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D'une manière générale, le lettrage consiste à apparier des écritures comptables entre elles afin de faciliter l'analyse du solde d'un compte à une date donnée.
Exemple : Associer une facture et son règlement.

Les opérations enregistrées dans le module Tiers sur les comptes clients et fournisseurs font l'objet d'un lettrage automatique, les règlements étant imputés directement sur les factures ou pièces auxquels ils sont attachés.

La fonction de lettrage du module Comptabilité est utilisée dans le cadre du lettrage des comptes généraux. 

Pré-requis

Codes activité

Les codes activités suivants (classés par type) peuvent avoir une influence sur le comportement de la fonction :

  MTC :  Nombre de lignes lettrage

Paramètres généraux

Les paramètres généraux suivants ont une influence sur le comportement de la fonction :

Comptabilité

  MTCAMT (défini au niveau Site) : Lettrage par montant société

  MTCCUR (défini au niveau Site) : Lettrage par montant en devise

  MTCDES (défini au niveau Site) : Lettrage par libellé

  MTCFREREF (défini au niveau Site) : Lettrage par référence libre

  MTCLOW (défini au niveau Site) : Lettrage minuscule (référence)

  MTCNBR (défini au niveau Dossier) : Nb écritures lettrage auto

  MTCPIO (défini au niveau Site) : Priorité méthodes lettrage

  MTCREF (défini au niveau Site) : Lettrage par référence

  MTCSOL1 (défini au niveau Site) : Lettrage par recherche solde

  MTCSOL2 (défini au niveau Site) : Lettrage par passage au solde

  MTCTRA (défini au niveau Site) : Trace lettrage

Habilitations

Une habilitation peut être réalisée sur cette fonction, pour limiter les traitements à une société ou à un site.

Pré-requis divers

Les pièces automatiques suivantes doivent être paramétrées :

  • MTR: cette écriture permet de générer un OD pour le cas où le lettrage bien qu'équilibré en devise de société est déséquilibré en devise de référentiel. Les écritures générées sont automatiquement supprimées en cas de délettrage. Les écritures générées par la pièce automatique MTR sont précédées d'un étoile (*).
  • MTC: cette pièce est déclenchée au moment du lettrage, lorsque le cours a évolué entre la facture et le règlement. Le montant en devise de transaction est équilibré et la génération d'une pièce d'écart permet de ré-équilibrer le montant en devise de société ayant subit la variation de change.

Gestion de l'écran

Le lettrage des comptes se fait sur un onglet général, qui permet de sélectionner le compte à lettrer, de mettre à jour les critères de lettrage et de procéder au lettrage manuel ou automatique du compte.

Ecran de saisie

Présentation

Lettrage

Le lettrage est réalisé sur le compte (ainsi éventuellement que le Tiers) et le site renseignés en en-tête. Il est possible, dans le cadre de grands volumes, de donner une date de début et/ou de fin afin de restreindre la sélection.  Le bouton Recherche permet de remplir le tableau.

Sont affichées les écritures non lettrées ou ayant fait l'objet d'un lettrage partiel, matérialisé par un code de lettrage en minuscules.

Lettrage manuel

Les fonctionnalités de lettrage manuel sont regroupées au niveau d'un menu contextuel qui permet, lorsque le curseur est positionné sur une ligne d'écriture, d'effectuer les opérations suivantes :

  • consulter la pièce d'origine, l'échéance ou la facture (tiers, achats ou ventes).
  • sélectionner le montant pour lettrage,
  • rechercher un montant (le cas échéant, la valeur et le sens proposés par défaut soldent le groupe de lettrage en cours)
  • rechercher une ligne d'écriture par son numéro de pièce (en utilisant éventuellement un modèle),
  • sélectionner les X montants qui composent le solde d'un compte et inverser la sélection pour lettrer ensemble toutes les autres écritures du compte,
  • lancer une procédure de lettrage automatique sur le compte sélectionné.

Lettrage automatique

Les critères de lettrage automatique et l'ordre de priorité d'application de ces critères sont définis par l'utilisateur qui précise :

  • le nombre maximum d'écritures à rapprocher pour la méthode de lettrage par analogie de montants (en devise comptabilité, en devise locale ou en devise reporting),
  • le nombre de caractères identiques à apparier dans le cadre du lettrage par analogie de libellé et/ou de référence. Le cas échéant, l'utilisateur définit également si le lettrage partiel est accepté,
  • le nombre maximum d'écritures pouvant composer le solde du compte dans le cadre de la méthode de lettrage par recherche du solde.

Dans la méthode de lettrage par recherche du solde, le programme recherche une ou plusieurs écritures dont la somme soit égale au solde du compte.

La méthode de lettrage par passage au solde consiste à parcourir le compte et lettrer toutes les écritures parcourues dès que leur solde est égal à zéro.

Les méthodes de lettrage par passage au solde ou recherche du solde sont moins précises que le lettrage par les montants ou les libellés. Elles ne sont préconisées que pour des comptes difficilement lettrables et non lettrées depuis longtemps.

Enfin, il est possible de délimiter les écritures à lettrer en fonction de la date de saisie.

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Champs

Les champs suivants sont présents dans cet onglet :

Bloc numéro 1

Ce champ indique le site sur lequel porte le lettrage, celui-ci ne pouvant se faire qu'à l'intérieur d'un même site.
  • Référentiel (champ LEDTYP)

Sélectionnez le référentiel dans lequel les opérations de lettrage et de délettrage seront effectuées.

Entrez le compte à lettrer. Pour un compte individuel, renseignez ici le code ou le numéro de compte du collectif concerné.
  • champ ACCDES

 

Un compte collectif a été sélectionné, il faut renseigner le code du tiers à lettrer.
  • Borne de date (champ DATDEB)

Seuls les documents ayant une date comptable comprise entre les dates saisies ici seront lettrés.

Si aucune date n'est précisée, tous les documents correspondant aux autres critères seront lettrés.

  • champ DATFIN

 

Bloc numéro 2

  • Solde compte (champ SOLCPT)

 

 
  • champ SOLSNS

 

Soldes

  • Solde lettrage (champ SOLDE)

 

 
  • Solde devise (champ SOLDLET)

 

 

Tableau

  • Date (champ ACCDAT)

Cette date correspond à la date comptable de la transaction d'origine.
La date comptable permet de déterminer la période de comptabilisation des écritures comptables. Elle est initialisée par défaut à la date courante et peut être modifiée en fonction de la valeur du paramètre PIHACCDAT.
Cette date est soumise à un contrôle systématique afin de vérifier qu'elle appartient à une année fiscale ouverte et existante.
En cas de problème durant le contrôle, l'utilisateur devra saisir une nouvelle date, et ce, quelle que soit la valeur du paramètre.

 
  • Numéro de pièce (champ NUM)

Numéro de pièce de l'enregistrement.
Il désigne la pièce sur laquelle la modification est réalisée.

  • Lettre (champ MTCAFF)

 
  • Débit (champ DEBIT)

 
  • Crédit (champ CREDIT)

 
  • Etat (champ STA)

Ce champ indique le statut de l'article (A, Q, R).

SEEINFO Lors du passage du statut A au statut Q, le stock garde le même emplacement (pas de mouvement de stock à contrôler).
  • Libellé (champ DES)

 

Indiquez ici un code journal de un à cinq caractères alphanumériques.
A la création, le journal est automatiquement ouvert pour toutes les périodes définies.
Le journal sélectionné ici doit être de même type que celui rattaché au type de pièce retenu dans les critères de sélection précédents.

SEEWARNING Cette zone est obligatoirement renseignée si la case "Tous journaux" n'est pas cochée.
  • Référence (champ REF)

C'est la référence du paramétrage.

  • Echéance (champ DUDDAT)

 

Ce code permet d'identifier la devise d'un site, d'un tiers, etc. Il est contrôlé dans la table des devises.
La devise proposée est celle du budget par défaut.
Le type de cours appliqué est celui du paramètre Tronc commun BUDTYPCUR.

SEEINFO Il est préférable d'utiliser la codification ISO lors de la création d'une nouvelle devise.
  • Débit (champ DEBCUR)

Si la devise de sélection est renseignée, le total des mouvements débiteurs dans la devise sélectionnée pour l'ensemble des périodes consultées est indiqué dans ce champ.
  • Crédit (champ CRECUR)

Si la devise de sélection est renseignée, le total des mouvements créditeurs dans la devise sélectionnée pour l'ensemble des périodes consultées est indiqué dans ce champ.
  • Référence libre (champ FREREF)

 

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Fonctions accessibles par clic droit sur le tableau

Pièce

Permet d'accéder à la pièce comptable de l'écriture affichée.

Sélection

Permet de sélectionner la ligne courante: celle-ci se colorise. Si d'autres lignes sont sélectionnées et que le bouton "Lettrage" est activé, X3 procèdera à un lettrage partiel (minuscule) ou complet (majuscule) des lignes sélectionnées.

Délettrage

Permet de sélectionner la ligne courante et de procéder au délettrage du groupe.

Compte

Accès à la consultation de compte.

Echéances

Accès à la consultation d'échéances.

Facture

Accès à la facture d'origine achat / vente / compta.

 

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Boutons spécifiques

Ce bouton permet de trier les colonnes de l'écran de lettrage en fonction des critères indiqués:

  • Date Comptable,
  • Montant devise locale,
  • Numéro de pièce,
  • Libellé écriture,
  • Référence libre.

On indique le type de tri souhaité (ascendant / descendant). Les paramètres de tri peuvent être stocké grâce au bouton Mémo.

Permet de lancer la recherche des écritures. Ce bouton doit impérativement être lancé pour charger le tableau.

L'activation de ce bouton permet de valider la sélection manuelle des montants à rapprocher pour attribution par le logiciel d'un code de lettrage.

Ce bouton permet de visualiser les écritures déjà lettrées, à la suite d'un traitement de lettrage automatique par exemple. Le cas échéant, il est possible, via un menu contextuel, de délettrer un groupe erroné. Ce bouton fonctionne également de paire avec le bouton "Non lettrées" . Ils permettent de visualiser successivement pour un même compte les écritures lettrées et non lettrées.

Ce bouton permet de visualiser les écritures non lettrées ou qui ont fait l'objet d'un lettrage partiel. Ce bouton fonctionne également de paire avec le bouton "Lettrées". Ils permettent de visualiser successivement pour un même compte les écritures lettrées et non lettrées.

Permet d'afficher l'écran suivant.

Permet d'afficher l'écran précédent.

Barre de menu

Fonctions / Lettrage automatique

Permet de lancer le lettrage automatique du compte interrogé.

Fonctions / Critères

Cette option permet de rappeler l'ordre de priorité des critères de lettrage pour un lettrage automatique.

Fonctions / Recherche par montant

Permet une recherche rapide d'écriture, par montant ou par numéro de pièce.

Fonctions / Inversion

Ce clic droit permet d'inverser la sélection en cours: il désélectionne les éléments sélectionnés pour prendre en compte ceux qui n'était pas sélectionnés.

Messages d'erreur

Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :

Le compte est flagué 'Report A-nouveaux en devise'

Ce message bloquant apparaît lorsqu'un compte est paramétré avec la prise en compte des reports à nouveaux en devise et que le lettrage des lignes en devise est demandé.

Tables mises en oeuvre

Aucune table n'est mise en oeuvre par cette fonction.