Abonnements

• Code abonnement (champ COD)

Code alphanumérique sur dix caractères.

• champ DESTRA

Intitulé de l'abonnement, alphanumérique sur trente caractères.

• Actif (champ ENAFLG)

Ce champ permet de sortir du circuit un formulaire d'abonnement sans le supprimer, car il peut encore exister des écritures générées.

• Intitulé court (champ SHOTRA)

L'intitulé court remplace l'intitulé classique lorsque les contraintes d'affichage ou d'édition l'exigent.

Par défaut, l'intitulé court, l'intitulé long ou l'en-tête de colonne d'une donnée est enregistré (en création/modification) dans la langue de connexion de l'utilisateur. Par l'intermédiaire de la fonction Traductions en ligne (clic droit à partir de cette zone), il est traduisible dans une autre langue.

Dans la fenêtre de traduction en ligne de la zone active, ajoutez un nouveau code langue avec la traduction dans cette langue.

Un utilisateur se connectant dans une des langues traduites disposera de l’intitulé court, de l'intitulé long ou de l'en-tête de colonne dans sa langue de connexion s'il est défini, sinon il sera disponible dans la langue par défaut du dossier.

• Pièce modèle (champ REFTYP)

Indiquez la référence de la pièce modèle à utiliser pour cet abonnement. La pièce modèle peut être une pièce réelle ou non mais il est déconseillé de modifier celle-ci pendant le déroulement de l'abonnement, surtout pour un abonnement lissé.

Cette pièce modèle va servir de trame pour la génération des pièces comptables réelles ou de simulation en fonction du paramétrage de l’abonnement.

Vous devez créer la pièce modèle en saisie de pièce (cf. documentation Saisie de pièces).

Vous définissez dans cette pièce :

• la transaction de saisie, 
• le site,
• les imputations comptables,
• la propagation sur les différents types de référentiels, les imputations analytiques.

Suivant qu’il s’agisse d’un abonnement fixe ou lissé, les zones Débit/Crédit de cette pièce doivent être complétées de manière différente :

• pour un abonnement fixe, saisissez le montant à abonner,
• pour un abonnement lissé, saisissez un coefficient sur la première ligne.
  Ce coefficient servira de base pour une répartition du montant de l’échéance au prorata des coefficients des lignes suivantes.

Exemple : Une facture fournisseur est répartie sur deux comptes de charges (75% pour la première, 25% pour la seconde). Les lignes de la pièce modèle peuvent être saisies comme suit :

Ainsi, si l’abonnement génère des pièces où seuls deux comptes sont balancés, vous pouvez utiliser un coefficient de 1.

 Si la charge/produit que vous abonnez est soumis à la gestion de TVA, vérifiez que la pièce modèle n’en tient pas compte. La zone " code taxe " de la pièce modèle doit être vide ou faire référence à un code exonéré. En effet, c’est à la réception de la facture que vous gèrez les taxes.

• champ REFNUM

Pas d'aide liée à ce champ.

• Type (champ TYP)

Le montant de l’abonnement peut-être :

• Fixe : un montant fixe à payer suivant une périodicité donnée (tous les n jours, semaines, décades, quinzaines, mois). Chaque pièce générée sera la copie conforme de la pièce modèle.
• Lissé : un montant variable à payer suivant une périodicité donnée (tous les n mois). Le montant global sera défini et imputé sur le compte de la première ligne de la pièce modèle pour toute la période de l'abonnement. Chaque pièce générée le sera ensuite au prorata d'une clé de répartition temporelle.

• Date début (champ STRDAT)

La date de début représente la date de la première écriture d’abonnement, ainsi que la date de départ du calcul pour la périodicité.
La date de fin borne le calcul des abonnements.

 Vérifiez toujours que les bornes soient suffisamment larges, au jour près, pour englober toutes les échéances de l’abonnement. Par exemple, dans le cas d’un abonnement de périodicité " 1 mois ", si la date de début est fixée au 11 janvier, et la date de fin au 2 février, le système ne génère qu’une mensualité. Il y aurait eu deux mensualités si la date de fin était définie au 11 février.

• Date fin (champ ENDDAT)

• Périodicité (champ PERNBR)

Définissez le cadencement.

• champ PERTYP

Vous pouvez selectionner le type de périodicité :

• jour,
• semaine,
• décade,
• quinzaine,
• mois.

• Echéance (champ DUDDAT)

Ce champ facultatif est une condition de paiement qui permet, le cas échéant, de déterminer la date d'échéance de chaque pièce générée par rapport à sa date comptable. On définit ici la condition de paiement des échéances : Chèque au comptant, Virement, Billet à ordre…

• Date extourne (champ RVSDAT)

La date d’extourne est unique pour toutes les écritures générées. Elle permet d’annuler chaque pièce d’abonnement générée en réel en la contrepassant.

Cette zone est facultative.

• Clé de répartition (champ DSPTMP)

Un abonnement lissé nécessite l’attribution d’une clé de répartition temporelle qui permet d’établir un calendrier de paiement, ainsi que des pondérations différentes d’un mois sur l’autre (cf. Répartition Temporelles).

 Vérifiez la cohérence de cette clé avec la périodicité et les bornes de dates préalablement définies.

Si les bornes de dates n’englobent pas l’ensemble de la clé de répartition, le montant des échéances est calculé au prorata des taux de la période définie par ces bornes.

Exemple : Une clé de répartition définit qu’en Janvier, 50% du montant total sera réglé, en Juin 20% et en Décembre, 30%. Pour un montant total de 1000, l’abonnement sur une année devrait se solder par trois échéances : 500, 200 et 300. Si les bornes de dates réduisent la période de Janvier à Mai, la totalité du montant sera réglée en Janvier (50%/50%Þ 100%).

Le même principe est appliqué dans le cas d’une incohérence entre la périodicité et la clé de répartition.

• Montant (champ AMT)

Le montant à inscrire correspond au montant global à répartir pour toute la période de l'abonnement et doit être imputé sur le compte de la première ligne de la pièce modèle.

• champ CUR

La devise qui s’affiche correspond à celle définie dans la pièce modèle.

• Montant cumulé (champ AMTCUM)

Pas d'aide liée à ce champ.

• Type pièce (champ TYP1)

On définit ici quel type de pièce et quel journal seront utilisés pour la génération des pièces comptables en réel et en simulation.

Ces derniers peuvent être différents de la pièce modèle. En effet, pour des raisons de cohérence des journaux, on peut décider, par exemple, qu’aucune pièce modèle ne sera créée dans un journal vente, achat ou autre. Pourtant, les pièces générées par l’abonnement peuvent être des factures, des encaissements, des opérations diverses….

Le type de pièce et le journal proposés par défaut sont ceux de la pièce modèle.

• Journal (champ JOU1)

Indiquez le code journal à utiliser pour la génération réelle.

• Formule référence (champ FORREF)

On peut définir une référence et/ou un intitulé générés par une formule, qui s’afficheront par défaut à la génération de la pièce (visible en saisie de pièce ou en consultation). Si ces champs ne sont pas renseignés, la référence et le libellé seront recopiés depuis la pièce modèle.

Dans les formules vous pouvez utiliser toutes les variables des écrans GACCENT0, GACCENT1, GACCENT2 qui composent le schéma de saisie STD. Ils sont ouverts avec les abréviations [HAE0], [HAE1] et [HAE2]. Les variables globales, les variables systèmes (datesyst) sont également utilisables, ainsi que la variable NEWDAT qui désigne la date de génération de la pièce courante. Pour le libellé, I représente le numéro de la ligne (0..N-1).

Si la référence ou l’intitulé ne sont que du texte, il faut saisir le libellé entre guillemets. On peut également utiliser des formules pour faire appel aux informations d’autre champs. 

• Formule intitulé (champ FORDES)

• Dernière pièce réelle\Dernière pièce simulation (champ LASTYP)

• champ LASNUM

• champ LASDAT