Clôture période et exercice

Pré-requis

Codes activité

Les codes activités suivants (classés par type) peuvent avoir une influence sur le comportement de la fonction :

Fonctionnel

  LNK :  Ecarts entre plans

Dimensionnement

  SOC :  Nombre de sociétés

Paramètres généraux

Les paramètres généraux suivants ont une influence sur le comportement de la fonction :

Immobilisation

  ACCPERCTL (défini au niveau Société) : Contrôle périodes comptabilité

  GRTPRVUPD (défini au niveau Société) : Remise en cause Subvention ant

Habilitations

Une habilitation peut être réalisée sur cette fonction, pour limiter les traitements à une société ou à un site.

Gestion de l'écran

Ecran de saisie

 

 

Sociétés

Ce tableau présente la liste des seules sociétés, définies dans le dossier, remplissant chacune les deux conditions suivantes :
- la société dispose d'au moins un contexte éligible pour une clôture périodique ou exercice (voir ci-dessous les conditions d'éligibilité à la clôture périodique ou exercice d'un contexte),
- l'utilisateur possède des droits sur l'ensemble des sites de la société.

La sélection d'une société pour laquelle une clôture est souhaitée, s'effectue en cochant la case Sélection sur la ligne correspondant à cette société.

  Remarques :

• Aucune clôture ne peut être effectuée dans une société possédant au moins un bien Inactif ; cette société n'est donc pas présentée dans le tableau.
• Le choix d’une société utilisée comme société source ou cible dans une opération de cession intra-groupe est autorisé uniquement si le statut de l'opération est : En préparation. Sinon, il provoque l'affichage d'un message d'erreur suivi d'une fenêtre présentant la liste des opérations concernées (sur lesquelles il est possible de se débrancher par clic droit sur la ligne correspondante). Si la clôture est lancée par le serveur batch, un nouveau contrôle est effectué lors du lancement de la requête afin de s'assurer qu'aucune cession intra-groupe portant sur la société sélectionnée n'a été définie entre la préparation de la requête et son lancement ; si tel est le cas, la sélection de la société est annulée et un message est émis dans la trace.

Contextes

Ce tableau est alimenté avec la liste des contextes gérés dans la société sur laquelle est positionné le curseur et pour lesquels une clôture périodique ou exercice est possible. Il permet, pour chacun des contextes affichés, d'en demander la clôture ; en fonction de sa situation il peut s'agir soit de la clôture périodique, soit de la clôture exercice.

• Un contexte est éligible pour une clôture périodique si les conditions suivantes sont réunies : 
   
  - la période courante n'est pas la dernière période de l'exercice (c'est la clôture exercice qui clôturera cette période),
  - tous les plans du contexte sont calculés,
  - toutes les provisions pour renouvellement sont calculées, lorsqu'il s'agit du contexte Comptable et fiscal et que les concessions sont gérées selon le mode Renouvellement,
  - toutes les dotations et tous les écarts entre plans liés (lorsqu'ils sont gérés) ont été comptabilisés pour la période courante, si son type de comptabilisation est Définitive (la comptabilisation des événements n'est pas obligatoire pour une clôture périodique). De même, s’il s’agit du contexte Comptable et fiscal et que les concessions sont gérées, toutes les provisions pour renouvellement doivent avoir été comptabilisées pour la période courante.
   
  Par ailleurs, si le paramètre ACCPERCTL.htm - Contrôle périodes comptabilité (chapitre AAS, groupe CPT) a pour valeur Oui, les conditions suivantes doivent être réunies :
   
  - la période suivante (future période courante) est ouverte en comptabilité,
  - le contexte est synchrone avec la comptabilité.
  
    
• Un contexte est éligible pour une clôture exercice si les conditions suivantes sont réunies :
    
  - la période courante est la dernière période de l'exercice,
  - tous les plans du contexte sont calculés,
  - toutes les périodes sont en comptabilisation définitive,
  - toutes les dotations, tous les écarts entre plans liés (lorsqu'ils sont gérés), ainsi que tous les événements (au sens couple Type d'événement/plan d'amortissement du contexte à clôturer) exploités dans les types d'écriture comptable actifs, ont été comptabilisés pour toutes les périodes de l'exercice,
  - pour les biens sortis dans l'exercice courant, il ne reste aucun montant à comptabiliser sur les périodes de l'exercice suivant si leur comptabilisation est Définitive (les amortissements et écarts entre plans comptabilisés sur l'exercice suivant, préalablement à l'enregistrement de la sortie, doivent être extournés).
   
  Par ailleurs, si le paramètre ACCPERCTL.htm - Contrôle périodes comptabilité (chapitre AAS, groupe CPT) a pour valeur Oui, les conditions suivantes doivent être réunies :
   
  - la période suivante (future période courante) est ouverte en comptabilité,
  - le contexte est synchrone avec la comptabilité. 
  
   De plus, lorsque les concessions sont gérées selon le mode Renouvellement, il est également nécessaire que soient remplies les conditions suivantes :
  - toutes les provisions pour renouvellement doivent être calculées et comptabilisées pour toutes les périodes de l’exercice,
  - pour les biens sortis dans l'exercice courant, il ne reste aucune provision à comptabiliser sur les périodes de l'exercice suivant si leur comptabilisation est Définitive (les provisions comptabilisés sur l'exercice suivant, préalablement à l'enregistrement de la sortie, doivent être extournées),
  - tous les biens renouvelants, en service sur le plan PCG, doivent avoir été renouvelés (leur indicateur Renouvellement effectué doit être actif),
  - il n’existe aucune opération de préparation de renouvellement pour laquelle la date de renouvellement est située dans l’exercice courant ou pour laquelle la date n’est pas renseignée. 
  
  

 

Descriptif du traitement

• La Clôture de la période courante engendre, sur le contexte, les opérations suivantes :
  
  - La période prend pour statut Close ; son type de comptabilisation (provisoire/définitif) est conservé.
   
  - La période Suivante devient la période Courante et son type de comptabilisation (provisoire/définitif) est conservé si la période était ouverte. Si la période était fermée, son type de comptabilisation est initialisé avec la valeur de la période clôturée.
   
  - Au niveau de chacun des biens concernés :
   
  * le statut de chacun des plans du contexte (champ DEPSTA de la table des amortissements DEPREC) prend la valeur Clos.
   * les cumuls d'amortissement périodique du contexte clôturé sont incrémentés du montant de la dotation correspondante qui est ensuite, remise à zéro.
   
  - Les flux sont créés ou mis à jour pour la période clôturée, avec le statut Définitif.
  Afin de ne pas pénaliser la première clôture périodique, il est recommandé de générer tous les flux une première fois après l'ouverture d'un exercice, via le traitement de Génération des flux provisoires. Ce traitement, doté de paramètres d'optimisation, permettra de lisser cette opération sur toute la durée de la première période.
  Ensuite, lors de la clôture, la génération des flux sera limitée aux nouveaux biens et aux seuls biens ayant subi, depuis la dernière génération, une action métier ayant un impact sur les flux.
  Ce mécanisme visant à optimiser les temps de traitement, est décrit dans un document annexe : Optimisation des flux.
   
  - Lors de la soumission de la clôture du contexte d'amortissement retenu pour la gestion des UO (Unités d'œuvre), les plans de production associés au contexte sont mis à jour de la façon suivante : si les UO réalisées sur la période ne sont pas précisées pour la période à clôturer, le traitement de clôture alimentera automatiquement les UO réalisées à partir des UO prévues. 
  
  - Toute sortie prévisionnelle d'un bien, à une date inférieure ou égale à la fin de la période sur laquelle porte la clôture, est automatiquement annulée.
   
  Gestion des concessions :
   
  - Suppression de l'ensemble des opérations de renouvellement validées.
   
• La Clôture Exercice de l'exercice en cours engendre, sur le contexte, les opérations suivantes :
   
  - La clôture de la dernière période de l'exercice (période courante).
   
  - L'exercice Courant prend pour statut exercice Clos et son type de comptabilisation (provisoire/définitif) est conservé.
  
  - L'exercice Suivant devient l'exercice Courant. La première période est ouverte avec un type de comptabilisation Provisoire, les autres périodes sont initialisées à Non ouverte sans type de comptabilisation.
   
  - L'exercice lui succédant prend le statut d'exercice Suivant. Si celui-ci n'est pas défini, il est créé selon le même découpage exercice que le nouvel exercice Courant, selon les modalités suivantes :
   
  * La date de début d'exercice est fixée au lendemain de la date de fin d'exercice Courant.
  
  * La date de fin d'exercice est fixée à la même date que la fin de l'exercice Courant plus un an.
  
   * Si l'exercice courant est découpé en périodes, les périodes de l'exercice suivant sont créées en conservant le même découpage que celui existant sur l'exercice Courant, en tenant compte des années bissextiles. Les pondérations des périodes (nombre de jours, de semaines, de mois) sont re-calculées avec les nouvelles dates de périodes.
  
   Dans le cas d'un exercice courant dont la durée est inférieure à un an, le nouvel exercice est créé avec une durée de un an à partir de la date du nouvel exercice ; l'éventuel découpage en périodes n'est alors pas conservé.
   
  - Les flux sont créés ou mis à jour pour l'exercice clôturé, avec le statut : Définitif. Un mécanisme d'optimisation permet de limiter la génération aux nouveaux biens et aux seuls biens ayant subi, depuis la dernière génération, une action métier ayant un impact sur les flux.
  Un flux initial est également créé pour l'exercice suivant, pour chaque bien de la socitété et chaque plan concerné. 
   Pour plus d'informations sur l'optimisation des flux, se reporter au document annexe : Optimisation des flux.
   
  - Lors de la soumission de la clôture du contexte d'amortissement retenu pour la gestion des UO (Unités d'œuvre), les plans de production associés au contexte sont mis à jour de la façon suivante : si les UO réalisées sur la période ne sont pas précisées pour la période à clôturer, le traitement de clôture alimentera automatiquement les UO réalisées à partir des UO prévues.
   
  - Au niveau de chacun des biens concernés, les cumuls d'amortissement du contexte clôturé sont incrémentés du montant de la dotation correspondante qui est ensuite, remise à zéro.
   
   - Au niveau des biens sortis dans l'exercice : les enregistrements (dans la table DEPREC) des amortissements relatifs aux exercices postérieurs à celui clôturé, sont supprimés.
   
  - Toute sortie prévisionnelle d'un bien, à une date inférieure ou égale à la fin de l'exercice sur lequel porte la clôture, est automatiquement annulée.
   
  Gestion des Subventions :
  
  Lorsque la Remise en cause des subventions antérieures est interdite (paramètre GRTPRVUPD à Non), le traitement de clôture du contexte Comptable et fiscal (et donc de façon induite, du plan de Subvention) active automatiquement l'indicateur de forçage associé au champ Montant de subvention de chacune des dépenses rattachées à un bien comptable dont le plan de subvention est clôturé. Le montant de subvention de ces dépenses ainsi que la base d'amortissement, sur le plan de Subvention, des biens comptables rattachés ne seront ainsi plus mis à jour lors des traitements de calcul de subvention.
   
  Gestion des Concessions :
   
   - Au niveau des biens sortis dans l'exercice : les enregistrements (dans la table CCNRPR) des provisions pour renouvellement, relatifs aux exercices postérieurs à celui clôturé, sont supprimés.
  
  - La valeur de renouvellement des biens est remise à zéro (afin d’être recalculée lors du prochain calcul) et l’indicateur de forçage de la valeur de renouvellement est désactivé sur les biens dont la valeur de renouvellement avait été forcée.
  
  - L’ensemble des opérations de renouvellement validées sont supprimées.
  
   
• Trace du traitement

Une trace est automatiquement affichée à l'issue du traitement. Cette trace, plus ou moins détaillée en fonction de la valeur affectée au paramètre NIVTRACE, rappelle systématiquement les paramètres de la clôture, présente la liste des biens dont la sortie prévisionnelle a été annulée par le traitement de clôture puis liste les éventuels messages d'erreur.

Remarque : la consultation et l'impression des fichiers trace est possible à tout moment via la demande d'édition du code état ATRACE Impression fichier de trace, obtenue depuis la fonction Superviseur du menu Impression / Impression groupe.

Tâche batch

Cette fonction peut être lancée en batch. La tâche standard FASCLOTURE est prévue à cet effet.

Messages d'erreur

Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :

"Le contexte xxx : Des modifications sont en attente de traitement avant clôture"

Lorsque des modifications de paramétrage influençant le calcul des biens ont été effectuées, la clôture du contexte concerné n'est pas autorisée tant que le traitement de ces modifications et qu'un nouveau calcul n'ont pas été effectuées.
Se reporter au descriptif du traitement Modifications en attente.

 

Tables mises en oeuvre

Les tables suivantes sont mises en oeuvre par la fonction :

Table	Intitulé Table
CONTEXT [CNX]	Contextes
DEPREC [DEP]	Dotation
FISCYEAR [FIS]	Exercice