Fact. auto livraisons
Cette fonction permet la génération automatique des factures à partir des livraisons enregistrées et validées et dont le mode de facturation n'est pas Facturation manuel.
Les factures générées seront accessibles par la fonction Factures. On pourra alors les valider unitairement par cette fonction, ou en masse par la fonction de Validation des factures.
Pré-requis
Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre
Gestion de l'écran
Lorsque les commandes de vente sont bloquées manuellement (paramètre SCDTUNL chapitre Ventes, groupe Habilitations), elles ne peuvent être sélectionnées tant qu'un utilisateur ne les a débloquées (champ blocage de la fonction Commande).
En fonction des critères de facturation saisis, le système va chercher à regrouper dans certains cas les livraisons pour les facturer ensembles. Les différents critères de regroupement sont décrits ci-après :
Regroupement des livraisons
Les livraisons à facturer sont regroupées de la manière suivante en fonction du mode de facturation du client et de sa périodicité de facturation. Lorsqu'un des paramètres des tableaux suivant varie, une nouvelle facture sera créée :
Une facture par livraison. Aucune des livraisons sélectionnées ayant ce mode de facturation ne seront regroupées.
Une facture par commande soldée. Cela signifie que la commande doit être soldée et que toutes les livraisons associées à cette commande doivent être validées et qu'elles fassent toutes parties de la sélection de facturation automatique. Une seule facture sera alors générée regroupant l'ensemble des livraisons de la commande.
Site de vente | Client facturé | Mode de facturation | Numéro de commande | Client commande |
Une facture par commande. Cela signifie que l'on effectuera une facture pour toutes les livraisons validées de la commande au moment de l'exécution du traitement de facturation. Une seule facture sera générée regroupant toutes ces livraisons.
Site de vente | Client facturé | Mode de facturation | Numéro de commande | Devise | Type de prix | Tiers payeur | Régime de taxe |
Client groupe | Première ligne du nom du client facturé | Condition de paiement | Première ligne de l'adresse de facturation | Code postal de l'adresse de facturation | Ville de l'adresse de facturation | Etat de l'adresse de facturation |
Une facture par client livré. Cela signifie que l'on va regrouper tous les bons de livraisons concernant le même client livré sur une seule facture lors de l'exécution du traitement de facturation.
Site de vente | Client facturé | Mode de facturation | Client commande | Code adresse de livraison | Devise | Type de prix | Tiers payeur | Régime de taxe |
Client groupe | Première ligne du nom du client facturé | Condition de paiement | Première ligne de l'adresse de facturation | Code postal de l'adresse de facturation | Ville de l'adresse de facturation | Etat de l'adresse de facturation |
Une facture par période : Les livraisons sélectionnées sont regroupées en fonction de la périodicité de facturation et des critères de regroupement suivant. Par exemple, si la périodicité est à la semaine, toutes les livraisons de la semaines 32 (date d'expédition ou date de livraison en fonction du paramètre INVREFDAT) seront regroupées sur une même facture.
Site de vente | Client facturé | Mode de facturation | Périodicité facture | Période calculée | Devise | Type de prix | Tiers payeur | Régime de taxe |
Client groupe | Première ligne du nom du client facturé | Condition de paiement | Première ligne de l'adresse de facturation | Code postal de l'adresse de facturation | Ville de l'adresse de facturation | Etat de l'adresse de facturation |
Particularité de la périodicité à la demande : Les livraisons ayant une périodicité à la demande sont regroupées ensemble pour le champ de regroupement Période calculée.
On vérifie qu'il reste des quantités à facturer sur chaque ligne de livraison en comparant la quantité livrée et la quantité retournée. La quantité proposée pour la facturation sera égale à la soustraction de ces deux champs.
Ecran de saisie
Présentation
Les factures sont créées automatiquement en fonction des sélections renseignées sur l'écran. Les différents critères de sélection sont :
Critères de sélection
Site de vente
La création automatique des factures se fait sur un seul site de vente à la fois (information obligatoire). Il est donc nécessaire de préciser le site choisi pour le traitement. Par défaut, il s'agit du site de vente de l'opérateur.
Date des factures
Il est possible de choisir la date de facturation qui sera apposée aux documents créés par cette fonction. Par défaut, la date du jour s'affiche.
Type des factures
Le type de facture choisi sera inscrit sur les factures. Il permet de déterminer un compteur et une pièce automatique servant à la comptabilisation des factures. Le type proposé par défaut est issu du paramètre SIVTYP (Type facture utilisateur). Il pourra être modifié si cela est nécessaire en choisissant un type de facture dans la liste des types de factures qui ont été définis. Cette information est obligatoire.
Livraisons jusqu'au
Les factures qui seront créées proviennent nécessairement de livraisons. Il est donc possible de limiter la sélection des livraisons à traiter en fonction de la date de livraison. La date de livraison est stockée sur la livraison (cf. documentation Livraisons). Par défaut, elle est initialisée à la date du jour. On peut donc limiter la création des factures à toutes les livraisons créées jusqu'à une date donnée.
Il existe un paramètre INVREFDAT (Date origine pour facturation) permettant de paramétrer le fonctionnement de ce filtre . On pourra donc en fonction de ce paramètre filtrer les livraisons en fonction de la date de livraison chez le client ou en fonction de la date d'expédition.
Périodicité
La périodicité de facturation est précisée sur la fiche Client (onglet Commercial). Le mode de facturation doit être à la valeur Une facture par période et la périodicité de facturation doit être comprise dans les valeurs (jour, semaine, décade, quinzaine ou mois). La sélection, pour les clients dont le mode de facturation est Une facture par période, se fait donc en fonction de la périodicité choisie.
Bornes début / fin
Bornes sur Clients facturés
On peut également limiter la sélection à un ou plusieurs clients facturés en renseignant ces bornes de sélection.
Bornes sur numéros de livraisons
On peut limiter la sélection à un ensemble de livraisons par leurs numéros (compteurs des livraisons).
Impression des factures
On a la possibilité d'imprimer les factures générées. Pour se faire, il faudra préciser l'état à utiliser (par défaut, il s'agit du code de l'état associé à l'objet), le serveur d'impression éventuel et l'imprimante en charge de l'impression.
Cette option n'est accessible que si l'on a coché au préalable l'option Facture.
Après l'exécution de cette fonction, un fichier de trace s'affiche récapitulant toutes les opérations effectuées. Les numéros de factures créées et les livraisons ayant servi à la création de ces factures.
Fermer
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Critères de selection
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La création automatique des factures se fait sur un seul site de vente à la fois (information obligatoire). Il est donc nécessaire de préciser le site choisi pour le traitement. Par défaut, il s'agit du site de vente de l'opérateur. |
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Il d'agit de la date qui est attribuée à chaque facture. |
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Le type de facture client est utilisé par les factures de Ventes et Tiers clients. Il identifie une catégorie de facture (facture, avoir..) ainsi qu'un schéma d'écriture pour la validation des factures. En saisie de facture, seul peut être renseigné un type de facture dont la législation et le groupe de sociétés sont cohérents avec ceux de la société du site de vente. Le type de facture est associé à un type de pièce sur laquelle est défini un compteur (manuel ou automatique). |
Bloc numéro 2
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Date d'expédition permettant de sélectionner les éléments à traiter :
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Périodicité
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Indicateurs permettant de faire des sélections sur les livraisons . ou commandes ayant un mode de facturation par période. Cette sélection s'effectue en fonction des périodicités . cochées. |
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Bornes début / fin
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Permet une sélection sur le client facture. |
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Les champs Début / Fin permettent de sélectionner :
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Impression
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Indicateur d'impression automatique permettant de décider si l'on souhaite ou non que le document (Bon de préparation, Bon de livraison ou Facture) soit automatiquement imprimé suite à la création automatique de la livraison ou de la facture. |
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Code du document standard imprimé si l'indicateur d'impression automatique a été activé. |
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Ce champ permet d'identifier la destination d'un document/état. La destination doit exister dans la table des destinations où sont définies toutes ses caractéristiques (type de sortie, imprimante, serveur, etc). |
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Cette zone permet de définir le serveur d'impression. |
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Imprimante par défaut. |
Fermer
Tâche batch
Cette fonction peut être lancée en batch. La tâche standard FUNAUTINVD est prévue à cet effet.
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Fonction non autorisée
Votre profil utilisateur n'a aucun droit pour cette fonction, quelque soit le site.
Vous n'avez pas les droits sur ce site
Votre profil utilisateur n'est pas autorisé à cette fonction pour ce site.
Date incorrecte
La date de facture saisie ne correspond à aucune période ou aucun exercice. La saisie est refusée.
Exercice non ouvert
L'exercice auquel appartient la date de facture n'est pas ouvert. La saisie est refusée.
Période non ouverte
La période à laquelle appartient la date de facture n'est pas ouverte. La saisie est refusée.
Période fermée
La période à laquelle appartient la date de facture est fermée. La saisie est refusée.
La borne fin est inférieure à la borne début
Ce message apparaît en saisie des critères de sélection pour le numéro de livraison et le client facturé.
Modification en cours sur un autre poste
Ce message apparaît si une livraison à facturer est verrouillée par un autre utilisateur.
Trop de ligne pour la facture
Ce message apparaît si les lignes des livraisons à facturer ne peuvent pas tenir sur une seule facture. Il conviendra alors d'augment la valeur du code activité SIH.
Tiers client non autorisé pour le compte collectif
Ce message apparaît si le Tiers collectif client n'est pas autorisé pour le compte collectif associé au client facture (par le biais de son code comptable). La facture n'est pas créée.
Problème lors de la récupération du compteur
Ce message apparaît s'il y a impossibilité d'attribuer un numéro de facture.
Aucune livraison traitée
Ce message apparaît à la fin du traitement si aucune livraison n'a été facturée.
Mandat principal validé non trouvé ou invalide pour le tiers payeur. Veuillez mettre à jour la facture avant validation
Ce message apparaît lorsque la condition de paiement est de type SDD et qu'aucune référence de mandat n'a pu être initialisée par défaut sur la facture (aucun Mandat principal de statut "Validé" défini pour le couple [société, tiers payeur]). Or la référence du mandat est obligatoire sur la facture. La facture est tout de même créée mais sa validation sera interdite tant que la référence du mandat n'aura pas été renseignée manuellement sur la facture.