Saisie budgets
Un budget est défini pour un plan de comptes et sur une sélection de un à trois axes analytiques. Il peut être saisi sur chaque combinatoire Comptes/Sections de ces axes, ou en aggloméré, sur chaque combinatoire Groupe de comptes/Groupes de sections si le budget, dans son paramétrage, se base sur des pyramides de comptes et de sections.
Les montants budgétisés sont visibles en édition/consultation de balance analytique et en consultation de tableau de bord.
Suivant le type de transaction de saisie budget, il est possible de disposer de trois saisies différentes:
- Par période : La saisie détaillée des budgets permet de saisir, consulter et modifier un budget, établi pour un compte et une ou plusieurs sections sur une borne de dates. C'est l'approche la plus " fine " : le budget est établi pour chaque période contenue dans un intervalle de dates. Cet intervalle pouvant être à cheval sur plusieurs exercices. La gestion détaillée des budgets est complémentaire de la saisie des budgets par section et de la saisie des budgets par compte.
- Par compte : La gestion des budgets par compte permet de saisir, visualiser et mettre à jour le budget établi pour un compte pour les bornes de sections définies.
- Par section : La gestion des budgets par section autorise la modification et la consultation des budgets établis pour une section pour un ensemble de comptes analytiques.
Ces trois approches ne sont pas distinctes mais complémentaires : elles exploitent les mêmes informations sous des angles différents.
Pré-requis
Habilitations
Une habilitation peut être réalisée sur cette fonction, pour limiter les traitements à une société ou à un site.
Pré-requis divers
- Une transaction de saisie budgétaire au moins doit exister dans la table TABBUDTYP,
- Un budget au moins doit être paramétré,
- Une version du budget au moins doit avoir été créée,
- L'environnement budgétaire du dossier repose sur la structure analytique, notamment sur le choix du nombre d'axes exploités (20 au maximum).
Gestion de l'écran
La saisie budgétaire se fait sur deux écrans.
- Le premier permet de sélectionner la transaction de saisie et de définir les codes budgets sur lesquels on veut travailler.
- Le deuxième écran permet de sélectionner le compte et/ou les sections, et d'afficher les données relatives à la transaction.
Saisie des critères
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Transaction
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Code de la transaction qui sera utilisé pour saisir le budget. Du code de la transaction dépend le type de saisie (par période, par compte ou par section), et l'écran de saisie. |
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Indiquer une borne de dates afin de remplir automatiquement les lignes du tableau de saisie du budget.
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La case "Préchargement" est cochée en fonction du paramétrage de la Transaction saisie budget. |
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La case "Multicode" est cochée en fonction du paramétrage de la Transaction saisie budget, quand le nombre de budgets est supérieur à un. |
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Ce champ est alimenté quand la case "Multicode" est cochée. Le nombre de budgets sur lesquels il est possible de travailler en même temps est indiqué en italique. Le maximum est à quatre. |
Tableau Critères
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Indiquer sur quel code budget la
saisie doit se faire. |
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Indiquez la Société concernée par la saisie du budget (budget de niveau société). |
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Indiquez le Site concerné par la saisie du budget (budget de niveau site). |
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Le type de référentiel est chargé automatiquement, en fonction du budget et de la société sélectionnés, le lien se faisant par le plan de comptes. |
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Ce champ renseigne la version du budget concernée. La version 'par défaut' est proposée. |
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Indiquer la période sur laquelle la saisie budgétaire va se faire.
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Bloc numéro 3
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Indiquez une borne de sections afin de remplir automatiquement les lignes du tableau de saisie du budget. |
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Indiquez une borne de sections afin de remplir automatiquement les lignes du tableau de saisie du budget. |
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Indiquez une borne de comptes afin de remplir automatiquement les lignes du tableau de saisie du budget. |
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Fermer
Ecran de saisie
Présentation
Transaction
Si un mémo "STD" existe, ce mémo est affiché prioritairement dans la fenêtre de critère (l'utilisation du code mémo est fortement recommandée notamment dans les cas de saisie de budget multi-codes). Il est possible de définir une borne de sections ou de comptes à afficher, suivant la transaction (par compte ou par section). Dans le cas d'une transaction par période, il faut indiquer une borne de dates.
Critères
Chaque numéro de ligne de critères est rattachée au numéro de ligne défini au niveau de la transaction. La transaction définit le type d'information à afficher et les critères indiquent sur quoi doit porter l'information. Certains éléments du paramétrage sont rappelés et en particulier la notion de "préchargement" et de "budget multi-codes". Si la transaction est multi-codes, le nombre de budgets maximum sur lesquels il est possible de travailler en même temps est indiqué en italique.
Il est possible de saisir moins de critères que ce qui est défini dans la transaction (exemple: cas d'un budget multi-code à 3 budgets: il est possible de ne vouloir travailler pour une session donnée que sur 2 budgets), mais il est impossible d'en saisir plus. Chaque ligne de critère peut porter sur des budgets différents, des sites différents, et des périodes différentes (sauf pour les budgets par périodes).
Les critères de sélection portent sur :
- le code budget,
- la société ou le site, suivant le niveau de définition du budget (par société ou par site),
- le type de référentiel,
- la version du budget,
- la période à prendre en compte (si c'est une transaction par compte ou par section).
Tous les budgets doivent être définis au même niveau (soit société soit site).
Budgets
"Budget" permet la consultation et/ou la saisie des budgets.
Suivant les axes analytiques retenus au niveau des budgets, l'intitulé des sections d'axes est affiché. Si les codes budgets sont liés à des pyramides, l'intitulé des pyramides est affiché.
Ne seront détaillés ici que les budgets ne faisant pas appel à des pyramides, car les budgets contenant des pyramides ont le même mode opératoire.
Le nombre d'axes à renseigner en en-tête, dépend du nombre d'axes définis au niveau des codes budgets.
Les colonnes représentant les quantités et les montants en réel ou engagés sont initialisées automatiquement.
Consultation d'un budget saisi par compte ou par section
Lorsqu'un budget a été saisi par les écrans de saisie par compte ou par section, il est reporté sur l'écran de saisie détaillée :
- soit en proportion égale pour chaque période.
Exemple : En saisie de budget par section, sur un exercice de 12 mois, un montant de 12000 EUR a été budgétisé sur le compte " EXPORT " pour la section " ASIE " de l'axe " Zone Géographique ". En saisie de budget détaillé, pour la même période et sur le même couple Section/Compte, le tableau se décompose en 12 échéances de 1000 EUR sur chacune des 12 périodes constituant l'exercice.
- soit suivant une clé de répartition temporelle si cette dernière a été précisée au niveau de la fiche " compte " qui est mouvementée.
Fermer
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Bloc numéro 1
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La case à cocher sélectionne l'axe renseigné dans le bloc suivant. Les boutons [Premier], [Précédant], [Suivant], [Dernier] permettent de faire défiler les sections de l'axe sélectionné. |
Bloc numéro 2
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Ce champ rappatrie le plan de comptes paramétré pour le paramétrage du budget que vous êtes en train de saisir. |
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Intitulé du compte. |
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Ce champ renseigne le compte appartenant au plan de comptes concerné, sur lequel le budget sera construit. |
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L'unité d'oeuvre rattachée au compte selectionné est affichée en italique, à coté du compte. |
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Affiche le premier axe analytique rattaché au budget. |
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Intitulé de l'axe analytique. |
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Choix d'une section analytique parmi celles rattachées à l'axe analytique selectionné. |
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Pas d'aide liée à ce champ. |
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Zone de commentaire associée aux sections/comptes. |
Bloc numéro 3
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Intitulé du compte. |
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Une répartition temporelle est une table de coefficients qui permet de répartir mois par mois un budget annuel pour tenir compte de l'activité de l'entreprise (par exemple fermeture au mois d'Août). Le code de cette répartition est composé de un à dix caractères alphanumériques. |
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Intitulé de la section analytique. |
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Le type de référentiel est chargé automatiquement, en fonction du budget et de la société sélectionnés, le lien se faisant par le plan de comptes. |
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Il s'agit du numéro de la ligne. |
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Indiquer sur quel code budget la
saisie doit se faire. |
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Ce chiffre indique la quantité budgétée dans l'unité d'oeuvre précisée au niveau du compte ou du groupe de comptes pour la période courante. |
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Ce chiffre indique le montant du budget pour la période courante dans la devise et selon le diviseur définis au niveau du code budget. |
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Ce champ rapatrie les quantités comptabilisées pour la période demandée, compte tenu du compte et des sections selectionnées. |
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Ce champ rapatrie les montants comptabilisés pour la période demandée, compte tenu du compte et des sections selectionnées. |
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Ce champ rapatrie les quantités de la saisie des engagements pour ceux qui répondent aux mêmes critères comptes et sections analytiques sélectionnées pour le budget. |
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Ce champ rapatrie les montants de la saisie des engagements pour ceux qui répondent aux mêmes critères comptes et sections analytiques sélectionnées pour le budget. |
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Ce champ rapatrie les quantités de la saisie des pré-engagements pour ceux qui répondent aux mêmes critères comptes et sections analytiques sélectionnées pour le budget. |
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Ce champ rapatrie les montants de la saisie des pré-engagements pour ceux qui répondent aux mêmes critères comptes et sections analytiques sélectionnées pour le budget. |
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La formule est issue du paramètre de la transaction de saisie budget. |
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Zone de commentaire associée au budget saisi pour la combinatoire compte/section/période. |
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Pas d'aide liée à ce champ. |
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Date de début de la période de
traitement. |
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Ce champ indique la date de fin de la période de traitement. |
TOTAL QUANTITES
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Pas d'aide liée à ce champ. |
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TOTAL MONTANTS
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Ce code permet d'identifier la devise d'un site, d'un tiers, etc. Il est contrôlé dans la table des devises.
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Pas d'aide liée à ce champ. |
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TOTAL FORMULES
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Bloc numéro 8
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Fermer
Fonctions accessibles par clic droit sur le tableau
MAJ Colonne
Cette fonction recopie la valeur de la colonne sur les lignes en dessous. Si ce bouton n'est pas déclenché dans une colonne "Quantité budgétée" ou "Montant budgété", mais sur une ligne, ce sont toutes les quantités budgétées et les montants budgétés de la ligne, qui sont recopiés sur les lignes en dessous.
Répartition
Dans les budgets par compte, il est possible de répartir un montant budgété en fonction des quantités d'unités d'oeuvre affectés à la section.
Engagement / Pré-engagement
Sur les zones d'engagement et de pré-engagement, il est possible de zoomer vers la pièce d'engagement correspondante. Ce zoom n'est possible que dans le cas d'une saisie budgétaire comportant un seul code budget.
Fermer
Etats
Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :
BUDSOC : Budget / société
Mais ceci peut être modifié par paramétrage.
Boutons spécifiques
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Ce bouton permet d'enregistrer sous un code Mémo les valeurs courantes de l'écran, quel qu'il soit, dans le but d'une réutilisation du paramétrage. Le mémo est lié à l'utilisateur.
Pour plus d'informations sur l'utilisation avancée du bouton [Mémo], vous pouvez vous reporter à la documentation Ergonomie générale des progiciels SAFE X3. |
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Ce bouton permet de charger des critères et des informations préalablement définies et enregistrées sous un code Mémo. |
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Ce bouton permet d'effacer un code Mémo préalablement enregistré. |
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Permet d'effectuer un tunnel vers la fonction de paramétrage des formules budgétaires, et permet donc de déclencher un calcul sur le budget courant sans sortir de la saisie.
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Permet de revenir au premier écran pour saisir de nouveaux critères. |
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
"La date n'est pas une date de début de période"
"La date n'est pas une date de fin de période"
Les bornes de date (des zones Période début et Période fin si la transaction de sasie est de type 'Section' ou 'Compte' ou de la zone Type de référentiel si la transaction de saisie est de type 'Détail') retenues sont incohérentes par rapport au découpage de la période de la société ou du site de saisie du budget pour le type de référentiel concerné.