Secteurs de marché
La gestion des secteurs de marché permet de découper un marché en plusieurs sous-ensembles à des fins commerciales, administratives ou techniques.
Ces secteurs peuvent ensuite être affectés à un ensemble de représentants. Pour chaque secteur, il est possible de définir jusqu'à deux représentants principaux et différents représentants secondaires par rôle et famille commerciale de produit.
L'affectation d'un site tiers à un secteur de marché peut de cette manière entraîner l'affectation de ce site tiers à un ou plusieurs représentants.
Un secteur de marché regroupe une population composée exclusivement de sites prospects ou de sites clients. En effet, seul ce type de tiers permet de réaliser une affectation de représentants.
Par site tiers, on entend la combinaison du code tiers avec son code adresse. Ainsi, la gestion des secteurs s'applique non seulement aux prospects/clients en général, mais aussi à chacun des sites de cette population. Cela apporte un niveau de finesse supplémentaire dans la gestion de l'affectation des représentants à des tiers.
L'association d'un tiers à un secteur de marché et à plusieurs représentants peut être calculée soit dynamiquement lors de toute création ou modification d'un prospect/client, soit manuellement sur l'ensemble de la population, soit automatiquement avec une périodicité définie dans la gestion des abonnements du serveur batch X3.
Ces différentes méthodes permettent d'arbitrer le meilleur mode de calcul en fonction de la composition de la base de données :
- Un dossier X3 comprenant beaucoup de secteurs différents avec une petite base tiers privilégiera une méthode de calcul par batch.
- Un dossier X3 comprenant une base tiers volumineuse répartie sur peu de secteurs différents privilégiera une méthode de calcul dynamique.
Cette fonction comporte également des options permettant de déterminer des préférences en terme d'enregistrement des affectations. Il est possible de déclarer prioritaires les affectations calculées automatiquement ou bien de souhaiter conserver toute affectation saisie manuellement.
Pré-requis
Codes activité
Les codes activités suivants (classés par type) peuvent avoir une influence sur le comportement de la fonction :
BRS :
Nb représentants secondaires
REC :
Représentants client
Paramètres généraux
Les paramètres généraux suivants ont une influence sur le comportement de la fonction :
Tronc commun
KEEPMST (défini au niveau Dossier) : Affectation manuelle secteurs
KEEPREP (défini au niveau Dossier) : Aff. manuelle représentants
MSTACT (défini au niveau Dossier) : Gestion des secteurs de marché
MSTDLV (défini au niveau Dossier) : Synchronisation clients livrés
Habilitations
Cette fonction est de type objet. Les opérations de création, modification, et suppression de fiche peuvent être activées ou désactivées pour un utilisateur donné. Des filtres par rôles peuvent également être mis en place sur cette fonction.
Les options suivantes peuvent être activées ou désactivées pour chaque utilisateur :
Génération secteurs
Consultation secteurs
Gestion de l'écran
Une seule fonction, dénommée Secteurs de marché, donne accès aux opérations relatives à l'élaboration et à l'affectation des secteurs de marché.
Au travers de cet outil, il est possible de :
- Saisir la liste de tous les secteurs composant un marché
- Saisir une description synthétique de la nature d'un secteur à des fins mnémotechniques
- Définir tous les critères discriminant de rattachement à un secteur
- Indiquer les représentants en charge de la gestion de chaque secteur
- Exécuter le traitement de calcul et d'affectation des secteurs et des représentants
- Consulter le contenu de chaque secteur de marché
- Consulter le contenu de la population n'appartenant à aucun secteur défini
En-tête
Présentation
La liste gauche de l'objet de gestion des secteurs de marché permet de consulter les secteurs constituant le découpage d'un marché. Pour chaque secteur, il est obligatoire de saisir un code.
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Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
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Onglet Description
Présentation
Il est recommandé de saisir une description. Celle-ci permettra de comprendre la nature précise du secteur avec plus de facilité qu'au travers de la seule définition des critères saisie dans l'onglet définition.
Cette liste est classée selon le code secteur de façon croissante. C'est également dans cet ordre que le système parcourt la liste des secteurs pour calculer une affectation. Cela signifie que le code assigné à un secteur confère une notion de priorité d'un secteur sur les autres secteurs.
Par exemple, si un prospect/client remplit les conditions lui permettant d'être légitimement affecté à deux secteurs de marché différents, ce dernier sera affecté au premier secteur rencontré dans la liste.
Consultation et affectation des secteurs depuis une fiche Tiers
Depuis n'importe quelle fonction de gestion des Tiers (Tiers, Prospects, Clients, Fournisseurs, Représentants, Transporteurs), il est possible d'accéder à la fenêtre de consultation et d'affectation des secteurs de marché.
Cette fenêtre peut être ouverte à partir du menu contextuel Secteur de marché disponible sur chaque ligne de code adresse de l'onglet Adresse des Tiers.
Dans les fonctions Prospect et Client, ce menu est toujours disponible.
Dans les autres fonctions Tiers, ce menu est disponible uniquement sur les tiers prospects ou clients.
Affectation d'un secteur de marché
La première partie de cette fenêtre est relative au secteur de marché.
Si un secteur est déjà associé au site tiers, il est possible de prendre connaissance de la description du secteur.
Si aucun secteur n'est saisi, il est possible d'affecter n'importe quel secteur soit manuellement au travers d'une fenêtre de sélection des secteurs, soit au travers d'un zoom sur la fonction de gestion des secteurs.
Affectation des représentants
Une fois l'affectation d'un secteur réalisée, il est possible de procéder à l'affectation des représentants pour le site tiers.
Pour chaque site tiers, il est possible d'affecter jusqu'à deux représentants principaux.
En plus des représentants principaux, il est également possible de saisir différents représentants secondaires tout en précisant leur rôle vis-à-vis du site tiers. Le rôle de chaque représentant secondaire peut être affiné avec une notion de famille commerciale de produit.
Si les affectations enregistrées concernent le site par défaut du tiers, celles-ci sont reportées automatiquement sur la fiche du prospect/client. Par conséquent, les champs Représentantsont mis à jour en fonction de l'affectation réalisée dans la fenêtre relative au secteur de marché. Le tableau des représentants secondaires est également mis à jour de la même manière.
Inversement, si des modifications concernant les représentants principaux ou secondaires sont effectuées directement sur la fiche prospect/client, celles-ci sont reportées sur l'affectation des représentants pour le site par défaut du tiers.
Ce type de modification écrasera toujours les affectations calculées automatiquement.
Si un secteur est renseigné dans la fenêtre d'affectation, il est possible d'obtenir la saisie des représentants sur la base des affectations décrites sur la fiche secteur indiquée. Cela est possible via le menu contextuel Affectation selon secteur disponible depuis les champs Représentant principal de la fenêtre d'affectation.
Gestion des clients livrés
La gestion des secteurs de marché permet de prendre en charge l'affectation automatique des représentants sur la population des clients livrés.
En effet, cette population peut comporter, elle aussi, un nombre variable de représentants en fonction de la valeur du code activité RED.
Si le paramètre MSTDLV est positionné à "Oui", le système adopte le comportement décrit dans les lignes suivantes.
Une fiche client peut contenir un nombre différent de sites et de clients livrés. Un client peut par exemple comporter cinq adresses différentes et seulement deux clients livrés.
Par conséquent, lors d'une affectation automatique de représentant à un site client, le système vérifie l'existence d'une éventuelle fiche client livré correspondante. Le cas échéant, cette affectation est également reportée dans le ou les champs Représentant correspondant sur ce client livré. Inversement, toute nouvelle affectation ou modification manuelle de représentant sur un client livré est répercutée dans l'affectation du site client.
Cas particuliers du site par défaut du client :
Le site par défaut d'une fiche client induit l'existence non plus de deux affectations corrélées, mais de trois pouvant être cette fois-ci différentes l'une de l'autre.
Ces trois affectations peuvent être dénommées sous les labels suivants :
- L'affectation du site client
- L'affectation du client
- L'affectation du client livré
Dans ce cas particulier, le système adopte le comportement suivant :
Si le paramètre KEEPREP est positionné à "Toujours écraser", ces trois affectations seront toujours identiques entre elles. En effet, elles seront définies par le système et obéiront donc toujours à l'affectation dépendante du secteur de marché associé.
Si ce paramètre comporte une valeur différente, il est alors possible d'obtenir des valeurs distinctes pour ces affectations.
En effet, il peut être indispensable de bénéficier pour le client livré par défaut d'une affectation de représentants différente de celle définie sur la fiche client.
Pour ce même site, il est possible de modifier une affectation à partir de trois endroits différents :
- Fenêtre d'affectation des secteurs de marché
- Onglet Gestion de la fiche client
- Fiche client livré par défaut
Modification des représentants depuis la fenêtre d'affectation des secteurs de marché
Lorsque la fenêtre d'affectation des secteurs est ouverte pour le site client par défaut et qu'une modification manuelle des représentants y est réalisée, cette nouvelle affectation est répercutée automatiquement à la fois sur la fiche client et sur la fiche client livré par défaut. Ces trois sources de stockage de l'information reflètent alors la même information (dans la mesure ou les valeurs des différents codes activités utilisés sont elles aussi équivalentes).
Modification des représentants depuis l'onglet Gestion du client
Lorsque l'affectation des représentants est réalisée directement sur la fiche client, celle-ci est répercutée automatiquement sur le site client par défaut. Ces deux informations sont alors toujours équivalentes.
En ce qui concerne la fiche du client livré, le système pose à l'utilisateur la question suivante :
Souhaitez-vous mettre à jour l'affectation du client livré ?
- Si la réponse est négative, la nouvelle affectation ne sera pas répercutée sur le client livré.
- Si la réponse est positive, la nouvelle affectation sera répercutée sur le client livré.
Modification des représentants sur un client livré
Lorsque l'utilisateur modifie manuellement une affectation de représentant sur un client livré par défaut, cette modification n'est répercutée nulle part. En effet, ce type de modification est considéré comme une surcharge de l'affectation client nécessaire pour le bon fonctionnement des fonctionnalités du module Ventes. Dans ce cas, l'affectation du site client par défaut demeure quant à elle identique à celle du client.
En revanche, en l'absence d'affectation précédente, toute nouvelle affectation réalisée manuellement depuis le client livré par défaut est répercutée sur le client et sur le site client par défaut.
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Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Description
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Onglet Définition
Présentation
Cet onglet permet de définir un tableau de critère d'affectation, voire de le compléter avec une formule mathématiques plus complexe.
Chaque critère est composé :
- D'un opérateur de combinaison des critères. Celui-ci peut-être sélectionné parmi la liste suivante : Et, Ou, Et pas, Ou pas
- De l'un des trois noms de table composant une fiche prospect/client à savoir : Informations relatives aux tiers, Informations relatives aux prospects/clients, Informations relatives à l'adresse.
- D'un nom de champ provenant de l'une des trois tables indiquées ci-dessus.
- D'une condition dépendante de la nature du champ sélectionné. Si le champ sélectionné est de type texte, les conditions possibles sont : Egal, Différent, Commence par, Contient, Se termine par. Si le champ sélectionné est de type numérique ou date, les conditions possibles sont : Egal, Différent, Supérieur à, Supérieur ou égal à, Inférieur à, Inférieur ou égal à.
- D'une valeur pour le champ définis comme critère
Ce tableau peut contenir jusqu'à 25 lignes combinées.
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Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Tableau Critères
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Formule
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Bloc numéro 3
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Fonctions accessibles par clic droit sur le tableau
Ce menu permet d'afficher la liste de champs d'une table précise.
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Onglet Affectation
Présentation
Le troisième onglet d'une fiche secteur de marché permet d'indiquer les représentants à affecter par le système lorsqu'un prospect/client a été intégré automatiquement dans le secteur concerné.
Pour chaque secteur, il est possible d'affecter jusqu'à deux représentants principaux et de multiples représentants secondaires. Chaque représentant secondaire peut exercer un rôle particulier vis-à-vis d'un prospect/client. Quelques exemples de rôles fréquents peuvent être trouvés dans la liste suivante : Manager commercial, Expert produit, Technicien SAV …
En plus du rôle, la mission d'un représentant secondaire vis-à-vis d'un tiers peut également être affinée avec une notion de famille commerciale de produit. Ainsi, un même prospect/client peut comporter plusieurs experts produit ou techniciens SAV pour certaines gammes de produits particulières.
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Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Représentants principaux
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Tableau Représentants secondaires
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Boutons spécifiques
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Les champs suivants sont présents dans la fenêtre ouverte par ce bouton : Bloc numéro 1
Bloc numéro 2
Fermer Ce bouton permet de recopier la définition de la fiche depuis ou vers un autre dossier. |
Barre de menu
Fonctions / Validation secteurs de marché
Fonctions / Génération des secteurs
Une fois la liste des secteurs et les propriétés de chaque secteur définies, il est possible de procéder à l'affectation globale de la base prospect/client aux secteurs et aux représentants en une unique opération.
Régénération manuelle
Pour cela, cliquer sur le menu Fonctions - Génération des secteurs.
Ce menu ouvre une nouvelle fenêtre destinée à lancer le traitement de génération.
Préalablement à la génération, le système requiert la saisie de deux paramètres :
- Le premier concerne l'affectation des secteurs saisis manuellement. Si le paramètre KEEPMST est fixé à la valeur Toujours conserver ou Demander l'écrasement, ce premier paramètre apparaîtra avec la valeur Toujours conserver. Si le paramètre KEEPMST est fixé à la valeur Toujours écraser, cette même valeur sera reprise dans la fenêtre de génération des secteurs.
- Le deuxième concerne l'affectation des représentants saisis manuellement. Si le paramètre KEEPREP est fixé à la valeur Toujours conserver ou Demander l'écrasement, ce deuxième paramètre apparaîtra avec la valeur Toujours conserver. Si le paramètre KEEPREP est fixé à la valeur Toujours écraser, cette même valeur sera reprise dans la fenêtre de génération des secteurs.
L'option Toujours conserver indique au système de ne jamais remplacer une affectation enregistrée manuellement par une affectation calculée. Si l'option Toujours écraser est sélectionnée, la base prospect/client obtenue à l'issue de la génération sera le strict reflet de la définition des secteurs enregistrée préalablement.
Il est possible de sélectionner un comportement différent pour l'affectation des secteurs et l'affectation des représentants.
NB : On considère comme affectation manuelle de représentant toute modification d'une unique information concernant aussi bien les représentants principaux que secondaires.
Une fois les deux options définies, le bouton permet de déclencher l'exécution du traitement de génération.
A l'issue de la génération, le système indique le nombre de nouvelles affectations de secteurs et de représentants réalisées. Ce nombre peut être négatif si une redéfinition des secteurs a entraîné une augmentation du nombre de prospects/clients hors secteurs.
A l'issue du traitement, le bouton est activé. Celui-ci permet de consulter la présence d'éventuelles erreurs intervenues au cours du traitement.
Régénération des secteurs via le serveur batch
Une tâche batch dénommée CRMMST destinée à réaliser la régénération des secteurs de marché est livrée en standard. Cette tâche est accessible dans le dictionnaire dès lors qu'au moins un secteur de marché a été défini dans la fonction de gestion des secteurs de marché.
Avec cette tâche, chaque utilisateur est libre de procéder de la manière de son choix pour exécuter la régénération des secteurs.
Il a le choix entre les deux formules suivantes :
- Soumettre manuellement et périodiquement la tâche CRMMST à l'exécution
- Définir un abonnement
Lors de la validation de la soumission de la tâche CRMMST, une fenêtre de saisie de paramètre identique à celle présentée pour la régénération manuelle est affichée.
Fonctions / Consultation du secteur
Ce menu permet de consulter le contenu d'un secteur de marché.
Cette consultation s'effectue par séquence de 50 sites tiers.
Le champ Nombre de sites tiers dans le secteur permet de connaître le volume global du secteur courant.
Sur chaque ligne du tableau il est possible d'obtenir un menu contextuel Détail. Ce menu permet d'accéder à la fiche Tiers et de consulter toutes les caractéristiques de cette dernière.
Le bouton de bas d'écran permet d'afficher le contenu du secteur précédent sans pour cela fermer la fenêtre courante pour ensuite rouvrir une nouvelle fenêtre. Il autorise de cette façon un contrôle accéléré du volume global des différents secteurs définis.
Le bouton de bas d'écran poursuit le même but mais cette fois-ci pour les secteurs suivant le secteur courant.
Fonctions / Gestion des hors-secteurs
Malgré la définition de secteurs plus ou moins nombreux et précis, il est toujours possible que quelques sites tiers échappent au découpage effectué et ne se retrouvent affectés à aucun secteur. Ces sites sont difficiles à identifier puisqu'il faut pour cela vérifier la totalité de la base prospect/client et l'affectation de chacun d'eux à un secteur.
Le menu Fonctions - Gestion des hors secteurs a pour objectif de résoudre cette difficulté.
Il offre un moyen rapide d'identification de tous les sites prospects/clients non affectés à un secteur de marché.
Lors de l'ouverture de cette fenêtre un message d'attente est affiché permettant au système de parcourir la base de données à la recherche de tous les sites sans affectation. Une fois la vérification complète achevée, les informations suivantes sont disponibles :
- Le pourcentage de sites tiers hors secteurs par rapport au nombre total de sites prospects/clients
- Le nombre total de sites prospects/clients
- Le nombre total de sites prospects/clients non affectés à un secteur de marché
- La consultation des sites tiers hors secteurs s'effectue par séquence de 50
La définition d'un secteur de type « ramasse miettes » ZZZZZZ permet d'obtenir un taux de fuite nul.
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Nom de champ incorrect
Ce message est affiché lorsque l'utilisateur tente de saisir un critère de définition de secteur sur la base d'un champ inexistant dans la base de données.
Il manque une ou plusieurs parenthèses ouvrantes.
Ce message est affiché à l'issue d'une opération de retouche du champ Groupement des critères. Celui-ci indique que l'utilisateur a oublié de saisir une ou plusieurs parenthèses ouvrantes.
Il manque une ou plusieurs parenthèses fermantes.
Ce message est affiché à l'issue d'une opération de retouche du champ Groupement des critères. Celui-ci indique que l'utilisateur a oublié de saisir une ou plusieurs parenthèses fermantes.
Un des groupes de parenthèses est vide.
Ce message est affiché à l'issue d'une opération de retouche du champ Groupement des critères. Celui-ci indique que l'utilisateur a oublié de saisir un numéro de critère dans un groupe de parenthèse existant.
Les codes critères doivent être saisis uniquement dans un ordre croissant.
Ce message est affiché à l'issue d'une opération de retouche du champ Groupement des critères. Celui-ci indique que l'utilisateur s'est trompé dans l'ordre de saisi des numéros de critères composant l'expression.
Il manque un ou plusieurs numéros de critères.
Ce message est affiché à l'issue d'une opération de retouche du champ Groupement des critères. Celui-ci indique que l'utilisateur a oublié de saisir un ou plusieurs numéros de critères définis dans le premier tableau de l'onglet.
Un même numéro de critère a été saisi plusieurs fois.
Ce message est affiché à l'issue d'une opération de retouche du champ Groupement des critères. Celui-ci indique que l'utilisateur a saisi un même numéro de critère plusieurs fois.
Certains numéros ne correspondent pas à des critères.
Ce message est affiché à l'issue d'une opération de retouche du champ Groupement des critères. Celui-ci indique que l'utilisateur a saisi un ou plusieurs numéros de critères inexistants dans le premier tableau de l'onglet.
La définition doit commencer avec une parenthèse.
Ce message est affiché à l'issue d'une opération de retouche du champ Groupement des critères. Celui-ci indique que l'utilisateur a oublié de faire débuter l'expression avec une parenthèse ouvrante.
La définition doit se terminer avec une parenthèse.
Ce message est affiché à l'issue d'une opération de retouche du champ Groupement des critères. Celui-ci indique que l'utilisateur a oublié de terminer l'expression avec une parenthèse fermante.
Il manque un ou plusieurs opérateurs.
Ce message est affiché à l'issue d'une opération de retouche du champ Groupement des critères. Celui-ci indique que l'utilisateur a oublié d'indiquer un opérateur entre certains numéros de critères.
Certains opérateurs sont placés de manière incorrecte.
Ce message est affiché à l'issue d'une opération de retouche du champ Groupement des critères. Celui-ci indique que l'utilisateur a saisi un ou plusieurs opérateurs à un endroit qui ne permet pas de les exploiter correctement.
Erreur lors de l'affectation du secteur de marché à l'enregistrement.
Ce message est édité dans une trace affichée à l'issue d'un traitement de génération des secteurs de marché. Il indique que la transaction d'enregistrement de l'affectation d'un secteur a échoué. Pour information et pour permettre de comprendre la cause du dysfonctionnement, ce message est accompagné du code de l'enregistrement à affecter.
Erreur lors de l'affectation des représentants à l'enregistrement.
Ce message est édité dans une trace affichée à l'issue d'un traitement de génération des secteurs de marché. Il indique que la transaction d'enregistrement de l'affectation des représentants a échoué. Pour information et pour permettre de comprendre la cause du dysfonctionnement, ce message est accompagné du code de l'enregistrement à affecter.
Le secteur indiqué ne permet pas de déterminer des affectations.
Ce message est affiché lorsque l'utilisateur réalise une affectation manuelle de représentant sur la base d'un secteur de marché erroné.
Tables mises en oeuvre
Les tables suivantes sont mises en oeuvre par la fonction :
| Table |
Intitulé Table |
|---|---|
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ATEXTRA [AXX] |
Textes à traduire |
|
BPADDRESS [BPA] |
Adresses |
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BPARTNER [BPR] |
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BPCUSTOMER [BPC] |
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|
CONTACTCRM [AIN] |
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|
HD6CLOB [HD6] |
Minis-Clobs CRM |
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MARASSDEF [MAD] |
Contenu des secteurs |
|
MARASSREP [MAR] |
Portefeuilles représentants |
|
MARDEF [MDF] |
Définitions des secteurs |
|
MARDEFVAL [MDV] |
Détails critères |
|
MARREPSEC [MRS] |
Affectations des secteurs |
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MARSCT [MST] |
Secteurs de marchés |