Types de factures

• Type de facture (champ SIVTYP)

Le type de facture client est utilisé par les factures de Ventes et Tiers clients. Il identifie une catégorie de facture (facture, avoir..) ainsi qu'un schéma d'écriture pour la validation des factures.

En saisie de facture, seul peut être renseigné un type de facture dont la législation et le groupe de sociétés sont cohérents avec ceux de la société du site de vente.
 Pour plus d'informations, cliquez ici.

Le type de facture est associé à un type de pièce sur laquelle est défini un compteur (manuel ou automatique).
 Si aucun compteur n'est défini dans le type de pièce et si aucun numéro de pièce n'est précisé manuellement en saisie de facture, le programme attribuera un numéro de pièce en fonction du compteur paramétré dans la table d'affectation des compteurs.
 Lorsqu'aucun type de pièce n'est associé au type de facture, le type de pièce défini sur la pièce automatique sera exploité (y compris le compteur associé).

• Législation (champ LEG)

En création, le code législation peut être initialisé via le paramètre utilisateur LEGFIL - Législation (filtre sélection) (chapitre SUP, groupe INT). Ce paramètre est utilisé également pour filtrer la liste gauche afin de présenter uniquement les codes définis pour cette législation et ceux définis au niveau "Toutes législations".
Le code législation n'est pas obligatoire. Il permet de restreindre l'utilisation d'un type de facture aux seules sociétés soumises à une législation donnée.

Rappel des principes généraux liés à l'utilisation d'une donnée ou d'un élément de paramétrage décliné par législation, lorsque le contexte société est connu (fiches, flux, etc.) 

• Lorsqu'un élément de paramétrage est défini pour une législation, celui-ci est utilisable uniquement lorsque la législation du contexte d'utilisation est identique.
  Il ne peut pas être utilisé dans une fiche comportant une autre législation.
   
• Lorsqu'un élément de paramétrage est défini sans législation (donc au niveau "Toutes législations"), celui-ci est utilisable dans toutes les fiches quelle que soit leur législation, sauf s'il existe un élément de paramétrage porteur du même code, défini pour la législation de la société. Dans ce cas, seul l'élément de paramétrage défini pour la législation de la société est proposé en sélection, et accepté en saisie (sous réserve qu'il soit "Actif").
   Si l'élément de paramétrage défini pour la société n'est pas "Actif" et que celui défini au niveau "Toutes législations" est "Actif", ce dernier ne pourra pas, pour autant, être utilisé.
   
• Un filtre supplémentaire est ensuite appliqué en fonction du groupe de sociétés défini, le cas échéant, sur l'élément de paramétrage. Cet élément de paramétrage ne peut être utilisé et n'est proposé en sélection que si la société à laquelle est rattachée la fiche, appartient à ce groupe de sociétés.

Exemple 1 :
Paramétrage de type de facture suivant :

Un filtre supplémentaire est ensuite appliqué en fonction du groupe de société renseigné.
Si, dans l'exemple ci-dessus, un groupe de société est également précisé au niveau du paramétrage de type de facture FAF porteur de la législation FRA, ce type de facture sera proposé en sélection uniquement si la société appartient au groupe de société renseigné.

Exemple 2 :
Paramétrage de type de facture suivant :

• Intitulé (champ DESAXX)

Cet intitulé long est utilisé en titre dans les écrans et les états.

Par défaut, l'intitulé court, l'intitulé long ou l'en-tête de colonne d'une donnée est enregistré (en création/modification) dans la langue de connexion de l'utilisateur. Par l'intermédiaire de la fonction Traduction, ils sont traduisibles dans une autre langue.

Cliquez sur Traduction depuis l'icône Actions dans le champ concerné.
Dans la fenêtre Traduction, ajoutez un nouveau code langue et la traduction dans cette langue.

Un utilisateur qui se connecte dans cette langue disposera de l’intitulé court, de l'intitulé long ou de l'en-tête de colonne dans sa langue de connexion s'il est défini, sinon il sera disponible dans la langue du dossier.

 La langue de connexion doit être définie comme langue par défaut du dossier.

• Intitulé court (champ SHOAXX)

Cet intitulé court est utilisé en titre dans les écrans et les états. Il est enregistré dans votre langue de connexion.
Si vous souhaitez le traduire dans une autre langue, cliquez sur Traduction depuis l'icône Actions. 

Par défaut, l'intitulé court, l'intitulé long ou l'en-tête de colonne d'une donnée est enregistré (en création/modification) dans la langue de connexion de l'utilisateur. Par l'intermédiaire de la fonction Traduction, ils sont traduisibles dans une autre langue.

Cliquez sur Traduction depuis l'icône Actions dans le champ concerné.
Dans la fenêtre Traduction, ajoutez un nouveau code langue et la traduction dans cette langue.

Un utilisateur qui se connecte dans cette langue disposera de l’intitulé court, de l'intitulé long ou de l'en-tête de colonne dans sa langue de connexion s'il est défini, sinon il sera disponible dans la langue du dossier.

 La langue de connexion doit être définie comme langue par défaut du dossier.

• Groupe (champ GFY)

En renseignant un groupe de sociétés, il est possible de restreindre le périmètre d’utilisation aux seules sociétés du groupe. Lorsque cette donnée est utilisée sur une autre donnée ou dans un élément de paramétrage défini également au niveau d'un groupe, un contrôle vérifie, lorsque ces groupes sont différents, qu'ils ont au moins une société en commun. 

Par ailleurs, un contrôle de cohérence est effectué sur les législations des sociétés du groupe sélectionné.
Au moins une de ces sociétés doit avoir la même législation que celle renseignée dans le champ "Législation". Si ce n'est pas le cas, un message d'erreur s'affiche.

Lors de l'utilisation du type de document, un contrôle de cohérence sera également effectué entre législation/groupe du type de document et législation/groupe du document.

 Pour plus d'informations, cliquez ici.

• Catégorie facture (champ INVTYP)

Permet d'effectuer le traitement sur une catégorie de facture particulière.

Il existe cinq catégories de factures :

- Facture.

- Avoir.

- Note de débit.

- Note de crédit.

- Proforma.

• Pièce auto vente (champ COD)

Le code renseigné dans ce champ sera comparé par le système à ceux enregistrés dans les groupes de pièces automatiques :

• s'il y a recoupement, le système appliquera les critères déterminés dans les groupes de pièces automatiques,
• s'il n'y a pas de recoupement, le système prendra en compte le code de pièce automatique saisi dans ce champ.

• Pièce auto tiers (champ COD2)

Le code renseigné dans ce champ sera comparé par le système à ceux enregistrés dans les groupes de pièces automatiques :

• s'il y a recoupement, le système appliquera les critères déterminés dans les groupes de pièces automatiques,
• s'il n'y a pas de recoupement, le système prendra en compte le code de pièce automatique saisi dans ce champ.

• Journal (champ JOU)

Code journal attribué à la création de la facture. Il sera utilisé lors de la validation de la facture.
Cette zone est facultative. Seul peut être renseigné un code journal dont le paramétrage en terme de législation et de groupe est cohérent par rapport à celui du type de facture et du type de pièce.
Les principes généraux liés au paramétrage multi-législation sont détaillés ici.

S'il n'est pas renseigné, le code journal sera déterminé selon le paramétrage de la pièce automatique, sinon par le biais du type de pièce.

• Type de pièce (champ GTE)

Type de pièce utilisé lors de la création et de la validation de la facture.
Cette zone est facultative. Seul peut être renseigné un type de pièce dont le paramétrage en terme de législation et de groupe est cohérent par rapport à celui du type de facture et du code journal.
Les principes généraux liés au paramétrage multi-législation sont détaillés ici.

S'il n'est pas renseigné, le type de pièce sera déterminé par le paramétrage de la pièce auto.

• Nombre jours pour prochaine facture (champ NUMDAYINV)

Si le numéro de séquence du document est chronologique, et qu'un utilisateur créé une facture avec une date erronée, l'erreur peut être grave puisque le processus ne peut être inversé.
Ce champ sert à contrôler la saisie par l'utilisateur, de la date du document. Ainsi, si l'utilisateur tente de créer un document (facture) avec une date postérieure à la date du jour + le nombre de jours indiqué , un message d'erreur s'affiche au moment de la saisie de la facture.
Le contrôle s'applique uniquement dans les cas suivants :

• il ne s'agit pas d'une facture de type Proforma,
• la valeur saisie dans ce champ est différente de zéro,
• le numéro de séquence du document est chronologique.

Si le type de pièce n'est pas défini pour le type de facture, aucun numéro de séquence n'est renseigné pour le type de pièce. En conséquence, c'est la pièce automatique qui servira à évaluer le type de pièce et le numéro de séquence associé. Si aucun type de pièce n'est défini, ce sont les types de pièces des pièces automatiques SIHI ou PBCIN qui seront pris en compte par défaut.

• Facture d'annulation (champ INVCAN)

La gestion de ce champ est soumise au code activité INVCA - Facture d'annulation. Il est accessible uniquement si la catégorie du type de facture correspond à un Avoir ou à une Note de crédit.
Lorsque cet indicateur est coché, les caractéristiques du document associé à ce type de facture seront limitées à celles d'une annulation de facture :

• Ce type de document peut être saisi uniquement dans une transaction automatique dédiée aux annulations de facture.
• Pour créer une facture d'annulation, vous devez la rattacher à une facture. Cette facture ne peut pas être lettrée, ne peut pas être liée à un avoir et doit être réglée.
• Après création, vous ne pouvez modifier aucune information dans ce document : les montants doivent obligatoirement correspondre aux montants de la facture.
• Vous devez utiliser uniquement les pièces auto liées aux documents d'origine.

• Type enregistrement (champ RECTYP)

Ce champ est affiché uniquement si le code activité KPO est actif.

Le type de document est nécessaire afin de pouvoir lui affecter un numéro de séquence dédié.
Il peut prendre pour valeur :

• Normal
• Récupération document manuel
  Cela signifie que le document d'origine a été généré de façon manuelle, sous format papier (en raison de l'absence de disponibilité du système).
• Récupération document de sauvegarde
  Cela signifie que des documents déjà enregistrés ont été perdus en raison de la restauration d'une sauvegarde. Il s'agit des documents enregistrés entre le moment où a été effectuée la sauvegarde et le moment de la restauration.
  Les documents perdus devront être recréés de façon manuelle.
  Pour ces deux types de documents, il sera nécessaire de saisir le numéro de document d'origine dans la transaction (champ ORIDOCNUM - N° document d'origine pour les factures et MANDOC - Document manuel, pour les autres types de documents).
• Document externe
  Cela signifie que le document a été créé à l'origine dans un autre logiciel, qui a fourni la signature électronique. Aucune signature électronique ne sera générée par Sage X3 pour ce type de document.

 Le numéro de document saisi doit être unique.

• Type document SAF-T (champ SAFTINVTYP)

Ce champ est affiché uniquement si le code activité KPO est actif.

Ce champ permet d'affecter le bon type de document au fichier xml SAFT.
Le choix du type de document est fonction de la catégorie de facture sélectionnée :

• Si la catégorie est : Facture, le Type document SAF-T peut prendre pour valeur : Facture, Facture simplifiée ou Note débit
• Si la catégorie est : Avoir, le Type document SAF-T prend obligatoirement pour valeur : Avoir
• Si la catégorie est : Note de débit, le Type document SAF-T prend obligatoirement pour valeur : Note débit
• Si la catégorie est : Note de crédit, le Type document SAF-T prend obligatoirement pour valeur : Avoir
• Si la catégorie est : Proforma, le Type document SAF-T prend obligatoirement pour valeur : Facture.

• Facture automatique (champ AUTINV)

Ce champ est affiché uniquement si le code activité KPO est actif.

Ce champ permet de spécifier si le type de facture résulte du processus d’auto-facturation. Dans ce cas, les factures de ce type ne sont pas exportées vers le SAFT. Il faut saisir le document en interne mais la signature digitale est effectuée par le logiciel du client.
Les factures, dont l’indicateur Facture auto est activé, sont toujours de type manuel (ces factures ne doivent pas être traitées par les fonctions de facturation automatique). Cette limite mise à part, ce type de facture peut être traité comme une facture pour un ordre de facturation direct, en se basant sur les informations de livraison et autres.