Catégories clients

• Catégorie (champ BCGCOD)

Il s'agit de la catégorie associée au client.
Une catégorie de client permet :

• de disposer d’une classification supplémentaire des clients,
• de disposer de valeurs par défaut en création,
• d’attribuer une numérotation automatique des clients en fonction d’un compteur associé à la catégorie de client.

Une catégorie de client peut également être associée à un tiers ou à un prospect, ces derniers pouvant être ultérieurement amenés à devenir des clients.

• Intitulé court (champ SHOAXX)

• Compteur client (champ REFCOU)

• Mode création (champ CREMOD)

• Pays (champ CRY)

Ce code permet d'identifier, entre autre, le Pays d'un tiers.
C'est une information importante, associée à un certain nombre de caractéristiques utiles pour effectuer des contrôles sur des informations liées, en particulier :

• le format du numéro de téléphone,
• le format du numéro permettant d'identifier une société ou une activité (SIRET, NAF) et si sa saisie est obligatoire ou non,
• le format du code postal de la ville, et également le code de la subdivision géographique, et si leur saisie est obligatoire ou non,
• si la saisie du numéro de TVA de cette communauté est obligatoire ou non,
• le format du code R.I.B.

• Langue (champ LAN)

• Devise (champ CUR)

Ce code permet d'identifier la devise d'un site, d'un tiers, etc. Il est contrôlé dans la table des devises.
 Il est préférable d'utiliser la codification ISO lors de la création d'une nouvelle devise.

• Type de client (champ BPCTYP)

Le type de client peut prendre les valeurs Normal ou Divers.
Le type Divers permet de provoquer l'ouverture automatique d'une fenêtre de saisie de l'adresse dans tous les documents commerciaux (on considère qu'il s'agit de clients « fourre-tout » non distingués en comptabilité).
La catégorie par défaut est Normal.

• Type de cours (champ CHGTYP)

Cette zone est contrôlée par un menu local modifiable et peut prendre les valeurs suivantes : cours du jour, cours du mois, cours moyen, cours DEB.
Il est nécessaire de choisir le type de cours qui sera utilisé pour convertir les montants en devise.
Le type de cours est par défaut celui de l'en-tête.

• champ TSCCOD

Code contrôlé dans la tables des familles statistiques et permettant d'associer une famille statistique au client.

• Contrôle en-cours (champ OSTCTL)

Indicateur permettant de définir le type de contrôle souhaité.
Les valeurs possibles sont :

• Contrôlé : Le client peut être livré si son en-cours est inférieur à son en-cours autorisé. Selon le paramétrage choisi, l'en-cours est contrôlé soit par dossier soit par société. L'en-cours peut prendre en compte les prêts et/ou le carnet de commande.
• Libre : le client peut toujours être livré.
• Bloqué : Le client ne peut plus être livré.

• En-cours autorisé (champ WOSTAUZ)

Montant de l'en-cours maximum autorisé pour ce client. Il est utilisé si le client est déclaré contrôlé dans le champ contrôle d'en-cours. Ce montant est exprimé en devise du dossier si le contrôle est  au niveau dossier ou dans la devise du site Tronc commun de l'utilisateur si le contrôle d'en-cours se fait au niveau société.

• champ XCUR

• Catégorie ABC (champ ABCCLS)

Code permettant d'identifier la catégorie ABC du tiers.
Cette catégorie ABC permet d'effectuer un classement des tiers en fonction de leur importance dans le chiffre d'affaire par exemple.
Elle peut être saisie avec des valeurs comprises entre "A" et "D". Lors de sa création, le tiers ne disposant d'aucune donnée statistique, il est classé en catégorie D par défaut.

• Mt mini commande (champ WORDMINAMT)

Montant HT minimum, exprimé en devise dossier, en dessous duquel les commandes du client ne peuvent pas être enregistrées.

• champ XCUR

• Autorisation solde cde (champ ORDCLE)

Cette information, initialisée par le client commande, permet d'autoriser ou non le solde d'une ligne ou de la commande. Cette information est modifiable en saisie de commande si la transaction l’autorise.

• Autorisation prêt (champ LNDAUZ)

Indicateur permettant de définir si on autorise ou non un prêt de marchandise à ce client.

• 1 cde par livraison (champ ODL)

Cette information, initialisée par le client commande, permet d'interdire le regroupement de plusieurs commande sur une même livraison.  Cette information est modifiable en saisie de commande si la transaction l’autorise.

• Livraison partielle (champ DME)

Cette information, initialisée par le client commande, permet de préciser la manière de livrer la commande. Trois valeurs sont possibles : Autorisée, Ligne complète, Commande complète.

• Autorisée signifie que la commande peut être livrée partiellement.
• Ligne complète autorise la livraison partielle de la commande à condition que chaque ligne soit livrée totalement.
• Commande complète signifie que la commande doit être livrée dans sa totalité (une seule livraison).
  Cela signifie également qu’une allocation partielle ne pourra avoir lieu sur une ligne de commande ou sur la commande si le stock n’est pas suffisant pour servir une ligne ou la totalité de la commande tant que le choix "Allocations partielles" n’aura pas été précisé sur le bouton Allocation accessible en bas de l’écran ou dans les différentes fonctions d’allocation en masse. En saisie de la quantité à allouer sur la ligne ou dans la fonction Allocation manuelle sur la ligne, une question sera posée à l'utilisateur si l'on se trouve dans cette situation.
   Particularité pour les kits : si le kit ou l'un des composants n'est pas disponible, l'allocation partielle est systématiquement effectuée, même si le case "Allocations partielles" n'est pas cochée, et se traduira par des manquants pour l'article non disponible.

• Type prix / montant (champ PRITYP)

Si le paramètre général NOTATI - Prix/Montant HT et TTC (chapitre TC, groupe INV) a pour valeur valeur 'Non', cette information ne sera pas modifiable et la valeur de ce champ est définie par le paramètre général SALPRITYP - Type de prix/Montant (chapitre TC, groupe INV).

• Facturation du port (champ FREINV)

Indicateur permettant de déterminer si le port doit être facturé au client ou si celui-ci est exonéré de port. Cette exonération peut être inconditionnelle ou au delà d'un seuil HT ou TTC.
Le port est calculé à partir du tarif transporteur et intégré au moment de la livraison via un élément de facturation dédié.
 Pour plus de précisions, reportez-vous au paramètre général FRENUM.
Les seuils sont définis dans la fiche transporteur.

• Mode facturation (champ IME)

Cette information est initialisée par le client commande et permet de définir le mode de facturation du client. Ce mode de facturation est utilisé par la suite pour facturer les bons de livraison ou les commandes à facturation directe en les regroupant ou en les éclatant. Cette information est exploitée dans les traitements de facturation automatique et dans la fonction de facturation manuelle (où un contrôle est effectué par rapport à cette information).

Les modes de facturation disponibles et leur impact sur la facturation des livraisons sont les suivants :  

• 1 facture / BL : Ce mode de facturation impose d'avoir une facture séparée pour chacune des livraisons créées.
• 1 facture / commande soldée : Ce mode de facturation n'autorise la facturation des livraisons associées à une commande que lorsque celle-ci est soldée et que toutes les livraisons associées à cette commande sont validées et que toutes les livraisons font parties de la sélection de facturation automatique. Une seule facture sera alors générée regroupant l’ensemble des livraisons de la commande.
• 1 facture / commande : Ce mode de facturation permet de créer une facture pour toutes les livraisons validées de la commande au moment de l’exécution du traitement de facturation. Une seule facture sera générée regroupant toutes ces livraisons.
• 1 facture / client livré : Ce mode de facturation permet de créer une facture pour toutes livraisons concernant le même client livré sur une seule facture lors de l’exécution du traitement de facturation automatique. Un contrôle existe également lors de la facturation manuelle des livraisons.
• 1 facture / période : Ce mode de facturation permet de créer une facture pour toutes les livraisons en fonction de la périodicité de facturation définie pour le client. Par exemple, si la périodicité est à la semaine, toutes les livraisons de la semaines 32 (relatives à la date d’expédition ou date de livraison en fonction du paramètre INVREFDAT - Date origine pour facturation) seront regroupées sur une même facture. Il existe une particularité lié à la périodicité de facturation lorsque celle-ci est à la valeur à la demande. Les livraisons ayant une périodicité de ce type sont regroupées ensemble. Un contrôle est également effectué en en facturation manuelle des livraisons pour n'autoriser de regrouper ensemble que des livraisons ayant un mode de facturation par période et manuel.
• Facture manuelle : Ce mode de facturation n'est pas considéré dans les traitements de facturation automatique. La facturation se fera manuellement en saisie de facture.

Impact du mode de facturation sur la génération des livraisons : les commandes ayant un mode de facturation 1 facture / commande ou 1 facture / commande soldée ne seront jamais regroupées sur une même livraison.

Outre ces modes de facturation, il existe des informations, si elles sont différentes d'une livraison à l'autre, interdisant de regrouper deux livraisons ensemble. Voir l'aide concernant la facturation automatique des livraisons.

L'impact des modes de facturation sur les commandes à facturation directe est le suivant :

• 1 facture / BL : Ce mode de facturation impose d'avoir une facture séparée pour chacune des commandes à facturation directe. Une commande pourra par contre être partiellement facturée par la fonction de facturation automatique dés lors que le mode de livraison de la commande n'est pas Commande complète. Si le mode de livraison de la commande est Commande complète, toutes les lignes de la commandes devront être facturées (les lignes de commande gérées en stock devront être allouées), sans quoi la facture ne sera pas générée. En facturation manuelle d'une commande de ce type, il n'y pas de contrainte par rapport au mode de livraison, on pourra faire une facture partielle même si le mode de livraison est Commande complète.
• 1 facture / commande soldée : Ce mode de facturation impose d'avoir une facture séparée pour chacune des commandes à facturation directe. Une commande devra par contre être totalement considérée pour être facturée par la fonction de facturation automatique. Il n'aura alors qu'une seule facture pour cette commande. En facturation manuelle, on pourra déroger à cette règle en facturant partiellement une commande de ce type.
• 1 facture / commande : Pour les commandes à facturation directe, ce mode de facturation correspond au mode de facturation décrit précédemment 1 facture / BL.
• 1 facture / client livré : Ce mode de facturation permet de créer une facture pour toutes les commandes à facturation directe concernant le même client livré sur une seule facture lors de l’exécution du traitement de facturation. Au sein d'une même commande, si des lignes de commandes concernent des clients livrés différents, ou aura autant de facture que d'adresses de livraison présentes sur les lignes. Un contrôle existe également lors de la facturation manuelle des commandes.
• 1 facture / période : Ce mode de facturation permet de créer une facture pour toutes les commandes en fonction de la périodicité de facturation définie pour le client. Par exemple, si la périodicité est à la semaine, toutes les commandes de la semaines 32 (relatives à la date de livraison demandée de l'entête de commande) seront regroupées sur une même facture. Il existe une particularité lié à la périodicité de facturation lorsque celle-ci est à la valeur à la demande. Les commandes ayant une périodicité de ce type sont regroupées ensemble.
• Facture manuelle : Ce mode de facturation n'est pas considéré dans les traitements de facturation automatique. La facturation se fera manuellement en saisie de facture.

Outre ces modes de facturation, il existe des informations, si elles sont différentes d'une commande à l'autre, interdisant de regrouper deux commandes ensemble. Voir l'aide concernant la facturation automatique des commandes.

• Périodicité facture (champ INVPER)

Indicateur permettant de définir la périodicité de facturation du client.
Cette facturation peut être journalière, par semaine, par décade, par quinzaine, au mois ou à la demande.

• Origine échéance (champ DUDCLC)

Date servant de base pour le calcul des échéances et qui peut prendre la valeur 'Date de facture' ou 'Date de livraison'.

• Catégorie commission (champ COMCAT)

Catégorie de commission permettant de sélectionner le taux de commission de la fiche représentant pour le calcul du commissionnement.

• champ REP

Code du représentant associé au client et contrôlé dans la table des représentants. Le représentant du client commande est prioritaire sur le représentant du client livré.
Un code activité permet de définir le nombre (2 maximum) de représentants qui sont proposés en valeur par défaut à la prise de commande.

• champ MORREP

• No (champ NOLIG)

• Intitulé (champ SHO)

• % ou montant (champ INVDTAAMT)

Les valeurs sont relatives au pied de facturation. Ces informations peuvent provenir du paramétrage des éléments de pied de facture directement ou bien de la fiche du client concerné.
 Reportez-vous à la documentation des éléments de facturation pour plus de précisions.
Les valeurs des éléments de pied peuvent être modifiées. Les montants HT et TTC du document sont directement impactés par ces valeurs.
Particularités liées à l’inter-sociétés
Si la commande a été générée à partir d’une commande d’achat inter-sociétés ou inter-sites, et que le paramétrage inter-sociétés précise que les éléments de facturation sont issus des Achats, ceux-ci seront initialisés avec les valeurs renseignées sur la commande d’achat d’origine.

• Type de valeur (champ INVDTATYP)

• Devise (champ WWCUR)

• Impr ARC (champ OCNFLG)

Indicateur permettant de décider si les accusés de réception de commande doivent être imprimés ou non.

• Code modèle (champ TPMCOD)

Ce champ permet d'indiquer la référence d'un modèle d'édition listant les états à utiliser en priorité (et leur nombre d'exemplaires) avec les documents utilisés en gestion commerciale. Il est ainsi possible de particulariser des états et de les réserver à certains tiers.

• Code comptable (champ ACCCOD)

Ce champ permet d'indiquer le code comptable du site.
Le code comptable est une valeur par défaut utilisée dans la constitution des pièces comptables.
Il fait référence à une table listant un certain nombre d'éléments (collectifs, comptes ou parties de comptes) utilisables pour la détermination des pièces comptables qui seront comptabilisées.

• Schéma de comptes (champ DIA)

Le schéma de comptes n'est pas une donnée obligatoire.
Si un schéma est ici renseigné, il est proposé pour application lors de la création d'une facture tiers client (une fois le Montant HT de la facture renseigné)

• Régime taxe (champ VACBPR)

Il s'agit du code contrôlé dans la table des régimes de taxes et permettant d'indiquer le régime de taxe par défaut associé au tiers.
Sur la fiche de ce tiers, sur l’onglet  Tiers/Société, il est possible de définir un régime de taxe par défaut différent en fonction de la société. Lorsqu’une valeur existe pour une société, cette valeur est proposée en priorité.

• Factor (champ FCTNUM)

Si les factures des clients du groupe doivent être cédées à un factor, indiquer le code du factor devant se charger de leur recouvrement.

• Condition paiement (champ PTE)

Code associé par défaut au tiers courant, permettant de définir les conditions de paiement.
Ce code détermine le mode de règlement, le type d'échéance, ainsi que l'échelonnement des paiements (une ou plusieurs échéances au comptant, 30 jours, fin de mois).
Il est possible, dans la gestion de cette table, de simuler les règles de calculs qui seront appliquées en saisie.

• Escompte (champ DEP)

Code utilisé par défaut pour le tiers courant permettant d'identifier une série de taux d'escomptes et d'agios (jusqu'à 12) à appliquer à un règlement en fonction d'un nombre de jours d'avance ou de retard par rapport à la date d'échéance.

• Banque rég (champ PAYBAN)

Si ce champ est renseigné, le traitement de proposition automatique de règlement affectera automatiquement ce compte bancaire sur tous les règlements de ce tiers.
 Ce code est contrôlé dans la table des comptes bancaires.

• Groupe (champ GRP)

Groupe de relance auquel le client est associé.

Le groupe de relance permet de définir un ensemble de règles de gestion applicables lors du lancement des lettres de relance.
Le Type de relance et le Seuil de relance sont par défaut récupérés du groupe de relance lors de la création de la fiche (mais non ré initialisés si affectation à un groupe de caractéristiques différentes).
Ce sont cependant les valeurs de la fiche client qui prévalent sur celles du groupe ou de la catégorie pour ces deux zones (si elles sont différentes).
Un client non rattaché à un groupe de relance est réputé non relançable.

• Type de relance (champ FUPTYP)

Type de traitement de relance du client.

 Le type de relance (et le seuil de relance) pris en compte par l'état de relance sont ceux figurant sur la fiche du client (et non pas ceux du groupe de relance qui ne servent qu'en initialisation).

• Cette zone est contrôlée par un menu local et peut prendre les valeurs suivantes : 
  Pas de relance :
  Le client n'est jamais relancé.
• Relance par facture :
  Le client reçoit autant de lettres de relance que de factures en retard de paiement.
• Relance globale :
  Une seule lettre de relance est adressée au client pour l'ensemble des factures en retard.
• Relance globale par niveau :
  Les échéances sont regroupées par niveau identique, et le client reçoit au plus une lettre de relance par niveau. Chaque lettre de relance contient l'ensemble des échéances échues pour un niveau donné.
• Globale par délai : Les échéances sont regroupées par plages de retard (ex : toutes les échéances qui sont échues depuis 30 à 60 jours).

Le client reçoit une lettre de relance par plage de retard (ou plus si le groupe de relance le prévoit).
Chaque lettre de relance contient l'ensemble des échéances échues pour une plage de retard donnée. Les valeurs de ces délais sont modifiables par l'intermédiaire de paramètres.
Ainsi, il est tout à fait possible, pour un client donné de passer d'une lettre de relance de niveau 1 à une lettre de relance de niveau 3 si le nombre de jours d'écart le justifie.

• Mt mini relance (champ FUPMINAMT)

Montant minimum en dessous duquel la lettre de relance n'est pas émise pour ce client.
Ce montant est exprimé dans la devise défini dans le paramètre CURSHRFLD.
Ce montant minimum s'entend du montant minimum de l'échéance ou du montant minimum global de la lettre de relance. Le choix de l'une ou de l'autre de ces options est effectué lors du paramétrage des groupes de relance.

• champ FUPCUR

Devise dans laquelle le seuil de relance est exprimé.

Celle-ci correspond à la devise définie dans le paramètre CURSHRFLD.

• Type de relevé (champ SOIPER)

Indicateur permettant de déterminer la périodicité des relevés d'échéances pour ce client.
La fréquence de ces relevés peut être hebdomadaire, par décade, par quinzaine, par mois ou à la demande.

• Axe (champ DIE)

La tableau "Analytique" est préchargé en fonction du paramétrage des axes par défaut suivant l'entité (clients, fournisseurs, articles ...).

• Section (champ CCE)

En fonction du paramétrage, les sections analytiques sont modifiables. Celles-ci étant initialisées conformément au paramétrage des sections par défaut.

• champ REPDLV

Code du représentant associé au client et contrôlé dans la table des représentants. Le représentant du client commande est prioritaire sur le représentant du client livré.
Un code activité permet de définir le nombre (2 maximum) de représentants qui sont proposés en valeur par défaut à la prise de commande.

• Bon prépa (champ NPRFLG)

Témoin indiquant si les bons de préparation doivent être imprimés ou non pour ce client.

• Bon liv (champ NDEFLG)

Témoin indiquant si les bons de livraison doivent être imprimés ou non pour ce client.

• Site expédition (champ STOFCY)

Code du site de stockage à partir duquel le client est généralement livré.

Cette information n'est accessible que si la commandes est typée inter-sites ou inter-sociétés. Elle permet de spécifier le site d'expédition des marchandises qui sera utilisé par la société de vente identifiée par le fournisseur inter-sites / inter-sociétés. Elle servira ensuite à initialiser le site d'expédition de chaque ligne de commande d'achat. Elle est obligatoire dans ce contexte.

Le site d'expédition est initialisé de la manière suivante en exécutant dans l'ordre les points suivant :

• on prend le site d'expédition habituel défini sur l'adresse de livraison identifiée par le site de réception précédemment calculée. A condition qu'il appartienne à la société du fournisseur,
• on prend le site identifié par le fournisseur s'il est site dépôt.

Si a l'issue de cette recherche, le site n'est toujours pas identifié, alors l'utilisateur devra le renseigner manuellement. Un contrôle sera alors effectué pour vérifier que le site saisi appartient à la même société que le site du fournisseur et que ce site est un site de stockage. Le bouton contextuel permet de proposer l'ensemble des sites pouvant être sélectionnés.

Particularités liées aux commandes d'achat générées automatiquement : Si le site d'expédition n'est toujours pas identifié après l'exécution des points précédents, on cherchera à initialiser le site d'expédition en prenant le premier site de stockage trouvé, par ordre alphabétique, dans la liste des sites de stockage de la société identifiée par le fournisseur.

Lors de la génération de la commande de vente associée, le site d'expédition de l'en-tête de commande de vente sera égal au site défini ici.

• Mode livraison (champ MDL)

Code contrôlé dans la table des modes de livraison et permettant de définir les informations relatives au transport et à la livraison.

• Transporteur (champ BPTNUM)

Ce champ indique le code identifiant le transporteur en charge de l’acheminement de la marchandise.

• Incoterm (champ EECICT)

Les codes incoterms, normalisés par la Chambre de Commerce Internationale, visent à uniformiser les termes commerciaux les plus utilisés dans le commerce international en définissant par un terme unique, interprétable d'une façon identique de par le monde, les obligations respectives du vendeur et de l'acheteur lors de l'établissement d'un contrat de vente.

Le code incoterm, contrôlé dans la table des Incoterms, est notamment utilisé dans la Déclaration d'Echanges de Biens. Il peut, également, être exploité dans la définition des tarifs.

• Lieu transport (champ EECLOC)

Le lieu de transport est une information nécessaire à la Déclaration d'échanges de biens. Il se combine au code Incoterm pour déterminer les conditions de livraison reprenant les dispositions relatives au contrat de vente qui spécifient les obligations respectives du vendeur et de l'acheteur.

 Cette information n'est pas exploitée pour la déclaration française.

• Majoration CEE (champ EECINCRAT)

Coefficient de majoration utilisé dans la déclaration d'échanges de biens.
Ce coefficient, appliqué à la valeur fiscale de l'article permet d'obtenir la valeur statistique.

• Lundi (champ UVYDAY1)

Témoin permettant d'indiquer si ce jour dans la semaine est considéré comme travaillé pour ce client.
Si le jour est déclaré ouvré cela signifie que le client peut recevoir des livraisons ce jour là.
Lorsque le résultat du calcul de la date de livraison est un jour non ouvré, cette date est automatiquement reportée au premier jour disponible.

• Mardi (champ UVYDAY2)

• Mercredi (champ UVYDAY3)

• Jeudi (champ UVYDAY4)

• Vendredi (champ UVYDAY5)

• Samedi (champ UVYDAY6)

• Dimanche (champ UVYDAY7)

• Période indisponibilité (champ UVYCOD)

Code contrôlé dans la table des périodes d'indisponibilité et permettant d'indiquer les périodes pendant lesquelles le tiers n'est pas disponible (période de congé par exemple) Ce code d'indisponibilité permet, lors de la commande, de reporter automatiquement la date de livraison à la première date disponible.