Validation des factures
Cette fonction sert à valider en masse les factures préalablement créées. Une pièce comptable sera générée pour chaque facture.
C'est l'ultime traitement de la facture qui la rend non modifiable et déclenche les traitements définitifs de mise à jour:
- Mise à jour des stocks, s'il existe des articles gérés en stock sur la facture et qu'un mouvement de stock doit être effectué. C'est le cas notamment des factures directes avec mouvement de stock, des factures concernant des commandes à facturation directe ou des factures ayant pour origine des commandes à facturation directe ou des livraisons lors de l'ajout de lignes d'articles gérés en stock. Lorsqu'il s'agit d'avoirs avec mouvement de stock ceux-ci sont déjà effectués à la création ou lors de la modification de l'avoir
- Mise à jour de la comptabilité. Génération de la pièce comptable associée.
- Mise à jour des cumuls (client, article, commission, statistique, etc ...)
Les factures, une fois validées, ne pourront plus être modifiées. Seule la création d'un avoir, lié à une facture, permettra d'extourner totalement ou partiellement la facture.
Si les factures ou les avoirs validés sont de type inter-sociétés et en fonction du paramétrage général de l'inter-sociétés, un contrôle facture achat réciproque pourra être généré pour chaque facture de ce type sur le site de la société cliente.
Pré-requis
Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre
Gestion de l'écran
La validation en masse se fait par sélection des factures à traiter.
Ecran de saisie
Présentation
Les bornes de sélections proposées sont :
Toutes les sociétés ou une société
Si la case à cocher Toutes sociétés est cochée, la zone Société ne sera pas accessible et la validation des factures se fera sur toutes les sociétés du groupe. Par défaut la case est cochée.
Toutes les sites ou un site
Il s'agit des sites de ventes concernés par la facturation. Si la case à cocher Tous sites est cochée, la zone Site ne sera pas accessible et la validation des factures concernera tous les sites de ventes des sociétés ou de la société préalablement choisies. Par défaut la case est cochée.
Tous les utilisateurs ou un utilisateur
Si la case à cocher Tous les utilisateurs est cochée, la zone Utilisateur ne sera pas accessible et la validation des factures concernera les factures de tous les utilisateurs. Par défaut la case est décochée et l'utilisateur proposé est le code de l'utilisateur s'apprêtant à exécuter le fonction.
Lorsqu'un utilisateur est choisi, les factures sont sélectionnées de la manière suivante. Si la facture n'a pas été modifiée, on choisira l'utilisateur ayant créé la facture sinon on choisira l'utilisateur ayant modifié la facture.
Tous les types ou un type de facture
Si la case à cocher Tous les types est cochée, la zone Type ne sera pas accessible et la validation des factures concernera tous les types de factures. Par défaut la case est cochée.
Bornes début / fin
Date de facture
On peut limiter la sélection des factures à une borne de dates de facture.
Numéro facture
On peut limiter la sélection à un ensemble de factures par leur numéros.
Contrôles
Pour chaque ligne qui nécessite une mise à jour de stock, on contrôle que :
Le statut de la période où est effectuée le mouvement autorise la mise à jour des stocks (Statut = Direct. cf. documentation Périodes).
L'article n'est pas bloqué.
Il n'y a pas de quantités en ruptures pour les articles n'autorisant pas le stock négatif.
Le contrôle qualité doit être effectué pour toutes les lignes de stock à sortir disposant d'une demande d'analyse.
Les Statuts de stock des lignes de stock à sortir doivent être autorisés par la règle de sortie (Cf Règles de sorties générales et par catégorie d'articles). Ces règles de sorties peuvent dépendre de la transaction de facture qui a été utilisée pour créer la facture.
La date de péremption des articles soumis à péremption ne doit pas être dépassée
Si l'utilisateur exécutant la fonction est Administrateur stock (voir paramètre STOADMIN), le contrôle sur Statuts de stock non autorisés en sortie et sur date de péremption dépassée ne seront pas bloquant. Ils seront malgré tout signalés dans le ficher de trace.
L'état crédit du client n'est pas bloqué.
L'état crédit du client n'est pas en dépassement d'en-cours ou l'opérateur ayant lancé le traitement de livraison automatique a l'autorisation permettant de sortir du stock lorsque l'en-cours du client est dépassé.
Un fichier de trace récapitulant les factures validées et les anomalies est systématiquement généré en fin de validation.
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Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Critères
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Validation des Factures
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Bornes début / fin
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Validation des Factures
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Tâche batch
Cette fonction peut être lancée en batch. La tâche standard FUNCFMINV est prévue à cet effet.
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Ce site est dans la société XXXX
Le site sélectionné n'est pas un site de la société sélectionnée.
Date incorrecte
Il y a incohérence entre la date début et la date de fin.
Aucune pièce à traiter
En fin de traitement, ce message apparaît si aucune facture ne répond à la sélection.
Période indéfinie ou traitement interdit à cette date
Ce message apparaît si la date de facture est supérieure à la date du jour, ou si le statut de la période correspondant à cette date est différent de Direct.
Article bloqué pour inventaire
Ce message apparaît si l'article est bloqué pour inventaire.
Quantité rupture
Ce message apparaît si l'existe des quantités en rupture sur cette facture pour des articles n'autorisant pas le stock négatif.
Messages d'erreur lors de la mise à jour en Comptabilité
Cf. documentation Pièces automatiques, pour l'explication des messages susceptibles d'apparaître.
Messages obtenus dans le fichier de trace associé à la validation
Référence mandat non renseignée sur les échéances de la facture
Ce message apparait lorsqu'une condition de paiement est de type SDD et qu'il manque une référence de mandat sur au moins une échéance ayant un mode de règlement de type SDD.
Référence mandat non validée
Ce message apparait lorsqu'une condition de paiement est de type SDD et qu'il existe une référence de mandat non validé, sur au moins une échéance ayant un mode de règlement de type SDD.