Relevés de frais
Cette fonction permet de saisir les relevés de frais d’un collaborateur, afin de pouvoir ultérieurement les comptabiliser par la fonction de comptabilisation et les régler, le cas échéant, soit en saisie de règlement manuelle, soit par la proposition automatique de règlements.
Un collaborateur (une personne pour laquelle on peut saisir des notes de frais) se définit de la façon suivante :
- Il doit être identifié comme un utilisateur dans la table des utilisateurs. Ceci permet notamment de proposer aux utilisateurs de saisir eux-mêmes leurs notes de frais, et permet de donner des valeurs par défaut (notamment les montants et plafonds forfaitaires de frais) qui facilitent cette saisie.
Il est à noter a contrario qu’un utilisateur à qui l’on ne voudrait pas déléguer la saisie des frais n’a pas forcément les droits de connexion (définis dans le premier onglet de la fiche des utilisateurs). - Il doit également exister en temps que tiers dans la table des tiers, et l’indicateur 'Tiers divers' situé sur le premier onglet de la fiche tiers doit être coché. Ceci permet entre autres de comptabiliser la note de frais sur un collectif et un compte individuel, et également de prendre en compte le mode de règlement indiqué sur la fiche tiers (via son type de pièce pour les notes de frais) et les coordonnées bancaires pour permettre une saisie rapide ou une proposition de règlement.
Si ces deux conditions sont remplies, le lien entre le code utilisateur (qui sera la clé collaborateur saisie ici) et le code tiers utilisé est définit par le paramètre utilisateur Tiers divers pour frais - EXPBPR (chapitre TRS, groupe EXP).
Pré-requis
Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre
Gestion de l'écran
La saisie des notes de frais se fait entre deux dates définies par les paramètres Date début période - EXPSTRDAT et Date fin période - EXPENDDAT (chapitre TRS, groupe EXP). Ces dates sont reportées dans le bouton Période situé dans le volet d'actions.
Si ces paramètres ne sont pas renseignés, vous ne pouvez pas saisir de notes de frais et le bouton Période est inactif.
Lorsque le code collaborateur est saisi (si nécessaire et si autorisé), vous disposez, dans un tableau, de l’ensemble des lignes de frais déjà saisis entre ces deux dates. Vous pouvez les modifier (si elles ne sont pas déjà comptabilisées), en saisir de nouvelles, et valider la saisie.
Ecran de saisie
Présentation
La saisie permet de renseigner les informations suivantes :
- Le site concerné, la date, et le code frais décrivant la nature des frais engagés.
- La quantité unitaire, puis le montant réel HT des frais engagés, et la devise dans laquelle ce montant a été engagé.
Le montant HT à rembourser est alors affiché. Ce montant peut être inférieur aux frais engagés, dans la mesure où un plafond de dépenses unitaires peut être défini par type de frais en fonction du collaborateur. Il reste modifiable par défaut (mais cette modification peut être interdite en fonction du code frais). C’est ce montant qui sera comptabilisé et servira de base au remboursement, en y incluant les taxes calculées par l’intermédiaire du code TVA correspondant qui est affiché, issu du code frais, mais modifiable.
Vous saisissez ensuite les informations suivantes :
- Les imputations analytiques sur les axes sur lesquelles elle est saisissable, avec des valeurs par défaut issues des règles définies sur le code frais (elles peuvent venir de l’utilisateur ou du code frais lui-même).
- Un visa (code de l’utilisateur ayant visé la saisie). Ce champ n’est pas obligatoire.
- Un commentaire informatif, dont la saisie peut être imposée selon le type de frais.
Un champ supplémentaire apparaît en fin de ligne. Il peut prendre les valeurs 'Non comptabilisé' ou 'Comptabilisé simulation' ou 'Comptabilisé réel', selon que la ligne de frais ait été ou pas enregistrée comptablement en simulation ou en réel. Si c’est le cas, la ligne devient non modifiable.
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Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Bloc numéro 1
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Bloc numéro 2
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Tableau Détails
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Fonctions accessibles par clic droit sur le tableau
Consultation de pièces
Cette fonction, accessible depuis l'icône Actions depuis une ligne comptabilisée, permet de visualiser la pièce comptable résultante.
Cours devises
Cette fonction, accessible depuis l'icône Actions depuis une ligne non comptabilisée, permet de changer le type de cours et la date de cours.
Fermer
Etats
Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :
EXPENSES : Relevé des frais
Mais ceci peut être modifié par paramétrage.
Boutons spécifiques
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Cliquez sur ce bouton pour afficher les bornes de dates de saisie des lignes de frais. Par défaut, les dates sont alimentées selon la valeur des paramètres Date début période - EXPSTRDAT et Date fin période - EXPENDDAT (chapitre TRS, groupe EXP). |