocation va concerner la totalité de la quantité. Cette allocation est alors réalisée sous réserve qu'il y ait suffisamment de stock disponible et dans le cas contraire, aucune quantité ne sera allouée.
De plus un traitement particulier est effectué pour les articles de type Kit commerciaux. En effet, le composé Kit et ses composants ne sont pas dissociés et l'allocation est effectuée pour le composé (s'il est géré en stock) et pour les composants. Le paramètre GENSHT (Génération de ruptures) ne s'applique pas aux composants d'un kit. Quelle que soit la valeur de ce paramètre, des ruptures seront toujours générées pour les composants du kit si leur stock était insuffisant. Ceci afin de conserver la proportionnalité entre le composé et ces composants.
Un compte-rendu est affiché en fin de traitement. Dans ce compte-rendu, pour chaque ligne de commande traitée, apparaissent les indications suivantes : le numéro de la commande, le code du client et la référence de l'article. Lorsque l'allocation a été correctement effectuée, sont indiquées également la quantité allouée et éventuellement la quantité en rupture. Dans le cas contraire, c'est un message d'erreur qui est affiché sous la référence des commandes concernées. Ce compte-rendu peut être imprimé ou supprimé.
Désallocation automatique de la commande
Lorsque les conditions suivantes sont remplies :
- le circuit des signatures est géré,
- le paramètre SOHAPPALL - Allocation commande non signée est à Non,
- la commande est signée et allouée,
tout ajout/suppression de ligne ou toute modification d'un champ ayant un impact sur le statut de la signature (signature annulée), provoquera une désallocation automatique de la commande (la liste de ces champs est donnée dans la documentation sur la Règle gestion signatures commande : SOHSIG).
Tâche batch
Cette fonction peut être lancée en batch. La tâche standard FUNAUTALL est prévue à cet effet.
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
XXX : ce site n'est pas un dépôt
Ce message apparaît lorsque le site d'expédition saisi n’est pas un site de stockage. Rappel, seuls les articles gérés en stock peuvent être alloués.
Dans le compte-rendu de traitement, pour chaque ligne de commande traitée (les références suivantes sont systématiquement rappelées : N°commande, N°Client et Référence article), les messages suivants peuvent apparaître :
Modification en cours sur un autre poste
Ce message apparaît lorsque un autre utilisateur est déjà en cours de modification sur la commande traitée.
Dépassement de l'en-cours
Ce message apparaît lorsque l'indicateur Etat crédit de la commande est à la valeur Dépassement En-cours. Dans ce cas l'allocation n'est pas effectuée.
Etat crédit bloqué
Ce message apparaît lorsque l'indicateur Etat crédit de la commande est à la valeur Bloqué. Dans ce cas, l'allocation n'est pas effectuée.
Acomptes non versés
Ce message apparaît lorsque les acomptes demandés pour cette commande n'ont pas été versés. Dans ce cas l'allocation n'est pas effectuée.
Allocation impossible : Livraison ligne/cde complète
Ce message apparaît lorsque la ligne de commande concerne un article qui doit être livré en une seule fois pour une quantité qui est indisponible en stock alors que l'indicateur Allocation partielle n'a pas été sélectionné. Dans ce cas l'allocation n'est pas effectuée.
Commande xxxxxxxxxx Article xxxxxxxxxxx
Date expédition 99/99/99 Délai Achat 9999 Délai de préparation 9999
Ligne non traitée : la date d'expédition est supérieure à date du jour + délai achat + délai préparation
Ce message apparaît lorsque la ligne de commande concerne un article acheté et que la date d'expédition de cette ligne est supérieure à (date du traitement + délai achat + délai de préparation de l'article). Dans ce cas la ligne n'est pas prise en compte dans le traitement.
Commande xxxxxxxxxx Article xxxxxxxxxxx
Date expédition 99/99/99 Délai fabrication 9999 Délai préparation
Ligne non traitée : la date d'expédition est supérieure à date du jour + délai de fabrication + délai préparation
Ce message apparaît lorsque la ligne de commande concerne un article fabriqué et que la date d'expédition de cette ligne est supérieure à (date du traitement + délai fabrication + délai de préparation de l'article). Dans ce cas la ligne n'est pas prise en compte dans le traitement.